時間盒法

出自 MBA智库百科(https://wiki.mbalib.com/)

　　時間盒法（Time Boxing 工作法）是一種時間管理方法，即在預算時間內對完不成的功能進行刪減或者延遲，而不是拖延預算的時間。用我們熟悉的術語就是“後牆不倒”。它把每天的時間切分成多個簡短的時間段，並且是固定的內容安排。就好比把你今天的時間當做一個柜子，由多個固定大小的格子組成，每個格子里都放著固定的工作主題，你的任務就是把每個格子里的內容完成。這個格子里的任務可能在最開始是個大內容，你試圖利用單位時間內的效率上限去完成它。加入你沒有在規定時間內完成它，說明這個任務有點多，你需要適當的刪減內容，或者把未完成的內容放到其他格子里，而不是持續在這個格子里停留，消耗自己，下次爭取突破自己的效率上限，想辦法在格子里完成更多的內容。

　　時間盒的思路是：範圍可以調整變化，但時間不可以變化。時間盒會把任務分成很多小塊，每塊都設定一個較短且固定的時間。如果截止時間快到了但預定的任務尚未完成，那麼就可以削減任務，以保證高優先順序的任務完成，捨棄不那麼重要的任務。時間盒可以防止任務持續拖延，保持項目團隊高度聚焦於核心任務及產出。

　　時間盒方法起源於軟體工程行業，在敏捷研發模式中就頻繁使用了這個概念。

　　從工作時間管理的角度，時間盒方法有如下的含義：

　　（1）預先規劃好代辦事項，將複雜的活動進行有效分解。並使用高效的記錄工具，在事務發生變動時及時調整記錄。

　　（2）針對近期（例如：第二天）的活動，使用帕累托法則，估算性價比最高的完成時間。例如上文舉例的會議活動，規劃為40分鐘則更為合適。

　　（3）這裡到了時間盒的核心概念內容。每個活動都放置在“時間盒”內，這意味著它有明確的起止時間。例如，預計40分鐘的會議，安排在10點開始，那麼到10點40分的時候，無論何種原因，都不能再拖後，必須立即結束。當然，這裡有執行的前提，就是確保能夠使用優化流程的手段，在會議中識別並圍繞關鍵因素展開工作，否則工作質量就會大打折扣。

　　（4）在時間盒內全神貫註地完成工作。馬斯克在工作中極少接打電話，他習慣於使用電子郵件。因為電話常常會擾亂思考，而電子郵件則可以在統一的時間進行批覆。電子郵件的另一個好處是，文字的條理性、準確性以及效率性要遠遠高於口頭表達，更方便管理者對於呈報信息的識別與批覆。並且，電子郵件本身就是一種歸檔方式，讓每一次彙報和指示都有據可查。

　　研究表明在提高生產率方面，時間盒本身能帶來好處。

　　一個原因就是專註（focus）。Steve McConnell總結得最好：“你在度假的前一天做完工作，這是一件多麼了不起的事情。”心理學認為安排結束日期為三周之後，比在三個月之後設立可視的里程碑，專註的效果更好。時間盒被視為是帕金森定律（Parkinson’s Law）的一劑良藥：“如何開展工作？只要有效地填滿完成前的這段時間。”

　　無論是迭代，還是整個項目，時間盒的另一個價值來自人類的一個怪癖：人們往往記住失誤的日期，而不是失誤的特征。如果將一個項目延遲3個月，得到100%所期望的特征集，那麼，人們會認為這是一個“失敗”的項目。假如按時交付具有75%最重要特征的產品，那麼會被認為是一個成功的項目。

　　另一個原因是要求我們處理小級別的複雜度。通過為期兩周的小型時間盒迭代，團隊承擔的是可管理的複雜度，做他們力所能及的工作，同時在可能突破最後期限內的情形下，他們有能力縮小工作範圍。數據表明，低複雜度的步驟能夠提高生產率。

　　時間盒還有一個更為微妙的好處就是：儘早促成難度大的決策和權衡。例如，在一個Scrum項目中，你受限於30日的時間盒迭代。在迭代計劃會議上，團隊將非常現實地考慮哪些工作將納入迭代中，哪些將推遲。由於向客戶的演示正好是30天，因而對短期目標和優先順序不能含糊不清。利益相關人員也被迫儘早嚴肅地考慮優先順序。

