管理業務標準

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管理業務標準概述

  管理業務標準是指為企業中重覆出現的,常規性的管理業務所規定的工作程式和方法,這些方法和程式一旦制定,就應該固定下來作為管理活動的準則和標準。

管理業務標準的制定原則

  1、確定需要制訂管理業務標準的管理業務活動,把那些不可能或不需要的管理活動排除出去。

  2、運用圖解法,對需要制定管理業務標準的各項管理活動的現狀如實的記錄下來。記錄的方法通常可以運用總體圖、管理流程圖、崗位工作圖、信息傳遞圖等圖表。

  3、對描述下來的管理業務流程的合理性進行分析研究。

  4、對經過修改或初步設計的管理業務流程進行試驗。這需要制訂一個試運轉的時間表,在實踐中檢驗新流程的合理性。

  5、正式編製管理業務標準,由相關領導頒佈實施。

管理業務標準的制定步驟

  1、確定需要制定管理業務標準的管理業務活動。通過這一步的確認,把那些不可能或不必要的管理活動排除出去。

  2、運用圖解法,對需要制定管理業務標準的各項管理活動的現狀,如實的記錄下來。記錄的方法,通常運用總體圖、管理流程圖、崗位工作圖、信息傳遞圖等圖表。這些圖表 法的區別在於管理業務涉及範圍的大小及描述的詳細程度。決定採用其中某種或集中並用,則取決於管理業務的性質、重要性及需要分析的程度。

  3、對描述下來的現有管理業務流程的合理性進行分析研究。這個分析研究過程,也就是新的、合理的管理業務流程的設計過程。對於新建企業來說,這一步則是借鑒國內外先進企業的做法,重新進行組織設計的過程。

  4、對經過修改或初步設計的管理業務流程進行試驗。這就是規定一個試運行的時間表,在實踐中來檢驗它是否符合實際,即能否達到預期的提高管理工作質量及效率的要求,以及現有管理人員的素質能否適應新流程的要求。

  5、正式編製管理業務標準,有經理頒佈執行。執行中要解決的問題包括:

  • 要認真貫徹執行,進行認真的檢查和考核,把貫徹管理業務標準納入部門及崗位責任制考核的內容。
  • 要加強人員培訓,提高執行管理業務標準的自覺性及管理人員的業務素質,把管理業務標準作為管理人員崗位培訓的必讀教材,使管理人員適應管理業務標準的要求。

實行管理業務標準化的意義

  管理業務標準化,是把企業中重覆出現的、常規性的管理業務,科學地規定其工作程式和工作方法,制定為標準固定下來,以作為管理行動的準則。實行管理業務標準化,對加強企業管理有著重要作用。

  1、有利於建立正常的管理秩序

  有了管理業務標準,管理部門和人員都按照統一的程式和方法辦事,相互協作配合,從而避免那種憑個人經驗辦事、一人一種做法、工作互不統一的混亂狀況。

  2、有利於管理人員素質的提高

  管理業務標準化,是對過去的管理業務工作經驗進行科學總結。推行管理業務標準化,也就是把全體管理人員的水平提高到科學管理和現代化管理的水平。對於新的管理人員來說,學習和掌握管理業務標準,也是熟悉管理業務 ,提高管理素質的重要途徑。管理業務標準,是一種重要的管理培訓教材。

  3、有利於定員工作水平的提高

  管理業務標準是定員工作的依據。管理業務和程式有了標準的規定,從而每一管理崗位的工作量也可以科學地加以計算。從而可以比較精確的 配備崗位人員,避免人浮於事的情況。

  4、有利於領導幹部集中精力處理一些重大的經營管理問題

  有了管理業務標準後,對那些大量重覆出現的管理業務,就可以授權下級有關人員按標準去處理,而自己只負責檢查督促。這就可以抽出更多的時間來研究經營管理中重大的、帶有決策性的問題,從而提高領導素質領導效率

  5、有利實現管理現代化

  管理業務標準化,這是實現管理電腦化的必要條件和依據。推行管理業務標準化,這就為逐步推行電腦輔助管理創造了重要的前提條件。

管理業務流程圖的繪製

  為了系統、形象的反應管理業務標準,我們一般都採取管理業務流程圖來表示,管理業務流程圖的繪製一般有以下幾種形式:

  1、箭頭圖

  下麵是某一企業人事教育部門的人員帶培(實習)工作的管理業務流程箭頭圖。

  Image:箭头图.jpg

  2、矩陣圖

  下麵是某公司的業務協調工作流程圖。

        Image:矩阵图.jpg              Image:程序图.jpg

              某公司的業務協調工作流程圖                          某公司的安全檢查流程圖

  3、程式圖(系統設計圖)


  這種圖形的特點是採用標準的圖形和符號以及固定的流向。上面是某公司的安全檢查流程圖。

  前面介紹了三種管理業務標準設計流程圖,總的來說,一張比較完整的流程圖應包括以下的內容。

  • 程式,即一項管理工作從開始發生到最後結束的固定順序。
  • 部門或崗位。應明確各個崗位或部門的分工協作的要求以及它們之間的聯繫。
  • 信息,指採用何種信息載體(申請書、圖紙、說明書、明細表、單句憑證、計劃文件等)信息的傳遞路線如何(憑證由誰來填寫,一式幾份,分發哪些單位等)
  • 文字說明。對於有些在圖表上無法表達清楚的問題,應該作簡要的文字說明。
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