OPM3模型

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组织项目管理成熟度模型(Organizational Project Management Maturity Model,简称OPM3)

目录

什么是OPM3模型?

  1998年PMI (美国项目管理学会)开始启动OPM3计划,并期望作为标准模型投入市场竞争。John Schlichter担任OPM3计划的主管,并在全球招募了来自包括中国在内的35个不同国家、不同行业的800余位专业人员参与。经过五年的努力, OPM3(Organizational Project Management Maturity Model)终于在2003年12月问世,掀起继CMM震撼后的另一股企业开始追求建立“组织全面性项目管理能力”的风潮。

  PMI对OPM3的定义是:评估组织通过管理单个项目和项目组合来实施自己战略目标的能力的方法,还是帮助组织提高市场竞争力的方法。OPM3的目标是“帮助组织通过开发其能力,成功地,可靠地,按计划地选择并交付项目而实现其战略”。OPM3为使用者提供了丰富的知识和自我评估的标准,用以确定组织的当前的、状态,并制定相应的改进计划。

  组织项目管理成熟度模型(Organizational Project Management Maturity Model简称OPM3)是PMI最新发布的标准。

  “组织项目管理”是指通过项目将知识、技能、工具和技术应用于组织和项目活动来达到组织目标。首先,“组织”扩展了项目管理的范围,不仅仅包括单一项目的成功交付,还包括项目组合管理(Project Portfolio Management)和项目投资组合管理(Portfolio Management)。单个项目的管理可以认为是战术水平的,而组织项目管理上升到了战略高度,被视为组织的一项战略优势

  “成熟度模型”可以定义为描述如何提高或获得某些期待物(如能力)的过程的框架。“成熟度”一词指出能力必须随着时间持续提高,这样才能在竞争中不断地获取成功。“模式”是指一个过程中的变化,进步或步骤。OPM3为组织提供了一个测量、比较、改进项目管理能力的方法和工具。美国PMI学会对OPM3的定义是:“它是评估组织通过管理单个项目和组合项目来实施自己战略目标的能力的一种方法,它还是帮助组织提高市场竞争力的工具。”

  在经济全球化的环境中,各种组织都面临着全方位的竞争。一方面是外部赛场,我们将不得不和自己不甚了解的组织或者是在自 己不很熟悉的领域去参与竞争,为此组织必须了解竞争对手的优势和劣势,熟悉外部环境的竞争标尺。另一方面是内部训练,组织需要了解自己的能力,给自己进行定位,因此也需要有一个测定和改进能力的标尺。科兹纳(Kerzner)把通过测量和比较而获得持续改进的方法定义为基准比较法。组织要想在市场中保持持续的竞争力、赢得优势,没有内部和外部的基准,用于比较和持续的改进自己的能力,是根本不可能的。内部基准类似于参加校内进行的十项全能运动,你可以通过观看十项全能运动友谊赛进行学习;外部基准则类似于参加非校内的锦标赛。只有这时,你才有了学习和 持续改进的机会,这一点对于任何想要获胜的参赛选手都是十分重要的。OPM3就是要制订这样一个标准,适用于不同大小和形式、不同行业和文化的各种组织, 来指导组织培育和提高项目管理能力,即通过成功的项目来实现组织战略目标的能力。

OPM3的历史和发展

  上世纪90年代中开始出现多种项目管理成熟度模型,现在常见的模型已经超过了30多种。从概念上讲,大部分是基于美国软件工程学会(SEI)开发的能力成熟度模型CMM)。1998年PMI标准开发计划“在组织的项目管理成熟度模型标准上取得了重大进展,他们开始启动OPM3计划,并期望作为标准模型投入市场竞争。John Schlichter担任OPM3计划的主管,并在全球招募了100多名志愿者,他们来自不同的国家,不同的行业,为OPM3计划带来了丰富的知识、经验 和技巧。OPM3于2003年第3季度完成。” OPM3计划的成果将包括:

  a. 术语列表(A glossary of terms)

  b. 结果(Outcomes)

