禮儀類文書

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　　禮儀類文書是指國家機關、企事業單位、社會團體或個人之問用於(聘)邀請、慶謝、歡迎(送)與慰問等禮儀活動的文書。

　　當今社會，人們之間的交往活動日益頻繁，現代禮儀文書在其中所起的橋梁作用愈來愈突出和重要。

　　1.溝通信息

　　作為社會交往、禮儀活動的文體，禮儀文書主要體現交際雙方(有時可能是多方)的願望、喜好及情感，反映的是一種“雙邊”關係。它用書面的形式進行互相接觸、互通信息，以便達到相互瞭解、彼此吸取對方的長處和積極因素的目的。為增進友誼、加強合作與促進人際關係的和諧起到催化作用。

　　2.聯絡感情

　　在現代社會中，個人之間，機關、企事業單位及社會團體之間時常發生各種交往，都要用到禮儀文書，如邀請客人出席招待會、開業典禮、座談會、宴會、交易會、沙龍與學

　　術討論會的柬帖；迎來送往、歡送告別、喜慶場合的歡迎詞、答謝詞、歡送詞與祝酒詞；向有關單位及公眾宣佈事項的啟事；還有書信、名片、題詞及婚喪壽誕方面的文書等。這些禮儀文書有利於增進友情，加深交往的內涵與層次。文書不僅用於交際，也關係到個人的工作效率和交際活動的效果，乃至事業上的成敗。

　　1.邀約類文書

　　1)請柬

　　請柬，也叫請帖，多用於邀請參加慶典、招待會、宴會及觀看演出、展覽等。

　　請柬從形式上又分為橫式寫法和豎式寫法兩種。

　　請柬一般由標題、稱呼、正文、結尾與落款5部分構成。

　　在封面上寫的“請柬”(請帖)二字就是標題，一般要做一些藝術加工，可用美術體的文字，文字的色彩可以燙金，可以有圖案裝飾等；要頂格寫出被邀請者(單位或個人)的姓名名稱，稱呼後加上冒號；要寫清活動內容，如開座談會、聯歡晚會、生日派對、國慶宴會、婚禮或壽誕等；寫明時間、地點與方式；結尾要寫上禮節性問候語或恭候語，如“此致——敬禮”、“順致——崇高的敬意”、“敬請光臨”等。

　　落款署上邀請者(單位或個人)的名稱和發柬日期。

　　請柬不同於一般書信，語言上除要求簡潔、明確外，還要措詞文雅、大方和熱情。

　　2)邀約信

　　邀約信是邀請對方會面或參加某項活動時所使用的一種公關禮儀文書。

　　邀請信的格式與請柬大體相同，只是內容更具體，更顯邀約的正式。

　　邀請信的內容主要說明邀請對方參加什麼活動、邀請的原因是什麼，活動安排的細節及註意事項。為了方便安排活動，如有必要，可註明請對方予以回覆，看看能否應邀及還有哪些要求等。

　　3)聘書

　　聘書是用人單位或個人用以延請人員擔任職務或完成工作的禮儀性、憑證性文書。

　　聘書可以分為聘請書和聘任書兩類。前者是聘請無隸屬關係的人員時使用的：後者是實行聘任制的單位，聘任行政幹部或專業技術人員時使用的。

　　聘書一般要寫明被聘請人的姓名、所擔任的具體職務，有時還要寫明擔任職務或工作的期限。聘書一般已按照書信格式印製好，中心內容由發文者填寫即可。聘書要加蓋公章。

　　2.慶謝類文書

　　1)感謝信

　　感謝信是對對方的關懷、幫助和支援等表示感謝的書信。它不僅可以表達自己的感謝之意、感激之情，還可以使被謝方受到鼓舞和鞭策。

　　感謝信的基本格式與普通書信相同。第一行往往居中，寫上“感謝信”或“致XX感謝信”之類的標題。正文內容一般包括兩個方面：一是在概述對方對自己或本單位的幫助時，一定要把人物、時間、地點、原因、經過和結果概述清楚，而且要予以議論和評價，揭示其深刻意義；是熱情贊揚對方的好思想、好風格，語言要熱情洋溢，誠懇地表達自己的感激之情，也可以表示自己如何報答對方的熱心幫助，以及自己向對方學習的決心。

