礼仪类文书

出自 MBA智库百科(https://wiki.mbalib.com/)

　　礼仪类文书是指国家机关、企事业单位、社会团体或个人之问用于(聘)邀请、庆谢、欢迎(送)与慰问等礼仪活动的文书。

　　当今社会，人们之间的交往活动日益频繁，现代礼仪文书在其中所起的桥梁作用愈来愈突出和重要。

　　1.沟通信息

　　作为社会交往、礼仪活动的文体，礼仪文书主要体现交际双方(有时可能是多方)的愿望、喜好及情感，反映的是一种“双边”关系。它用书面的形式进行互相接触、互通信息，以便达到相互了解、彼此吸取对方的长处和积极因素的目的。为增进友谊、加强合作与促进人际关系的和谐起到催化作用。

　　2.联络感情

　　在现代社会中，个人之间，机关、企事业单位及社会团体之间时常发生各种交往，都要用到礼仪文书，如邀请客人出席招待会、开业典礼、座谈会、宴会、交易会、沙龙与学

　　术讨论会的柬帖；迎来送往、欢送告别、喜庆场合的欢迎词、答谢词、欢送词与祝酒词；向有关单位及公众宣布事项的启事；还有书信、名片、题词及婚丧寿诞方面的文书等。这些礼仪文书有利于增进友情，加深交往的内涵与层次。文书不仅用于交际，也关系到个人的工作效率和交际活动的效果，乃至事业上的成败。

　　1.邀约类文书

　　1)请柬

　　请柬，也叫请帖，多用于邀请参加庆典、招待会、宴会及观看演出、展览等。

　　请柬从形式上又分为横式写法和竖式写法两种。

　　请柬一般由标题、称呼、正文、结尾与落款5部分构成。

　　在封面上写的“请柬”(请帖)二字就是标题，一般要做一些艺术加工，可用美术体的文字，文字的色彩可以烫金，可以有图案装饰等；要顶格写出被邀请者(单位或个人)的姓名名称，称呼后加上冒号；要写清活动内容，如开座谈会、联欢晚会、生日派对、国庆宴会、婚礼或寿诞等；写明时间、地点与方式；结尾要写上礼节性问候语或恭候语，如“此致——敬礼”、“顺致——崇高的敬意”、“敬请光临”等。

　　落款署上邀请者(单位或个人)的名称和发柬日期。

　　请柬不同于一般书信，语言上除要求简洁、明确外，还要措词文雅、大方和热情。

　　2)邀约信

　　邀约信是邀请对方会面或参加某项活动时所使用的一种公关礼仪文书。

　　邀请信的格式与请柬大体相同，只是内容更具体，更显邀约的正式。

　　邀请信的内容主要说明邀请对方参加什么活动、邀请的原因是什么，活动安排的细节及注意事项。为了方便安排活动，如有必要，可注明请对方予以回复，看看能否应邀及还有哪些要求等。

　　3)聘书

　　聘书是用人单位或个人用以延请人员担任职务或完成工作的礼仪性、凭证性文书。

　　聘书可以分为聘请书和聘任书两类。前者是聘请无隶属关系的人员时使用的：后者是实行聘任制的单位，聘任行政干部或专业技术人员时使用的。

　　聘书一般要写明被聘请人的姓名、所担任的具体职务，有时还要写明担任职务或工作的期限。聘书一般已按照书信格式印制好，中心内容由发文者填写即可。聘书要加盖公章。

　　2.庆谢类文书

　　1)感谢信

　　感谢信是对对方的关怀、帮助和支援等表示感谢的书信。它不仅可以表达自己的感谢之意、感激之情，还可以使被谢方受到鼓舞和鞭策。

　　感谢信的基本格式与普通书信相同。第一行往往居中，写上“感谢信”或“致XX感谢信”之类的标题。正文内容一般包括两个方面：一是在概述对方对自己或本单位的帮助时，一定要把人物、时间、地点、原因、经过和结果概述清楚，而且要予以议论和评价，揭示其深刻意义；是热情赞扬对方的好思想、好风格，语言要热情洋溢，诚恳地表达自己的感激之情，也可以表示自己如何报答对方的热心帮助，以及自己向对方学习的决心。