  指那些能显示一个项目主导型组织以实施“成功”管理的结果。这些结果和组织的种种能力之间有确定的关系。

  c. 意外变量(Contingency variables)

  这是指一些重要的影响因素,比如说项目规模,技术的复杂性,公众的能见度等。这些因素最有可能对管理能力、结果以及项目的成功与否造成影响。

  d. 组织项目管理成熟度模型的构成和梯级描述。

  包括指定的能力或能力组,比如说基准的确定,满足顾客要求的组织安排,等等。同时也包括说明性材料,比如说定义,首要的必备能力,也可能包括实践范例。

OPM3模型的基本构成

  OPM3模型的基本构成有以下要素:

  • “最佳实践”(Best Practices):组织项目管理的一套“最佳实践”是指经实践证明和得到广泛认同的比较成熟的做法
  • 能力组成(the constituent Capabilities):能力是“最佳实践”的前提条件,或者说,能力集合成“最佳实践”,具备了某些能力组成就预示着对应的“最佳实践”可以实现。(
  • 路径(pathways):识别能力整合成“最佳实践”的路径,包括一个“最佳实践”内部的和不同“最佳实践”之间的各种能力的相互关系。。
  • 可见的结果(observable Outcomes):这些结果和组织的种种能力之间有确定的关系,可见的结果意味着组织存在或者达到了某种特定的能力。
  • 主要绩效指标Key Performance Indicators):能测定每个结果的一个或多个主要绩效指标。
  • 模型的范畴(model context):包括组织项目管理的过程和改进的步骤和梯级

  OPM3模型

  这些“最佳实践”、能力、结果和绩效指标,同一些叙述性的说明、指导手册、自我评估模板和组织项目管理过程的描述一起就构成了PMI的组织项目管理成熟度模型。

  相互依赖性

  该模型另一个显著特点是各种能力之间存在的相互依赖性。要达到“最佳实践”取决于一定能力的实现,而这些能力往往依赖于其他一些能力。这种关系同样也存在于各种“最佳实践”之间以及和这些“最佳实践”相关的能力之间。这些关系如下图所示:

  OPM3模型

  在上图中, 最佳实践B依赖于最佳实践A ,那么最佳实践B中至少有一种能力依赖于最佳实践A中的一种能力。最佳实践B本身依赖于能力B3,而B3依赖于B2,B2又依赖于能力A1和B1。

  了解了最佳实践以及能力之间的各种依赖性,组织就可以更加全面地了解为了完全实现一个给定的最佳实践必须要完成什么,并把需要改进的项目管理能力图示出来。下图给出了这些依赖关系的一个例子。对这些依赖性的了解可以让OPM3的使用者找到一条从能力到能力的“路径”,沿着这条路径来完成特定的最佳实践。尽管对有些最佳实践而言,要获得需要的能力可能有不止一种合理的顺序;选取最佳的“路径”,可以节约宝贵的管理资源。为了确定这些复杂的关系,建立一个能够提供最多实践信息和最大价值的模型,OPM3开发小组付出了巨大的努力。到目前为止,OPM3已经确定了600多个最佳实践,3000多种能力和4000多个能力间的相互关系。

  结果和主要绩效指标

  把结果归入到模型中的作用在于,结果可以成为表明组织具备某种能力的客观证据。换句话来说,如果组织具有某种特定能力,那么一定有一些客观的证据证明它的存在。举个例子来说,如果有一种“定期维护项目进度总体计划”的能力,那么结果就应该是存在一个到目前为止最新的项目进度总体计划。主要的绩效指标(KPI)是一种标尺,这种标尺能够用来衡量结果,告诉我们结果存在的程度,不管是数量上还是质量上。KPI可以是直接测量的定量指标或者是专家的评估。在我们所举的例子中,绩效指标就是要确定项目进度总体计划是否涵盖了足够数量的组织项目或只是包括了一部分项目,同时还要确定它是否被经常、定期地维护和更新,以满足项目干系人的需要。

