項目績效報告

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　　項目績效報告是在整個項目實現過程中，按照一定的報告期給出有關項目各方面工作的進展情況的報告。所以項目績效報告不是項目活動的描述報告，而是項目進展情況和結果的彙總報告。項目團隊與項目業主，客戶感興趣的是項目進展情況，即項目-工作朝著項目目標的方向已經取得了哪些進展，而不是項目團隊正從事哪些具體的項目活動。項目績效報告既包括由項目團隊成員向項目經理或項目管理者的報告，也包括由項目經理向項目業主／客戶的報告，或由項目經理向項目組織的上層管理者的報告。

　　項目績效報告的內容包括狀態報告、進度報告、預測和變更請求，它使項目利益相關者知曉為了取得項目的目標，是如何使用資源的。編寫項目績效報告的依據是項目計劃和工作成果。

　　①狀態報告。狀態報告介紹項目再某一特定時間點上所處的位置，即從達到範圍、時間和成本目標的角度上說明項目所處的狀態。狀態報告根據項目利益相關者的需要有不同的格式，其內容包括已經花費多少資金、完成某項任務要多長時間、工作是否如期完成等。編寫狀態報告要用到項目掙得值分析的詳細資料，掙得值分析是一種綜合範圍、時間和成本數據的項目執行績效測量技術。

　　②進展報告。進展報告介紹項目組在某一特定期間所完成的工作。在信息系統工程項目實施過程，卜，項目組每個成員都必須按周、月、年為時間段，編寫每周、每月和每年的項目進展報告，項目經理以從各個成員那裡收集的信息為基礎完成統一的每周、每月和每年的進展報告。

　　③項目預測。項目預測是指在過去資料和發展趨勢的基礎卜，預測項目未來的狀態和進度，包括根據午前項目的進展情況，預計完成項目要多長時間、完成項目需要多少資金等。採用掙得值分析也能回答這些問題，方法是根據項目目前進展情況，進行完工預算的估算。

　　④狀態評審會議。編寫績效報告需要採用的另一種重要的方法是項目狀態評審會議。狀態評審會議是項日實施過程中常用的一種評估項日績效的好辦法，它能突出一些重要項目文件提供的信息，促使項目組成員對他們自己的工作負責，以及對重要的項目問題進行面對面的溝通討論。項目經理最好每月召開一次項目狀態評審會議來交換重要項目信息，溝通協調，激勵員工，解決難題，以確保項目順利進展。同樣的，公司上級管理層每月、每季度會召開全公司的月度或季度狀態評審會議，會上項目經理必須彙報各自項目的綜合狀態信息。

　　有時，項目狀態評審會議所暴露的問題較多，矛盾複雜，協調困難，甚至會成為各方之間衝突白熱化的地方，因此，項目經理或更土：層的高級經理應為評審會議制定基本規則，控制局面、消除對方情緒、平息衝突的發牛，並切實解決各種現有的或潛在的問題。

　　項目管理，就是要不斷跟蹤項目的進展情況，彙總項目在進度、費用、工作量和工作質量等方面的績效數據，形成項目績效報告。

　　要想準確、及時地報告項目績效，就需要掌握下麵這些工具和技巧：

　　·績效信息收集和彙總：技術方面——工程圖紙、設計需求、試驗計劃、質量參數等；項目管理方面——掙值信息、問題日誌、風險日誌等。

　　·工時報告系統：以時間為單位，記錄並彙報項目成員及整個項目所耗用的工時。

　　·成本報告系統：以費用為單位，記錄並彙報項目的經費使用與成本控制情況。

　　·狀態審查會：以不同的頻率、在不同的層級上定期召開，交流項目信息，審查項目進展。

　　·信息分析和圖示工具：圖文演示軟體，電子錶格及分析軟體，項目管理輔助軟體等。

　　績效信息的關鍵數據主要看兩類，一是技術指標有沒有偏差，質量是不是符合既定標準；二是反應項目進度和成本情況的掙值數據以及問題與風險日誌。因此，項目管理要有一個做日誌的好習慣，掙值通常一月一做，問題與風險日誌通常一周一做，當然具體視項目長短而定。

　　以工時方式來考核項目成員工作投人程度、記錄項目整體用工時間，是大多數企業目前所採用的管理方式，我在此要說明，如果把工時轉換成項目成本數據來考核，將強有力得多。IBM的項目管理，就是用工時成本費率來考核每個人的項目工作情況和項目費用消耗情況，這種方式確實對成員績效考核起到了客觀化和精細化的作用，也強化了項目經理的權威。

　　至於項目狀態審查會，項目團隊內部可以每周一次，而與客戶則可能每月一次。有很多彙報會，只是某些從來不到項目現場的領導或經理為了獲取彙報數據，然後層層上報。這種彙報會除了給項目增加負擔，並不能為項目解決實際問題，因此，還不如把彙報會改為問題解決會議，或者乾脆不開為好。做項目績效報告時，除了分析，還要註意預測項目進展趨勢，以便於有些問題的事先控制。有很多軟體可用來分析和預測，比如P3、Excel等，在此要強調的是，工具可以提高效率，但無法代替溝通!

　　項目績效報告通常有一個特定的期限，這叫做報告期。這個期限可以是一周、一個月、—個季度或任何一個對於項目來說合適的時期(如，有的攻關項目的報告期只有2小時)。大多數績效報告的內容只包括在報告期間發生的進展，而不是自項目開始以來的累積進展。表1是一個項目績效報告綱要的實例。

　　表1 項目進度報告內容綱要

　　由上表可見，項目績效報告中包含的細目主要有以下幾點：

　　1．自上次報告以來的績效成果

　　這部分應該指明已達到的關鍵項目目標．也可能包括該項目的特定目標完成(或沒有完成)情況。

　　2．項目實施的計劃完成情況

　　這是有關項目成本、進度和工作範圍的實際進度情況的報告，以及實際與計劃目標和標準所做的比較(計劃完成情況).

　　3．前期問題解決的情況

　　如果在以前的項目績效報旨中，曾經提出的問題沒有解決或取得進展，應該說明原因；如果已經取得解決或取得進展，就應該報告解決的情況。

　　4.本期發生的問題

　　這是有關現存問題的報告，問題可以包括：技術問題(如項目測試結果與預期不——樣)、進度問題(如一些任務比預期花費了更長的時間)、成本問題(如由於人工，原材牡成本比原來估計要高而產生的成本超支)等等。

　　5．計劃採取的改進措施

　　這部分應詳細說明在下一個報告期內為解決每一個問題要採取的改進措施，它包括解釋這些措施是否會使項目目標受到威脅的說明，以及有關項目質量、成本、進度等方面的管理和寸：作要採取哪些改進措施。

　　6．下一報告期要達到的目標

　　這是有關下一個報告期預期目標的說明和規定-這些預期目標要與最新更新或修汀的項目計劃相一致。