会议产业

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会议产业(Meeting Industry)

目录

什么是会议产业

  会议产业是指以规模化、集中化、现代化的手段运作会议及相关活动,带动交通、住宿、 商业餐饮、购物等城市相关产业发展的一种综合性产业。

会议产业的特点[1]

  会议产业就其本质而言是一个传递信息的枢纽,起着上传下达、科技推广、交流信息等作用。它的参与者不是行政指派,而是来自于市场。吸引人们参加的唯一原因是会议符合参加者自己的需要。会议产业作为现代服务业的组成部分,具有如下特性。

  会议产业是一个与其他产业关联度较强的产业它紧密联系交通、宾馆、餐饮、商业、旅游、展览等产业,最终为客户在异地提供一体化的信息沟通、思想交流的平台。

  会议产业对于举办城市而言具有外部性会议产业的发展具有扩大城市影响、提高知名度的作用。一个地区举办国际会议的多少,象征着地区经济、政治、文化、科技等诸多方面的雄厚实力。同样,召开国际会议的多少也是衡量一个城市是否符合国际大都市要求的标志之一。

  会议产业属于比较敏感的行业,当经济处于不景气时,会议产业容易受到重创。各协会活动经费减少,公司财务紧张会导致会议需求减少。国际恐怖袭击、地区政局动荡以及传染性疾病蔓延(如SAILS)也会对会议产生直接的负面影响。

  就单个会议而言,参会人员的会费具有刚性特点。由于参会人员往往是代表组织参会,在住宿、餐饮和乘坐交通工具上的选择会遵循本组织的标准或组会方的要求,且这种标准往往会高于普通游客。

会议产业的分类[2]

  按会议的举办单位、规模、性质、内容、活动特征及购买者营利性与否可对会议市场作如下划分。

  (1)按举办单位分.

  一般认为按照举办单位的性质不同,可将会议分为三类,分别为公司类会议、协会类会议和其他组织会议。

  公司类会议

  公司会议的规模不一,小到几个人,大到上千人。公司管理者强调的是信息传递,而公司内部信息传递的最基本方式之一便是会议,因此:公司类会议的数量极其庞大。有关机构在做会议数量统计时,很难准确统计公司类会议的数量,因为很多公司并不愿意对外宣传内部会议。如果将公司类会议比作冰山,那么他们中被纳入统计资料的仅是冰山一角。公司会议通常以管理协调技术为主题,具体可分为销售会议、经销商会议、技术会议、管理者会议及股东会议等。

  协会类会议

  协会类会议在会议市场中同样占有相当重要的位置。协会因人数和性质而互不相同,它们的规模从小型地区性组织、省市级协会到全国性协会乃至国际性协会不等。协会大致可以划分为行业协会、专业和科学协会、教育协会和技术协会等类型。其中,行业协会被认为是会议业最值得争取的市场之一,因为协会的成员多为业内成功管理人员。此外,协会类会议常常与展览结合举行,二者相辅相成,吸引了大批人流、物流信息流

  其他组织会议(主要指公共部门)这类会议的典型代表是政府机构会议,如许多人在电视上看到过政治l生会议。电视镜头中显现的虽然是主会场,但是不难想象这类会议的背后对小型会议室、套房和宴会等设施的需求。在省市一级、中小规模的政府机构会议的召开十分频繁,从而形成了可观的市场。在很多国家里,工会同样是重要的会议举办者。

  (2)按会议规模分

  根据会议的规模及参加会议的人数的多少,可将会议分为小型会议、中型会议、大型会议及特大型会议,见表1。

Image:会议规模分类.jpg

  (3)按会议的性质和内容分

  年会(convention) 年会是就某一特定主题展开讨论的聚会,议题涉及政治、经贸、科学、教育或者技术等领域。年会通常包括一次全体会议和几个小组会议,年会可以单独召开,也可以附带展示会。多数年会是周期性的,最常见的周期是一年一次。参加年会全体会议的人员通常比较多,一般要租用大型宴会厅、会议厅,小组会议上讨论的是具体问题,所租用的是小型会议室。正是由于这些特性,年会也是会议市场最为活跃的因素。

  专业会议(conference) 专业会议的议题通常是就其具体问题展开讨论,可以召开分组小会,也可以只开大会。就与会者人数而言,专业会议的规模可大可小。

  代表会议(congress) 这个词最常在欧洲和国际活动中使用。他常指在本质上同conference这样会议相同的事件或活动。只有在美国,这个词是用来指立法机构。(代表)大会的出席人数差别很大。

