采购订单

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采购订单(Purchase Order)

目录

什么是采购订单

  采购订单是指企业采购部门在选定供应商之后,向供应商发出的订货单据。采购订单是采购双方订立采购合同的重要依据,它包括了采购所需的重要细节信息,包括采购数量、商品规格、质量要求采购价格、交货日期、交货地址等。

采购订单的格式[1]

  采购订单的样式和在公司内的传递路线各不相同。不过,任何实用的采购订单所必备的要素均包括头部、正文和尾部。

  1)订单头部,包括订单名称、订单编号、采供双方的企业名称、签订地点、签订时间。

  2)订单正文,包括物料名称与规格、物料数量条款、物料的质量条款、物料的包装条款价格条款、运输方式、支付条款、交料地点、检验条款、保险条款、违约责任条款、仲裁条款不可抗力条款等。

  3)订单尾部,包括订单份数及生效日期、签订人的签名、采供双方公司的公章。

采购订单的的内容[1]

  1.质量条款

  质量是指物料所具有的内在质量与外观形态的综合,包括各种性能指标和外观造型。条款的主要内容有技术规范、质量标准、规格、品牌名。

  在采购作业中,需以最明确的方式去界定物料可接受的质量标准,一般有以下三种方式来表达物料的质量

  1)用图纸或技术文件来界定物料的质量标准。

  2)用国际标准国家标准行业标准来界定物料的质量标准。

  3)用样品来界定物料的质量标准,当用文字或图示难以表达时,常用样品来表示,同时样品也可作为物料的辅助性规格,与图纸或技术文件结合使用。

  2.价格条款

  价格是指交易物料每一计量单位的货币数值。价格条款的主要内容有价格术语的选用、结算币种、单价、总价等。具体包括计量单位的价格金额、货币类型、交料地点、国际贸易术语、物料定价方式等。

  3.数量条款

  数量是指采用一定的度量制度对物料进行量化,以表示出物料的重量、个数、长度、面积、容积等。数量条款的主要内容包括:交料数量、单位、计量方式,必要时还应清楚说明误差范围。

  4.包装条款

  包装是为了有效地保护物料在运输存放过程中的质量和数量要求,并利于分拣和环保,把物料装进适当容器的操作。包装条款的主要内容有包装材料包装方式包装费用运输标志等,具体包括标识、包装方式、材料要求、环保要求、规格、成本、分拣运输标志等。

  5.装运条款

  装运是指把物料装上运载工具并运送到交料地点。装运条款的主要内容有运输方式、装运时间装运地与目的地、装运方式(分批、转运)、装运通知等。在FOBCIFCFR合同中,供应商只要按合同规定把物料装上船或其他运载工具,并取得提单就算履行了合同中的交料义务,提单签发的时间和地点即为交料时间和地点。

  6.检验条款

  在一般的买卖交易过程中,物品的检验是指按照合同条件对交货进行检查并验收,涉及质量、数量、包装等条款,主要包括检验时间、检验机构、检验工具、检验标准及方法等。

  7.支付条款

  支付是指采用一定的手段,在指定的时间、地点,使用确定的方式付货款。支付条款中应说明以下内容:

  1)说明支付手段,可以有货币或汇票两种方式,一般是汇票

  2)说明付款方式,可以是银行提供信用方式(如信用证)、银行不提供信用但可作为代理(如直接付款和托收)方式。

  3)说明支付时间,包括预付款、即期付款、延期付款

  4)说明支付地点,一般是付款人或指定银行所在地。

  8.保险条款

  保险企业保险公司投保,并缴纳保险费的过程。物料在运输过程中受到损失时,保险公司会依据投保单向企业提供经济上的补偿。保险条款的主要内容包括:确定保险类别及其保险金额,指明投保人并支付保险费。依据国际惯例,凡是按CIFCIP条件成交的出口物料,一般由供应商投保;按FOBCPT条件成交的进口物料由采购方办理保险。

  9.不可抗力条款

  不可抗力是指在合同执行过程中发生的、不能预见的、人力难以控制的意外事故,如战争、洪水、台风、地震等,致使合同执行过程被迫中断。遭遇不可抗力的一方可因此免除合同责任。不可抗力条款的主要内容包括:不可抗力的含义、适用范围、法律后果、双方的权利义务等。

  10.仲裁条款

  仲裁协议仲裁条款的具体体现,是指买卖双方自愿将其争议事项提交第三方仲裁机构进行裁决。仲裁协议的主要内容包括:仲裁机构、适用的仲裁程序、运用地点、裁决效力等。

采购订单的制订步骤[2]

  一般来说,采购订单的制定包括以下四个步骤,如图所示。

采购订单的制定步骤

  (一)准备订单计划

  准备订单计划详细步骤主要有四个方面的内容:接受市场需求、接受生产需求、准备订单环境资料和制作订单计划说明书。

  1.接受市场需求。市场需求商品采购的发动机,要想制订比较准确的订单计划,必须熟悉市场需求或市场销售情况。对市场需求的迸一步分解便得到商品需求计划。企业的年度销售计划一般在上一年的年末制订,并报送至各个相关部门,同时下发到销售部门、计划部门、采购部门,以指导全年的供应链运转;企业根据年度销售计划制订季度、月度的市场销售需求计划。