　　感谢信内容要突出重点，篇幅不宜过长。感情抒写要真诚朴素、恰如其分，不可漫无边际地空发议论。

　　2)慰问信

　　慰问信是以组织或个人的名义向集体或个人表示慰藉、问候、鼓励与关切的专用信件，如向在工作活动中做出突出贡献的集体或个人表示慰问、向遭受重大灾情和损失的群众表示慰问、向重大节日到来之际的单位或个人表示慰问等。

　　慰问信的格式除可带标题外，其他跟一般书信相同。

　　慰问信正文一般是先写问候、安慰的话语，然后根据不同的对象，表达关切之情，感情要真挚、坦诚，语言要亲切，让对方真正感到温暖，受到鼓舞。

　　慰问信可以面交或邮寄给收信人，也可以刊登在报刊上。

　　3)庆贺信

　　庆贺信是向对方表示表彰、赞扬及庆贺的书信的总称。

　　庆贺信可以庆贺家庭、个人婚嫁祝寿一类的喜事，也可以庆贺重大的会议或重要的纪念活动、某工程竣工、某科研项目成功及某人物任职等。

　　庆贺信的标题一般是在第一行正中写上“贺信”二字。庆贺信结尾处，常写一些表示祝愿的话语，如“祝取得更大的成绩”。

　　写庆贺信，内容要紧扣庆贺对象和庆贺事情，抓住重点，善于概括，充分揭示祝贺内容的意义。感情要热烈而真诚，富有鼓舞人心的力量。

　　4)祝词

　　祝词是一种在喜庆场合用以对人、对事业表示祝贺的文体。祝词依据其祝颂对象、场合的不同，大体上可分为事业祝词、寿诞祝词和祝酒词。事业祝词是较常用的一种祝词，多见于祝贺会议开幕、剪彩、工程竣工、新的一年开始及某社团、机构、报刊创办纪念日等。寿诞祝词的对象主要是老年人。在招待宾客的宴会上，宴会伊始，主人和客人都要致祝酒词。

　　祝词一般由标题、称呼、正文及结尾组成。

　　标题一般由致词场合、致词人和文种3个要素组成，如：XX在XX纪念会上的祝词。

　　称谓可以加头衔或表示亲切、尊重的词语。

　　正文。可分几个段落写。其内容一般包括：在什么情况下，代表谁，向出席者(贵朋友、上层领导及经济伙伴等)表示欢迎、感谢和问候。介绍有关情况和表明某种态祝事业成功的祝词，一般要说明某项事业的重要意义和希望能够顺利取得成功的内祝寿词的内容，一般要写希望健康、长寿与幸福，并赞颂祝贺对象的身份和功绩。

　　结尾另起一行，写上表示祝愿的词语，要独占一行，后面加感叹号作结。

　　祝词语言要求充满热情、喜悦、鼓励、希望与褒扬之意，以便使对方感到温暖和愉受到激励与鼓舞。

　　3.迎送类文书

　　1)欢迎词

　　欢迎词是指行政机关、企事业单位、社会团体或个人在公共场合，欢迎友好团体或个人来访时致辞的讲话稿。

　　欢迎词的种类从表达方式上分现场讲演欢迎词、报刊发表欢迎词；从社交的公关性质上分私人交往欢迎词、公事往来欢迎词。

　　欢迎词一般由标题、称呼、正文和落款4部分组成。

　　标题一种是单独以文种命名，如“欢迎词”：另一种是由活动内容和文种共同构成，如《在XX学术讨论会上的欢迎词》。

　　称谓用尊称，姓名前加上职衔或表示亲切的词语，如“尊敬的”、“亲爱的”、“敬爱的”等；后加“阁下”、“殿下”、“同志”等，如“尊敬的先生们女士们：”、“亲爱的xx大学各位同仁：”。

