發票保管

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目錄

什麼是發票保管

  發票保管是指對發票領、存環節中,對發票的交接、傳遞、保管行為進行控制,以保證發票安全完整。

發票保管的方式

  1、集中保管。即在有條件的地方,對由稅務機關統一印製的各類通用發票和帶有企業名頭的發票,都由稅務機關集中保管。用票單位和個人需用時,向稅務機關驗舊領新。

  2、自行保管。即由用票單位和個人自行保管,除用票單位和個人對領購的發票負責保管外,印製好的帶有企業名頭的發票也一次性交由企業保管。

發票保管的要求

  1.空白髮票的保管

  a.稅務機關要視具體條件全面實行發票集中保管制度。稅務機關要設立專門的庫房和櫥櫃,分類、分戶、分櫃存放企業的發票,嚴格控制發售數量,並設立發票管理總帳明細分類帳,對所有集中保管的發票都要登記入帳。

  b.企業領回的發票,也要設立專櫃保管。對稅務機關沒有條件實行發票集中保管的,用票單位還應視具體情況,設立專庫(櫃),確保發票安全。

  c.稅務機關以及用票單位和個人都要指定專人保管空白髮票。

  d.印刷和使用發票的單位以及稅務機關的專用倉庫,其設計、施工和日常安全管理應參照《倉庫防火安全管理規則》執行。

  2、作廢發票的保管

  作廢發票多種多樣,對不同的作廢發票,應當採取不同的管理方法

  (1) 開具發票過程中出現的作廢發票的管理。對由於開票人員工作失誤或其他原因開錯的發票,應當在發票上加蓋“作廢”戳記,重新開具發票,不得在開錯的發票上塗改。開錯的“作廢”發票必須全部聯次妥善保管,粘貼在原發票存根上,不得私自銷毀,以備查核。

  (2) 政策調整或變化造成作廢發票的管理。稅務機關實行發票統一換版或政策變化以後,一般規定一個過渡期,在過渡期內,新舊發票可以同時使用,到期後,舊版發票應當在稅務機關收繳完畢以後,指定專人集中保管,並登記清冊,經辦人員和負責人簽字後,統一銷毀。增值稅專用發票的銷毀須報經省國稅局批准。

  3、發票存根的保管

  用票單位和個人已使用過的發票的存根,也應妥善保管。在保管期限內,任何單位和個人都不得私自銷毀。

  4、丟失發票的處理

  業戶發票丟失應書面報告主管稅務機關,併在報刊和電視等傳播媒介上公告聲明作廢。聲明播出或刊登後,業戶要將有關資料報送主管稅務機關備查,稅務機關應將此類聲名分類登記在案,供鑒定真偽發票時參考。丟失數量較多的或可能造成後果較重的,還要抄送到有關部門備查。一般納稅人丟失增值稅專用發票應按照有關規定,在案發當日向當地公安機關和主管國稅機關彙報。

發票保管的制度

  1、專人保管制度。就是要視具體條件,全面實行發票的集中專人保管制度。要確定專人負責發票管理、領發等日常工作。稅務機關及一切用票單位和個人均應按實際需要,設置專職發票管理員。建立嚴格的發票領發制度,並明確其工作職責,建立和實施嚴格的崗位責任考核制度,並且做到定期檢查、獎罰兌現,充分調動他們的工作積極性

  2、專庫保管制度。就是要有專門的發票存放設施,確保發票的安全。各級稅務機關要嚴格按照規定設立專門存儲發票的倉庫,並配備必要的防盜、防火、防霉爛毀損、防蟲傷鼠咬、防丟失等安全措施。用票單位和個人也要配備專櫃,並分門別類、按順序號碼堆放,要有利於存取和盤查。增值稅專用發票的保管實行24小時雙人值班制度。

  3、專帳登記制度。就是要設立發票管理總帳和明細分類帳,對所有集中保管的發票登記入帳,通過帳、表反映發票印、領、用、存數量情況,並由購(領)人員簽章,做到手續齊全,責任清晰,做到帳帳相符,帳表相符,帳實相符。

  4、保管交接制度。發票保管人員調動工作崗位或因故離職時,均須將本人所管發票及領發登記簿,在規定的期限內與接替人員辦理交接手續,由有關人員進行實地監交,交接手續不清不得離職。在發生移交時,均應填制移交清冊,由接替人員逐項核對、清點驗收。對庫存發票應根據“發票領發登記簿”結餘數進行交接。實際庫存數與登記簿結餘數必須一致。不一致時,移交人員應限期查清。交接完畢後,由交接雙方和監交人在移交清冊上簽名或蓋章。用票單位和個人已使用過的發票存根,在保管期限內,任何單位和個人都不得私自銷毀。

  5、定期盤點制度。各級稅務機關及用票單位和個人,定期對庫存未用的發票應進行一次清點,以檢查是否帳實相符。省轄市國稅局每月對增值稅專用發票盤查一次,縣(區)國稅局每旬對增值稅專用發票盤查一次,主管國稅機關每天對增值稅專用發票盤查一次。縣(市)級稅務機關至少每半年對轄區內各基層稅務機關及用票單位庫存發票情況要進行一次帳實稽核工作。若有不符,應查明原因,及時作出處理。

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