西蒙的組織設計理論

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　　赫伯特·西蒙（Herbert A.Simon）認為可以將組織看成是一塊三層的蛋糕：最下層是基本工作過程，在生產組織里指取原材料、生產物質產品、存儲和運輸的過程；中間一層，是程式化決策過程，指控制日常生產操作和分配的系統；最上一層是非程式化決策制定過程，這一過程要對整個系統進行設計和再設計，為系統提供基本目標，並監控其過程。

　　大型系統不僅分有層次，而且其結構普遍都是等級式的。組織先被分成許多小單元，這些小單元再被分成更小的單元，一直細分下去，最終形成金字塔式的結構系統。西蒙認為，等級分層不是人類組織獨有的特點。所有複雜的系統，無論是生物有機體，還是化學的和物理的複雜系統，都存在這種結構。即使使用了電腦新技術，也不可能消除組織的基本分層結構。其原因是：首先，在一個體積和複雜程度已定的系統中，自然選擇的機制能產生出來的分層等級系統的速度，要比產生同樣體積的非分層系統的速度快得多，因為分層等級結構的各部分是最穩定的；其次，在體積和複雜性給定的系統中，分層等級系統各部分間所需要的信息傳輸量要比其他類型系統少得多；第三，對分層等級結構來說，一個組織的複雜性，從組織的任一特定位置來觀察，幾乎都與其總規模無關。

　　西蒙在討論組織分層結構的同時，也討論了組織按其構成所產生的類型：一種分類是將組織分成單位組織與複雜組織；另一種分類法是將單位組織再加以劃分，分成單元組織與聯邦制組織。單元組織有兩個特征：其一是，本身具有具體的、有社會意義的目的；其二是，在內部擁有相當一部分對實現組織目的非常有用的專家。行政機構中的一個廳、局，一個工廠、營業所都是單元組織。聯邦制組織是單元組織的集合體。對於單元組織來說，其內部活動可以對照組織的具體目的進行邏輯調整，而聯邦制組織由於沒有具體的目標，因而難以進行邏輯調整。

　　在對兩類組織進行論述的基礎上，西蒙討論了組織內部的集權與分權的關係問題。他指出對於組織決策中的集權與分權應當從以下兩個方面來理解：首先，應弄清集權具有兩種大為不同的方面。一方面，可以通過利用一般規定限制下屬許可權，使決策制定權集中化；另一方面，可以通過剝奪下屬手中的實際決策制定權，使這種許可權集中化。這兩種過程都可稱之為集權。西蒙實際上將集權化分為兩類：一類是廣義的集權化，另一類是狹義的集權化（見下圖）。

　　其次，應將廣義的集權化與專業化視為同一概念，它指的是組織中特定活動的專門化。狹義的集權化則是指組織的下級單位的決策權被剝奪，並向中央的組織單位集中，單元組織的獨立性相對縮小，自主的統一和與實現目的有關的各種活動能力也就相應地削弱了。在對決策進行評審時，會造成集權化傾向。當評審是用來修正個人決策時，它就會造成集權，造成決策制定職能的轉移；當評審是用來發現下級需要進一步指導時，上級就會通過頒佈越來越多的整套規章來限制下級許可權，從而也導致集權。

　　狹義的集權有其優越之處：它可以對組織的各個方面進行協調，可以充分利用專業知識，可以實施職責安排。因此，有人認為集權是工作專業化的必然伴生物。專業分工之所以能提高工作效率，是因為能保證相互的協調，如果做不到這一點，就只能放棄專業分工。比如，穿針引線，若兩個人各執針和線，那就不容易穿好。這裡重要的是要能把針鼻與線頭對在同一點上，即是說兩人的動作要集中。一旦實行了專業分工，就必須引進一定的程式，以保證組織成員之間的協調。這種強有力的程式之一就是決策的集中化。

　　但是，集權也有其弊端。其一，當一個上級總是覺得自己比下級人員更加訓練有素，或技藝更高一籌時，會認為由自己作決策要比委托下級作決策“安全”些。這樣做的結果是，一方面，造成自己身上工作量的倍增；另一方面，導致下級人員成為多餘的人。其二，一個上級管理人員的薪金一般要比下級人員高，上級人員應當將時間、精力花在組織的重大決策上。如果上級人員不願分權，就只能去制定具體的決策，從而就不得不犧牲本應花費在重大決策上的時間，而且，這樣做也就使具體決策的成本大大提高了。其三，西蒙還指出，人們通常有一種誤解，認為只要有足夠的時間，上級就能制定出比下級更精確的決策。但事實並不完全如此。上述的假定，只有在一種情況下才是正確的，即上下級都同樣能獲得決策所需要的所有信息。而當某個決策必須在一定的期限內完成，且組織在地理位置上又比較分散，精確的事實往往先被下級直接獲得時，上級的決策就未必比下級精確了。其四，如果決策集中於上級，從下級將有關信息傳遞到上級，就需要花費較多的成本，而且，很多決策過程在制定過程中還會反覆，這就進一步增加了信息傳遞的成本。最後，集權還有一個缺陷，上級在決策時考慮的是各部門間的平衡，他們註意的只是人際關係的協調，而不去運用下級管理人員的智慧，從而將人類神經系統的巨大協調功能閑置不用。

　　西蒙還對未來的組織作了預測。他認為將來的組織在很多方面將與現今人們所熟悉的組織類似：一是將來的組織仍然是由三個層次組成。一個是基本層，這是物質生產與分配過程的系統；一個是支配該系統的日常作業的程式化決策過程，只是這一過程在未來很可能是大規模自動化的；第三個層次是控制第一層過程並對其進行重新設計和改變其價值參數的非程式化決策過程，在未來，這一過程很可能是在人 機系統內實現的。二是將來的組織形式仍將是階層等級式的。組織將分成若幹個主要的次部門，各個次部門又將分成更小的單位，依次類推。這方面也與現今的組織相類似。但在將來，劃分組織界線的基礎可能會有所變化，產品部門將變得更為重要，而採購、製造、工程和銷售之間的界限將逐漸消失。在研究組織設計時，西蒙對自動化和信息系統條件下的管理人員的職責、許可權進行了分析。他認為，在自動化系統內，日常決策所需要的人工干預將越來越少。管理人員的主要職責是對決策系統進行維護和改進，同時對下屬人員進行激勵和培訓。基層的管理工作將變成管理工作的一小部分。管理人員將像任務小組的成員一樣，把大部分時間和精力用於分析和設計政策，並對執行政策的系統進行改造和完善。中層管理人員，並不會如某些人預料的那樣大幅度地減少。因為，儘管在自動化系統內，對基層的管理工作會減輕，但是，對自動化決策和規劃系統進行設計和維修的參謀性作業會大大增加中層管理人員的工作量。