　　第一步：把每日計劃寫在本子/一張紙上，然後將他們填入你的日曆（日程安排）。

　　這一步決定的是，今天你要將什麼放入你的盒子。TimeBoxing不是排列時間表，所以我們需要寫下的只有兩項：1、今日處理事項；2、你認為完成這件事需要多長時間。 這裡的關鍵點，是必須對你要做的事情進行排序和取捨。我們的時間是有限的，不可能在一天把所有事都處理掉。因此需要按照輕重緩急，和事務性質，來選擇你這一天究竟需要處理那些事項。

　　只要不是今天需要處理的，都不要寫上去，或者提前寫到第二天的日程安排中。較大的目標最好進行一些階段性的分解，儘量將同類或有關聯的事務集中在同一天處理，儘量將瑣碎而去缺乏技術含量的事務集中起來，而困難或需要創造力和專註度的重要事務甚至可以留出整天的時間進行處理。

　　第二步：倒計時完成你的任務。

　　計劃被制定好，接下來就是實施。此時需要做的工作，是按照你的估算時間，設置一個倒計時的秒錶。

　　這個部分的實施，類似於國內比較熟悉的“番茄工作法”，不同的是，番茄時間是固定的倒計時25分鐘，但TimeBoxing則更具有機動靈活性，任務不同，時間不同，避免了需要較長時間完成的任務，不斷被25分鐘的時限所打斷。

　　但這就帶來了另一個問題，我們需要儘量合理的估算完成任務所需要的時間。

　　值得註意的是，多項研究表明，在規劃完成任務所需的時間時，人們往往是過於樂觀的。加拿大滑鐵盧大學就曾經做過一項對比實驗，要求人們在最順利情況下，和一般情況下，分別對自己完成任務的時間進行評估。最終的結果是，絕大多數人在這兩種不同情況下，卻給出了同樣的時間。

　　如果估算時過於樂觀，可以預見，當一天結束，你的日程表上將會出現大片的未完成事項，這對任何人來說都是心理上巨大的打擊。所以正確評估自己完成任務所需的時間，就顯得格外重要。

　　較為實用的辦法是，在開始一項工作的時候，有意識地進行計時；完成這項工作時，將其實際所用的時間寫在事項的後面。這樣我們就可以看到，你的預估時間，和你實際的用時之間有多少差值，十分有助於你完善你的日程安排，同時也提高你的時間規劃能力。

　　當然了，沒有任何人可以能夠做出完美的估算，所有評估都是在反覆實踐中形成經驗，進而形成判斷力的。如果遇到規劃偏差較大的日子，其實也完全不需要沮喪。

　　第三步：修訂計劃，處理計劃外的事務。

　　艾森豪威爾曾經說過：Planning is everything，plans are nothing。沒有完美的計劃，因為變化永遠存在。所以如何修訂計劃，以保證日程安排不被突髮狀況打亂，就成為十分重要的問題。

　　美國暢銷書作家、著名學習博客人氣博主、麻省理工學院電腦科學博士卡爾·紐波特在他講述TimeBoxing的內容中，提出過一個非常簡單，但十分典型的處理方式：

　　將你寫計劃的紙張分為兩到三欄，第一欄是原定計劃，第二欄是突髮狀況。劃掉處理突髮狀況所影響到，或沒完成的原定計劃，併在後面寫上新處理的事項。

　　這樣一來，是否處理，處理時間，新舊事項，相互之間的影響關係，都可以非常直觀的呈現並留存。

　　第四步：一天結束，總結反思。

　　反思永遠是進步的敲門磚，當一天結束，回頭看看這張紙：時間的估算與實際用時的差距如何？突發事件是一次性的偶然事件，還是以後依然會出現？日程排列是否過滿？A事務和B事務放在同一天處理會不會更好？

　　它所呈現的信息，將會幫助你在未來更好地進行日程規劃，進一步提高你的效率。

　　而效率，會讓你成為脫穎而出的那個人。