项目绩效报告

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　　项目绩效报告是在整个项目实现过程中，按照一定的报告期给出有关项目各方面工作的进展情况的报告。所以项目绩效报告不是项目活动的描述报告，而是项目进展情况和结果的汇总报告。项目团队与项目业主，客户感兴趣的是项目进展情况，即项目-工作朝着项目目标的方向已经取得了哪些进展，而不是项目团队正从事哪些具体的项目活动。项目绩效报告既包括由项目团队成员向项目经理或项目管理者的报告，也包括由项目经理向项目业主／客户的报告，或由项目经理向项目组织的上层管理者的报告。

　　项目绩效报告的内容包括状态报告、进度报告、预测和变更请求，它使项目利益相关者知晓为了取得项目的目标，是如何使用资源的。编写项目绩效报告的依据是项目计划和工作成果。

　　①状态报告。状态报告介绍项目再某一特定时间点上所处的位置，即从达到范围、时间和成本目标的角度上说明项目所处的状态。状态报告根据项目利益相关者的需要有不同的格式，其内容包括已经花费多少资金、完成某项任务要多长时间、工作是否如期完成等。编写状态报告要用到项目挣得值分析的详细资料，挣得值分析是一种综合范围、时间和成本数据的项目执行绩效测量技术。

　　②进展报告。进展报告介绍项目组在某一特定期间所完成的工作。在信息系统工程项目实施过程，卜，项目组每个成员都必须按周、月、年为时间段，编写每周、每月和每年的项目进展报告，项目经理以从各个成员那里收集的信息为基础完成统一的每周、每月和每年的进展报告。

　　③项目预测。项目预测是指在过去资料和发展趋势的基础卜，预测项目未来的状态和进度，包括根据午前项目的进展情况，预计完成项目要多长时间、完成项目需要多少资金等。采用挣得值分析也能回答这些问题，方法是根据项目目前进展情况，进行完工预算的估算。

　　④状态评审会议。编写绩效报告需要采用的另一种重要的方法是项目状态评审会议。状态评审会议是项日实施过程中常用的一种评估项日绩效的好办法，它能突出一些重要项目文件提供的信息，促使项目组成员对他们自己的工作负责，以及对重要的项目问题进行面对面的沟通讨论。项目经理最好每月召开一次项目状态评审会议来交换重要项目信息，沟通协调，激励员工，解决难题，以确保项目顺利进展。同样的，公司上级管理层每月、每季度会召开全公司的月度或季度状态评审会议，会上项目经理必须汇报各自项目的综合状态信息。

　　有时，项目状态评审会议所暴露的问题较多，矛盾复杂，协调困难，甚至会成为各方之间冲突白热化的地方，因此，项目经理或更土：层的高级经理应为评审会议制定基本规则，控制局面、消除对方情绪、平息冲突的发牛，并切实解决各种现有的或潜在的问题。

　　项目管理，就是要不断跟踪项目的进展情况，汇总项目在进度、费用、工作量和工作质量等方面的绩效数据，形成项目绩效报告。

　　要想准确、及时地报告项目绩效，就需要掌握下面这些工具和技巧：

　　·绩效信息收集和汇总：技术方面——工程图纸、设计需求、试验计划、质量参数等；项目管理方面——挣值信息、问题日志、风险日志等。

　　·工时报告系统：以时间为单位，记录并汇报项目成员及整个项目所耗用的工时。

　　·成本报告系统：以费用为单位，记录并汇报项目的经费使用与成本控制情况。

　　·状态审查会：以不同的频率、在不同的层级上定期召开，交流项目信息，审查项目进展。

　　·信息分析和图示工具：图文演示软件，电子表格及分析软件，项目管理辅助软件等。

　　绩效信息的关键数据主要看两类，一是技术指标有没有偏差，质量是不是符合既定标准；二是反应项目进度和成本情况的挣值数据以及问题与风险日志。因此，项目管理要有一个做日志的好习惯，挣值通常一月一做，问题与风险日志通常一周一做，当然具体视项目长短而定。

　　以工时方式来考核项目成员工作投人程度、记录项目整体用工时间，是大多数企业目前所采用的管理方式，我在此要说明，如果把工时转换成项目成本数据来考核，将强有力得多。IBM的项目管理，就是用工时成本费率来考核每个人的项目工作情况和项目费用消耗情况，这种方式确实对成员绩效考核起到了客观化和精细化的作用，也强化了项目经理的权威。

　　至于项目状态审查会，项目团队内部可以每周一次，而与客户则可能每月一次。有很多汇报会，只是某些从来不到项目现场的领导或经理为了获取汇报数据，然后层层上报。这种汇报会除了给项目增加负担，并不能为项目解决实际问题，因此，还不如把汇报会改为问题解决会议，或者干脆不开为好。做项目绩效报告时，除了分析，还要注意预测项目进展趋势，以便于有些问题的事先控制。有很多软件可用来分析和预测，比如P3、Excel等，在此要强调的是，工具可以提高效率，但无法代替沟通!

　　项目绩效报告通常有一个特定的期限，这叫做报告期。这个期限可以是一周、一个月、—个季度或任何一个对于项目来说合适的时期(如，有的攻关项目的报告期只有2小时)。大多数绩效报告的内容只包括在报告期间发生的进展，而不是自项目开始以来的累积进展。表1是一个项目绩效报告纲要的实例。

　　表1 项目进度报告内容纲要

　　由上表可见，项目绩效报告中包含的细目主要有以下几点：

　　1．自上次报告以来的绩效成果

　　这部分应该指明已达到的关键项目目标．也可能包括该项目的特定目标完成(或没有完成)情况。

　　2．项目实施的计划完成情况

　　这是有关项目成本、进度和工作范围的实际进度情况的报告，以及实际与计划目标和标准所做的比较(计划完成情况).

　　3．前期问题解决的情况

　　如果在以前的项目绩效报旨中，曾经提出的问题没有解决或取得进展，应该说明原因；如果已经取得解决或取得进展，就应该报告解决的情况。

　　4.本期发生的问题

　　这是有关现存问题的报告，问题可以包括：技术问题(如项目测试结果与预期不——样)、进度问题(如一些任务比预期花费了更长的时间)、成本问题(如由于人工，原材牡成本比原来估计要高而产生的成本超支)等等。

　　5．计划采取的改进措施

　　这部分应详细说明在下一个报告期内为解决每一个问题要采取的改进措施，它包括解释这些措施是否会使项目目标受到威胁的说明，以及有关项目质量、成本、进度等方面的管理和寸：作要采取哪些改进措施。

　　6．下一报告期要达到的目标

　　这是有关下一个报告期预期目标的说明和规定-这些预期目标要与最新更新或修汀的项目计划相一致。