職務代理

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　　所謂職務代理是指根據代理人所擔任的職務而產生的代理，即法人或其他組織的成員以及主要工作人員就其職權範圍內的事項進行的法律行為，無須法人或其他組織的特別授權，其法律效果應當由法人或其他組織承擔。

　　一、職務代理人制度

　　在外資企業，尤其是台資企業中盛行著一種有效的人力資源管理模式，稱之為職務代理人制度。何謂職務代理人制度?職務代理人制度是指在崗位職務人員離崗期間，由他人代為行使權或執行工作任務的相關規定。代他人行使職權或執行工作任務之人稱之為職務代理人，崗位職務人為被代理人。職務代理人與被代理人的代理關係建立在一定的崗位職務或職責之上，代理權依據所擔任的崗位職務而產生。職務代理人根據企業的實際情況，可分為指定代理和法定代理兩種類型。

　　二、職務代理人制度的作用

　　職務代理人制度在企業生產經營過程中發揮著重要的作用，能夠保證人力資源的有效運用，為企業的正常運作提供人力保障。其作用主要表現在以下兩個方面：

　　一是為企業儲備崗位人才。職務代理人制度需要代理人既熟悉自身的崗位業務，又要熟練掌握被代理人的業務技能，以便隨時能夠代替被代理人處理其工作任務。崗位職務人通常設二名代理人，分別為第一職務代理人和第二職務代理人。平常代理人只處理自身的工作任務，只有在崗位職務人離崗時，才代為處理其崗位事務，一般的崗位職務代理人可以通過崗位輪換的形式熟悉對方崗位業務。由此，代理人在代理過程中既熟悉了自身的崗位業務，又掌握了被代理人的崗位業務技能，豐富了他在不同崗位上的實踐能力，無形之中為企業儲備了崗位職務人才，解決了企業人才缺失的困擾。

　　二是保障企業的正常運轉。企業通常會因職務人員出差、請假、休假、調崗、離職等，引起崗位職務無人代理，造成工作推諉和工作脫節的現象，以至影響到企業的正常運作。職務代理人制度能夠很好解決企業因崗位人員暫時缺失的困擾。職務人一旦離崗就可以由代理人直接接手代為處理其工作事務，這將提高企業各單位、部門的辦事效率，提升企業的整體形象和客戶滿意度。由此可見，職務代理人制度能夠保證人力資源的有效運用，進而保障企業生產經營的正常運作。

　　三、如何建立健全職務代理人制度。

　　職務代理人制度作為一種有效的人力資源管理模式，在保障企業正常運作、提升企業實力和整體競爭力方面發揮著良好的作用。我們不防將它引用到現代煙草企業人力資源管理上來。煙草企業該如何建立健全職務代理人制度呢?可以從以下幾個方面著手：

　　(一)選定職務代理人

　　在煙草企業里，建立職務代理人制度要求上至領導、下至員工，每個崗位職務人員都必須配備最少二名職務代理人。當職務人請假、出差、休假時，由第一職務代理人行使代理權和執行代理任務，當第一職務代理人不在時，再由第二職務代理人代理其崗位職務。由於部門人員之間較為熟悉對方的工作業務，一般員工的職務代理人在本部門選定較好，代理人與被理人之間也可以互為職務代理人。單位領導人和部門負責人可以臨時指定或依制度法定一二名副職為其代理人。代理人必須熟悉被代理人的崗位業務，由於在非職務代理期間，代理人只負責自身崗位工作，一般員工的職務代理可以通過調配、崗位輪換等形式，來熟悉雙方的業務。部門人員的職務代理人由部門主管通過部門考核來選定，並按人員編製職務代理人名冊，報人事部門備案。

　　(二)行使職務代理權

　　部門人員請假、休假、出差或其他原因不能出勤時，應按照職務代理人名冊，由第一代理人代為行使其職務，當第一代理人因故無法代理時，應由第二代理人代理。若安排由一人代理確實有因難的，得酌情分別指派數人代理。職務人除特殊情形外，應於差假前將其工作與代理人交代清楚，並對代理人負責業務指導。在職務代理期間，代理人除負責本職工作外，還必須確實負責辦理代理職務之工作。代理人在行使代理權或執行代理工作任務時，如同被代理人親自辦理，具有同等效力，對於能獨立處理的工作應及時處理，不能獨立處理的應及時聯繫被代理人征求處理辦法。代理權履行完畢，代理人應將代理情況與被代理人書面交待清楚。

　　(三)劃分職務代理責任

　　被代理人除特殊情形外，應於差假前將其工作交代清楚，保證本人不在崗時，部門工作的正常開展，若因其交代不清造成工作停滯或拖延，全部責任由被代理人承擔。代理人在代理期間內未盡職務代理之責以致耽誤工作的，責任由代理人承擔。非職務代理期間，當處理緊急事件時，若職務人因故不能在場又不能聯絡時，代理人有權進行處理，但事後必須告知職務人，事務處理責任由代理人與職務人共同承擔。

　　(四)建立職務代理考核機制

　　為充分發揮職務代理人制度在人力資源管理中的作用，我們需要建立職務代理長效考核機制，實行獎優罰劣，做到獎懲分明。對於代理人在職務代理期間負責盡職，工作繁重且時間較長，其考核成績優良者，應予以適當獎勵。對於因被代理人造成工作延誤或代理人不履行代理職責的，應給予相應處罰。建立健全的職務代理考核機制，有利於促進人力資源有利運用，進而保障企業生產經營工作的順利開展。

　　(五)職務代理中的幾點註意事項

　　1、代理領導職務之人中，對其所指示或簽字的重要公文或文件，應於領導回來辦公時，補充核閱。

　　2、在職務代理中，有的情況不適用於代理，如：需要專業技能的技術性鑒定；有關借款簽字確認手續，指需要本人確認的借款，必須由本人行使，他人不得代理；制度規定的其它情形等。

　　人力資源開發與管理最終以企業發展為目的，職務代理人制度作為一種有效的人力資源管理模式，在挖掘人才、管理人才方面發揮著良好的作用。現代煙草企業管理建立健全職務代理人制度，將有利於提高部門辦事效率，為企業各崗位職務儲備人才，保證人力資源的有效運用，進而保障企業正常生產與經營。

　　職務代理與委托代理的區別在於：職務代理中代理人是本人的工作人員，其擔任一定職務即獲得一定的授權。而職務代理人的職權範圍依據法律、法規、交易習慣或單位的規章制度來確定。這種職權範圍可以通過規章制度等文件加以限制，但這種限制不得對抗第三人。