公文催辦

出自 MBA智库百科(https://wiki.mbalib.com/)

　　公文催辦指對公文承辦過程所實施的督促與檢查的活動，即對公文辦理決策執行情況的反饋信息，防止辦文的遲緩與延誤，促進公文效用儘快而有效地實現。

　　催辦工作通常是由本機關的文秘部門（人員）負責催辦，此部門負責一個機關文書工作的組織與運轉，是各種信息的樞紐，能從整體上全面系統地把握機關各項管理活動，有助於發揮公文催辦工作的作用。針對特別重要公文，也可由各級領導人親自負責。

　　1.催辦不僅僅指公文承辦環節的催辦，作為一項監督檢查機制而設立的控制環節，催辦工作應包括對收文擬辦、批辦及承辦等各個環節的督促檢查。只是承辦工作一個環節高效完成，擬辦、批辦等環節卻延誤、拖拉，仍然無法確保整個公文辦理的及時、高效；只有公文辦理的所有環節都作到科學、合理、及時、準確，才能保證整體高效、經濟。因為公文辦理是一個完整的有機系統，是各個環節之間彼此關照、相互聯繫的統一體。

　　2.催辦工作是有特定的對象的，並不是所有的公文都需要催辦，需要催辦的公文有：上級領導、本機關領導交辦的事項或需要辦復的公文；同級或其他不相隸屬機關要求答覆與辦理的事項；下級機關的請示；會議決議中需要辦理落實的重要事項；人大代表的議案和政協委員的提案；重要事故、事件、人物等專案的處理；人民群眾來信來訪要求答覆與處理的重要事項。針對這些不同種類的公文可以採取不同的方式方法。

　　根據其內容、對象、手段的不同，催辦的形式可以多種多樣：

　　1.就催辦對象而言，催辦的形式可分為以下兩種：對內催辦，是指針對收文，對本機關各承辦部門的公文辦理工作進行督促與檢查；對外催辦，是指針對本機關的發文，是對本機關的發文在受文機關進行辦理情況所進行的催詢或檢查和督促。

　　2.就催辦手段而言，催辦的形式可分為以下幾種：文字催辦，即以發催辦單或便函的形式進行催辦；登門催辦，指催辦人員登門走訪口頭催詢，會議催詢；通訊催辦，利用電話、電報、電傳、電子郵件等手段進行催辦。

　　3.依據公文緊急和重要程度，可將催辦形式劃分為：跟蹤催辦，對緊急公文緊隨其後督促辦理；重點催辦，對重要公文應將其放在突出位置重點催促辦理；定期催辦，對一般公文設定固定的時限（如規定每5天催辦一次）按時督促辦理。

　　1.選擇催辦方式。根據公文的實際情況選用如口頭催辦。電話催辦、電子郵件等經濟、高效的催辦形式，切忌事無大小、不分緩急一律選用文字催辦方式。通常應至少提前一、二天查詢、督促有關承辦部門，保證公文在有效時限內辦畢。催辦中，及時督查、及時反饋，無論是成績與經驗，還是失誤與教訓，均應如實反饋。催辦人發現自身確實無法解決的問題，應及時向領導彙報，請求指示，以便及時、準確、有效的辦理公文。

　　2.填寫《催辦登記表（單）》。為了備查，催辦應予登記，其登記方法有：簿式登記，即文秘人員分送公文時，同時填寫一張催辦單，註明承辦要求（如“請於×月×日辦畢），隨公文一起交給承辦人；催辦卡登記，即填寫一式二聯的催辦卡，一聯附在公文前發給承辦單位，另一聯催辦部門（人）留存備查；電腦登記，即將催辦事項輸入電腦，同時填寫一份催辦單，隨公文發給承辦單位，催辦時限一到，電腦會自動顯示當天需催辦的公文。

　　3.建立反饋機制。建立目標並具體落實為其提出的要求和標準，以靈敏及時的反饋機制迅速將反映監督對象的實際情況反饋迴文書處理部門或有關領導，比較反饋的信息，找出存在的問題和差距，請示有關領導或會同有關方面經協商形成解決問題的辦法，指導或幫助承辦或執行公文精神的部門解決問題，完成公文的辦理工作。

　　4.註銷辦結公文。催辦人員應在《催辦登記表》登記欄中簡要註明公文辦理的方式、公文辦畢的時間等情況。