信息系統轉換
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信息系統轉換是指用新的信息系統代替原有信息系統的一系列的過程。
系統轉換的準備[1]
在系統轉換之前，必須預先做好大量的準備工作，如數據的準備、文檔的完善、用戶的培訓等，只有這樣才能保證轉換工作順利進行。
- 1．數據的準備
系統切換工作中的一項十分艱巨的工作就是數據準備。如果新系統是在手工管理基礎上建立起來的，那麼就要將手工處理的各類數據如單證、報表、賬冊和卡片等按照新系統的規則進行分類並集中在一起，然後組織人力進行數據的錄入工作，將這些紙介質中存放的數據轉換成機內信息。由於系統運行可能是比較長時間段內的數據，因此數據的錄入工作量非常大，要耗費大量的人力和時間等。如果信息系統是在已有的電腦信息系統上開發的，那麼就要通過合併、更新、轉換等方法，將原系統的數據轉換到新系統中來。這種轉換工作也是非常複雜而耗費時間的，有的還可能涉及資料庫的改建或重組，但現在有些則使用數據倉庫。
- 2．文檔的完善
軟體產品開發完畢後，要交給用戶使用。而軟體是程式以及開發、使用和維護程式需要的所有文檔，一個軟體產品必須有一個完整的配置組成。總體規劃，系統分析、系統設計、系統實施、系統測試等各階段都有最終產品的一個或幾個組成部分(這些組成部分通常以文檔資料的形式存在)，這些組成部分記錄了開發過程的軌跡，是開發人員工作的依據，也是用戶運行系統、維護系統的依據，因此文檔資料必須符合一定的規範。在系統交付使用後，必須將整套文檔資料準備齊全，形成正規的文件。
系統說明性文件主要有3類：
- (1)系統的一般性說明文件。包括以下內容：
- 用戶手冊，給用戶介紹系統全面情況，包括目標和有關人員情況。
- 系統規程，為系統的操作和編程等人員提供的總的規程，包括電腦操作規程、監理規程、編程規程和技術標準。
- 特殊說明，結合具體情況有些特殊要求，有時是不斷進行補充和發表的。
- (2)系統開發報告。包括以下內容：
- 系統可行性分析報告，提出系統分析的理由、系統實現的必要性、系統規模、子系統的開發安排等。
- 系統分析報告，描述系統的邏輯模型。
- 系統設計報告，涉及輸入、輸出、資料庫組織、處理程式等方面。
- 系統驗收報告。
- (3)程式說明書。包括以下內容：
- 整個系統程式包的說明。
- 系統的電腦系統流程圖和程式流程圖。
- 作業控制語句說明。
- 程式清單。
- 程式實驗過程說明。
- 輸入輸出樣本。
- 程式所有檢測點設置說明。
- 各個操作指令、控制台指令。
- 修改程式的手續，包括要求填表的手續和樣單。
- 操作人員指示書。告訴操作員操作順序、需要的輸入／輸出介質、程式中斷時應採取的行動、例外情況的分析、各種參數輸入條件、輸出的份數等等。
- 3．人員培訓
系統轉換過程中最關鍵的問題是把新系統付諸於實際操作。由於系統轉換工作牽涉到人力、物力和財力各個方面，所以整個過程要有計劃、有組織地進行，在進行過程中會遇到許多困難，需要高層領導的參與和解決，也需要廣大用戶的支持和理解。軟體系統轉換後，要想發揮它應有的作用，就需要有人去操作，在管理信息系統中人是最重要的因素；管理信息系統運行成功基本上依靠系統分析員、系統設計員、程式員和管理人員的密切配合，因此要重視人員培訓。
新舊系統的交替，往往使一些舊系統的知識擁有者對新系統工作人員產生妒忌和反感，或者重視新系統中脫離實際或想象不周之處。在此期間，領導要大力支持，管理人員和系統分析人員要竭盡聰明才智，調動新系統工作人員的積極性和創造性，鼓舞士氣，這是努力完成系統轉換的關鍵。
大多數系統在系統調試的同時就開始進行各種水平的培訓。例如，對於操作人員或數據錄入人員來說要進行操作培訓，使他們掌握系統操作規則和操作過程；對於管理人員(各層的管理人員)來說要進行使用培訓，使他們能夠靈活地使用系統提供的各項功能，實現信息的查詢檢索，利用系統提供的各類信息進行決策；對於系統管理人員(維護人員、資料庫管理員等)來說要進行系統技術培訓，使他們掌握各種技能以保證整個系統的正常運行。除了上述的培訓內容外還要進行信息管理規則的培訓。用戶培訓可以根據實際需要採取不同的方式進行。
總之，在系統轉換前要充分做好各方面的組織、準備工作，特別是要做好人的工作，為系統轉換和運行奠定基礎。
系統轉換的基本條件[2]
系統轉換的基本條件是：系統實施前購置、安裝、調試完畢；系統轉換前配齊並參與各管理崗位工作；系統轉換所需各種數據按照要求格式輸入到系統之中；用戶手冊、系統操作規程、系統結構與性能介紹手冊齊備。
系統轉換的方式[2]
信息系統轉有直接轉換、並行轉換和分段轉換三種方式，如圖所示。
- 1)直接轉換
直接轉換是在原有系統停止運行時，新系統立刻投入運行，中間沒有過度階段的信息系統轉換的方式統轉換方式，如圖(a)所示。採用這種轉換方式時，方法較為簡單，人力和費用最為節省，但風險大，萬一最後系統運行不起來，就會給業務和管理工作造成混亂。直接轉換方式適用於新系統不太複雜且不太重要，或原有系統完全不能使用的情況。
- 2)並行轉換
並行轉換就是新系統和原有系統並行工作一段時間，新信息系統經過這段時間的考驗後，新信息系統正式替代原有信息系統，如圖(b)所示。採用平行轉換的優點是風險較小，在並行工作期間，原有系統和新系統並存，一旦新系統出現問題，可以暫時停止而不會影響原有系統的正常工作；在轉換期間還可同時比較新、舊兩個系統的性能，讓系統操作員和其他有關人員得到全面培訓。其缺點是在平行運行期間，要兩套系統或兩種處理方式同時並存，因而人力和費用消耗較大。在銀行、財務和一些企業的核心信息系統中，這是一種經常使用的轉換方式。
- 3)分段轉換
分段轉換又稱逐步轉換、嚮導轉換、試點過渡轉換，是採取分期分批逐步轉換方式，在新信息系統正式使用之前，一部分一部分地替代原有信息系統，如圖(c)所示。分段轉換實際上是上述兩種轉換方式的結合。這種轉換方式既能保證系統平穩運行，人力和費用消耗也不太高，但要求子系統之間具有一定的獨立性，對信息系統的設計和實現也有較高的要求。一般比較大的系統採用這種轉換方式較為適宜。
