备货作业

出自 MBA智库百科(https://wiki.mbalib.com/)

　　备货作业是指在接受订货指令、发出货票的同时，备货员按照发货清单在仓库内寻找、提取所需货品的作业。

　　备货是配送的基础工作，是配送中心根据客户的需要，为配送业务的顺利实施而从事的组织商品货源和进行商品储存的一系列活动。

　　配送中心接到客户的订单后，必须拥有相应的足够的商品保证配送，包括具体的商品品种、商品等级、水平规格及商品数量。若配送中心是大型或综合型的“存货式配送”，可以利用现有的商品满足客户的需要，及时按客户订单进行配送；但如果配送中心是小型的“订单式配送”，就必须立即组织备货人员联系供货商，组织客户所需要的货源。

　　虽然各配送中心组织货源的方式不同，但各类配送中心的备货人员都必须掌握全面的商品专业知识和采购信息，熟悉各类商品的供货渠道和供货最佳时间，在进货指令下达后，能够及时购进或补充客户所需要的商品，保证配送的按时完成。

　　实施“存货式配送”的配送中心，其备货作业还需要备货人员掌握相应的货物存储专业知识，更好地养护与保管储存的商品，保证储存商品的在库质量，同时运用科学的库存管理知识，监测各类库存商品的数量，及时提出补充货源的建议，做到仓库商品先进先出，随进随出，既不过量存储商品，占用资金，又能保证配送的正常进行。

　　作为配送活动的准备环节，备货作业包括两个基本内容，即组织货源和储存货物。

　　1.组织货源

　　组织货源又称为筹集货物或采购货物。是配送中心开展后续配送业务活动的龙头。组织货源包括以下步骤。

　　(1)制定货源需求计划：根据客户的配送需求，制定货源需求计划，包括货物的品种、数量、规格、进货时间等。

　　(2)选择供应商：对供应商的资格、供应商的能力等进行评价，选择合适的供应商。

　　(3)发出采购订单：供应商确定后，向供应商发出来购订单，签订购货合同。

　　(4)商品入库验收：对供应商运达的货物进行验收，以确保购进产品的数量和质量。

　　(5)评价货源组织工作：对整个货源组织工作进行评价，不断进行改进，同时与满足企业要求的供应商建立长期的联系。

　　影响配送中心组织货源的因素很多，包括配送中心的类型、规模，能够接受的进货成本，购进产品的种类、产地、数量及具体备货人员的能力，等等。备货人员要不断适应经济发展的需要，不断更新自己的理念，调整备货方式，为企业寻找到合适的供应商，组织好货源。

　　2.储存货物

　　储存货物是配送中心组织完货源之后完成进货活动的延续，在配送中心，适量的库存可保证客户的需求，使配送工作得以顺利进行。

　　配送中心的货物储存有两种表现形态。一是暂时储存，即按照分配货作业的要求，在拣选场地储存少量的货物；二是储备形态，即按照一定时期配送活动的要求和货源到货周期有计划地储备商品。储备形态是使配送持续运作的资源保证，其储备是否合理，直接影响到配送的整体效果，通常要注意以下几个方面。

　　(1)合理的储存数量。

　　 合理的储存数量是指在一定的条件下，根据企业具体经营情况、为了保证配送业务正常进行所制定的合理的储存标准。确定合理的储存数量要考虑客户的需求量、配送中心的条件、配送周期、配送过程的需要及配送企业的管理水平等因素的影响作用。

　　储存数量由经常储存和保险储存两部分构成，经常储存是指配送中心为了满足日常配送需要的商品储存；保险储存是为了防止因商品需求变动而造成影响，避免商品脱销，保证连续不间断地配送而建立的储存。两种储存量的确定，要在考虑各种影响因素的基础上运用科学的方法计算得出。

　　(2)合理的储存结构。

　　储存结构是指不同品种、规格的商品之间储存数量的比例关系。由于配送中心需要配送的商品品种多、数量大，特别是大型的综合配送中心，商品种类更是干差万别，客户对不同商品的需求量是不同的，并且各种需求在不断地变化。因此，配送中心在确定合理储存数量的同时，还要特别注意不同的商品储存数量之间的合理Uf/6l[千万风什加/卜v十市门J、4f六躺r县翻右曰J1女方全士协66段n向

