会展规划

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什么是会展规划[1]

  会展规划会展业未来状态的设想,是发展会展业的长远的、全面的计划。它是会展发展的一项部门规划。由于会展是一种非常复杂的活动,既是经济活动,又是文化、社会活动,因此,会展规划既是部门经济规划,又是社会发展规划的一个有机组成部分。

  会展规划具有战略性的指导意义,它明确提出一个国家、一个地区、一个城市会展发展的方向、规模、速度和目标,以及实现目标的对策和措施,因此,会展规划是会展业发展的依据。

会展规划的基本特点[1]

  (一)综合性

  会展规划的综合性体现在规划内容的广泛性和综合性、规划过程的综合协调性等方面。

  会展规划涉及社会、经济、文化、人民生活等各个领域,涉及工业、农业商业交通运输业、饭店餐饮业、通信业等社会经济的各个部门,内容十分广泛。会展规划要在对各部门规划内容综合分析的基础上进行会展业发展和建设的统筹安排。会展规划着重综合评价、综合分析论证,强调会展活动过程中各项要素的相互协调性。如展览场馆的建设,既要研究市场需求投资的可能,产品经济效益社会效益及其对生态环境的影响,又要研究对外交通、供电供水、通信商贸、饭店餐饮、文化娱乐、医疗卫生等配套设施的建设。要在对各个部门、各个系统综合分析的基础上,全面权衡利弊,逐项予以决策

  (二)战略性

  由于会展发展是一个动态变化过程,在其发展过程中往往会出现难以完全准确预测的许多不确定因素,特别是像国际政治环境和经济形势的变化,因此在会展规划中对会展发展方向、目标、结构、布局等的安排只能勾画大体轮廓。规划中提出的发展指标要有较大的弹性,并要求规划方案有明显的超前性,而且方案既要能指导近期的会展业建设和发展,又可保持远近结合,实现可持续发展

  (三)可操作性

  会展规划的最终目的就是应用于实践,指导会展发展建设,使会展开发有章可循、有据可依,因此要求规划符合实际、内容充实,具有可操作性。而且要根据会展业发展变化趋势,适时调整修改初定的规划方案,使规划具有更强的可操作性。

  (四)政策性

  会展规划的制定,要贯彻和执行国家或地区的法律、法规及相关政策,要符合行业的行规和制度,要能兑现世贸总协定谈判中的有关承诺,要融入国际会展业的“游戏规则”,涉及面很广、政策性很强。

  (五)开放性

  会展业是一个开放系统。从经济领域看,它涉及各行各业、各个产业部门;从地域来看,它跨越地界、国界,辐射全世界;从参与对象看,它不分国籍与种族、不分男女与老幼、不分文化程度高低、不分职业构成,均可参与。正因会展业是一个开放性很强的系统,可变因素就多,其规划的制定也就更显得复杂。

会展规划的目的与意义[1]

  (一)会展规划是会展业发展的依据

  近年来,许多地方政府都在花大力气培育会展市场,促进会展业的发展。发展会展业,首先需要进行认真的市场调研和科学的论证。会展规划是在市场调研、科学论证的基础上,明确提出会展业发展的方向、规模、速度和目标,以及实现目标的对策和措施,因此它具有战略性的指导意义,它是会展业发展的科学依据。

  (二)会展规划能促使会展业有序发展

  会展是一个复杂的大系统,系统内有许多子系统,子系统内又有很多更小的子系统。会展业的发展就是这些系统和子系统的运转过程。会展规划就是对这些系统进行协调,促使其有序发展。例如,我国大部分新建的会展中心,都不同程度地存在交通问题,一有展览,周围人车交织,塞车现象严重;停车设施不足,车辆乱停乱放,影响道路通畅等。

  (三)会展规划旨在提高经济效益和社会效益

  规划的目的是为了合理地利用会展资源,有计划、有步骤地发展会展事业,以减少盲目性,促进各地扬长避短,发挥区域优势,搞好会展建设布局,从而提高会展业的经济效益和社会效益,促进地区社会经济的发展。目前,有些地区的展会设施建设仓促上阵,带有很大的盲目性,很少考虑当地和周边城市会展市场的需求。其结果,要么规模过大,场馆空置率很高;要么规模太小,用不了几年就得扩建和改造。有些地区重复建设严重,谁都无法获得足够的收入经营亏损,难以为继,更谈不上经济效益和社会效益。