  论坛(forum) 论坛的特点是反复深入的讨论,一般由小组长或者演讲者来主持。论坛可以有许多听众参与,并可由专门小组成员和听众就问题的各方面发表意见和看法。两个或更多的讲演者可能持相反的立场,他们对听众发表讲演而不是互相讲给对方听。主持人主持讨论会并总结双方观点,允许听众提问。所以会场必须对这种论坛会议提供多个话筒。

  座谈会{symposium) 由一位主持人(moderator)主持,由一小群专家为座谈小组成员(panelist)针对专门课题提出其观点再进行座谈。有时仅限座谈小组(panel)自行讨论,有时也开放和与会者相互讨论。

  讲座(1ecture)

  研讨会、专家讨论会、讨论会(seminar) 一项集会(meeting)或该集会另外为了对共同有兴趣的某一或某些主题举办进行公开讨论的讨论会。与会者的身份等先均要被认可,其过程一般是由一位主持人(moderator)主持,先请各讨论成员(panelist)或发言者(presenter)对与会者发表不同甚至相反的意见与想法,再进行反复的讨论,最后由主持人做出结论。

  专题讨论会(workshop) 由某一领域内的一些专家集会,就某一特定主题请专家发表论文,并共同就问题加以讨论做出建议。它类似forum,参与人数较多,期间在2—3天左右,进行方式较为正式,且较少如forum有妥协的性质。

  专门小组就某一问题公开进行的讨论会(panel)
  培训性会议{trainingsessions)
  奖励会议(incentivemeetings)
  (4)按会议的活动特征分

  商务型会议 一些公司、企业因其业务和管理工作发展需要在饭店召开的商务会议。出席这类会议的人员一般是企业的管理人员和专业技术人员。他们对饭店设施、环境和服务都有较高的要求,且消费标准高。召开商务会议一般选择与公司形象大体一致或更高层次的饭店,如大型企业跨国公司一般都选择当地最高星级的饭店。商务型会议在饭店召开常与宴会相结合,会议效率高、会期短。

  度假型会议 公司等组织利用周末假期组织员工边度假休闲,边参加会议。这样既能增强员工之间的了解,以及企业自身的凝聚力,又能解决企业所面临的问题。度假型会议一般选择在风景、名胜地区的饭店举办。这类会议通常会安排足够的时间让员工观光、休闲和娱乐

  展销会议 参加商品交易会、展销会、展览会的各类与会者入住饭店,住店天数比展览会期长一两天,同时,还会在饭店举办一些招待会、报告会、谈判会和签字仪式等活动,有时晚间还会有娱乐消费。另外,一些大型企业或公司还可能单独在饭店举办展销会,整个展销活动全在饭店举行。

  文化交流会议 各种民间和政府组织组成的跨区域性的文化学习交流的活动,常以考察、交流等形式出现。

  专业学术会议 这类会议是某一领域具有一定专业技术的专家学者参加的会议,如专题研究会、学术报告会、专家评审会等。

  政治性会议 国际政治组织、国家和地方政府为某一政治议题召开的各种会议。会议可根据其内容采用大会和分组讨论等形式。

  培训会议 用一个会期对某类专业人员进行有关业务知识方面的技能培训或新观念、新知识方面的理论培训,培训会议可采用讲座、讨论、演示等形式。

  (5)按会议购买者是否营利性分

  营利性组织会议 如公司会议、产业性协会会议。

  非营利性组织会议 主要是指政府单位。非营利性组织市场中一个最重要的市场细分是社交、军人、教育、宗教和联谊团体的集合组织。该团体的缩略语形式为SMERF。

会议产业的产业体系结构[2]

  毫无疑问,会议产业属于服务业,但其涉及范围却非常广泛。每1元会议收入可以带动相关行业10~15元的收入。会议经济涉及很广,从上游到下游,从酒店餐饮到旅游、广告、设计、装潢、市场调研等,且带动性很好,能够带动服务、交通、旅游、住宿、餐饮等相关产业的发展,见图1。