　　(3)合理的储存时间。

　　储存商品的目的是为了满足客户订货需要，因此，配送中心在确定商品合理的储存时间时要注意该种商品的生产周期和商品的物理、化学及生物性能，使商品既不能脱销断档。又能最大限度地减少商品的损耗，确保商品的质量。

　　(4)合理的储存空间。

　　商品储存的合理空间就是在仓库内合理地摆放商品。商品的摆放要有利于商品的配送，拥有较大库存的配送中心一般规模较大，经营品种较多，有条件的配送中心可以建立高架自动立体仓库，按不同类别、不同配送客户的需要设置多个出货点，在合理布置商品存放货架时，还要注意为机械设备的作业留有足够的通道，还要保证仓库的安全空间。

　　在商品的储存期间。商品表面上是处于静止状态的，但从物理、化学及生物角度分析，商品内部是在不断变化的，这种变化可能影响商品的使用价值。同时，环境的因素可能使这种变化加速。因此，配送小心的管理人员要时刻注意储存场所温度、湿度等条件的变化，防止和减少外界不利因素的影响，延缓商品质量的变化过程，降低商品的损耗。

　　1.备货可使配送中心的配送活动得以顺利开展

　　作为配送中心实施经营活动的基础，备货作业是配送中心各项具体业务活动的第一步。任何配送活动，如果没有相应的货物作保证，再科学的管理方法、再先进的配送设施，也无法完成配送任务，配送也变得没有任何意义，可谓“巧妇难为无米之炊”。作为“炊中之米”，备货业务开展的好坏，直接影响配送活动和其他后续活动的开展。如果备货人员拥有各类商品的供货信息，熟悉各种供货商的供货能力、供货成本、供货时间，能够及时地按照客户的订单组织货源，根据企业的需求补充库存，就可使企业的配送业务顺利地开展下去，通过良好的配送服务赢得客户的认可，获得良好的企业信誉，为企业的进一步发展打下基础。

　　2.备货可以使社会库存结构合理，降低社会总成本

　　生产企业的原材料、零部件及产成品由配送中心统一提供，可使生产企业用于购买原材料、零部件及进行销售的资金有所减少，进而降低了企业的生产总成本，使企业的产品在市场上更具有竞争力。同时企业不需要投入过多的人力、物力用于原料的购进和产成品的储运，企业可以拥有更多的生产能力和市场销售能力，可以生产出更多更好的产品销售到更广泛的地区。

　　配送中心的出现，为企业的发展创造了更大的空间，使“零库存”成为可能。但订单的多少，直接来自于企业的备货能力。企业备货能力强，能够根据市场的需要，客户的要求，及时、准确、保质、保量地将产品安全地配送到指定地点，就会赢得客户、赢得市场，同时也使自己获得利益。

　　3.备货可使配送中心节约库存空间，减少配送成本，增加经济效益

　　通过科学的备货方式，配送中心可以确定适当的库存商品数量、合理的库存结构。在减少不必要库存占用的前提下，使库存成本下降，从而降低产品的配送成本。与此同时，由于调整了库存结构，剔除了不合理的库存占用，使企业拥有了扩大业务的空间；新业务的增加，又增强了企业适应市场变化的能力。从而提高了企业的整体经济效益。

　　1.与MRP系统相结合的备贷方式

　　MRP系统是一种以物料需求计划为核心的生产管理系统。在为生产企业实施原材料、零部件配送时，配送中心可以针对其多品种、少批量的特点。利用资源共享的优势，将客户、配送中心及供应商三位一体，运用MRP系统进行备货。在MRP系统中，针对物料需求在品种、数量和交货期等方面要求的细化所带来的管理复杂性而开发了计算机信息管理系统，配送中心可以利用这一系统，将客户的需求计划、供应商的供货信息和白己的配送计划集成起来，实行同步性一次生成采购计划。如果需求有变化，只要将相关数据输入计算机管理系统，经过系统运算，就可重新编排采购计划。以下是运用MRP系统进行备货的主要步骤。

