GTD

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GTD（英文全稱：Getting Things Done，譯為“完成每一件事”、“儘管去做”）

　　GTD是美國著名時間管理大師戴維·艾倫（David Allen）在《 Getting Things Done-The Art of Stress-Free Productivity》（中文書名為《搞定-無壓工作的藝術》）^[1]中提出的一套非常行之有效的管理方法。英文全稱Getting Things Done的縮寫，譯為“完成每一件事”。

　　戴維·艾倫作為一名行政管理培訓專家和教育家，他擁有20多年豐富的管理經驗，被譽為在提高工作效率方面最具建樹和影響力的思想家之一，並且一直擔任甲骨文公司、世界銀行、L.L.Bean戶外用品專賣郵購公司和QVC購物頻道等企業的高級管理顧問。在書中，戴維分享了在全美巡迴講座以及頂級企業培訓（包括微軟公司、洛克希德公司和美國司法部等）中已得到驗證的成功策略。

　　隨著互聯網以及移動辦公的普及，傳統的工作模式發生了改變，簡單的to-do list已經無法完美的匹配每天的工作內容和地點。再加上海量的工作事項通過郵件、簡訊、電話、微信輸入，使得我們處於全天24小時接受工作安排的狀態，如何不遺漏並高效地推進和完成事無巨細的工作，GTD方法應運而生。

　　GTD的核心理念在於只有將你心中所想的所有的事情都寫下來，並且安排好下一步的計劃，你才能夠心無掛念，全力以赴地做好目前的工作，提高效率。而當你總是有些事縈繞在心頭，懸而未決的時候，你要麼就是會不時地想起它而影響現在的工作，要麼就是會忘記了去做。而GTD通過將所有的這些事都羅列出來再進行分類，確定下一步的處理方法，將所有這些懸而未決之事都納入我們可控制的一個管理體系中。戴維·艾倫還提出一個“二分鐘法則”：如果任何一件可以在二分鐘內完成的事情，那麼就必須得現在馬上完成。

　　(1)在GTD整個方法體系裡面，有幾個概念是需要首先知道的：

　　1.Stuff（材料）：所有需要關註的事情，但是希望達成一個什麼樣的結果以及如何完成還沒有被確定，所以這些東西還只是“毛坯”信息。也就是所有你尚未確定預期結果和下一步具體行動的事情。

　　2.Project：在中文版裡面這個單詞被翻譯為“工作”，在書中的意思，Project是已經定義清楚目標，並且需要完成一步任務的事務。很明顯Project是從Stuff階段整理而來的。David在書裡面幾次強調Project並不單單指我們的工作和事業，也指我們生活中的所有事務。

　　(2)David認為一個好的時間管理體系應該具備三個最基本的要求：

　　1. 所有需要處理的事務並不能僅僅依靠頭腦來保存，因為頭腦是不可靠的，需要一個可靠的體系來搜集他們。

　　2. 對於任何Project，接下來需要明確具體完成哪些任務(Task)以達成最終目標，這需要得到清晰的定義。

　　3. 如果所有要完成的任務(Task)都已經定義清楚了，那麼最終需要一個會被定期回顧的提醒系統。

　　(3)David認為應該從“橫向”和“縱向”兩個角度控制各種事務

　　1. “橫向”控制是把你所涉及的所有行動都管理起來，保證毫無遺漏地加以執行。這就好像是一部不停地進行全方位掃描的雷達，它的對象是一天里任何一件能夠吸引你註意力的事務。

　　2. “縱向”控制則是指針對每個具體的主題或項目所進行的思考。比如，吃晚飯時，你和你的配偶談論起了下一次度假，這時，你內心深處的“監控雷達”開始鎖定這一信息——你們將去哪裡，什麼時候去，將做些什麼，要做什麼準備等；

　　3. 橫向控制和縱向控制的目標是一致的：解除你精神上的負擔，並把事情做好。恰到好處的行動管理能夠令你輕鬆自如地游歷於工作和生活的廣闊領域之中，同時，對項目的適度聚焦能讓你徹底瞭解和掌控項目所需的具體環節。

　　橫向管理：控制和維持所有和你有關的活動

　　橫向管理分為五個步驟：收集（collect）、處理（process）、整理（organize）、檢查（review）、行動（do）。其處理過程可以通過下麵的流程圖來瞭解：

　　1.收集階段：填充工作籃

　　要瞭解需要收集哪些信息，以及如何富有成效地完成這一工作，這一點非常重要。因為只有這樣，你才能夠開始恰如其分地推進加工處理的過程。為了把你的大腦從那些層次較低的、希望抓住一切的意識中解放出來，你必須認識到，所謂的“真正地抓住了所有的事情”，事實上，它們只代表著那些你必須處理的事情。而在將來的某個時間，你還將處理和回顧這些事情。