Image:会议产业带动相关产业的发展.jpg

  会议产业的整个产业体系由“购买者”、“提供者”、“中介机构”和“其他相关组织’’构成。其中,购买者分“公司类购买者”、“协会类购买者”和“公共部门类购买者’’等,提供者包括会议地点、举办地和其他提供者。中介机构含各种代理商中间商如PCO(专业会议组织者)、DMC(目的地管理公司)及会议产品生产公司等。此外,会议产业中还涉及新闻媒体机构、培训机构等其他相关组织。

  购买者是指会议的组织者和策划者。他们常常雇佣各种“代理”服务。与此同时,提供者也与中介单位进行全方位的广泛合作。购买者、提供者和中介机构又时时需要其他相关组织的支持和合作。具体来说,会议产业的产业链由以下各部分组成。

  (1)购买者

  公司类购买者 系指为公司性组织而工作的会议组织者。公司性组织则是指主要以盈利为目的、从而为了对其所有人提供财政收益而兴办的公司。其所有人可以是家族式企业的所有人,也可以是大的上市公司股东,可以是制造公司,也可以是服务公司。

  专门设立会议或活动管理部门的公司为数甚少,大多数公司把主办会议的工作转交给代理机构去做。从广义上来讲,大多数这种公司活动都由销售和市场部、培训和人力资源部以及中心行政管理部门(包括公司的秘书在内)具体负责操办。这些相关负责人员常常变化很大,有的时候他们的任务可能只是获取举办某项活动的可能地点的信息;而有的时候则是让他们全权负责活动的策划和运作。

  会议的决策(选址、预算、活动的规模、演讲人、会议的策划程序内容等)由公司类的会议组织者、部门经理总经理,或者一组顾问人员负责。决策过程直截了当,动作快捷。公司类活动有诸多不同的类型,规模也各不相同。公司的活动分为内部活动和外部活动。内部活动的与会者都是公司的员工(例如销售会议、管理大会、全体员工会议等)。而外部活动则是客户关系管理战略的重要组成部分,公司想通过这种形式与他们的重要客户建立一种长久的关系。

  协会类购买者 协会类会议组织者和购买者范围广泛,通常是指一些非盈利性组织,是为其会员和规模较大的社团提供服务,这其中包括专业类或贸易类协会和机构、志愿者协会和学会、慈善团体、宗教组织、政党、贸易联合会等。

  协会的决策过程与公司部门有所不同。许多较大的协会,即使设有组织会议的专职人员及有时设有活动的组织部门,通常也都要有会员选出的管委会决定到哪里召开年会。全国性的协会一般遵循几种模式,或者轮流主办他们的主要年会。由于协会类会议规模较大,所以常常要在专门的会议中心或会展中心召开。

  公共部门类购买者 公共部门在许多方面与协会部门毫无二致。如地方政府和市政府、中央政府的各个部门、教育团体以及医疗卫生服务机构等。这些组织都是非营利性的,可以使用公共资金。即便如此,仍有一种明显的趋势,即这些公共部门的组织都订购较高标准的设施。

  工商企业类购买者 这种购买者一旦在商业或科技领域发现热点,就会策划和组织一个会议,邀请高层次的演讲人和专家对这个热点问题进行演讲、讨论和辩论。工商企业类购买者的目的,是向愿意付费参加会议的任何人出售会议的参与机会。这种类型的会议一般都是由出版社、贸易协会、科研团体或个体会议组织者等组织的。

  (2)提供者

  提供者系指从外部租用会议地点、举办地和其他专门服务的部门。在这些提供者中,专门从事会议业的很少。我们把会议业的提供者划分为三种主要类型,即会议地点、举办地、其他。

  会议地点 主要指饭店(宾馆)、专门的会议中心、大学和其他学术机构、国家或市政会议地点等。

  ·一般饭店(宾馆)占到了全部会议地点的大约2/3到4/5,这对于公司会议市场尤为重要。加入会议市场的饭店(宾馆)的主要类型有:城市的中心饭店,距国家和国际交通设施较近的饭店,国家级宾馆。但是也可以看到,一般的酒店已经认识到已有的标准多功能厅已经不能满足当代会议组织者的要求,在会议室设施和设备的改扩建时还应该投入比较大的资金,以建立会议产品的品牌

  ·专门的会议中心,既可以提供住宿也可以不提供住宿,专门用于举办会议时使用,可接纳成百甚至上千人的活动。

  ·大学和其他学术机构的会议地点,主要是一些学术会议,经常会选择在大学等学术机构的会议地点召开,但会议条件往往会受到一定的限制,现在投资建造会议设施的学术性会议地点数量也在不断增加。