会展规划的类型与内容[1]

一、按规划层次划分的类型

  (一)会展综合规划

  会展综合规划是对一个地区会展业可持续发展的总体设想。该总体设想包括了该地区会展业的发展方向、发展规模和发展目标。它不仅要有长远发展的目标,而且还要有在对该地区相关因素深入分析基础上提出的实施方案。

  (二)会展专题规划

  会展专题规划又可称为会展部门规划。它是在综合规划基本框架指导下,针对会展开发过程中的具体部门、具体项目提出的专题计划。如会展中心建设规划、奥运会场馆建设规划等。

二、按规划任务与内容划分的类型

  (一)会展发展总体规划

  会展发展总体规划又可称为会展战略规划,一般为期限5年以上的中长期规划。它从宏观、长远的角度,对会展业在该地区的社会经济地位、发展方向、发展目标、开发时序和空间布局、投资效益、政策和措施等重大问题作出明确规定,是政府部门宏观调控和项目建设的依据。

  会展发展总体规划的主要内容包括:

  (1)综合评价会展业发展的资源条件和基础条件。着重分析该地区的社会经济、产业部门、产业优势、基础设施、吸引力强度等方面的有利因素和制约条件。

  (2)全面分析市场需求,合理确定会展业发展目标与规模。通过对国际、国内市场的分析预测,结合开发地区社会经济发展现状与发展潜力,制定比较合理的会展业发展规模与目标。例如,在会议业和展览业两者之中,以何者作为发展重点;在展览业中是重点发展专业(贸易)类展览会,还是消费类展览会,或者是综合类展览会(博览会);是以举办国际性、涉外展会为重点,还是以国内市场的展会为重点;等等。

  (3)确定会展业发展的指导思想、规划依据和发展战略。指导思想是会展规划的主题,是体现一定规划时段内总目标的一种设想。规划依据主要指上级及各主管部门的有关规定,国家有关的政策、法律,本地区开发所制定的政策法规等。发展战略是指对未来事物的发展目标以及达到该目标所采取的具有决定全局意义的手段。

  (4)综合平衡会展产业要素、结构的功能组合,统筹安排产品开发与设施建设的关系(包括会议、展览的场馆建设,服务设施建设,交通系统的布局和主要交通设施建设,防灾系统和安全系统的总体布局等)。

  (5)确定会展业的发展规模与速度。包括近期、中期和远期规划开发的内容、范围。对近期建设规划,确定优先开发的目标和项目建设的细则;对中、远期开发,提出项目的设计方案与措施。

  (6)对会展业开发所产生的社会、经济和环境影响进行评估并制定相关政策,确保会展业的开发与所在地区的社会、经济和环境方面协调发展。

  (7)进行投入产出的经济效益分析

  (8)提出实施规划的步骤、措施和方法。

  (二)会展设施规划

  会展设施规划是按照会展发展总体规划的要求,对涉及会议、展览、节事等会展活动所需的基础设施进行的规划。这是一种专项性规划,包括展览场馆规划、会议中心规划、会展中心规划等。

  会展设施规划的主要内容包括:

  (1)外部宏观条件分析。任何具体事物的存在和发展都必须依托于外部的大环境,会展设施建设也不例外。外部宏观条件分析应主要从所处城市的角度来进行分析,包括城市区位、城市形象、经济形势、市政建设、生态环境等。

  (2)市场竞争力分析。该城市的会展业有多大的市场机会,有多大的市场潜力与发展空间,以及竞争者(包括现实的和潜在的两种)数量的多寡、实力的强弱等,都直接影响会展设施的规模、会展设施的档次、会展设施的类型。

  (3)确定规划范围内各类不同性质用地的面积与界线。

  (4)确定各块土地使用、建筑容量、建筑形态、道路布局、绿化面积及其他控制要求。

  (5)确定产品开发项目与类型,并在此基础上确定设施建设的规模与类别。

  (6)进行筹资渠道与管理方式分析。

  (7)进行规划实施细则及规划实施保障体系分析。

  (三)会展基础工程规划

  会展基础工程规划是指配合会展设施规划的实施所涉及的工程类项目的规划。如交通、供电、供水、消防等工程的一系列规划。这些工程可分为设施内部工程和设施外围工程两大部分。

