秘书职能场

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什么是秘书职能场

  秘书职能场是在秘书职能环境中秘书职能活动的影响力范围;从某种意义上说,它是职能环境资源要素作用下秘书通过其本职工作对环境的反作用并产生实际效应的范围。

  特定秘书的具体职能环境的资源条件有很大差异,每一个秘书在其具体的职能环境中开发利用环境资源的能力更是千差万别。因此,每一位秘书的职能场大小、方向、强度、能量等方面的构成均有所不同。秘书清醒而准确地分析其职能场,准确把握职能场各要素,有利于职能场的优化,使之与职能环境相契合,并使其充分发挥职能作用。

秘书职能场的大小

  秘书职能场的大小是由其在领导身边综合辅助及公务服务的基本职能特征和所处的职能地位决定的。一般而言,秘书综合辅助和公务服务的职能场,应该在领导活动范围及职责范围之内,与领导工作的辅助和公务服务需要相吻合,是秘书有能力发挥作用并产生实际效果的范围。这一秘书职能场大小的概念,有以下含义:秘书职能场应在其领导活动范围及职责范围之内,这是由秘书对其领导的从属关系决定的。超出这一范围之外,就不属于秘书的职责任务。

  秘书职能场应与其领导者工作对秘书的综合辅助和服务的需要相吻合。领导者需要辅助和公务服务的领域,秘书应给予满足;领导者不需要秘书参与的领域,秘书则一般不能参与。

  秘书有能力控制发挥作用产生实际效果的范围。即虽然领导工作需要辅助和公务服务的范围很大,但秘书能力有限,难以满足领导工作的需要,其职能场也不能与领导者的需要相吻合;只有秘书有能力满足领导工作需要的情况下,其职能场大小才能与领导工作需要相吻合。

秘书职能场的运作方向

  职能场的运作方向指的是秘书在职能领域内开展各项业务的价值取向,功利目标的指向及产生各种影响力的方向。凡符合客观事物发展规律、符合事业发展功利,并与领导管理正确的工作目标保持一致,其方向就是正向;与此方向相悖,则是负向;与此方向存在偏差,就是偏向。秘书在其职能场开展的职能活动,只有正向才能产生正面积极的效应;负向的则产生负面消极的效应;偏向的则看偏离的程度产生有利有弊且利弊占不同份额的效应。无论秘书人员在其实际工作中是有意还是无意、主动还是被动使自身工作运作的方向发生偏离或负向运作,其产生的负面影响都是有损于事业发展功利的,也是对组织管理及领导工作的健康发展有害的。

秘书职能场的能量

  秘书职能场的能量是指其在特定职能环境中开展其业务活动产生影响的能力及强度。它是由领导者的信任度,工作指派任务的轻重,秘书个人的知识信息、经验的拥有量,能力,态度,与领导者主辅配合的关系状态等因素所决定的。职能场能量较高的秘书,综合辅助对其领导的影响较大;反之,则较小。在实践中,知识、经验丰富,获得信息能力强,与领导者配合默契的秘书,往往是领导者的左右手,承担领导指派的受权理事、调处矛盾、督促检查等重任,其参谋建议的机会也较多,被采纳的概率也就较大;知识、经验较少,能力较差,且不善于学习,不善于获取信息和工作被动的秘书,往往只能被动地处理事务性工作,其发挥的实际作用也就十分有限了。需要强调的是,越是其职能场能量较大,秘书越要严格规范自己的行为,越要严格按照客观规律办事,越要坚持正确的职能活动方向,忠于职守地为领导提供综合辅助和服务。若因为其职能场能量较高,又获取了领导信任而放松对自己的要求,在工作中掺杂私心,或态度不认真使其工作出现差错给组织带来损失,就会使领导对其信任降低,其职能场能量也会减弱。知识经验较低、能力较差的秘书其职能场能量虽然较小,若其勤奋学习、踏实工作、不断积累经验增长才干,也会逐步取得领导的信任和重视,使其职能场的能量增强。

秘书职能场的调适

  在实践中,每一个秘书的职能场的大小、方向、能量都是相互影响、相互关联的,并处于动态变化之中。职能场越大、能量越大并能坚持正确方向,其取得的正面积极作用就越大;职能场大,能量大,若运作方向偏离或以错误的负方向运作,则造成的负面消极作用就越大。这正是清廉的领导者身边忠诚干练、无私奉献的秘书,与腐败头头身边同流合污、私欲膨胀的秘书在各自职能场运作方向及作用上的区别。刚踏上秘书岗位的新秘书,只要坚持有利于事业功利的正方向,勤于学习,善于在实践中积累经验和增长才干,不断地加强与领导者的主辅配合,能量也会不断增强。只安于现状小思进取、不愿学习、私心杂念太多、不能专心工作的秘书,其工作难以取得进展,其职能场的大小和能量有限,运作上也难以坚持事业功利的正方向。

  调适秘书职能场大小、能量及其运作方向,其方法是:靠组织对秘书的教育、培养、引导和规范;领导者在主辅配合中加强指导,正确使用,合理控制,加强监督检查,使其秘书沿着正确的方向成长并准确地运用职能场;秘书自身的努力和严格规范自己,这是起决定性作用的。只有做一个忠诚无私、勤奋工作的秘书,其职能场大小能量及运作方向才能符合事业功利和客观事物发展规律的要求,才能对领导者的综合辅助和服务起到积极正面的作用。

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