  OPM3模型

  简而言之,组织不管是根据标准来进行自我评估,还是制定计划来完成组织项目管理的某种最佳实践,OPM3都为组织提供了了解现有能力和发现所需获得能力的工具,同时给出组织如何获得所需能力的推荐顺序。组织将可以通过检验结果或证据来证明他们已经获得了各种能力,还可以使用绩效指标来评估结果。一旦这些因素被确定,组织可以全面透彻地了解要完成最佳实践他们需要做什么。他们还可以获得所需的信息,来编制完成最佳实践所必须的改进计划。

OPM3模型的结构

  PMI的OPM3模型是一个三维的模型,第一维是成熟度的四个梯级,第二维是项目管理的九个领域和五个基本过程,第三维是组织项目管理的三个版图层次。

  成熟度的四个梯级分别是:

  (1) 标准化的(Standardizing)

  (2) 可测量的(Measuring)

  (3) 可控制的(Controlling)

  (4) 持续改进的(Continuously Improving)

  OPM3模型

  如此一来,组织就可以看出哪些最佳实践和组织项目管理成熟度最密切相关,组织处于成熟度的哪一等级,如何进行改进。然而,OPM3不仅仅用改进过程梯级来构筑它的内容,并且把这种框架延伸到了项目组合和项目投资组合的管理层次。这个框架允许模型对管理进行逐步优化,使用者可以根据实际需要在组织项目管理三个版图层次由小到大逐步推广应用。这就需要搞明白每个最佳实践在三个版图层次中逐层扩展的含意。

  项目管理的九个领域项目整体管理项目范围管理项目时间管理项目费用管理、项目质量管理、项目人力资源管理项目沟通管理、项目风险管理和项目采购管理。见下图:

  OPM3模型

  项目管理的五个基本过程是指启动过程 (Initiating Processes)、计划编制过程(Planning Processes)、执行过程(Executing Processes)、控制过程(Controlling Processes)和收尾过程(Closing Processes)。根据他们的相互关系和正常的信息流向,过程组如下图所示。

  OPM3模型

  组织项目管理的三个版图是单个项目管理(Project Management)、项目组合管理(Program Management)和项目投资组合管理(Portfolio Management)。

  这些相同的过程也可以扩展应用于项目组合管理和项目投资组合管理。把它们放在组织项目管理三个版图的范畴中,我们可以看到这些过程组与组织战略规划之间的重要关系,如下图所示:

  OPM3模型

  结合上图所示的OPM3过程构造,我们可以看出这个模型的三维结构:第一维是四个改进的梯级,第二维是项目管理九个领域和五个基本过程,第三维是组织项目管理的三个版图层次,如下图所示。

  OPM3模型

OPM3模型的特点

  多方面的资料表明OPM3具有以下的特点:

  1. 现实可信的:该模型是根据广泛、深入和有效的试运行的结果而开发建立的。这些试运行又是在多个有代表性的组织中实施的。

  2. 实用的:该模型给出了提升能力和实现结果的路线图,并且提供了进行投资必须建立的项目管理基础设施和能力培育的方法。

  3. 容易使用:具有高中学历的人经过学习就可以理解并使用它;用户不需要特殊的技能就可以进行自我评估,自动得出评估结果。

  4. 稳固有效的:对从一个评估到下一个评估能提供稳固有效的指引,也可以对一个组织的次级组织进行评估和比较。

  5. 准确的:该模型使用稳固的、可重复的方法查找证据、评估组织能力和结果,确定组织在项目管理成熟度模型中的位置。

  6. 着重于基准测定和绩效提高:绩效改进和提高依赖于模型中的每种能力。

  7. 表明了“原因和结果”:该模型定义了能力、项目成果和绩效指标之间的相互依赖和因果关系。

OPM3模型的步骤

  对那些想在项目管理成熟度方面有所改进的组织来说,OPM3在避免组织资源浪费的同时提供了合理改进过程的指导方针。运用OPM3的步骤如下:

