4D工作法
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4D工作法是GTD管理法中，關於事項的處理方法，具體指的是：
Do it now：立即去做。
Delay it：延遲/計划去做。
Delegate it：授權去做。
Don't do it：儘量別做。
由於事項的處理方法，在執行階段很重要，同時為便於記憶，就單獨抽取出來，命名為“4D工作法”。
一家公司，到了一定規模，複雜度增加，同事間、部門間、上下級間協作的交易成本增加，要避免信息不對稱，化無形為有形，就有必要藉助工作計劃這個工具[1]。
組織如此，個人亦然。
除非每日工作相對單一，或是當事人已經很好地掌握了工作節奏，對於普通人而言，通常有做計劃，會比沒做計劃，工作效率要高。
當然，對於普通人而言，掌握複雜工具的能力並不高，因此，也適合遵循二八法則，發揮決定工具80%價值的20%做法，就可以了。
就計劃這種認知工具而言，根據時長，可以分為日計劃、周計劃、月計劃、年計劃等，雖然有差異性，也具有共性。
4D工作法的運用方法[1]
運用4D工作法，來做日計劃，同樣遵循GTD管理法的2個指導原則：
第一條是，把所有事情移出大腦。
我們大腦的認知資源是稀缺的，如果是用來記住各種事務，或者是擔心各種事務上，那麼，就會影響我們專註於解決當前在處理的任務。
因此，我們可以採用記錄的方法，把需要我們需要處理的所有事項，無論大小，無論公事私事，記在筆記本或者各種軟體App上。這就相當於大腦接了一個外接硬碟，幫助我們進行任務管理。
這麼做的優點是，所有未盡事項，被放在可靠的系統中，使大腦放鬆，避免思維受阻，享受“一切掌握在手的輕鬆感”。
第二條是，讓下一步行動明確化。
這裡的明確化，是指一眼看到就知道該做什麼的行動，而不是容易引發焦慮的項目或者目標。
那麼，明確化的下一步行動，就是指，能夠推動事務完成、且往往需要前置處理的行動。
比如說，整理房間，那麼，下一步行動可能是：篩選出不需要的物品，丟棄或者贈送。
比如說，寫一份分析報告，那麼，下一步行動，就要具體到：與主管確認報告體例和要求。
這麼做的優點是，明確認知事情的結果，具體化下一步行動，讓自己從工作壓力中解脫出來。
4D工作法，就是在以上2個原則指導下來運用的，用一句話來概括就是：不管遇到什麼樣的事情，迅速用4D工作法，確定它的下一步行動，然後寫在計劃/待辦清單里。
4D工作法，將事項分成4類，具體如下 ：
第1類：立即去做的事，Do it now。
這一類的事，包括2個子類。一類是高優先順序的重要事項，另一類是可以短時間內完成的事項。
第1個子類，通常是遵循精要主義，每天要做的最重要的那件事。
第2個子類，比如說，簽文件，只要30秒，那麼，就馬上簽，否則保留、追蹤會更耗時。這裡的時長，可根據實際調整，例如5分鐘或者你覺得合適的時長。
這麼做的目的，在即刻行動中提到：雖然事有大小，但造成的心理成本，其實相差不大。
事情多少，很大程度上，比事情大小，會更增加我們的心理成本。幾件小事拖延沒處理，很多時候會比一件大事，造成的壓力更大。
第2類：延遲/計划去做的事，Delay it。
第2類事，可以細分為4個子類。
子類1：今天的約會。例如，下午2點開會。
子類2：今天計劃在某個時間段要做的事。
子類3：今天中哪個時間段都可以做的事。
子類4：今天別人交待留待以後要做的事。
其中子類1、2時間相對硬性，一旦排上，相對難以變更。子類3相對靈活。子類4不在今天的計劃之列，只是時間上要做備忘。
第3類：授權去做的事，Delegate it。
委派他人做的事，是授權，而不是放權。
授權要保證指令要素齊全，例如責任人、截止完成時間、完成要求等，最好通過E-mail方式發送，可以保存記錄，也便於對方回覆。
在日計劃中則要備忘，哪一天要去主動瞭解進展。
第4類：儘量別做的事，Don't do it。
這可以根據緊急重要矩陣、ABC分類法等判斷，做減法。如果確定不值得做，就不要寫到計劃/待辦清單中。
根據4D工作法，任何事都可以分成上述4類，針對性處理，最後就會生成一份計劃/待辦清單。
- 運用4D工作法擬定日計劃
很多人在上班列當日計劃時，往往會寫成類似以下格式：
①召開項目進度會
②寫某項目總結文檔
③和某人溝通某項目
④配合人力部面試
⑤安排佈置某項任務
⑥評估決定某方案
這種計劃清單，更像是一個備忘錄，是把今天要做的事情列了出來，但意義也僅止於備忘，而不能起到“日計劃”應有的作用。
至少可能存在以下問題：
①沒有把年度計劃中的事項列進去
年度計劃中的事項，比如說，每天學20個英語單詞，沒有在上面列表中。上面的列表，只有工作。
只要是今天要做的，都要列進去。如果想著先把工作做完了，再去做年度計劃中的事項，往往年度計劃就擱置了。
原因在於，工作是做不完的，即使做完當天的工作，有點時間，也可能是因為精力不足，而不想去做。
比如說，很多人上完班，就覺得精疲力盡，很難有動力，再去完成年度計劃中的事項。
因此，日計劃事項要列完整，並用4D工作法來判斷，否則，類似年度計劃這些重要不緊急的事，就很容易拖延、擱置。
②沒有對重要性進行排序
上述工作清單，並沒有任何關於重要性的標識。
如果沒有運用緊急重要矩陣、ABC分類法等，去判斷重要性，很多人會習慣性地，先做瑣碎的事。但越拖到後面，越臨近下班，重要的、難的事還沒解決，心理壓力往往就會越大。
因此，更合適的做法往往是，在早上，一天精力最旺盛的時候，專註處理重要的、難的事，這樣，一整天的總體工作效率，往往更高。
這種做法，有一個常見的類比說法，就是：吃掉青蛙。意即，完成這件讓人痛苦的事後，工作有成果，一整天心裡也就輕鬆了。
③列出事項過多，很可能做不完
列計劃最常見的現象是，寫的時候列條條很爽，但其實往往都高估了完成的概率。
多數情況是，列得多，做得少，沒完成的拖到明天；明天又列很多，沒完成的更多；就這樣，一天一天過去......
