时间盒法

出自 MBA智库百科(https://wiki.mbalib.com/)

　　时间盒法（Time Boxing 工作法）是一种时间管理方法，即在预算时间内对完不成的功能进行删减或者延迟，而不是拖延预算的时间。用我们熟悉的术语就是“后墙不倒”。它把每天的时间切分成多个简短的时间段，并且是固定的内容安排。就好比把你今天的时间当做一个柜子，由多个固定大小的格子组成，每个格子里都放着固定的工作主题，你的任务就是把每个格子里的内容完成。这个格子里的任务可能在最开始是个大内容，你试图利用单位时间内的效率上限去完成它。加入你没有在规定时间内完成它，说明这个任务有点多，你需要适当的删减内容，或者把未完成的内容放到其他格子里，而不是持续在这个格子里停留，消耗自己，下次争取突破自己的效率上限，想办法在格子里完成更多的内容。

　　时间盒的思路是：范围可以调整变化，但时间不可以变化。时间盒会把任务分成很多小块，每块都设定一个较短且固定的时间。如果截止时间快到了但预定的任务尚未完成，那么就可以削减任务，以保证高优先级的任务完成，舍弃不那么重要的任务。时间盒可以防止任务持续拖延，保持项目团队高度聚焦于核心任务及产出。

　　时间盒方法起源于软件工程行业，在敏捷研发模式中就频繁使用了这个概念。

　　从工作时间管理的角度，时间盒方法有如下的含义：

　　（1）预先规划好代办事项，将复杂的活动进行有效分解。并使用高效的记录工具，在事务发生变动时及时调整记录。

　　（2）针对近期（例如：第二天）的活动，使用帕累托法则，估算性价比最高的完成时间。例如上文举例的会议活动，规划为40分钟则更为合适。

　　（3）这里到了时间盒的核心概念内容。每个活动都放置在“时间盒”内，这意味着它有明确的起止时间。例如，预计40分钟的会议，安排在10点开始，那么到10点40分的时候，无论何种原因，都不能再拖后，必须立即结束。当然，这里有执行的前提，就是确保能够使用优化流程的手段，在会议中识别并围绕关键因素展开工作，否则工作质量就会大打折扣。

　　（4）在时间盒内全神贯注地完成工作。马斯克在工作中极少接打电话，他习惯于使用电子邮件。因为电话常常会扰乱思考，而电子邮件则可以在统一的时间进行批复。电子邮件的另一个好处是，文字的条理性、准确性以及效率性要远远高于口头表达，更方便管理者对于呈报信息的识别与批复。并且，电子邮件本身就是一种归档方式，让每一次汇报和指示都有据可查。

　　研究表明在提高生产率方面，时间盒本身能带来好处。

　　一个原因就是专注（focus）。Steve McConnell总结得最好：“你在度假的前一天做完工作，这是一件多么了不起的事情。”心理学认为安排结束日期为三周之后，比在三个月之后设立可视的里程碑，专注的效果更好。时间盒被视为是帕金森定律（Parkinson’s Law）的一剂良药：“如何开展工作？只要有效地填满完成前的这段时间。”

　　无论是迭代，还是整个项目，时间盒的另一个价值来自人类的一个怪癖：人们往往记住失误的日期，而不是失误的特征。如果将一个项目延迟3个月，得到100%所期望的特征集，那么，人们会认为这是一个“失败”的项目。假如按时交付具有75%最重要特征的产品，那么会被认为是一个成功的项目。

　　另一个原因是要求我们处理小级别的复杂度。通过为期两周的小型时间盒迭代，团队承担的是可管理的复杂度，做他们力所能及的工作，同时在可能突破最后期限内的情形下，他们有能力缩小工作范围。数据表明，低复杂度的步骤能够提高生产率。

　　时间盒还有一个更为微妙的好处就是：尽早促成难度大的决策和权衡。例如，在一个Scrum项目中，你受限于30日的时间盒迭代。在迭代计划会议上，团队将非常现实地考虑哪些工作将纳入迭代中，哪些将推迟。由于向客户的演示正好是30天，因而对短期目标和优先级不能含糊不清。利益相关人员也被迫尽早严肃地考虑优先级。