  1. 研究标准

  第一步是组织必须尽可能透彻地了解该模型所依托的种种概念。这包括研究比较标尺的内容,熟悉组织项目管理以及OPM3模型的组成和操作程序。

  2. 评估组织现状

  这一步是评估组织的组织项目管理成熟度。为此,组织必须把自己当前的成熟度状态的特征来和OPM3模型所描述的具有代表性的特征进行对比。通过对比,识别自 己当前状态,包括自己的强势和弱势,以及在组织项目管理成熟度中的位置处于哪个梯级。从而可以决定是否需要制订和实施改进计划。

  3.决定改进重点

  OPM3的自我评估帮助组织识别了自己的状态,了解了自己目前在组织项目管理方面已经具备和还缺乏哪些基本的特征。这样使用者就可以把重点放在与“最佳实践”相关 的、需要改进的那些特征上来,并制订适当的改进规划。一旦使用者知道哪些“最佳实践”是需要测定和致力于改进的,这种“最佳实践”以及对它们的描述,都可以在OPM3模型给出的目录中查找出来。

  4.决定改进的路径

  一旦使用者从目录中查看到希望完成的“最佳实践”所需要的一系列能力,他们也就找到了改进的路径,知道了如何才能达到需要的“最佳实践”,以便将当前的成熟度梯级提高一步。

  5.评价当前能力

  在这一步,组织将需要确定自己具备了哪些在步骤4 中提到的首先必备的能力。这包括仔细研究每种能力,并确定可以证明该能力的结果是否存在,或者是否可以观察到。该评价步骤将帮助组织决定要达到预期的成熟度需要培育哪些特定能力。

  6. 编制改进计划

  以上步骤的完成将构成组织改进计划的基础。组织可以根据那些未被观察到结果(这表明组织的某些能力还没有获得)的记录文档,就这些结果所反映组织所需能力的优先程度进行排序。这些信息,同实现资源最佳配置的“最佳实践”的选取结合起来,就可以编制出管理改进计划。

  7.执行改进计划

  这一步是组织真正实施变革的步骤。一旦计划被制定,组织必须一步一步地将其贯彻下去,也就是必须实施改进活动来获得必需的能力,并沿着组织项目管理成熟度发展的道路不断推进。

  8.重复过程

  完成了计划中的一些改进活动后,组织将重新评估当前的组织项目管理成熟度状态,即回到第2步;或开始进行其他的在先前的评估中确定下来但还没来得及实施的“最佳实践”,即回到第5步,重新评估当前能力,从而更新改进计划。

OPM3的用途

  OPM3的目标是提供一种开发组织项目管理能力的基本方法,并使他们的项目与它们组织战略紧密地联系起来。OPM3 为使用者提供了丰富的知识来了解组织项目管理,并给出了对照标准作为自我评估的工具,来确定组织当前状况,以及制定改进计划。OPM3可以有以下的用途:

  1.通过内部的纵向比较、评价,找出组织改进的方向。

  OPM3成熟度标尺为组织提供了在关键时机进行评价的方法,这种即时“抓拍”的结果可以和以前的评价做比较,来确定已实行的变革带来的效果,以便指导今后的改进。

  2.通过外部的横向比较,提升组织在市场中的竞争力。

  3.商家通过评价、改进和宣传,提升企业形象

  4.雇主要求商家按照OPM3模型的标尺达到某级成熟度,以便选择更有能力的投标人,并作为一种项目控制的手段。

OPM3模型的应用过程

  OPM3分为5级,但OPM3的内容并没有拘泥于成熟度的分级,而重在如何使组织能够识别和改善项目管理的过程。OPM3模型的应用过程包括组织评估、确定改进重点和路径,制定改进计划、改进实施和重复进行,不断提高等一系列过程.如下图所示:

  OPM3模型的应用过程

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外部链接

  • 美国项目管理学会(PMI)关于OPM3[1]
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