材料驗收

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材料驗收(Acceptance of Materials)

目錄

什麼是材料驗收

  材料驗收就是在材料收入倉庫之前,由保管人員根據購料發票、運輸單據和交料單等有關憑證,對材料的品種、規格、質量和數量所進行的檢查和核對。

  材料驗收是材料管理使用的一個重要環節。從制定供應計划到組織採購、安排運輸等一系列材料供應工作的成果,要通過驗收這一環節來實現。因為材料採購、運輸工作的目的是要取得適用的材料以滿足生產的需要。材料驗收工作對入庫以後的保管、領發和使用也有著重要的影響,如果將不合格的材料當作合格材料收入倉庫,在保管過程中就會發生變質、損壞,投入生產就會影響產品質量,甚至造成產品報廢。因此,從一定意義上來說,材料驗收在整個材料管理工作中具有“承上啟下”的作用。

材料驗收的要求和步驟

  材料的進廠驗收一般由倉庫負責,驗收工作必須在一定期限內完成。要求做到及時驗收,及時入庫。這一方面是為了保證供應生產的需要;另一方面是由於貨款的承付和拒付有一定的期限,過了期限,銀行即自動付款,不再辦理拒付手續。及時進行驗收工作,還可以避免入庫前的散失和損壞。

  材料進廠驗收工作,還要求建立嚴格的崗位責任制,根據不同材料在檢驗上的不同要求,按材料類別確定檢驗部門和檢驗人員,檢驗人員一定要掌握材料的性能、檢驗方法和有關業務知識,做到認真檢驗質量,準確計點數量,對到廠的材料應與隨貨憑證認真核對。如發現貨證不符,應將實際情況通知供應部門,作出處理。

  為了提高材料檢驗工作的效率,要事先掌握材料的到貨時間、數量和前後兩批材料到達的間隔期,以便充分做好各項準備工作。比如,專職檢驗人員的工作安排,輔助勞動力的組織,搬運工具和檢驗設備的準備以及材料的堆放地點和鋪墊材料的準備等等。只有這樣,才能迅速、及時、保質、保量地做好材料驗收入庫工作。

  具體地說,材料進廠驗收工作有以下幾個步驟。

  (一)核對有關單、證,進行實物檢驗。

  這些單、證包括本企業供應部門堤供的驗收通知單,供貨單位提供的磅碼單,發貨票、質量證明書以及裝箱單等,運輸部門 提供的運單和途中情況記錄等。

  實物檢驗,主要是對材料數量和質量的檢驗。

  數量檢驗,通常是根據供貨單位附來的單證,按實到物資的品種、規格進行數量檢點,數量檢點可以按照各種材料不同的特點和計量單位,進行驗收。對數量較大,而供應關係穩定、證件齊全、運輸良好,包裝完整的材料,也可採用抽樣檢點。抽樣檢點的比例,可以按以往的經驗確定,或用數學方法(如優選法)確定。如抽點時發現數量不符,或有其他問題,應擴大抽點範圍,以至全部點收。 質量檢驗,一般由企業的技術部門負責進行,有的物資也可以由倉庫人員進行檢驗。要根據不同情況,採取不同的檢驗方式。

  凡是驗看外形就可以瞭解質量狀況的材料,如磚瓦、水泥及某些五金零件等,則可由倉庫人員自行驗收。但這類由倉庫人員負責進行質量檢驗的材料,應事先商得企業供應部門和質量管理部門的同意。

  凡是需要技術檢驗的材料,則由廠部質量管理科的專業人員進行驗收,並簽署材料驗收證明單。

  材料檢驗的方法,一般有如下幾種。

  1、材料的物理和化學檢驗。凡是必須進行化學分析、試驗才能確定其質量的材料,檢驗人員除了對材料的數量進行驗收外,並應對其內在質量作必要的技術鑒定。部門在檢驗部門認為合格後,憑檢驗合格憑證,方可入庫。

  2、材料的試用檢驗。這是指有些材料由於初次試用,檢驗經驗和檢驗設備,往往以少量試用的方式來檢驗材質量,經過試用,認為材料質量良好,就可以為下一步採用提供質量數據。這種檢驗,一般也是由企業質量管門進行的。

  3、委托檢驗。凡是在使用方面有特別註意事項或特殊要求的材料(各新型材料、電氣件等),可委托廠外有關部門進行檢驗,並出具檢驗證明,據以進行驗收工作。

  4、經驗檢驗。企業常用的非主要材料或工具,或固定單位供應的材料,一般均可按照歷來經驗進行驗收。

  上面說的都是進廠驗收的工作,在某些材料質量要求特殊,或其他特殊的情況下,還可以組織力堆到供應單位進工驗收,但是即使經過完工驗收的材料,由於時間間隔輸條件等情況,進廠驗收仍然是不可缺少的環節。

  (二)填制收料單並通知財會部門支付貨款

  材料驗收以後應即填制“收料單”,收料單與驗收通知單合併填制,也可以單獨填制,一般至少填式三份,一份由企業供應部門留存,一份由倉庫留存,登記材料明細帳,一份應連同供應單位的發票和運輸單

材料驗收的問題處理

  工業企業在材料驗收工作中,會發生單、貨不同時到達和品種、數量上的差異問題,應根據不同情況,作適當的處理。

  1、貨到單未到

  就是說,材料已經運到,而有關單證尚未全部收到。在這種情況下,如果供應部門決定收貨,則可根據供應部門開出的“驗收通知單”驗收入庫。如果供應部門決定暫不驗收,則可將材料單獨堆放,進行臨時保管,作為待驗物資處理,等單證到齊後再進行驗收工作。

  2、單到貨未到

  即供貨單位的有關單證和企業供應部門的“驗收通知單”到庫後,在規定時間內,未見材料到來,倉庫人員應及時向供應部門反映,以便查詢處理。

  3、錯發材料品種

  凡是由於供貨單位錯發材料品種或規格的物資,企業不宜驗收入庫,應將錯發的部分核實數量,作好記錄,另行堆放,妥善保管。同時,應由企業供應部門立即同供貨單位聯繫,儘快解決問題,以免影響生產。

  4、數量差異

  凡是數量差異在規定損溢範圍內的材料,倉庫可按實收數入庫。凡超過規定範圍的,應做好驗收記錄工作,提出驗收數據,交企業供應部門處理。在未處理之前,該批材料不應動用,以免批次混淆。

  5、運輸途中損耗

  凡是在運輸途中的損壞、短缺的材料,應即查明原因,分清責任。如屬本企業的責任,由本企業作為損失,並對過失人員作出處理。如屬運輸單位的責任,應立即提出賠償要求。

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