　　第一步：把每日计划写在本子/一张纸上，然后将他们填入你的日历（日程安排）。

　　这一步决定的是，今天你要将什么放入你的盒子。TimeBoxing不是排列时间表，所以我们需要写下的只有两项：1、今日处理事项；2、你认为完成这件事需要多长时间。 这里的关键点，是必须对你要做的事情进行排序和取舍。我们的时间是有限的，不可能在一天把所有事都处理掉。因此需要按照轻重缓急，和事务性质，来选择你这一天究竟需要处理那些事项。

　　只要不是今天需要处理的，都不要写上去，或者提前写到第二天的日程安排中。较大的目标最好进行一些阶段性的分解，尽量将同类或有关联的事务集中在同一天处理，尽量将琐碎而去缺乏技术含量的事务集中起来，而困难或需要创造力和专注度的重要事务甚至可以留出整天的时间进行处理。

　　第二步：倒计时完成你的任务。

　　计划被制定好，接下来就是实施。此时需要做的工作，是按照你的估算时间，设置一个倒计时的秒表。

　　这个部分的实施，类似于国内比较熟悉的“番茄工作法”，不同的是，番茄时间是固定的倒计时25分钟，但TimeBoxing则更具有机动灵活性，任务不同，时间不同，避免了需要较长时间完成的任务，不断被25分钟的时限所打断。

　　但这就带来了另一个问题，我们需要尽量合理的估算完成任务所需要的时间。

　　值得注意的是，多项研究表明，在规划完成任务所需的时间时，人们往往是过于乐观的。加拿大滑铁卢大学就曾经做过一项对比实验，要求人们在最顺利情况下，和一般情况下，分别对自己完成任务的时间进行评估。最终的结果是，绝大多数人在这两种不同情况下，却给出了同样的时间。

　　如果估算时过于乐观，可以预见，当一天结束，你的日程表上将会出现大片的未完成事项，这对任何人来说都是心理上巨大的打击。所以正确评估自己完成任务所需的时间，就显得格外重要。

　　较为实用的办法是，在开始一项工作的时候，有意识地进行计时；完成这项工作时，将其实际所用的时间写在事项的后面。这样我们就可以看到，你的预估时间，和你实际的用时之间有多少差值，十分有助于你完善你的日程安排，同时也提高你的时间规划能力。

　　当然了，没有任何人可以能够做出完美的估算，所有评估都是在反复实践中形成经验，进而形成判断力的。如果遇到规划偏差较大的日子，其实也完全不需要沮丧。

　　第三步：修订计划，处理计划外的事务。

　　艾森豪威尔曾经说过：Planning is everything，plans are nothing。没有完美的计划，因为变化永远存在。所以如何修订计划，以保证日程安排不被突发状况打乱，就成为十分重要的问题。

　　美国畅销书作家、著名学习博客人气博主、麻省理工学院计算机科学博士卡尔·纽波特在他讲述TimeBoxing的内容中，提出过一个非常简单，但十分典型的处理方式：

　　将你写计划的纸张分为两到三栏，第一栏是原定计划，第二栏是突发状况。划掉处理突发状况所影响到，或没完成的原定计划，并在后面写上新处理的事项。

　　这样一来，是否处理，处理时间，新旧事项，相互之间的影响关系，都可以非常直观的呈现并留存。

　　第四步：一天结束，总结反思。

　　反思永远是进步的敲门砖，当一天结束，回头看看这张纸：时间的估算与实际用时的差距如何？突发事件是一次性的偶然事件，还是以后依然会出现？日程排列是否过满？A事务和B事务放在同一天处理会不会更好？

　　它所呈现的信息，将会帮助你在未来更好地进行日程规划，进一步提高你的效率。

　　而效率，会让你成为脱颖而出的那个人。