電子訂貨系統

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電子訂貨系統(Electronic ordering system, 縮寫 EOS)

　　電子訂貨系統(Electronic ordering system, 縮寫 EOS)，是指將批發、零售商場所發生的訂貨數據輸入電腦，即通過電腦通信網路連接的方式將資料傳送至總公司、批發商、商品供貨商或製造商處。因此，EOS能處理從新商品資料的說明直到會計結算等所有商品交易過程中的作業，可以說EOS涵蓋了整個物流。在寸土寸金的情況下，零售業已沒有許多空間用於存放貨物，在要求供貨商及時補足售出商品的數量且不能有缺貨的前提下，更必須採用EOS系統。EOS因內涵了許多先進的管理手段，因此在國際上使用非常廣泛，並且越來越受到商業界的青睞。

　　電子訂貨系統採用電子手段完成供應鏈上從零售商到供應商的產品交易過程，因此，一個EOS系統必須有：

　　1.供應商：商品的製造者或供應者（生產商、批發商）。

　　2.零售商：商品的銷售者或需求者。

　　3.網路：用於傳輸訂貨信息（訂單、發貨單、收貨單、發票等）。

　　4.電腦系統：用於產生和處理訂貨信息。

　　EOS的特點：

　　1.商業企業內部電腦網路應用功能完善，能及時產生訂貨信息。

　　2.POS與EOS高度結合，產生高質量的信息。

　　3.滿足零售商和供應商之間的信息傳遞。

　　4.通過網路傳輸信息訂貨。

　　5.信息傳遞及時、準確。

　　6.EOS是許多零售商和供應商之間的整體運作系統，而不是單個零售店和單個供應商之間的系統。電子訂貨系統在零售商和供應商之間建立起了一條高速通道，使雙方的信息及時得到溝通，使訂貨過程的周期大大縮短，既保障了商品的及時供應，又加速了資金的周轉，實現了零庫存戰略。

　　電子訂貨系統的構成內容包括：訂貨系統、通訊網路系統和接單電腦系統。就門店而言，只要配備了訂貨終端機和貨價卡(或訂貨簿)，再配上電話和數據機，就可以說是一套完整的電子訂貨配置。就供應商來說，凡能接收門店通過數據機的訂貨信息，並可利用終端機設備系統直接作訂單處理，列印出出貨單和檢貨單，就可以說已具備電子訂貨系統的功能。但就整個社會而言，標準的電子訂貨系統決不是“一對一”的格局，即並非單個的零售店與單個的供應商組成的系統，而是“多對多”的整體運作，即許多零售店和許多供貨商組成的大系統的整體運作方式。

　　根據電子訂貨系統的整體運作程式來劃分，大致可以分為以下三種類型：

　　連鎖體系內部的網路型，即連鎖門店有電子訂貨配置，連鎖總部有接單電腦系統，並用即時、批次或電子信箱等方式傳輸訂貨信息。這是“多對一”與“一對多”相結合的初級形式的電子訂貨系統。

　　供應商對連鎖門店的網路型，其具體形式有兩種：一種是直接的“多對多”，即眾多的不同連鎖體系下屬的門店對供應商，由供應商直接接單發貨至門店；另一種是以各連鎖體系內部的配送中心為中介的間接的“多對多”，即連鎖門店直接向供應商訂貨，並告知配送中心有關訂貨信息，供貨商按商品類別向配送中心發貨，並由配送中心按門店組配向門店送貨，這可以說是中級形式的電子訂貨系統。

　　眾多零售系統共同利用的標準網路型，其特征是利用標準化的傳票和社會配套的信息管理系統完成訂貨作業。其具體形式有兩種：一是地區性社會配套的信息管理系統網路，即成立由眾多的中小型零售商、批發商構成的區域性社會配套的信息管理系統營運公司和地區性的咨詢處理公司，為本地區的零售業服務，支持本地區EOS的運行；二是專業性社會配套信息管理系統網路，即按商品的性質劃分專業，從而形成各個不同專業的信息網路。這是高級形式的電子訂貨系統，必須以統一的商品代碼、統一的企業代碼、統一的傳票和訂貨的規範標準的建立為前提條件。

