组织设计

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组织设计(Organizations Designing)

目录

组织设计概述

  组织设计是一个动态的工作过程,包含了众多的工作内容。科学的进行组织设计,要根据组织设计的内在 规律性有步骤的进行,才能取得良好效果。组织设计可能三种情况:

  1、新建的企业需要进行组织结构设计

  2、原有组织结构出现较大的问题或企业的目标发生变化,原有组织结构需要进行重新评价和设计;

  3、组织结构需要进行局部的调整和完善。

组织设计的特点

  组织设计有以下特点:

  1、组织设计应当看成是一个过程。

  2、组织设计是随机制宜和因地、因时、因人而异的。

  3、设计建立的组织结构不是一成不变的,组织设计也不是一次性就能完成的事,相反,它是一种连续的或至少说是周期性的活动。

组织设计的必要性分析

  • 组织设计:对组织的结构和活动进行创构、变革和再设计。
  • 个体劳动者或手工作坊不存在组织设计
  • 传统的组织设计建立在劳动分工基础上
  • 复杂环境下的系统、动态权变式的组织设计

组织设计的任务

  组织设计的任务是设计清晰的组织结构,规划和设计组织中各部门的职能和职权,确定组织中职能职权参谋职权直线职权的活动范围并编制职务说明书

  1.组织结构

  所谓组织结构是指组织的框架体系,是对完成组织目标的人员、工作、技术和信息所作的制度性安排。就像人类由骨骼确定体型一样,组织也是由结构来决定其形状。组织结构可以用复杂性、规范性和集权性三种特性来描述。

  • 复杂性。
  • 规范性。
  • 集权性。

  2.组织设计的内容

  尽管组织结构日益复杂、类型演化越来越多,但任何一个组织结构都存在三个相互联系的问题:即职权如何划分;部门如何确立;管理层次如何划分。由于组织内外环境的变化影响着这三个相互关联的问题,使得组织结构的形式始终围绕这三个问题发展变化。因此,要进行组织结构的设计,首先要正确处理这三个问题。

  3.组织设计的成果

  组织结构设计的成果表现为组织结构图职位说明书组织手册

  • 组织图。
  • 职位说明书。
  • 组织手册。

组织设计的影响因素[1]

  由于组织的各种活动总是要受到组织内外部各种因素的影响,因此,不同的组织具有不同的结构形式,这也就是说,组织结构的确定和变化都受到许多因素的影响,这些因素称为“权变”因素,即权宜应变的意思,随着这些因素的变化而变化。

  权变理论认为,不存在一个唯一的“理想”组织设计适合于所有情况,理想的组织设计取决于各种权变因素。

  1.环境的影响
  • 环境的分类和不确定性
  • 提高组织对环境的应变性的原则
    • 对传统的职位和职能部门进行相应的调整
    • 根据外部环境的不确定程度设计不同类型的[[组织结构]
    • 根据组织的差别性、整合性程度设计不同的组织结构
    • 通过加强计划和对环境的预测减少不确定性
    • 通过组织间合作减少组织自身要素资源的过度依赖性
  2.战略的影响
  3.技术的影响
  • 根据制造技术复杂程度进行技术分类
    • 单件小批量生产、大批量生产、流程生产
    • 组织结构特征和技术类型的关系(伍德沃德

  Image:组织结构特征和技术类型的关系.jpg

  • 根据工作的多边形与可分析性进行技术分类(佩罗)
    • 常规技术、工艺型技术、工程型技术、非常规技术
  4.组织规模与生命周期的影响
  • 大型组织与小型组织在组织结构上的区别
    • 规范化程度、集权化程度、复杂化程度、人员结构比例
  • 组织的生命周期阶段
    • 创业阶段、集合阶段、规范化阶段、精细阶段

组织设计的原则

  1、拔高原则

  在为企业进行组织结构的重新设计时,必须遵循拔高原则,即整体设计应紧扣企业的发展战略,充分考虑企业未来所要从事的行业、规模、技术以及人力资源配置等,为企业提供一个几年内相对稳定且实用的平台。

  2、优化原则

  任何组织都存在于一定的环境之中,组织的外部环境必然会对内部的结构形式产生一定程度的影响,因此企业组织结构的重新设计要充分考虑内外部环境,使企业组织结构适应于外部环境,谋求企业内外部资源的优化配置。