　　(1)商品查询

　　通过商品快速分类查询，对每一商品，按需用的额度，规定优先原则。品的品种规格基础上，保持一定批量以争取优惠。

　　(2)编制计划在简化采购商

　　编制习以延续到未来某个任意时期的周密计划，既可以按需采购，又可以保证足够的采购提前期和采购预算，防止因突发性采购而增加额外的采购费用。

　　(3)控制采购权限，规范采购管理

　　在系统中设置每一个采购员的采购范围和支付权限，规定超过限额的审批层次和权限内容。

　　(4)控制库存量

　　对每一种商品规定最大储存量和最长储存期限，超过最大值时，系统将发出提示信号。

　　(5)建立供应商文件认证目标，以保证购进商品的质量

　　对没有建立相关文件的供应商，系统将拒绝向其采购。

　　(6)通过提供多种查询途径(如采购单号、供应商号)跟踪采购订单以及采购合同的执行情况

　　(7)控制付款程序

　　付款前，系统将自动进行一系列对比，如商品性能、合格数量、交货日期与采购单是否一致，报价单与发票金额是否一致，各项相符后才能执行支付程序。

　　运用MRP系统进行备货，可以使配送中心简化采购计划和调配，形成批量采购，简化运输管理，减少库存，降低配送成本，提高整体配送效率。

　　2.以JIT方式为主的备贷方式

　　JIT(just in time)的理念是“在恰当的时候，把恰当的商品以恰当的质量、恰当的数量送到恰当的地点”。体现在生产上就是准时进货、准时生产、准时销售；体现在配送中就是准时进货、准时配货、准时送货。恰时恰量的准时进货是JIT方式的关键，如果进货太多大早，就会增加企业库存，提高库存成本，降低企业效益；而进货太迟太少，又会影响生产和配送进程，同样也会影响企业效益。利用JIT方式进行备货，一方面可以保证各种商品订货量的准确性及相应的产品质量；另一方面可使企业得到准确和及时的批量运输。以下是实施JIT方式备货的主要步骤。

　　(1)实施看板管理

　　所谓“看板”就是一种用来传递信息或指令的卡片，应用于配送过程的各个环节，是控制各环节之间的生产数量、时间、进程的一种凭证。看板管理是看板作为生产指令、取货指令、运输指令，用以控制生产量和调节生产计划的一种管理方法。它是在生产过程中，由下道工序(要货单位)根据看板卡片规定的品种、数量和时间，到上道工序(供货单位)领取原材料或物品，确保各生产环节准时、合理、协调地进行生产的一种控制方法。

　　看板管理的特点是，把传统工序中由前工序向后工序送货制，改为后工序向前工序取货制，去掉了各环节中不必要的商品储存，达到了准时化生产的要求，减少了资金占用，提高了生产效益。

　　(2)获取信息，进行订货

　　配送中心的订货人员通过JIT独特的看板信号系统获得需求信息后，再利用供应链关系的信息共享系统与供应商及时交换采购商品的供应信息，及时确定采购量，进行网上采购。

　　(3)确定需求数量

　　备货人员利用与供应商建立的一种即时采购和即时供应的利益伙伴关系，保证所需数量的正确性。

　　(4)确定进货时间

　　根据客户不同的要货时间，备货人员规定供应商将货物运抵配送中心的具体时间。

　　配送中心的备货方式中还包括定量、定期、经济订购批量等传统的方式。这些方式虽然是就配送所需而采购，但是采购的终点是静止的库存。其采购费用的降低是以库存费用的增加为代价的，采购的订货量也与库存水平密切相关，配送中心在利用时可与库存理论中的订购发生内容相结合。

　　备货作业的改善方法有以下几种：

• 组织货源的流程合理。
• 精选供应商，建立伙伴矢系。
• 与MRP系统相结合的备货方式
• 以HT方式为丰的备贷万式。