  会展基础工程规划主要侧重于设施外围工程。设施内部工程既可以列入会展设施规划中与设施建设一起规划,也可以列人会展基础工程规划中内、外统一规划。会展基础工程规划是城市市政建设规划的组成部分,必须与市政工程建设密切联系。

  会展基础工程规划的主要内容包括:

  (1)根据会展设施规划的要求,确定会展基础工程规划的红线位置。

  (2)根据会展设施分阶段建设的规模,确定各工程项目分阶段规划实施的规模。但工程项目的规划实施必须具有前瞻性,不能急功近利。

  (3)确定交通网络系统,以最短距离、最大流量、最经济手段与外围主干道相衔接,并规划相应规模的停车场、停车站,确定道路控制点的坐标和标高

  (4)根据会展基础设施和会展服务设施的总体规模,预测水、电、煤气、通信等的负荷量,确保水、电、煤气等的供应和通信的畅通,以及污水的合理处置。

  (5)根据规划容量,确定工程管线(水管、煤气管、电缆等)走向、管径和工程设施的用地界线。

  (6)进行建设周期与投资效益分析。

  (7)制定规划实施细则。

  (8)绘制地块指标控制图、道路交通及竖向规划图、工程管网规划图。(图纸比例均1/500~1/2000。)

  (四)会展服务设施规划

  会展服务设施规划是指与会展设施规划相匹配的为会展活动提供相应服务的各类设施的规划。如饭店旅行社餐饮、商业、邮电通信、文化娱乐、医疗保健等方面的设施规划。

  就全球范围来说,世界将进入“信息与服务时代”。未来的主导产业将是信息产业服务业服务在当代社会已深入每个角落。会展服务设施的好坏,会展服务质量的高低,将直接影响会展活动的成败。

  会展服务设施规划的主要内容包括:

  (1)会展服务消费者行为分析。会展服务企业要在竞争中取得优势,就必须比竞争对手更好地满足消费者的需求。而要真正令消费者满意,就要全面了解消费者的需求,掌握他们消费的时间、地点、方式、内容和原因。

  (2)会展服务市场细分与定位。会展服务市场中包含着千差万别的需求形态,任何一家会展服务企业,无论其规模多大、设施多好,都不可能满足市场中所有的需求。因此,服务企业在进入服务市场之前,必须进行市场细分,以便选择正确的目标市场,并在此基础上确定自己在市场中合理的竞争地位,进行服务资源的有效配置。

  (3)在消费者行为分析和市场细分基础上,确定与会展设施规模相匹配的服务设施项目,以及服务设施项目的规模、特色与档次(如饭店的客房类型,床位数,星级标准,高、中、低档客房标准的比例等)。

  (4)各类服务设施的布局,应既能满足会展活动时的服务需求,又能满足当地居民日常生活的服务需求,最大限度地发挥各类服务设施的功效。

  (5)会展结束后的延伸服务项目的设计与安排(包括组织周边地区旅游、参观、购物活动等)。

  (6)制定服务人员、特别是会议服务人员的培训方案。为确保会议顺利进行,不断提高会议服务质量,必须对会议服务人员进行有针对性的系统培训。

  (7)建立会展业服务标准体系和组展商、服务商、参展商、参观者纠纷调解与仲裁体系,以维护各方面的合法权益。

会展规划的步骤[2]

  会展规划的编制一般按下列步骤进行,如图所示。

  Image:会展规划编制步骤.jpg

  1.确定任务

  由政府委托具有从事会展规划资质的单位,明确编制会展规划的具体要求,其中包括规划范围、规划时限、规划重点以及需要重点关注的问题。政府应派专人参与规划编制工作。

  2.调查、收集资料

  规划编制单位收集编制规划所必需的社会,经济,文化环境和现状资料,如社会经济发展规划、城市发展规划,以及通信、交通、旅游等相关行业发展规划等有关资料。

  3.现状分析

  根据调查和所收集的资料,对会展业在国民经济中听处地位、会展业特点、地区经济文化特点、区位优势,相关资源及其开发利用情况等进行分析,找出现有和潜在的会展业发展问题,以及影响会展产业与社会、经济协调发展的制约因素,确定规划的重点。