  3、均衡原则

  企业组织结构的重新设计应力求均衡,不能因为企业现阶段没有要求而合并部门和职能,在企业运行一段时间后又要重新进行设计,一句话:职能不能没有,岗位可以合并

  4、重点原则

  随着企业的发展,会因环境的变化而使组织中各项工作完成的难易程度以及对组织目标实现的影响程度发生变化,企业的工作中心和职能部门的重要性亦随之变化,因此在进行企业组织结构设计时,要突出企业现阶段的重点工作和重点部门。

  5、人本原则

  设计企业组织结构前要综合考虑企业现有的人力资源状况以及企业未来几年对人力资源素质、数量等方面的需求,以人为本进行设计,切忌拿所谓先进的框架往企业身上套,更不能因人设岗,因岗找事。

  6、适用原则

  企业组织结构的重新设计要适应企业的执行能力和一些良好的习惯,使企业和企业员工在执行起来时容易上手,而不能脱离企业实际进行设计,使企业为适应新的组织结构而严重影响正常工作的开展。

  7、强制原则

  重新设计的组织结构必然会因企业内部认识上的不统一、权利重新划分、人事调整、责任明确且加重、考核细致而严厉等现象的产生而导致干部和员工的消极抵制甚至反对,在这种情况下,设计人员和企业老总要有充分的心理准备,采取召开预备会、邀请员工参与设计、舆论引导等手段,消除阻力,但在最后实施时,必须强制执行,严厉惩罚一切违规行为,确保整体运行的有序性,某些被证明不适合企业的设计可在运行两三个月后再进行微调

组织设计的重点

  • 组织的目标性:使组织内各部分于公司整体经营目标下能充分发挥能力而达成各自目标。
  • 组织的成长性:考虑公司的业绩经营与持续成长。
  • 组织的稳定性:随着公司成长而逐步调整组织是必要的,但经常的组织、权责、程序变更将使员工信心动摇。
  • 组织的简单性:组织的简单将有助于内部协调与人力分配。
  • 组织的弹性:保持基本形态,又能配合各种环境条件的变化。
  • 组织的均衡性:各部门业务量的均衡,将有助于内部的平衡与分工。
  • 指挥的统一性:一人同时接受二位以上主管管理,将使其产生无所适从的感觉。
  • 权责明确化:权责或职责不清将使工作发生重复或遗漏、推诿现象,易使员工产生挫折感。
  • 作业制度化:明确的制度与标准作业可减少摸索时间。

组织设计的程序

  1、设计原则的确定:根据企业的目标和特点,确定组织设计的方针、原则和主要参数;

  2、职能分析和设计:确定管理职能及其结构,层层分解到各项管理业务和工作中,进行管理业务的总设计;

  3、结构框架的设计:设计各个管理层次、部门、岗位及其责任、权力,具体表现为确定企业的组织系统图;

  4、联系方式的设计:进行控制、信息交流、综合、协调等方式和制度的设计;

  5、管理规范的设计:主要设计管理工作程序、管理工作标准和管理工作方法,作为管理人员的行为规范;

  6、人员培训和配备:根据结构设计,定质、定量地配备各级管理人员;

  7、运行制度的设计:设计管理部门和人员绩效考核制度,设计精神鼓励和工资奖励制度,设计管理人员培训制度;

  8、反馈和修正:将运行过程中的信息反馈回去,定期或不定期的对上述各项设计进行必要的修正。

附图:大树模型

  Image:大树模型0.jpg Image:大树模型1.jpg

组织设计实现的含义

  组织在设计好组织方案并进行整合之后,所面临的问题是如何将这种新的设计方案应用到组织当中,使之能够起到提高企业绩效的作用。组织在系统思想的指导下将纸上的方案应用到组织当中,促使组织发生一些变化,这一转变的过程称作组织设计的实现。

  组织设计的实现所指的“在系统思想指导下发生一些变化”是说由组织加以指导的这一活动是有计划展开的,而不是随意发生的。具体含义可以从下面两方面来理解:

