供应商审计

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供应商审计(Supplier Audit)

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什么是供应商审计

  供应商审计(Supplier Audit)是指企业采购部门负责与外部供应商采购订单合同进行谈判,在合同中确定“有权审计条款”,保证企业有权在某些情况下对供应商提供的产品生产成本等资料进行审计。通过供应商审计,企业能够有效地防止采购回来的原材料成本过高。

供应商审计的产生

  供应商审计这一理念最早出现在1963年美国颁布的药品生产质量管理规范(Good Manufacturing PracticeGMP)中。GMP是适应保证药品生产质量管理的需要而产生的。最初药品的质量是通过放行前检测来保证的,频繁发生的重大药物灾难使人们逐渐认识到仅仅检测是不能完全确保产品质量的,还必须对生产的整个过程进行有效的控制。其中,GMP规定,药品生产企业如果将产品分包分包商进行生产或从供应商处采购原料,那么公司应保证所采购的原料供应商或分包商按照GMP规范组织生产,而政府有可能随机选择审计这些供应商或分包商。如果官方发现公司的供应商或分包商有重大GMP缺陷,公司必须暂时中止采购或分包生产。可见医药生产行业的供应商审计是为了保证企业所采购回来的原料的质量合格。

  此后,供应商审计这一方法逐渐为其他行业的企业所借鉴并采用,尤其是一些跨国公司,例如福特汽车公司雀巢公司等。相应的,供应商审计的对象也发生了变化,从以审查原材料质量为主转变为全面审计供应商的基本情况,例如,公司的治理结构、财务状况信用和合作纪录、服务水平、社会责任度,以及产品质量和价格等。就大多数企业来说,供应商审计主要是用来控制企业的材料采购成本。供应商审计在国内企业的应用比较少,而一些合资企业由于采用了外国企业的管理体系和经验,在材料采购业务中较多地采用了供应商审计这一方法。例如,重庆的长安福特汽车有限公司就是成功实施供应商审计的企业之一。   

供应商审计的特点

  1.供应商审计的目的。供应商审计的主要目的是通过审查被审供应商的成本资料,验证其提供的产品报价是否真实反映了企业的实际生产成本;通过询价等方式,验证供应商的报价是否高于市场同类企业的产品价格。也就是说,供应商审计主要是防止企业被“欺骗”,避免原材料的进价过高,从而能够有效地控制外购材料的成本,减少和避免价格风险。需要明确的是,被审企业会计资料的真实性和完整性由其自己负责。企业对供应商进行审计只是为了知道供货企业有没有提供过高的产品报价。

  2.供应商审计的主体。供应商审计的主体是企业内部审计部门。材料采购业务主要由企业的采购部门负责,显然,从内部控制的角度出发,采购部门不适合执行供应商审计业务。企业的内部审计部门地位相对独立,又有必要的专业技能,因而承担供应商审计业务最为合适。就现实的情况来说,大多数企业的供应商审计就是由内部审计部门执行的。当然,有些企业没有专设的内部审计机构,这样,供应商审计业务往往由企业的财务部门执行。例如,长安福特汽车有限公司财务部下设的内审小组就承担了供应商审计这一职责。

  3.供应商审计的对象。供应商审计的对象由供应商审计的目的决定。为了控制材料采购成本,供应商审计主要是审查供货企业的成本资料。即根据材料采购订单上的产品型号、规格等资料审查被审单位相应产品的成本资料,例如有关生产成本、制造费用总账明细账,以及成本报表等。

供应商审计的有效措施

  1.供应审计的前提是订立“有权审计条款”。实行供应商审计的前提条件是企业在与外部供应商订合同时,必须明确有“有权审计条款”。供应商审计的对象是供货企业的成本资料,这是企业的内部资料,关系到企业的商业秘密能否得到有效地保守,所以企业不会轻易地让外部人员审查自己的成本资料。因此,企业实行供应商审计必须在与外部供应商订立合同时明确有权在必要的时候对供应商的成本资料进行审查。由于这一前提条件的存在,供应商审计的使用范围受到了一定的限制。一般来说,只有一些实力较强的大企业在与供应商签订合同时,才有能力确定“有权审计条款”。而绝大多数小企业本身处于弱势地位,很难订立这一条款,也就无法进行供应商审计。

