委員會式管理

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委員會管理(committee management)

目錄

什麼是組織委員會管理

  委員會管理:是指組織中的最高決策權交給兩位以上的管理者,也就是把權力分散到一個集體中去。

組織委員會結構

  委員會結構就是將多個人的經驗和背景結合起來,跨越職能界限的處理一些問題的另一種設計選擇。

  從實質上說,委員會可以是臨時的,也可以是永久的。臨時性委員會通常等同於任務小組。永久性委員會與任務小組一樣,都可以促進各種投入的統一,但前者更具有穩定性和一致性。然而,委員會只是一種附加的設計,委員會的成員長久地隸屬於某一職能部門,他們定期或不定期地聚在一起分析問題,提出建議或做出最終決策。

委員會管理的優缺點

  委員會管理的優點有:

  (1)集思廣益。集體討論、判斷可以避免僅憑主管人員個人的知識和經驗所造成的判斷失誤。

  (2)協調作用。委員會可協調由於部門劃分所產生的“職權分裂”。

  (3)避免權利過於集中。委員會能起到權力互相制約的作用。

  (4)激發主管人員的積極性。

  (5)加強溝通聯絡。委員面對面地交談有機會說清楚問題,是一種很有效的溝通聯絡方式。

  (6)能夠照顧到各方面的利益。

  (7)有利於主管人員的成長

  如果對委員會運用不當,那麼委員會管理也會出現一些缺陷,主要有:

  (1)成本較高。須花費大量的時間和金錢。

  (2)妥協折中。當議題意見分歧較大時,委員會中人們常常出於禮貌,互相尊重或屈於權威而採用折中的辦法,這樣得出的結論往往不是最優方案。

  (3)優柔寡斷。有時會為一個議題爭論不休而導致議而不決。

  (4)職責分離。委員會是集體負責,但都負責往往導致都不負責。

  (5)可能會出現一個人或少數人占支配地位。

委員會管理制度

  委員會制度是企業會議制度的一個組成部分,它的特別之處在於委員會以處理企業業務以外的特別事項為主,而一般會議主要處理企業的業務問題。另外,參加委員會會議的必須是委員會成員,而他們在業務機構中並不一定擔任具體的職務。

  委員會有臨時和常設之分。臨時委員會是由與某項工作相關的各部門代表臨時組成,當這項工作任務完成之後,委員會即行撤消,因此它具有較強的靈活性,適於處理突發性事項或臨時性工作。常設委員會適於處理與協調長期性的、重要的工作,常設委員會一般都設有固定的辦公機構和專職人員。不論是臨時委員會還是常設委員會,其主要功能都是為了加強企業內部的橫向聯繫,促進相互理解和相互協調,同時又是企業高層領導決策的參謀機構。

  企業中設置較多的委員會主要有:經營委員會、執行委員會、合理化建議委員會、TQC委員會、企劃委員會、審查委員會、財務委員會、開發委員會、勞動委員會、技術委員會、預算委員會、公害委員會。

  在設立委員會制度時,需要註意以下一些問題:

  首先要對各類委員會的設置作認真的審查,對那些可有可無的委員會予以清理。

  對委員會的目的、審議內容和運營作出明確的規定。特別要註意,一個人儘量不要同時兼任幾個委員會的委員,同時委員會會議不能過多。

  強化委員會的運營管理,以提高委員會的運營效率,實現其運營的制度化和組織化。

委員會管理的註意事項

  我們在運用委員會時就要註意以下幾點:

  權責和範圍要明確。委員會的許可權究竟是決策還是提供建議給直線人員參考,應明確加以規定。

  規模要適當。足夠的規模才能保證集思廣益,但規模過大又會導致時間浪費和助長優柔寡斷。一般認為,委員會的規模以5-6人為宜,最多不超過15-16人。

  選擇委員。要儘量選擇具有與目的相等的專業人員作為委員會成員,同時成員的組織級別一定要接近,這樣才能真正廣開言路。

  選擇議題。提交委員會的議題的內容必須適於討論。

  慎重選擇主席。好的主席的領導才能可以使委員會避免許多浪費和缺點。

  決議案的審較。主席將決議案宣佈可得到全體與會人員是否同意決議的明確表示,同時還可以對決議進行補充和修正。

  委員會管理需要相應的制度,具體內容參見委員會制度條。

委員會制度之案例

  • 目的

  本規程旨在規範公司中各種委員會的運作,提高委員戶會運作的效率,使之更好的發揮作用。

  • 委員會的設置

  在公司總部,各部和各事業所,依據實際需要可設置各種委員會。

  • 委員會的稱呼

  委員會的稱呼是以其目的作名稱,即稱為“××委員會”。

  各事業所所設委員會,應冠以事業所名稱。

  • 職能

  委員會的職能是對總裁或事業所所長提出咨詢事項,進行調查、審議和報告。

  • 構成

  委員會由主任、副主任各一人和委員、幹事若幹人組成。

  • 特別委員

  委員會主任在對特別事項審議調查時,可從委員會中任命特別委員。

  • 設置與調整

  委員會的設置、調整以及主任、副主任、委員,特別委員和幹事的任免,由公司總裁或事業所所長決定。

  • 時間與場所

  委員會召開的時間與地點由主任決定。

  • 出席人數

  委員會在委員(含特別委員)半數以上出席時才能召開。

  • 表決

  只有在半數委員出席時才能表決。當贊成與反對人數相等時,由主任裁決。

  • 主任職責

  主任對外代表委員會,對內統管委員會會務。

  • 副主任的職責

  副主任協助主任工作。當主任不在時,代理主任工作。

  • 幹事的職責

  幹事接受主任的指揮與監督,負責處理委員會的具體事務。

  • 部門會議

  經過委員會審議,根據需要可設立部門會議。

  部門會議設主任一人,由委員會主任從委員中指名擔任。

  分屬部門會議的成員由委員會主任從委員中選定。

  委員會經審議後,可將部門會議決議作為委員會決議。

  委員會應將決議寫成報告,提交給總裁。

  委員會的會議記錄主要記載會議審議經過要點和結果。出席會議者須在會議記錄上簽名或蓋章。

  當委員會決議有異議時,可在會議記錄上申明理由。

  相關部科長的合作。

  當委員會提出要求時,相關部科長必須予以積極的合作。

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