　　(1)百分之百地捕獲一切“未盡事宜”

　　為了消除“桶上的一切漏洞”，你需要尋找和搜集一切符號或者代表物，臨時的代表任何個人生活中或工作上的事物，重大的或細小的，迫在眉睫的或無關緊要的，那些你認為應該有別於當前狀況的事情，以及在你內心深處希望多多少少有所改觀的情況。

　　把你所有沒有完成的事情100％的搜集完整。請註意：是100％，而不是99％！如果你希望你真的過上沒有壓力的生活，希望你的頭腦不是經常用來搜索還有哪些事情沒有完成，希望你的管理體系是確實可靠不會疏忽任何東西的，那麼你需要把你是stuff搜集完整。

　　(2)收集工具

　　有幾種類型的工具，包括科技含量較低的工具和高科技手段，均可用於收集那些你尚未完成的工作。下麵幾種形式的工具可以用於捕捉你的想法以及從外部獲取的資料：

• 實實在在的工作籃
• 紙制的記事簿
• 電子記事簿
• 錄音設備
• 電子郵件

　　(3)影響成功收集的因素

　　遺憾的是，僅僅擁有一個工作籃，這本身並不能充分地發揮它的功能。大多數人確實選擇了這種或那種形式的收集設備，但是，這些設備或多或少地處於失控狀態。我們一起來看看成功收集的三個必要條件：

• 每一個懸而未決的事情都必須存儲於你的收集系統之中，而不是在你的大腦里。
• 你應該儘可能地控制收集工具的數量，夠用即可。
• 你必須定期地清空這些設備。

　　2.處理階段：清空工作籃

　　比如，你的文件筐裡面需要簽字的文件，你的電腦上的N次貼，你的郵箱裡面需要回覆的郵件等等，甚至包括你需要去買的雜誌。接下來你需要對你所有收集出來的東西進行處理，某些事情是你需要採取行動的，比如買雜誌，同時你需要決定這個事情你是自己做最好，還是交給別人來做比較好。某些事情你是不需要行動的，那你就可以直接把他們劃掉。

　　3.整理階段：建立好清單

　　整理階段是對處理的結果進行細化，對需要採取行動的需要分為幾個類別，所有可以在兩分鐘之內處理完畢的就馬上動手去做。如果兩分鐘之內不能處理完畢，就把他在事務清單中寫下來。

　　在GTD裡面有一個概念叫Context，比如有些事情你必需在電腦邊完成，你就可以準備一份“電腦”的清單，那麼當你在電腦邊上的時候，你就可以只需要看這一份清單就可以了。你還可以有一個電話清單，把所有需要通話的人名、電話號碼和一些備註信息都寫下來，那麼當你有時間的時候你就可以把這些電話一個一個的打完。你甚至可以準備一個關於你老闆的清單，所有需要向你老闆請示、彙報和討論的東西都可以寫下來，這樣當你碰見你的老闆的時候你就可以一次性完成（給你的老闆留下一個精幹的好印象吧！）還有一些事情是必需在特定的時間或者日期完成的，那麼這些事情你就不能僅僅列入事務清單中，可以應該列入日曆中了。在GTD中，日曆被看作是“聖土”，只有這種事情才能寫進日曆中。對於某些參考資料，你不需要採取什麼行動，但是你要放在一個你垂手可得的地方。對於不需要行動的，就如同上面所述，應該馬上扔進垃圾箱，但是對於可能在將來需要處理的事情，你需要放進一個“將來/也許”的事務清單中。

　　4.檢查階段：回過頭看看

　　回顧是經常被忽略但是卻異常重要的環節，如果你要保持你的管理體系是始終有效的，你需要經常回顧他，把已完成的任務刪除，並加入新的任務和事務。

　　回顧的內容和時機

　　如果你按照我所推薦的方法建立起個人的組織管理系統，擁有一個“工作任務”清單、一個工作日曆、“下一步行動”清單和一個“待處理”清單，你大概就別無他求了。

　　這其中，你瀏覽最為頻繁的大概要數日程表了。它會提醒你這一天里“緊要而艱巨的任務”。然而，這並不意味著這些白紙黑字寫出來的就是那些最為重要的事情。其實，它們只不過需要我們切實地行動起來。在任何時候，如果你對需要處理的事情和動手的時機都瞭如指掌的話，你也就為隨時隨地地調整創造了有利條件。一旦你圓滿完成了工作日曆中的某一項工作（一個會議，一個電話和報告的定稿），接下來立即投入檢查那些未盡的事宜將是一個極好的習慣。