　　無論採用何種形式的電子訂貨系統，皆以門店訂貨系統的配置為基礎。

　　門店訂貨系統配置包括硬體設備配置與電子訂貨方式確立兩個方面。

　　第一，硬體設備配置。

　　硬體設備一般由三個部分組成：一、電子訂貨終端機。其功能是將所需訂貨的商品和條碼及數量；以掃描和鍵入的方式，暫時儲存地記憶體中，當訂貨作業完畢時，再將終端機與後臺電腦連接，取出儲存在記憶體中的訂貨資料，存入電腦主機。電子訂貨終端機與手持式掃描器的外型有些相似，但功能卻有很大差異，其主要區別是：電子訂貨終端機具有存儲和運算等電腦基本功能，而掃描器即只有閱讀及解碼功能。二、數據機。它是傳遞訂貨主與接單主電腦信息資料的主要通訊裝置，其功能是將電腦內的數據轉換成線性脈衝資料，通過專有數據線路，將訂貨信息從門店傳遞給商品供方的數據機，供方以此為依據來發送商品。三、其他設備。如個人電腦、價格標簽及店內碼的印製設備等。

　　第二，確立電子訂貨方式。

　　EOS的運作除硬體設備外，還必須有記錄訂貨情報的貨架卡和訂貨簿，並確立電子訂貨方式。常用的電子訂貨方式有三種：電子訂貨簿。電子訂貨簿是記錄包括商品代碼／名稱、供應商代號／名稱、進／售價等商品資料的書面表式。利用電子訂貨簿訂貨就是由訂貨者攜帶訂貨簿及電子訂貨終端機直接地現場巡視缺貨狀況，再由訂貨簿尋找商品，對條碼進行掃描並輸入訂貨數量，然後直接接上數據機，通過電話線傳輸訂貨信息。電子訂貨簿與貨架卡並用。貨架卡就是裝設在貨架槽上的一張商品信息記錄卡，顯示內容包括：中文名稱、商品代碼、條碼、售價、最高訂量、最低訂量、廠商名稱等。利用貨架卡訂貨，不需攜帶訂貨簿，而只要手持電子訂貨終端機，一邊巡貨一邊訂貨，訂貨手續完成後再直接接上數據機將訂貨信息傳輸出去。低於安全存量訂貨法。即將每次進貨數量輸入電腦，銷售時電腦會自動將庫存扣減，當庫存量低於安全存量時，會自動列印貨單或直接傳輸出去。

　　(1)在零售店的終端利用條碼閱讀器獲取準備採購的商品條碼，併在終端機上輸入訂貨資料，利用電話線通過數據機傳到批發商的電腦中。

　　(2)批發商開出提貨傳票，並根據傳票開出揀貨單，實施揀貨，然後根據送貨傳票進行商品發貨。

　　(3)送貨傳票上的資料便成為零售商店的應付賬款資料及批發商的應收賬款資料，並接到應收賬款的系統中去。

　　(4)零售商對送到的貨物進行檢驗後，就可以陳列出售了。

　　使用EOS時要註意訂貨業務作業的標準化，這是有效利用EOS系統的前提條件：商品代碼的設計，商品代碼一般採用國家統一規定的標準，這是應用EOS系統的基礎條件；訂貨商品目錄賬冊的做成和更新，訂貨商品目錄賬冊的設計和運用是EOS系統成功的重要保證；電腦以及訂貨信息輸入和輸出終端設備的添置是應用EOS系統的基礎條件；在應用過程中需要制訂EOS系統應用手冊並協調部門間、企業間的經營活動。EOS的操作流程如下圖所示。

　　在商業化、電子化迅速發展的今天，EOS系統越來越顯示出它的重要性，同時隨著科技的發展和EOS系統的日益普及，EOS系統的標準化和網路化已成為當今EOS系統的發展趨勢.