  4.预测

  根据社会、经济发展规划和其他有关规划和所收集的资料,预测规划期内会展活动和社会、经济发展变化情况,以及相应的会展产业发展趋势。

  5.确定规划目标

  根据社会、经济,环境发展现状、特点、预测结果、现有经济技术条件,以及产业发展要求,在综合分析的基础上,确定规划目标和相应指标。

  6.编制规划大纲

  规划大纲经有关主管部门召集专家讨论或征询专家意见后,作为编制报告书的依据。

  7.制定规划方案

  根据当地社会,经济、文化条件和特点以及主要的会展业发展问题,研究为实现规划目标必须采取的措施和可以考虑的方案,经过充分分析、比选,确定规划方案。

  8.可行性分析

  从经济、社会、文化、技术以及公众的意见等方面,分析规划方案实施的可行性以及规划目标实现的可能性,分析结果应反馈到规划目标和规划方案的制定中,必要寸可对规划目标和规划方案进行修改:

  9.费用预算

  按照国家有关工程费用预算方法,对规划工程项目及其他项目逐项编制费用预算,提出实现规划总体目标和阶段性目标所需费用总额以及优先安排的项目名单。

  10.制定实施计划

  研究提出规划实施的时间进度安排,包括各阶段需要完成的项目、阶段项目实施计划,以及各项任务的具体承担单位和责任单位

  11.制定保障措施

  为了完成规划任务,实现规划目标,需要从组织、法规、费用投入、监督管理、公众参与以及宣传教育等方面进行分析以提供相应的保障措施

  12.编制规划报告书

  规划报告书是规划的技术说明材料。

  13.编绘规划附图

  规划附图是规划的重要组成部分,是提交政府或人大审议的技术文件,经审议通过后具有法律效力,主要包括规划背景图和规划项目图两部分。

  14.编制规划文本

  规划文本是提交政府或人大审议规划用的文件,经审批通过后具有法律效力。规划文本是从规划报告书中提炼出的精华部分,主要反映对规划的结论性的意见,要求文字简练、表意清楚。

  15.修改完善

  根据审批意见,对规划文本、附图以及规划报告进行修改完善。

会展规划的编制与实施[2]

  1.会展规划编制的指导思想

  根据会展规划的特点和意义,在会展规划设计和实施管理全过程中,要切实做好规划工作,必须遵从以下指导思想,才能真正发挥会展规划在会展产业建设发展中应有的作用。

  (1)面向未来

  会展规划是对未来一定时期内会展产业的建设发展所作的综合部署、统筹安排和实施管理。它在时间上有着很大的跨度。会展规划编制要将经济、社会和环境的长远发展战略目标纳入考虑范围,保证会展产业的可持续性发展。

  (2)立足现实

  会展规划的目的在于实施,根本不能实施的会展规划是毫无意义的。因此,会展规划的编制一定要从现实出发,立足于经济、社会发展现状,在完成资料收集、现状分析及预测的基础上,从实际出发,使会展规划建立在经过努力有可能实现的基础上。当然,面对现实,决不是拘泥于现实和迁就现状,被这些限制住发展的步伐。

  (3)统筹兼顾

  统筹兼顾是会展规划的一个重要特征和职能。要做好会展规划,就必须统筹考虑会展产业发展所在地的经济状况、资源条件、政策法规和经济社会发展中长期计划,使局部与全局、近期与远期、会展业与相关行业乃至整个城市的发展有机地结合起来,不顾此失彼,而做到全面考虑,科学分析,合理安排,同时协调好各个方面的关系,使会展业中各项建设事业的发展能够分先后、分主次、分轻重、分缓急、有计划有步骤有秩序地协调进行。

  (4)综合部署

  会展规划对会展产业的建设发展所涉及的各方面具有综合指导与部署的职能。会展规划要综合考虑基础设施、会展设施、土地利用、资源条件、能源使用、政策法规等的合理安排,使它们各尽其能。通过综合部署,使会展各项建设事业的发展均衡得当,经济效益、社会效益能够得到统一,充分体现综合效益,以利于通过提高会展的办展素质和综合功能来带动相关产业的共同发展。

