項目監測

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項目監測（Project Monitoring）

　　項目監測又叫項目跟蹤，是指項目各級管理人員根據項目的規劃和目標等，在項目實施的整個過程中對項目狀態以及影響項目進展的內外部因素進行及時的、連續的、系統的記錄和報告的系列活動過程。項目監測主要針對計劃、任務和項目成員三個方面，是為了瞭解項目的實際進展情況而進行。如瞭解成員工作完成情況，瞭解整個項目計劃完成情況等內容。

　　項目監測是必要的，因為它可以證明計劃是否可執行，同時可以說明計劃是否可以被完成。因為可以對計划進行檢驗，所以如果把計劃和跟蹤作為一個工作迴圈，那麼計劃將得到適時的改進，因為跟蹤過程中會發現大量的計劃的不當之處。現在我們的項目中，有很多計劃做的不夠，這可以促使我們去改進和完善。項目監測實施人應該是項目經理，因為項目經理制定項目計劃，並且項目經理有權進行工作的協調和調動。也就是說，跟蹤的主要目的是給項目經理一個工作的參考。跟蹤的結果和數據是“最好的教材”。

　　1、評價實際和計劃的完成情況

　　項目是不是按計劃完成，有什麼偏差？該檢查的完成情況包括工期和成本，即成本預算和實際花費是不是相符合。

　　2、檢驗技術指標的正確與否

　　檢驗技術指標正確與否包括質量指標、技術要求，檢驗它們是否和工作說明相一致。

　　3、需求和變更批准

　　在項目實施當中經常發生需求變化，由此產生了一系列變更。需求和變更需要按照正規的程式來展開，而不是隨隨便便地改變需求和進行變更。

　　4、工期進展與項目要求相一致

　　無論是需求變化還是其它因素引起的變更，都要求工期進展情況以及資源使用情況符合項目的計劃要求。如果變更對項目目標，如工期和預算有較大影響，這時候需要經過慎重的評審之後，修正項目的基本計劃，按照監控手段來實施變更。

　　5、監視資源的使用

　　另外，還需要對資源進行監控。主要是對一些績效標準，包括技術指標、預算成本、工期和資源的需求數量，進行統計估算、比較和評估。在比較的同時，需要將績效與計劃做比較，在比較的基礎上預測項目總成本和工期是否符合項目的預期目標。如果產生比較大的偏差，就需要採取適當的糾正行動或進行調整。

　　6、成本監控

　　成本監控是為了核實成本支出與項目計劃是否一致，如果不一致，就要判斷怎樣才能消除偏差。

　　成本控制和監測是分不開的，要進行有效的控制，必須要有一個經常性地持續不斷地監測，這個監測包括成本的檢測、工期的檢測和其他績效的檢測，這種檢測過程要求和項目的每一個工作包相聯繫（tietoworkpackages）。

　　根據工作包在項目計劃階段的工作定義和工作描述，以及在不同時段的時間及責任分配、資源需求的計劃來記錄和報告項目的進展情況。這種項目的檢測過程還要按照項目的變更做相應的調整，也就是說要跟上項目變更的節拍。

　　為了保證項目得到有效的控制，在項目實施中要採用一個有效的工作授權制度（Work Authorization）。在項目計劃階段，要事先確定好方針政策。

　　比方說高層領導授權、項目經理授權，也可以通過職能部門下發授權工作單。具體授權工作應該按照項目計劃階段的設計來實施。

　　檢測過程與授權流程相反，它是由個人和工作小組到項目經理，然後再到更高層管理部門。

　　數據的收集和記錄，要求定期按照一個標準化格式來進行。

　　項目監測的基本目標：

• 找出潛在的問題以預防它們的發生；
• 在出現不可修複危害之前準備好修複計劃。

　　1、瞭解成員的工作情況

　　一個任務分配下來後，項目經理應該知道工作的進展情況，那麼他就必須去跟項目成員進行交流，瞭解這個成員的情況。所以他要得到的信息是“能不能按時並保質保量的完成？如果不能按時完成，需要什麼樣的幫助呢？”這是項目經理最關心的。而且需要隨時的收集。如果這個信息沒有被收集上來，那麼項目經理就失去了對項目的瞭解，也就失去可適時調整的時機，如此，後果就可想而知了，項目拖延、混亂……

　　2、調整工作安排，合理利用資源

　　如果項目組中有幾個或者幾十個人的時候，就可能出現完成任務早晚的不同，完成早的不能閑著，完成晚的要拖後腿。這時就需要項目經理進行工作的調整。那麼這個跟蹤結果和數據就可以幫助項目經理完成這個工作。

　　3、促進完善計劃內容

　　項目人員多了，又去跟蹤，這就必然要求項目經理做出詳細的計劃，這個計劃必須要明確任務，明確任務的負責人，明確任務的開始和結束時間。這就要求項目經理把整個項目分成若幹部分。詳細的考慮分工。項目經理的跟蹤必然促使項目組成員更加詳細、合理的制定自己工作計劃，最終形成一種可喜的情況，那就是計劃展現出的層次結構（項目計劃、階段計劃和個人計劃）。

　　4、促進項目經理對人員的認識

　　工作分解後，應該按照個人的特長分配工作，因為特長就是效率。所以項目經理必須瞭解項目成員的情況。即使在開始時不瞭解這種情況，這種信息在跟蹤中也會很快的被體現出來。也就是說跟蹤促使項目經理對成員進行一個評估，並且這個評估是可以找到根據的（項目監測的結果）。

　　5、促進對項目工作量的估計

　　在一個好的跟蹤工具中應該有對工作量的估計。工作量的估計總是很不准確，這個問題在跟蹤中表現為完不成任務/計劃，或者工作超前。在這種情況發生後，也必然促使項目經理去考慮工作量的評估問題（包括整個項目的工作量，各個任務的工作量，有可能導致整個項目計劃的修改啊）。

　　6、統計並瞭解項目總體進度

　　經常會遇到這種情況，項目組在同一時間進行不同階段的工作。這時對於工作進度的把握，尤其是總體進度的把握就比較困難。如果項目經理把階段劃分的很清楚，並且階段工作量也很明確，而且項目成員也對自己的工作量進行評估的話（完成了任務的百分數），那麼項目的總體進度可以由工具自動生成（完成的百分比）。這當然不是很準確，但卻可以作為一個參考。而且是一個比較好的參考。

　　7、有利於人員考核

　　項目成員的工作能力（是否按時完成任務，完成工作量的大小…… 很多信息都可以體現出來）。從跟蹤方面來說，是項目經理主動去瞭解項目的情況。但項目成員應該主動向項目經理彙報工作，尤其是工作中的問題。正所謂“沒有問題就是問題”。現在我們需要一個好的工具，來建立並完善我們的跟蹤工作。

　　對項目建立執行跟蹤系統時，要考慮的問題有很多，主要有如下幾個方面：

• 項目監測對象； 　　
• 收集信息的範圍；　　
• 項目監測的過程。