  (1)组织设计实现所依据的计划应能具体地制定出来。

  (2)要根据组织设计实现的目标确定“计划”与“实现过程”的关系。

  组织设计的实现在一定意义上等同于变革,但又不同于变革。组织设计的实现是变革理论在组织设计领域的应用,是对变革理论的新发展,是将组织的设计方案应用到企业当中的过程。

企业组织设计实现的前提条件

  组织设计的实施是组织设计不可缺少的一个环节,是促进企业发展的必经之路。借鉴国内外众多企业组织设计实现成败的经验教训,我们总结出了企业组织设计实现的前提条件,即3P4S实施原则。我们认为,企业组织要成功地将组织方案应用到组织当中,必须要遵循领导带头执行、上级领导支持、全体员工认可、与战略紧密相连、有效的激励机制、有力的执行制度和有效的协调机制等七个原则。前三项是直接对人的软工作,可以用3个P(person)来表示;后三项是保证人员有效工作的制度,是成功实施组织设计方案的基础,可以用3个S(system)来表示;最后全部工作都是围绕着正确的战略规划来运作,这是工作的目标和指南,也可以用S(strategy)来表示。为方便记忆,我们将上述七个方面的工作简称为企业组织设计实现的3P4S原则。

  企业是一个系统整体,任何一项组织设计的实现,都必须有很多其他的子系统的配合,或为前提、或为基础。如果这七个方面的工作不能做好的话,组织设计的实现将困难重重。

企业组织设计实现的过程

  组织设计的实现对企业来说,是极具挑战性的。实现的过程所针对的不仅仅是实现对象本身的硬环境,还要涉及到环境营造、企业价值观重塑、沟通体系重建等方面的辅助工程, 组织设计的实现必须进行全面的规划和管理,制定出科学的程序,一步一步地完成组织设计实现的过程。

一、组织设计实现的过程模型

  我们将组织设计的实现过程分为准备、实施和评估三个阶段。

  (1)在准备阶段,必须创造出组织设计实现的动力,必须在组织成员中创造出一种乐于接受新的组织设计的气氛。

  (2)在实施阶段,组织要领导和管理组织设计的实现的进程,组织设计的实现的推动者需要寻求资源支持;并建立协调机制,确保组织各部分尽可能同时发生转变,并确保组织的正常工作和实现活动同时进行。

  (3)在评估阶段,我们要收集有关是实施进展情况和新设计方案的运行情况的信息,分析设计和实施的问题,做出必要的调整。

二、组织设计实现的具体步骤

  (一)准备阶段

  个人和组织一般都倾向于维持现状,只有在对现状十分不满,并确切地了解将要到来的组织设计实现的程度和方向以及为其带来的好处后,组织和个人才会投入精力支持组织设计的实现。因此,产生实现动力的第一步,是员工对现状产生不满意的感觉。另一方面是清楚的表述组织的未来,组织成员提供组织设计实现的正面预期。

  (1)面对现实

  • 确定基准:为了了解当前的现状,组织必须积极地依据顾客的期望、竞争者的优势以及本行业和其他行业的领先者来确定自己的基准,组织可以与之进行对比,发现自己的不足之处。
  • 分析组织的优势与弱点:所有的组织都有与特定的绩效状况或系列战略目标相关联的优势和弱点。人们在收集组织运营现状,并与期望的状况进行对比的过程中,可以发现企业已经到了必须进行巨大的改革的程度,这样会产生支持改革的动力。

  (2)创造组织愿景

  在准备阶段的第二项工作就是要创造一个组织愿景,传递组织设计实现带来的正面预期。愿景可以由两部分组成:一是组织的核心意识形态,二是一个生动的未来前景。

  • 描述组织的核心意识形态:组织愿景的基础就是组织的核心意识形态,它描述了组织的核心价值观和目的并且在较长时期内是相对稳定的。核心意识形态能够为实施方案选择提供终极目标。
  • 构建可见的将来:典型可见的未来包括以下的几个基本要素:第一,有价值且鼓舞人心的目标; 第二,渴望的未来状态。此要素以生动的细节具体地描绘新的组织设计方案是如何实现上述大胆的有价值的成果,它从成员的感情方面激励他们支持组织设计的实现。
  (二)实施阶段