　　感謝信內容要突出重點，篇幅不宜過長。感情抒寫要真誠朴素、恰如其分，不可漫無邊際地空發議論。

　　2)慰問信

　　慰問信是以組織或個人的名義向集體或個人表示慰藉、問候、鼓勵與關切的專用信件，如向在工作活動中做出突出貢獻的集體或個人表示慰問、向遭受重大災情和損失的群眾表示慰問、向重大節日到來之際的單位或個人表示慰問等。

　　慰問信的格式除可帶標題外，其他跟一般書信相同。

　　慰問信正文一般是先寫問候、安慰的話語，然後根據不同的對象，表達關切之情，感情要真摯、坦誠，語言要親切，讓對方真正感到溫暖，受到鼓舞。

　　慰問信可以面交或郵寄給收信人，也可以刊登在報刊上。

　　3)慶賀信

　　慶賀信是向對方表示表彰、贊揚及慶賀的書信的總稱。

　　慶賀信可以慶賀家庭、個人婚嫁祝壽一類的喜事，也可以慶賀重大的會議或重要的紀念活動、某工程竣工、某科研項目成功及某人物任職等。

　　慶賀信的標題一般是在第一行正中寫上“賀信”二字。慶賀信結尾處，常寫一些表示祝願的話語，如“祝取得更大的成績”。

　　寫慶賀信，內容要緊扣慶賀對象和慶賀事情，抓住重點，善於概括，充分揭示祝賀內容的意義。感情要熱烈而真誠，富有鼓舞人心的力量。

　　4)祝詞

　　祝詞是一種在喜慶場合用以對人、對事業表示祝賀的文體。祝詞依據其祝頌對象、場合的不同，大體上可分為事業祝詞、壽誕祝詞和祝酒詞。事業祝詞是較常用的一種祝詞，多見於祝賀會議開幕、剪彩、工程竣工、新的一年開始及某社團、機構、報刊創辦紀念日等。壽誕祝詞的對象主要是老年人。在招待賓客的宴會上，宴會伊始，主人和客人都要致祝酒詞。

　　祝詞一般由標題、稱呼、正文及結尾組成。

　　標題一般由致詞場合、致詞人和文種3個要素組成，如：XX在XX紀念會上的祝詞。

　　稱謂可以加頭銜或表示親切、尊重的詞語。

　　正文。可分幾個段落寫。其內容一般包括：在什麼情況下，代表誰，向出席者(貴朋友、上層領導及經濟伙伴等)表示歡迎、感謝和問候。介紹有關情況和表明某種態祝事業成功的祝詞，一般要說明某項事業的重要意義和希望能夠順利取得成功的內祝壽詞的內容，一般要寫希望健康、長壽與幸福，並贊頌祝賀對象的身份和功績。

　　結尾另起一行，寫上表示祝願的詞語，要獨占一行，後面加感嘆號作結。

　　祝詞語言要求充滿熱情、喜悅、鼓勵、希望與褒揚之意，以便使對方感到溫暖和愉受到激勵與鼓舞。

　　3.迎送類文書

　　1)歡迎詞

　　歡迎詞是指行政機關、企事業單位、社會團體或個人在公共場合，歡迎友好團體或個人來訪時致辭的講話稿。

　　歡迎詞的種類從表達方式上分現場講演歡迎詞、報刊發表歡迎詞；從社交的公關性質上分私人交往歡迎詞、公事往來歡迎詞。

　　歡迎詞一般由標題、稱呼、正文和落款4部分組成。

　　標題一種是單獨以文種命名，如“歡迎詞”：另一種是由活動內容和文種共同構成，如《在XX學術討論會上的歡迎詞》。

　　稱謂用尊稱，姓名前加上職銜或表示親切的詞語，如“尊敬的”、“親愛的”、“敬愛的”等；後加“閣下”、“殿下”、“同志”等，如“尊敬的先生們女士們：”、“親愛的xx大學各位同仁：”。