  (5)依法而定

  市场经济是法制经济,会展产业的发展也必须有法可循。随着我国会展业的迅速发展,国家先后颁布了一系列的会展法规和行业规范,在会展规划的编制过程中,应该遵循这些法规和行业规范。这些法规和规范包括公司法律制度、合同法律制度、会展管理法律制度、出入境管理法律制度、进出口管理法律制度、会展交通运输管理法律制度、会展广告管理法律制度、知识产权法律制度、会展市场管理法律制度、消费者权益保护法律制度。此外,国际通行的会展相关法规政策,如《国际展览公约》、《国际博览会联盟章程》等也是必须遵守的。只有将会展规范法制化,会展的建设发展才能走上法制化,健康有序地发展。

  2.会展规划实施的特点

  会展规划的实施是一项极为复杂的系统工程。会展业是一门特殊的服务业,也是一门庞大的综合系统工程。它涉及的内容极为广泛,空间广阔,时间跨度也很长。一般来说,会展规划实施有以下特点:

  (1)纲领性

  会展规划实施的纲领性是就实施总体规划来说的。会展业的发展要以会展规划为依据,就是要实施会展总体规划。会展规划是对会展产业未来发展的战略决策,是宏观层面上的规划。它所确定的规划目标和内容是会展发展和建设宏观层面的目标和内容。会展产业的发展必须以会展规划为依据,分系统、分层次、分寸段地制定实施总体规划的目标体系,整合各方面的力量,聚焦会展总体规划大目标。具体说,需要通过中观层面的更详细的规划和各专业规划对规划目标和内容加以分解落实,最终落实到指导管理和建设操作的微观层面的详细规划和各专业建设计划。这样才能保障总体规划的实现。所以,会展规划的实施,首先要编制好中观、微观层面的规划。会展总体规划在编制中,虽然包括了会展设施等一些主要专业规划,但由于专业内容较多,很多专业规划要在会展总体规划批准后才能进一步深化。协调各项专业规划与会展总体规划的关系是会展规划实施中一项非常重要的工作。会展产业近期规划是会展总体规划中的重要内容,但会展总体规划一定要考虑到会展长期发展的可持续性。

  (2)综合性

  会展规划的实施有赖于各项城市公共基础设施建设。没有基础设施建设就谈不上会展规划实施。会展发展又涉及到各个不同的行业,要将基础设施的建设和相关各行业的发展与会展产业发展相协调,就必须加强会展规划的实施管理。基础设施的建设和相关各行业的发展还涉及不同的管理部门,这就要求在规划管理中加强与相关管理部门的协调、配合。在社会主义市场经济条件下,会展建设的投资主体呈现多元化,产生了许多不同利益要求的社会集团。因此,在会展业发展过程中,各个投资主体之间必然会产生这样或那样的矛盾。这就要求在规划管理中加强协调,制定落实会展法规政策,保护相关方面的合法权益。

  (3)长期性

  会展产业作为一项朝阳产业,其发展刚刚起步,还有很广阔的发展空间和很长的发展时间。会展总体规划的目标是对未来一长段时间中会展产业发展和建设目标的预测。会展总体规划目标的实现,必然是一个长期的过程。会展的发展总要与社会、经济的发展相适应,与能够提供的财力、物力、人力相适应。因此,会展总体规划目标的实现具有阶段性的特点。会展总体规划需要根据不同发展阶段的经济、社会发展要求定期修改、调整上一轮会展规划实施的结果,形成下一轮会展规划实施的起点,以此方式不断向前推进。因此,会展业的顺利发展需要在会展规划实施的不同阶段能作出正确决策并得以执行,而不同阶段的决策失误,则会延缓会展业的发展,造成人力、财力、物力、时间上的浪费,甚至是难以挽回的损失。

参考文献

  1. 1.0 1.1 1.2 1.3 苏文才主编.会展概论.高等教育出版社,2009.08.
  2. 2.0 2.1 孙明贵主编.21世纪会展专业系列规划教材 会展经济学.机械工业出版社,2006年03月第1版.
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