行为信息

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什么是行为信息

  行为信息,又称例外信息,是MPR系统的一类输入信息,用来指明为了纠正当前的或潜在的问题应当采取某种行动。例如,“下达订单”,“将计划日期提前”,“将日期计划推后”,以及“取消”都是MRP系统中的行为信息。在运行MRP时,系统自动辨认有矛盾的情况并将之以例外信息的形式记录下来。这样,MRP计划员只需要注意MRP清单上的例外情况。

行为信息的产生原因

  复杂制造企业实施ERP的过程中,最常遇到的挑战是例外处理——对无计划的、临时突发的任务做出应对计划。俗语说:“计划跟不上变化”,现实生产不可能循规蹈矩地按照ERP预先规定流程走,不论你使用的ERP多么成熟、实施方法如何高明,成功的关键因素就在于如何处理“计划跟不上”的变化,这就是需要采取怎样的行为信息。

  “例外”是偏离计划和预期效果的事件。例外在任何企业中都会发生,在多变的市场环境下,某些例外(如需求例外)是不可避免的。复杂产品制造企业因为需求多变和技术复杂,“例外”经常发生。中国的复杂产品制造业处于不规范的市场环境、不成熟的技术支持和缺少协同的生产秩序之中,例外几乎会在任何情况下出现。

  复杂产品制造企业中例外产生的原因大体有5类:

  (1)供应例外:原材料延误到货或质量超差,造成生产待料。这时需要在争取停工期最短、相关的费用最少的前提下,寻找新的材料来源并重新排产。

  (2)资源例外:因为某种资源如设备或工装、工具以及人力的临时短缺,造成计划脱节。需要寻找其它替代资源或工艺过程,并重新排产。

  (3)质量例外:出现质量故障造成生产停顿,或完工的零件和产品不合格,这时面临着返工或补投的计划变动,甚至会造成交付数量短缺。

  (4)需求例外:客户需求改变,甚至取消订单是大多数制造企业所面临的最常见的问题。怎样才能尽量减小经济损失,取决于发生变化时企业内部能否及时沟通,采取应对措施。

  (5)技术例外:因为图纸或工艺设计脱期、图纸或工艺缺陷、对现场技术问题处理不及时而造成生产停顿或质量故障。

  例外会在企业产生负面的连锁效应,甚至会波及到客户服务采购、生产排产、装运和财务等各个方面。同时,例外也会打乱ERP稳定运行的条件,严重时会使ERP安排的计划形如一纸空文。这就是为什么制造业ERP的生产计划管理难以实施的原因之一。对例外管理的能力是复杂制造企业ERP的关键功能。行为信息在企业ERP选型、实施和日常运行中,都必须给予充分的关注。

行为信息的原则

  ERP软件应该具有及时发现和确认例外、方便沟通的机制,适当地将企业处理例外的业务规则纳入到ERP软件中去,增加必要的预防例外的环节。但是管理例外的各种措施必然的增加了生产管理过程的冗余、增大了资源的储备和过量生产、增加软件及其实施的复杂性,从而会增加成本、对公司财务造成不良影响。所以只有对经常发生的和影响重大的例外,并且能够得到提高客户满意度或能够留住客户的效果时,才有必要采取积极的措施。因此,行为信息制定应该是适度的。有些企业企图预防偶然发生的事件而将规章制度或软件搞的异常繁琐,是不合理的。下面说明ERP软件行为信息管理的原则和措施。

  行为信息感知和确认例外

  例外可以从ERP的任何查询屏幕上判断出来,但这远远不够。这里所谓行为信息是指由软件系统对例外的发生给予明确提示,软件的可视化是感知例外的充分条件。同样一个查询屏幕,如采购订单到货查询,我们将查询日期距离到货期限的时间用绿、黄、橙、红色块分别表示,这种查询屏幕的功能就提升为例外显示和确认。用这种方法可以显现几乎所有的订单例外。ERP也有必要设立专门的可视化的例外显示屏幕,如配套缺件、采购到货延误、发货延误等。

  行为信息是重要的,但是在什么时间和地点确定更是至关重要。如果供应例外在生产现场才被发现,再去通知采购寻找新的货源,按照常规做法——需要运输、到货入库、检验,最后才送到生产线,这样会进一步耽搁时间。最好的做法是建立跟踪采购的程序,使系统在采购到货日期之前、将可能错过到货日期的采购订单自动提醒。到货入库和到货检验是提前预报供应例外的2个重要地点。采用供应商门户可以更早的发现在供应商那里出现的例外,及早采取措施。生产车间几乎是制造企业所有例外的集中爆发地,而且在车间现场暴露的问题往往难以挽救。提前进行生产准备的例外检查就十分重要,在计划订单确认以后,就需要不断的进行设备的可用性、工具工装的可用性、技术资料和数控程序的完备性、原材料和毛坯的可用性,对能否保证如期开工进行监控、对短缺提出警告。行为信息成为ERP和MES必备的功能。