  2.供应商审计的实施条件一般由合同约定。什么情况下企业才能对供应商进行审计呢?一种方法是企业在接受被审企业为供应商前就进行审计,另一种是合同中约定企业在认为必要时有权进行审计。有关企业在订立合同的“有权审计条款”时,必须同时明确具体的有权审计的条件,以免引起纠纷。例如,长安福特汽车有限公司在和供应商签订合同时规定在以下情况下可以对供应商进行审计:当从供应商购进的工装未通过竞标;当合同和采购定单上的产品价格不是固定价格;当供应商由于合同取消或修订向公司提起索赔等。

  3.供应商审计的实施程序。有效进行供应商审计必须要明确审计的程序,主要有:(1)制定审计计划,确定审计小组的组成、审计的范围和目的、检查项目,为审计做好充分的准备。(2)实施审计,通过面谈、实地检查和文件检查等方式,审查企业的产品报价是否真实反映了企业的实际生产成本以及成本资料是否真实。(3)出具审计报告并进行处理。

  4.供应商审计报告和处理。审计报告是审计的计划和执行情况的小结,是审计的重要组成部分,内容主要有对该供应商的总体评价;审计中发现的问题;做出该供应商的产品报价是否如实反映实际生产成本和成本资料是否真实的结论;审计日期;审计人员及其签名等。

  审计报告完成后,采购企业的有关人员还应与供应商进行交流,并要求其回复将采取的或已采取的整改措施。有些供应商的现状虽然不符合采购企业的要求,但是经过整改后有可能成为合格的供应商。采购企业应该有一个跟踪体系,将每次与供应商的交流都记录归档。对审计未合格的供应商,如果采购企业觉得有继续考察的必要,可在条件成熟时对其进行再次审计;对审计合格并已接收为正式供应商的企业,采购企业也应定期对其再审计,以验证其产品成本会计资料的真实性。   

供应商审计的发展

  1.审计的目的由控制原材料的价格风险为主转变为控制材料采购业务的整体风险。就现在的情况看,大多数企业的供应商审计主要是审查供货企业的成本资料,即主要是关注外购材料的价格风险。但是企业在材料采购业务中所面临的不仅仅是价格风险,还有其他一些重大风险。例如,采购合同存在欺诈或条款不合理、合同没有如约执行、采购的产品数量不符要求和产品质量不合格等情况。企业在进行供应商审计中对这些问题都应该予以关注,这样才能大大降低材料采购业务中存在的各种风险。

  2.审计的主体由内审部门为主转变为企业的各相关部门共同参与。现有企业的供应商审计主要由企业的内部审计部门执行,但是仅凭借内部审计机构的专业技能很难审查诸如材料质量是否符合标准等情况。因此,随着供应商审计目的的拓展,参与审计的部门也必须发生相应的变化,应由企业的财务、审计、采购、质量等部门派员组成审计小组。此外,为保证审计的公正性和独立性,可以引入注册会计师事务所社会中介机构执行或参与供应商审计业务。企业内部审计很难发现所有的材料采购风险,而第三方审计往往可以发现企业内审所不能发现的问题,所以能更好地控制企业面临的风险,但审计成本也提高了。

  3.审计对象的扩大。供应商审计的对象随审计目的的改变而变化。审计的对象应该从企业的成本资料为主转向全面审计供应商的生产经营的基本情况和财务状况,并对企业的材料采购过程进行全方位的监督。供应商的财务状况、生产流程、技术水平、产品质量和采购合同的订立、执行以及产品的运输、验收等都是审计应予以关注的对象。例如,很多跨国公司的采购行为对于服务质量的重视是先于采购成本存在的。一些问题看起来比较“虚”,比如,供应商的质量体系、管理体系、创新精神、信用记录、甚至童工问题等。正是这些“虚”问题中隐含着公司对价格、质量、技术的具体要求。

参考文献

  【1】蒋航程.浅议企业材料采购成本控制中的供应商审计[J].

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