　　歡迎詞的正文開頭通常應說明現場舉行的是何種儀式，發言者代表什麼人向哪些來賓表示歡迎。中間一般要闡述和回顧賓主雙方在共同的領域所持的共同的立場、觀點、目、標、原則等，較具體地介紹來賓在各方面的成就及在某些方面做出的突出貢獻，同時要指出來賓本次到訪或光臨對增加賓主友誼及合作交流所具有的現實意義和歷史意義。結尾通常再次向來賓表示歡迎，並表達自己對今後合作的良好祝願。

　　歡迎詞語言要精確、熱情、友好、溫和且禮貌，篇幅短小，言簡意賅。

　　2)答謝詞

　　與歡迎詞相對應，答謝詞是由賓客出面發表的對主人的熱情接待表示感謝的講話稿。

　　標題以文種命名，稱呼與歡迎詞同。開頭對主人的熱情接待表示感謝，正文暢敘情誼，或表明自己來訪的意圖、誠意，申述有關的願望；結語祝願，或再次表示謝意。

　　答謝詞註意照應歡迎詞，篇幅力求簡短。

　　1.針對性強

　　公關禮儀文書往往是根據不同對象的實際情況和事由的具體內容而寫成的。這類文書針對性越強，表達效果就越好。如慰問信就是針對做出巨大貢獻的公眾或遇到困難或受災的公眾的慰問，通過慰問，引發公眾對自己的好感，從而提高組織的威信和知名度。

　　2.時效性強

　　公關禮儀文書是為解決當前的問題和需要撰寫的，時效性很強，如歡迎詞或請柬，活動結束文書即失去意義。

　　3.感情真摯

　　無論是單位之間，還是個人之間，在交往過程中，都要表達出真摯的情感。公關禮儀文書所傳達的是作者真摯的情感，保證讓讀者(或聽眾)真切地感受到你的真誠，聽到你的肺腑之言，進而受到感染，以順利達到寫作目的。

　　(1)瞭解情況、投其所需。公關禮儀文書的針對性很強，若有可能，在寫作前，一定要弄清所寫給的對象的詳細情形，甚至於情感、打算及喜好，投其所需。只有有針對性地進行寫作，才能使內容名副其實，寫得恰到好處，貼切、確切、親切及關切。

　　(2)事項說明簡潔、明確。公關禮儀文書要便於閱讀和處理，應開門見山，明白、準確，意盡則止，特別是聘邀類文書，一般不要使用模糊語句，要寫明具體時間，若是一段時間，要標明起止日期。

　　(3)措辭得體、形式美觀。無論慶賀，還是慰問，在措辭上都應大方、得體。熱情親切的祝賀、安慰會讓人感受到你的真誠，鄭重其事的聘邀會讓人重視並支持你的工作。發出的文書必須符合組織的地位和身份，內容和形式都要註意美觀、大方，像寫信函，以黑色筆墨為宜，不要用其他顏色，否則會不嚴肅，若以紅色寫信，就意味著這是絕交信。在製作時，一般都比較講究質地與硬度，還配以一定的裝飾，以反映禮儀文書內在的文化涵養。

　　(4)情感真切，情溢文中。禮儀文書大多是從心底深入進行交談，加深情誼，處處體現出相互之間的感情。動之以情才能使交往變得真誠。因此，禮儀文書的字裡行間應處處洋溢著作者的真摯情感。常常，一篇好的禮儀函電或致詞，歡快時使人喜形於色，悲慟時催人淚下，莊重時令人肅然。情溢文中是禮儀文書的根本要求。

　　(5)文面合乎規範。公關禮儀文書雖不如公文那樣有嚴格的體式規定，但在漫長的寫作實踐中逐漸形成了一套基本的定式、體式與款式，各種禮儀文種都有自身的規範化體式。我們在寫作時要從總體上把握這類文書的基本結構。