　　欢迎词的正文开头通常应说明现场举行的是何种仪式，发言者代表什么人向哪些来宾表示欢迎。中间一般要阐述和回顾宾主双方在共同的领域所持的共同的立场、观点、目、标、原则等，较具体地介绍来宾在各方面的成就及在某些方面做出的突出贡献，同时要指出来宾本次到访或光临对增加宾主友谊及合作交流所具有的现实意义和历史意义。结尾通常再次向来宾表示欢迎，并表达自己对今后合作的良好祝愿。

　　欢迎词语言要精确、热情、友好、温和且礼貌，篇幅短小，言简意赅。

　　2)答谢词

　　与欢迎词相对应，答谢词是由宾客出面发表的对主人的热情接待表示感谢的讲话稿。

　　标题以文种命名，称呼与欢迎词同。开头对主人的热情接待表示感谢，正文畅叙情谊，或表明自己来访的意图、诚意，申述有关的愿望；结语祝愿，或再次表示谢意。

　　答谢词注意照应欢迎词，篇幅力求简短。

　　1.针对性强

　　公关礼仪文书往往是根据不同对象的实际情况和事由的具体内容而写成的。这类文书针对性越强，表达效果就越好。如慰问信就是针对做出巨大贡献的公众或遇到困难或受灾的公众的慰问，通过慰问，引发公众对自己的好感，从而提高组织的威信和知名度。

　　2.时效性强

　　公关礼仪文书是为解决当前的问题和需要撰写的，时效性很强，如欢迎词或请柬，活动结束文书即失去意义。

　　3.感情真挚

　　无论是单位之间，还是个人之间，在交往过程中，都要表达出真挚的情感。公关礼仪文书所传达的是作者真挚的情感，保证让读者(或听众)真切地感受到你的真诚，听到你的肺腑之言，进而受到感染，以顺利达到写作目的。

　　(1)了解情况、投其所需。公关礼仪文书的针对性很强，若有可能，在写作前，一定要弄清所写给的对象的详细情形，甚至于情感、打算及喜好，投其所需。只有有针对性地进行写作，才能使内容名副其实，写得恰到好处，贴切、确切、亲切及关切。

　　(2)事项说明简洁、明确。公关礼仪文书要便于阅读和处理，应开门见山，明白、准确，意尽则止，特别是聘邀类文书，一般不要使用模糊语句，要写明具体时间，若是一段时间，要标明起止日期。

　　(3)措辞得体、形式美观。无论庆贺，还是慰问，在措辞上都应大方、得体。热情亲切的祝贺、安慰会让人感受到你的真诚，郑重其事的聘邀会让人重视并支持你的工作。发出的文书必须符合组织的地位和身份，内容和形式都要注意美观、大方，像写信函，以黑色笔墨为宜，不要用其他颜色，否则会不严肃，若以红色写信，就意味着这是绝交信。在制作时，一般都比较讲究质地与硬度，还配以一定的装饰，以反映礼仪文书内在的文化涵养。

　　(4)情感真切，情溢文中。礼仪文书大多是从心底深入进行交谈，加深情谊，处处体现出相互之间的感情。动之以情才能使交往变得真诚。因此，礼仪文书的字里行间应处处洋溢着作者的真挚情感。常常，一篇好的礼仪函电或致词，欢快时使人喜形于色，悲恸时催人泪下，庄重时令人肃然。情溢文中是礼仪文书的根本要求。

　　(5)文面合乎规范。公关礼仪文书虽不如公文那样有严格的体式规定，但在漫长的写作实践中逐渐形成了一套基本的定式、体式与款式，各种礼仪文种都有自身的规范化体式。我们在写作时要从总体上把握这类文书的基本结构。