  在企业内充分沟通行为信息

  对例外不仅仅是及时反应和提前预测,关键还在于将行为信息很快的传递给企业的有关人员。MRP系统对所有确认了的例外建立了报警过程,自动将例外传递到企业所有相关的人员,包括:

  (1)客户服务:及时通知客户,如果会发生交付期延误,征询是否可以部分发货、分批发货或是用替代产品交货;

  (2)采购:提供寻找必要的货源或寻找外协资源的机会;

  (3)生产准备:通知有关部门,如,当需要维修设备、返修工装(不论是计划内的还是计划外的)或者因加工有问题出现原材料、零件的短缺;

  (4)生产计划:在生产能力范围内排产,例外发生则重排有冲突工作订单的进度;

  (5)库房/收货:催供应商尽快交货;对车间现场需要的物料优先送达。

  我们认为,重要的是系统动态地将行为信息“推”给上游人员,而不是让他们去查询有没有行为信息,这样做会更及时和有效。我们一般用例外的数据库事件或查询的处理结果直接驱动例外消息的传输。目前大量应用的是传统的屏幕间的信息传递工作流技术,也可以通过各种门户、短讯电子邮件移动电话短消息发布行为信息。

  这些系统产生的信息包括:通知现有订单的取消、订单数量或日期变化;生产用设备或工具工装进行维护或修理;库存低于安全水平的补充订货等。

行为信息的预防性措施

  不但需要提前发现例外,对例外采取预防性应对措施、化解可能发生的例外显得更为重要——这是先进ERP的标志之一。最重要的行为信息预防性措施有:

  (1)有限能力的物料需求计划。必要时,采用有资源约束条件的有限能力物料需求计划。在计划的第一时间给出制造资源的需求,或者得到计及资源约束的可行计划。这是有效避免生产例外的措施之一。

  (2)推—拉结合的生产模式。“计划跟不上变化”是常见的现象。ERP系统一般都有净变运算,作为个别需求改变时的补充措施,也可以作为处理例外的一种方法。但是在多数复杂产品的离散制造企业,计划周期较长。俗语说:“夜长梦多”,在计划执行期间的变化和例外将是难以预料的。靠净变或重排MRP难以补救。有人认为能够通过MES的排产或APS快速响应,但是常常因为ERP和MES之间的信息沟通不畅而难以实现。我们推荐采用拉式生产,直接由客户的需求驱动,生产指令的信息路径、从指令到执行之间的时间差以及生产周期本身都要比MRP的推式计划要短得多。这本身就避免了相当多例外产生的可能。

  (3)可交付承诺ATP。延误交付是销售例外最常见的形式。而交付延误大部分原因并不是因为生产能力不足,而往往是由于销售与生产两个部门的沟通造成的脱节。可交付承诺是传统ERP就具备的重要功能之一。通过ATP的计算预测可向客户交付产品的数量。因为涉及生产能力的计算,传统ATP仅仅帮助MTS模式的企业的销售管理

  (4)现场排产。好的ERP/MES的排产计划功能是具有强大的图形排产能力,灵活和用户友好的界面,它不仅提供快速响应生产瓶颈的时机,而且能看到它们在什么地方第一次出现并防止发生。排产模块能够快速确定能力冲突以及潜在的能力瓶颈。除了提供整个制造作业的可视化界面,操作者可以使用拖放工具重新排产或重新分配设备。提升ERP的例外处理能力

  提升ERP软件例外处理的能力是系统化设计和对软件长期应用和实践的积累过程。复杂制造企业用户对行为信息的要求很多,但我们认为行为信息不是一个独立的刻意追求的功能,而是软件综合设计的结果。许多客户关心系统能否自动重新排产、希望将某些决策自动化,不要人工评审或计划员的干预。但这并不是最佳选择。又如,客户希望系统能自动分配原材料、代料或重排工作订单。但我们发现,自动应对例外的规则所能够覆盖的状况总是有限的。我们认为最好的做法是系统提供报警,然后由人来做决策——因为有很多主观因素需要客户和企业更多的深层次知识和经验来处理。所以我们强烈建议,提升ERP的行为信息能力要有人的参与而不是单纯的自动进行。

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