  ·国家或市政会议地点,主要是一些公共部门的会议场馆,比较有专业性。

  ·不常用的会议地点,不常用的会议地点之所以能够具有吸引力,是因为他们能够给会议带来一种特殊的气氛,多年之后在人们的心目中留有记忆。

  举办地 既可以是一个国家(国家性举办地),也可以是某个国家内的没有明显界限的不连续的区域。每个会议举办地都必须含有一系列有助于吸引会议商务的会议地点、设施、景点、支持服务和适当的基础设施

  其他提供者 为了向会议的购买者提供全方位的服务,会议业必须利用许多不同提供组织所提供的服务,包括:视听设备承包商;远程通信设备提供者;交通业主;翻译;宴会后发言人,演出者,花饰承办人,展览会和展示会的承办人,开发计算机软件的公司等。

  (3)代理和中介机构

  “代理”系指各种既是提供者又是购买者的不同组织。他们代表客户行使购买职能,作为中介人,通过协议帮助策划和运作会议或类似的活动。代理的形式多种多样,其含义也混淆不清。下面是会议业内存在的主要的中介机构的类型。

  专业会议组织者 专业会议组织者又称为专业会展组织者,他们常常缩写为PCO(还可能称为活动管理公司)。帮助组织会议的PCO的职能:①研究和推荐地点;②帮助策划会议及相关社会活动项目;③为与会者预订住宿,策划与会议同时举办的展览和展示会;④编制预算和处理会议的全部财务问题。PCO一般要向客户组织收取管理费用。主要包括以下内容。

  ·会议选址、预订和联系

  ·与会代表住宿的预订和管理

  ·活动的营销,包括会议程序和宣传材料的策划、公关传媒的协调以及向管委会和董事会提交报告

  ·会议程序的策划、发言人员的选择和情况简介

  ·提供会议的秘书,处理代表的登记事务、会议人员的招聘和情况介绍、协调代表的旅游安排

  ·组织展览和展示,包括销售和营销

  ·咨询和协调视听服务和活动的生产,包括提供多语种的翻译服务

  ·策划会议的招待服务工作,联系要人、参加会议和宴会的人员,以及独立的招待服务公司·安排社会活动,旅游项目和技术性的参观访问

  ·安排安全事务和健康咨询

  ·记录、抄录和编制拟出版的会议录,制作宣传海报,加工文摘

  ·准备会议专款,管理活动的收入和开支、编制举办会议、展览会和卫星会议的收入处理增值税和保险事务

  ·准备与会议地点和其他提供者的合同

  会议生产公司 这种公司专门操办会议:设计和为会议配置设备、提供照明和音响系统、展示技术(例如VCD或DVD、数据投影、背部投影、高射投影、卫星会议、网络广播),以及特殊效果。他们专长于视听和通信技术,但要求他们的技术必须适于不同客户的需求。他们还需要有创意和舞台布置技巧,因为会议都必须作专业舞台设计,并应当为与会人员留下难忘的、鼓舞人心的经历。

  举办地管理公司 举办地管理公司(DMC)是奖励旅游市场中的专业主体(还可以对会议的组织者提供服务,特别是对境外组织会议提供服务)。DMC是一种地方性服务组织,他根据对举办地的深刻了解和对奖励和动因市场的需求,提供咨询服务、举办有创意的活动和提供合理的模范管理。由于提供的这些服务专业性都很强,所以需要支付费用和支付委托费用。当某个购买者知道他想在某个特殊举办地组织一次奖励会议时,他就可能雇佣某个DMC的服务,寻找地点、预订客房、帮助安排交通工具,以及计划旅游线路和社会活动项目(例如,特殊兴趣的参观、主题公园及一些不常见到的活动),甚至提供奖励给获奖人的奖品。

  我们可以看到,PCO和DMC的工作之间有明显的重叠。目前,DMC常常必须具有PCO的某些专门知识。

  商务旅游代理公司 这是旅游代理的一种形式,但主要是满足商务用户而不是大众的需求。他们的工作主要是,预订机票、车票以及客房。在国内主要表现为一些旅行社的形式,另外也出现了虚拟的电子商务服务形式,比如携程网。这些商务旅游代理公司能很专业地得到适当的票价并解决商务人员的出行和住宿问题。