　　完成對工作日程表的例行檢查以後，你很可能去查看“下一步行動”清單。這類清單記載著一些已得到預先確定的工作的詳細目錄，一旦時間允許，就可以啟動實施。如果你是按照地點對任務進行分類整理的（“在家”，“在電腦旁”，“與喬治會面時”），這樣一來，這種安排只有在相應的環境中才會發揮效力。根據你的需要，經常地回顧你的清單，把它們趕出你的大腦。“工作任務”、“等待處理”和“將來某時/也許”，這些清單應該根據你的具體需要經常查閱，避免它們給你造成工作中的混亂。

　　5.行動階段：選最佳方案

　　搜集整理了半天，沒有最後一步行動永遠是白搭，GTD對你在某一時刻下到底先做哪些事情提出了四條標準的建議：

• 你當前的context怎麼樣？
• 你有多少時間可以用來做接下來的事情？
• 你有多少精力？
• 優先順序是什麼樣的？

　　縱向管理：管理某一個單一事件的深入考慮和追蹤

　　在大多數情況下和大部分時間里，你僅僅需要“橫向”管理。然而，有時為了更嚴格地控制某一個項目、找出解決方案或者確保行動方案切實可行，你需要將精力聚焦在某個項目上，這就是我們所說的“縱向”管理。

　　縱向管理也分為五個階段：定義目的和原則、結果展望、頭腦風暴、組織管理和下一步行動。做任何事情，都需要先確定目標，沒有目標而採取行動如同沒有方向的航行。定義完成目標之後，你需要對你的結果進行展望，這樣的好處一是可以鼓勵你採取行動而不是總是在等待之中，二是可以使你註意到你的細節併進行捕捉和聯想。第三步是頭腦風暴，一個很熟悉的詞語了就不用再多介紹了。之後需要對頭腦風暴的結果進行組織管理，明確重要部分和細化，然後開始採取下一步的行動。

　　GTD的基本方法：GTD的具體做法可以分成收集、整理、組織、回顧與行動五個步驟：

　　收集：就是將你能夠想到的所有的未盡事宜（GTD中稱為stuff）統統羅列出來，放入inbox中，這個inbox既可以是用來放置各種實物的實際的文件夾或者籃子，也需要有用來記錄各種事項的紙張或PDA。收集的關鍵在於把一切趕出你的大腦，記錄下所有的工作 。

　　整理：將stuff放入inbox之後，就需要定期或不定期地進行整理，清空inbox。將這些stuff按是否可以付諸行動進行區分整理，對於不能付諸行動的內容，可以進一步分為參考資料、日後可能需要處理以及垃圾幾類，而對可行動的內容再考慮是否可在兩分鐘內完成，如果可以則立即行動完成它，如果不行對下一步行動進行組織 。

　　組織：個人感覺組織是GTD中的最核心的步驟，組織主要分成對參考資料的組織與對下一步行動的組織。對參考資料的組織主要就是一個文檔管理系統，而對下一步行動的組織則一般可分為：下一步行動清單，等待清單和未來/某天清單。

　　等待清單主要是記錄那些委派他人去做的工作，未來/某天清單則是記錄延遲處理且沒有具體的完成日期的未來計劃、電子等等。而下一步清單則是具體的下一步工作，而且如果一個項目涉及到多步驟的工作，那麼需要將其細化成具體的工作。

　　GTD對下一步清單的處理與一般的to-do list最大的不同在於，它作了進一步的細化，比如按照地點（電腦旁、辦公室、電話旁、家裡、超市）分別記錄只有在這些地方纔可以執行的行動，而當你到這些地點後也就能夠一目瞭然地知道應該做那些工作

　　回顧：回顧也是GTD中的一個重要步驟，一般需要每周進行回顧與檢查，通過回顧及檢查你的所有清單併進行更新，可以確保GTD系統的運作，而且在回顧的同時可能還需要進行未來一周的計劃工作。

　　行動：現在你可以按照每份清單開始行動了，在具體行動中可能會需要根據所處的環境，時間的多少，精力情況以及重要性來選擇清單以及清單上的事項來行動

　　原則一：養成收集的習慣

　　原則二：確定“下一步行動”

　　原則三：學會關註結果

　　GTD並不能保證行動者的計劃得到有效執行。究其原因，就是GTD本身就存在致命的缺陷，它只能解決行動過程中的種種可以被執行的問題，而不能代替你或者強制你按計划行動。行動的根本動力不是理智，而是欲望，或者說需求，包括外因引發的需求和內因引發的需求。外因引發的需求如軍隊里的命令、法律的強制、生存的困窘等，它們都是外界因素的逼迫，比如你在期末考試之前看的資料恐怕比期末之前的大半個學期看的還要多。內因引發的需求則是自我實現的需要，簡單說就是溫飽後你的欲望的升級，你希望獲得更大的成功或者體驗更豐富更有意義的生活，此時你的需求是由內向外的，這種力量不亞於由外至內的壓力。