  组织设计的实现不会自动发生,需要投入大量的精力和行动。管理者必须清楚需要多少资源来完成组织设计的实施:资金是否充足、能够使用的时间是多少、是否拥有执行新任务的人员。在实施阶段,高层管理人员还要弄清谁掌握着这些资源,以便综合调度使用。另外,组织设计的实现要遵循一定的实施步骤,要按“图纸”的要求精心组织实施。

  (1)获取资源支持:这一阶段要努力辨别关键的利益相关者,并对其进行影响,使其支持组织设计的实施。

  • 辨别利益相关者:组织设计实施的推动者应努力发现那些从组织设计的实现中获益或受损的重要个体和团队,获得这些信息能使实施的推动者知道应该对哪些人和哪些集团施加影响,使他们接受并支持新的设计方案。
  • 影响利益相关者:常用的影响利益相关者的策略有:第一,确定特定利益相关者的需要,并提供新方案给他们带来的好处的信息。第二种策略是与别的有势力的个体和集团形成联盟或联合,直接与关键利益相关者交往,以及通过各种渠道来影响关键利益相关者,使其支持实施活动。

  (2)管理组织设计的实施过程

  • 制定行动计划:推行组织设计的实施,组织要制定一个行动计划,这个计划应当包括如何帮助企业每个人从自己目前的位置走向目标点的机制,应当涵盖情感、认知及行为等多个维度。
  • 建立协调机制:实施过程中,除了保证企业运营的各种组织和机制之外,还需要建立协调机制以协调企业各部分同时发生的转变。协调机制的另一个作用是使组织结构方面的调整尽量不要影响正在向客户提供的产品和服务,否则,组织设计的实施也就失去了其本意。
  (三)评估阶段

  一旦组织设计方案开始实施,就应对其进行评估,评估不但包括实施完成后对实施效果的评估,还包括实施过程中的评估。

  (1)对组织设计实现的结果评价

  组织设计新方案的总体效果是很难全面衡量,我们选择了常用的两种评价方法, 一种是效果的权变评价法,另一种是效果的平衡评价法

  A、效果的权变评价法

  • 目标评价法。效果的目标评价法包括识别组织的产出目标以及测评组织在何种程度上实现了这些目标。这种方法的优点是产出目标易于衡量。缺点是组织的目标是多重的,而且,有些是难以定量的主观指标,因此,衡量这些目标完成程度的客观性问题是这一评估方法需要注意的。
  • 资源评价法。通过考察组织获取转换过程所需资源并成功加以整合和管理的能力来衡量组织的效能。这种评价方法的优点是当效果从其他方面的评价指标中难以取得时,这种方法就非常有用。缺点是这种方法对组织与外部环境中顾客需要的联系考虑不清,资源评价法最适合在目标达成情况难以衡量时使用。
  • 内部过程评价法。这种方法通过组织内部的健康状况和效率来衡量组织效果。这种评价方法的优点是同时考虑资源利用率与内部功能的协调性,不足之处是它没有评价总产出和组织与外部环境的关系,另外对内部健康和运行状态的评价往往带有主观性。

  B、效果的平衡评价法

  效果的平衡评价法主要有利益相关者评价法和冲突价值观评价法。

  • 利益相关者评价法。这是一种综合考虑组织的各种不同活动的评价方法,把利益相关者的满意程度作为评价组织绩效的尺度。这种评价方法的优点是它能够全面地反映组织的效果,特别是适应性方面。既考虑了组织内部因素也考虑到了环境因素,并且把对社会的责任也考虑了进去;不足之处是,有些指标难以衡量,如员工的满足、社区服务等,只能采取主观方法进行评价,这影响了评价结果的准确性。
  • 冲突价值评价法。它综合考虑了管理人员和研究人员所采用的各种不同的绩效标准,总结出能反映组织中持有相互冲突的管理价值观的人们对效果评价标准的各自不同的侧重。价值观标准的第一个维度是组织的关心点,指的是组织的主导价值观是关注内部因素还是外部因素。价值观标准的第二个维度是组织的结构,指结构设计的主要注重面是稳定性还是灵活性的,结构和关心点这两个维度结合起来,就形成了组织效果评价的4种模式。这种评价方法的主要贡献是:一是它将效果的几个方面的不同认识有机地结合到一个模式中,它综合了产出目标、资源获取、人力资源开发等思想,把这些作为组织将要力图实现的目标。二是这种方法将效果标准提高到了价值观的高度来认识,并说明了各种看似对立的价值观是如何可能并存的。