  2.接受生产需求。生产需求对于采购来讲可以称为生产物料需求。生产物:料需求的时间是根据生产计划而产生的,通常生产物料需求计划是订单计划的主:要来源处。为了利于理解生产物料需求,采购计划人员需要深入熟知生产计划以:及工艺常识。在MRP系统之中,物料需求计划主生产计划的细化,主要来源于生产计划独立需求预测、物料清单文件、库存文件;编制物料需求计划的:主要步骤为:(1)决定毛需求;(2)决定净需求;(3)对计划订单下达日期和订单数量。

  3.准备订单环境资料。准备订单环境资料也就是准备供应商群体供应信息t资料。准备订单环境资料是准备订单计划中一个非常重要的内容。订单环境是在:订单物料的认证计划完毕之后形成的,订单环境资料主要包括:

  (1)订单物料的供应商信息。

  (2)订单比例信息。对于有多家供应商的物料,每一个供应商分摊的下单比:例由认证人员产生并给予维护。

  (3)最小包装信息。

  (4)订单周期。它是指从下单到交货的时间间隔。

  订单环境资料一般使用信息系统管理,必要时订单人员可从中查询了解生产:所需物料的采购环境。

  4.制作订单计划说明书。制作订单计划说明书也就是准备好订单计划所需·的资料。其主要内容包括:

  (1)订单计划说明书,包括物料名称、需求数量、到货日期等。

  (2)附件。内容有市场需求计划、生产需求计划、订单环境资料等。

  (二)评估订单需求

  评估订单需求是采购计划中非常重要的一个环节,只有准确地评估订单需:求,才能为计算订单容量提供参考依据,以便制订出好的订单计划。它主要包括以下三个方面的内容:分析市场需求、分析生产需求、确定订单需求评估订单需:求的过程如图所示。

评估订单需求的过程图

  1.分析市场需求。订单计划不仅要考虑生产计划,还要考虑市场需求,分析根据市场需求制订的要货计划的可信度,仔细分析市场合同签订数量、合同剩余量的各项数据,研究其变化趋势,全面考虑要货计划的规范性和严谨性。只有这样,才能对市场需求有一个全面的了解,才能制订出一个使企业远期发展与近期实际需求相结合的订单计划。

  2.分析生产需求。分析生产需求,首先要研究生产需求的生产过程,其次是分析需求量的要货时间。

  3.确定订单需求。根据对市场需求和对生产需求的分析结果,就可以确定订单需求。通常来讲,订单需求的内容是指通过订单操作手段,在未来指定的时间内,将指定数量的合格物料采购入库。

  (三)计算订单容量

  计算订单容量也是采购计划中的重要组成部分,只有准确地计算订单容量,才能对比需求和容量,经过综合平衡,最后制订出正确的订单计划。计算订单容量主要有以下四个方面的内容:分析项目供应资料、计算总体订单容量、计算承接订单量、确定剩余订单容量(见图)。

计算订单容量的过程图

  1.分析项目供应资料。在采购过程中,物料和项目都是整个采购工作的操作对象。对于采购工作而言,在目前的采购环境中,所要采购物料的供应商的信息是一项非常重要的信息资料。例如某企业需要设计一家练歌房的隔音系统,隔音玻璃棉是完成该系统的关键材料。经过项目认证人员的考察,该种材料被垄断在少数供应商的手中。在这种情况下,企业计划人员就应充分利用这些情报,在下达订单计划时就会有的放矢了。

  2.计算总体订单容量。总体订单容量是多方面内容的组合,一般包括两方面内容:一方面是可供给的物料数量;另一方面是可供给物料的交货时间

  3.计算承接订单容量。承接订单量是指某供应商在指定的时间内已经签下的订单量。承接订单容量的计算过程较为复杂。

  4.确定剩余订单容量。剩余订单容量是指某物料所有供应商群体的剩余订单容量的总和。用公式表示为:物料剩余订单容量=物料供应商群体总体订单容量一已承接订单量。

  (四)制订订单计划

  制订订单计划是采购计划的最后一个环节,也是最重要的环节。这一环节主要包括以下四个方面的内容:对比订单需求量和订单容量、综合平衡、确定余量认证计划、制订订单计划(见图)。

制定订单计划的过程图

  1.对比需求与容量。对比需求与容量是制订订单计划的首要环节,只有比较出需求与容量的关系才能有的放矢地制订订单计划。如果经过对比发现需求小于容量,即无论需求多大,容量总能满足需求,则企业要根据物料需求来制订订单计划;如果供应商的容量小于企业的物料需求,则要求企业根据容量制定合适的物料需求计划,这样就容易产生剩余物料需求,需要对剩余物料需求重新制订认证计划。

  2.综合平衡。综合平衡是指综合考虑市场、生产、订单容量等要素,分析物料订单需求的可行性,必要时调整订单计划,计算容量不能满足的剩余订单容量。

  3.确定余量认证计划。在对比需求与容量的时候,如果容量小于需求就会产生剩余需求,对于剩余需求,要提交认证计划制订者处理,并确定能否按照物料需求规定的时间及数量交货。为了保证物料及时供应,此时可以通过简化认证程序,并由具有丰富经验的认证计划人员进行操作。

  4.制订订单计划。制订订单计划是采购计划的最后一个环节,订单计划做好之后就可以按照计划进行采购工作了。一份订单包含的内容有下单数量和下单时间两个方面:下单数量=生产需求量一计划入库量一现有库存量+安全库存量下单时间=要求到货时间一认证周期一订单周期一缓冲时间。

参考文献

  1. 1.0 1.1 傅莉萍.采购管理实务.科学出版社,2010.06
  2. 李世红,李亚云.连锁企业商品采购管理.中国财政经济出版社,2008.8
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