秘書職能場

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　　秘書職能場是在秘書職能環境中秘書職能活動的影響力範圍；從某種意義上說，它是職能環境資源要素作用下秘書通過其本職工作對環境的反作用並產生實際效應的範圍。

　　特定秘書的具體職能環境的資源條件有很大差異，每一個秘書在其具體的職能環境中開發利用環境資源的能力更是千差萬別。因此，每一位秘書的職能場大小、方向、強度、能量等方面的構成均有所不同。秘書清醒而準確地分析其職能場，準確把握職能場各要素，有利於職能場的優化，使之與職能環境相契合，並使其充分發揮職能作用。

　　秘書職能場的大小是由其在領導身邊綜合輔助及公務服務的基本職能特征和所處的職能地位決定的。一般而言，秘書綜合輔助和公務服務的職能場，應該在領導活動範圍及職責範圍之內，與領導工作的輔助和公務服務需要相吻合，是秘書有能力發揮作用並產生實際效果的範圍。這一秘書職能場大小的概念，有以下含義：秘書職能場應在其領導活動範圍及職責範圍之內，這是由秘書對其領導的從屬關係決定的。超出這一範圍之外，就不屬於秘書的職責任務。

　　秘書職能場應與其領導者工作對秘書的綜合輔助和服務的需要相吻合。領導者需要輔助和公務服務的領域，秘書應給予滿足；領導者不需要秘書參與的領域，秘書則一般不能參與。

　　秘書有能力控制發揮作用產生實際效果的範圍。即雖然領導工作需要輔助和公務服務的範圍很大，但秘書能力有限，難以滿足領導工作的需要，其職能場也不能與領導者的需要相吻合；只有秘書有能力滿足領導工作需要的情況下，其職能場大小才能與領導工作需要相吻合。

　　職能場的運作方向指的是秘書在職能領域內開展各項業務的價值取向，功利目標的指向及產生各種影響力的方向。凡符合客觀事物發展規律、符合事業發展功利，並與領導管理正確的工作目標保持一致，其方向就是正向；與此方向相悖，則是負向；與此方向存在偏差，就是偏向。秘書在其職能場開展的職能活動，只有正向才能產生正面積極的效應；負向的則產生負面消極的效應；偏向的則看偏離的程度產生有利有弊且利弊占不同份額的效應。無論秘書人員在其實際工作中是有意還是無意、主動還是被動使自身工作運作的方向發生偏離或負向運作，其產生的負面影響都是有損於事業發展功利的，也是對組織管理及領導工作的健康發展有害的。

　　秘書職能場的能量是指其在特定職能環境中開展其業務活動產生影響的能力及強度。它是由領導者的信任度，工作指派任務的輕重，秘書個人的知識、信息、經驗的擁有量，能力，態度，與領導者主輔配合的關係狀態等因素所決定的。職能場能量較高的秘書，綜合輔助對其領導的影響較大；反之，則較小。在實踐中，知識、經驗豐富，獲得信息能力強，與領導者配合默契的秘書，往往是領導者的左右手，承擔領導指派的受權理事、調處矛盾、督促檢查等重任，其參謀建議的機會也較多，被採納的概率也就較大；知識、經驗較少，能力較差，且不善於學習，不善於獲取信息和工作被動的秘書，往往只能被動地處理事務性工作，其發揮的實際作用也就十分有限了。需要強調的是，越是其職能場能量較大，秘書越要嚴格規範自己的行為，越要嚴格按照客觀規律辦事，越要堅持正確的職能活動方向，忠於職守地為領導提供綜合輔助和服務。若因為其職能場能量較高，又獲取了領導信任而放鬆對自己的要求，在工作中摻雜私心，或態度不認真使其工作出現差錯給組織帶來損失，就會使領導對其信任降低，其職能場能量也會減弱。知識經驗較低、能力較差的秘書其職能場能量雖然較小，若其勤奮學習、踏實工作、不斷積累經驗增長才幹，也會逐步取得領導的信任和重視，使其職能場的能量增強。

　　在實踐中，每一個秘書的職能場的大小、方向、能量都是相互影響、相互關聯的，並處於動態變化之中。職能場越大、能量越大並能堅持正確方向，其取得的正面積極作用就越大；職能場大，能量大，若運作方向偏離或以錯誤的負方向運作，則造成的負面消極作用就越大。這正是清廉的領導者身邊忠誠幹練、無私奉獻的秘書，與腐敗頭頭身邊同流合污、私欲膨脹的秘書在各自職能場運作方向及作用上的區別。剛踏上秘書崗位的新秘書，只要堅持有利於事業功利的正方向，勤於學習，善於在實踐中積累經驗和增長才幹，不斷地加強與領導者的主輔配合，能量也會不斷增強。只安於現狀小思進取、不願學習、私心雜念太多、不能專心工作的秘書，其工作難以取得進展，其職能場的大小和能量有限，運作上也難以堅持事業功利的正方向。

　　調適秘書職能場大小、能量及其運作方向，其方法是：靠組織對秘書的教育、培養、引導和規範；領導者在主輔配合中加強指導，正確使用，合理控制，加強監督檢查，使其秘書沿著正確的方向成長並準確地運用職能場；秘書自身的努力和嚴格規範自己，這是起決定性作用的。只有做一個忠誠無私、勤奮工作的秘書，其職能場大小能量及運作方向才能符合事業功利和客觀事物發展規律的要求，才能對領導者的綜合輔助和服務起到積極正面的作用。