  (2)组织设计实现的过程评价

  仅仅对组织设计实现的结果进行评估是不够的,还需要对改革过程本身进行评估,组织设计实现过程的评估包括两个方面的内容:一是组织设计实现过程是否保持原定规划进行;二是组织设计实现过程的效率和效果。组织设计实现过程中可能出现两类问题:一类是执行偏离原方案,一类是方案与实际脱节,组织设计的实施执行机构应该区分不同的问题,采取不同的办法解决这类问题,组织设计的实现过程的效率和效果可以从三个方面进行评估,组织设计的实现的成本,组织设计的实现的速度、未预料到的行动和事件。

  (3)评估中应注意的问题

  • 要正确对待组织设计实现中的“滞后”现象。
  • 与高层领导人建立协作关系,共同探讨评价体系。
  • 要善于发现进步,正确评价进步。
  (四)建立有效的反馈机制

  在整个组织设计实现的三个阶段当中,为了获得有关实现进程的信息,组织需要建立超越日常经营所需的多种反馈机制。这种反馈机制能够以一种连续、及时和可靠的方式从高层领导、中层管理人员、一线管理人员、雇员以及顾客和主要的利益相关者那里获得设计实现情况的信息。企业应在各个层次设立情报收集中心和信息评审机制,以便对在向目标状态过渡的过程中出现的变化有充分的了解并做出及时的反应。

组织设计实现的阻力

  我们将实现的阻力分为个体的阻力和组织的阻力两个方面。

  (一)个体的阻力

  (1)担心失败的风险性造成的阻力:组织设计实现的结果常常具有很大的不确定性和风险性。这在客观上造成组织设计的实现阻力的原因之一。

  (2)经济因素造成的阻力:经济收入在人们心目中有着举足轻重的地位,如果组织设计的实现会使个人的直接或间接收入降低的话,必然会受到抵制。

  (3)心理因素造成的阻力:组织组织设计的实现首先会打破原有的稳定格局,使现有已知的东西变得模糊不清和不确定,这意味着组织要打破原有的心理平衡,使他们产生某种程度的不安全感,因而抵制组织设计的实现。

  (二)组织的阻力

  (1)组织惯性:组织的惯性一种是组织结构层面上的惯性行为。另一种组织的思维惯性。组织的惯性思维可以帮助组织稳定现状,但对于组织的进一步发展却会产生阻碍。

  (2)资源限制:除了一些组织想保持现状外,有些组织很想进行转变,但是却没有足够资源。另外,现存的基础设施如体系、技术、设备及组织结构等难以支持新的工作方式,企业可能根本无法获得改变所需的大量资金和时间。

  (3)组织文化:文化支撑着企业的长远发展。企业文化一旦形成传统,就认为员工的行为是理所当然的,一旦进行组织的转变,文化就会在深层左右人们的行为。落后的企业文化会束缚组织前进的脚步,成为阻碍组织设计实现的力量。

  (4)组织间的协议:组织间的协议给人们规定了道义上、法律上的责任,这种协议可以约束人们的行为,所作的变革如波及到一些其它组织的成员的情绪,那些组织也会通过某种方式进行干预。

参考文献

  1. 高树军.《管理学》.第八章 组织设计.河北大学
  • [1] 孙耀君.西方管理思想史.山西人民出版社,1987 年版.
  • [2] 芮明杰.管理学:现代的观点.上海人民出版社,1999年版.
  • [3] 理查德•L•达夫特.组织理论与设计.清华大学出版社.2003年版.
  • [4] 彼得•圣吉.变革之舞.东方出版社.2001年版. 
  • [5] 托马斯•卡明斯,克里斯托弗.组织发展与变革.清华大学出版社,2003年.
  • [6] 约翰•P•科特,丹•科恩等.变革之心.机械工业出版社,2003年版.
  • [7] 王雪莉.影响中国企业组织变革成功因素研究.清华大学博士论文,2003.
  • [8] 周晖.企业组织变革研究——基于变革对象的组织变革理论.上海财经大学博士论文,2003年.
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知识不用看,大咖讲你听
好啊

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