  其他代理公司 这些公司部分行使为其客户组织会议的职能,但这种工作通常并不是他们的工作重心。这些公司主要有:公共关系和广告咨询公司(例如他们组织大会和讨论会、新闻发布会、产品发布会),管理咨询公司(组织静修会、小型会议、培训活动),培训公司(举办培训班、激发积极性的团队建设活动)

  (4)其他相关组织

  此外,会议产业中还涉及新闻媒体机构、培训机构等其他相关组织。新闻媒体机构为会议的组织和运作发布信息,宣传造势;而培训机构作为“造血工厂”,为会议产业的各环节提供各种专业人士,从而保证整个产业的长远发展。

  (5)中国会议产业的基本体系结构

  通常来说,会议产业以两种基本结构为主:一种是不含中介代理,还有一种是含中介代理。中国现在大多是不含中介代理,会议酒店采取直接营销,公共部门会议场所无或少此类经营

  无中介代理(见图2) 目前国内会议组织的意识并不是很强,所以会议大多以这种形式出现。正如前面所讲的购买组织内选出专人对会议进行操办,很大程度上承担了PCO的职责,所以也造成了会议不专业,服务不到位,效果不理想等负面的影响。而提供者则是主要以会议场地为中心进行一系列服务,在很大程度上承担了DMC的职责。实力较强的会议场地企业也可能有其他一些提供者企业的业务如汽车租赁等,自己成立会议生产公司。

Image:无中介代理的会议产业.jpg

  编制预算是任何会议活动成功的保证。无论会议是为公司类组织承办的,还是为“非营利性”部门中的组织承办的,财务管理都同等重要。然而,两者之间又存在主要的差别:

  ·在公司类部门中,预算是由公司制定的。既可以按每项活动作预算,也可以按年度对若干项需要资助的活动作总预算。预算要包括与会人员的消费以及策划、宣传和举办会议时所发生的成本

  ·在非营利部门中,会议必须产生收入,与会人员须支付费用作为成本。会议在设计时要考虑到自负盈亏。营利部分有时被作为启动资金,以供下次活动的最初宣传和策划工作使用。

  在政府和公共部门中,可采用上述任何一种方式.

  有中介代理 除了购买者直接与提供者合作操作的方式以外,国内部分会议的组织过程中还引入了中介代理。这些中介代理包括专业会议组织者PCO、会议生产公司、举办地管理公司DMC及商务旅游代理公司等。

Image:有中介代理的会议产业.jpg

  购买者和中介代理的有效沟通是会议成功举办的关键,二者问沟通传递的重要信息有:会议或活动的性质和主要目标,活动的持续期限(包括主席台、展台启用和撤会时间),提议的天数(以及可能的灵活性),与会人员、陪同者、展商和演讲人的数量,选择的地区,寻找的会议地点的类型、空间和会议要求,以及会场的布局,所需要的技术和视听设备,是否要使用专门的会议服务公司,餐饮要求及其特殊的安排(例如私人聚餐、接待、娱乐项目),住宿(客房的数量和类型),社会活动项目及要求;预算;听取情况反馈的截止时间和决策过程的细节等。

会议产业对经济发展的带动效应[3]

  会议产业被认为是高收入、高盈利、带动力强的环保型朝阳产业。作为会议产业排头兵的会展业,其利润率大约在20%~25%之间。还可以带动商贸、影视、信息、餐饮、宾馆、交通、娱乐、服装、旅游、广告和印刷等相关产业的发展。

  1.直接收益

  1)场租收益

  2)城市交通

  3)航空运输

  此外,对于交易会、博览会、产品展示会而言,承办方的广告收入也非常可观。一个地方举办会议,不仅可以带动当地的发展,周边地区也有机会跟着受惠。

  2.间接收益

  1)服务业

  2)旅店业

  3)餐饮业

  4)旅游业

  5)房地产业

  6)零售业和手工业

  7)通信业

  8)城市建设

参考文献

  1. 北京旅游发展研究基地主编.北京旅游发展研究报告 2009.旅游教育出版社,2009.09.
  2. 2.0 2.1 过聚荣著.会展导论.上海交通大学出版社,2006.2.
  3. 王首程编著.会议管理.高等教育出版社,2008.12.

  

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