怎樣過一天，就怎樣過一年，如果是這樣，往往會讓年度計劃中的事項，意即重要不緊急的事項，到了年底，都沒辦法完成。
因此，日計划上的事項，我們要保守地估計完成的概率，控制數量（或者刪，或者授權，或者購買服務等）。
我們要留下一些時間冗餘，為不確定事件、臨時意外事件等，預做準備。
針對上述3個問題，我們可以把上述工作清單，做一些改進。一個參考模板如下：
上述參考模板的主要修改點，主要有4個：
①增加左邊時間欄
延遲/計劃的事中，約會和確定時段要做的事，列在時間欄相應時刻處。
列在這裡的用意是，提醒我們兩點：一是這些屬於硬性時間，已經預支出去了，今天可自由支配的時間，已經沒有那麼多；二是其它事項，編排時，不能幹擾這些既定事項。
②突顯高優先順序事項
右上角“Do it now”這一欄，是當天最重要的事項，或者臨時插進來幾分鐘內可完成的事項。列在右邊最上方，打上星號，以著重突出。
③拆解延遲計劃事項並用年度計劃事項調劑
每天最重要的事項，我們安排一個大塊時間專註做，其餘事項，由於現在時間碎片化嚴重，往往沒有大塊時間。
因此，我們可以運用還原法，對這些事項進行拆解。每個子任務，可能只要幾分鐘或者十幾二十分鐘，就可以完成。
那麼，這些子任務，我們就可以編排，在碎片化的暗時間內完成。
此外，年度計劃的某些重要事項，穿插其中，以作工作調劑。
這是一種工作切換，也是一種積極的休息。《聖經》的翻譯者詹姆斯·莫法特，採用的就是這種做法。
他的書房裡，有3張桌子：第1張擺著正在翻譯的譯稿；第2張擺著自己一篇論文的原稿；第3張擺著正在寫的偵探小說。
他的休息方法，就是從1張桌子，搬到另1張桌子。
原因在於，性質不同的工作內容，各自會側重於大腦不同區域。雖然都是工作，但針對某個工作的大腦特定區域，通過切換，仍然能得到足夠的休息。
④單列授權去做的事項
在“Delegate it”這個區，用來列出可授權去做的事項，記錄下需要跟進進度的時間點。
上述模板中，我們可以看到，沒有“Don't do it”這一欄。缺失的原因，既然可刪，就不會列入計劃之內。
這個參考模板，我們可以參考，明白了模板的設置意圖後，我們可以自行修訂，調整成適合自己使用的格式。
- 運用4D工作法應變臨時突發事項
計劃趕不上變化，這是經常發生的事。臨時突發事件本身並不可怕，之所以會影響我們，主要在於對我們情緒的影響。
我們來看一個故事。很久以前，一個人得到一把珍貴的紫砂壺，為防被盜，晚上睡覺時都會放在床頭。
有一天睡夢中，他失手把壺蓋打翻在地。驚醒後，他心想，壺蓋碎了，留著茶壺有什麼用？於是，他一把抓起茶壺，扔到了窗外。
第二天起床，他發現壺蓋掉在棉鞋上，完好無損。又悔又惱之下，他一腳把壺蓋踩得粉碎。然而，早晨出門，他發現，扔出窗外的茶壺，有驚無險地掛在樹枝上......
應對臨時突發事件，最糟糕的是，失去從容心態。這不僅不會減少損失，往往還容易造成更大的損失，甚至造成無法輓回的後果。
運用4D工作法做每日計劃，來應對可能的臨時突發事件，建議做好兩點：
一是為可能的臨時突發事件預留一些冗餘時間，要儘可能控制每日計劃中的事項數量。這就要求我們加強思考，充分做減法、授權或者是購買服務。
二是當發生臨時突發事件時，要先判斷緊急性和重要性。如果不是緊急到需要馬上處理的事項，都要與手頭事項的重要性進行比較，超過了才處理。也就是說，永遠去做當前最重要的事項，以不變應萬變。
在上述參考模板中，我們如果徒手用一張A4紙來畫，在各個區中，可以預留足夠的空白。如果有任何臨時突發事項發生，都可以迅速運用4D工作法，快速判斷，然後放到對應的欄目中。
