科技檔案管理學
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科技檔案管理學是研究科技檔案的形成、特點、作用和科技檔案工作的原則、方法及發展規律的一門新興學科，是介於自然科學和社會利學之間的邊緣學利。
科技檔案管理學研究的內容是科技檔案及其組織管理工作。也就是說它的內容是：研究科技檔案的形成過程及其規律性；科技檔案的形成和本質；科技檔案的種類、構造及其特點；科技檔案工作的性質、原則以及科技檔案的巨集觀管理、微觀管理和現代化管理等。
- (1)科技檔案管理學是檔案學的一個分支學科
科技檔案管理學是檔案學的一個分支學科,它是從檔案科學的發展中產生的。科技檔案是檔案中的一個門類,它和其它檔案特別是一般政務檔案相比,有很強的專業性,其內容構成複雜,在管理上也具有特殊性。因此,便產生了專以科技檔案及科技檔案工作為研究對象的科技檔案管理學。它研究科技檔案的本質屬性、形成規律、種類和特點等,也研究科技檔案工作的性質、科技檔案的實體管理和信息的開發利用,以及科技檔案事業的組織和管理,從而形成了有自身特色內容的理論知識體系。
然而,科技檔案仍然是檔案的一種,它在具有區別於其他各種檔案的特殊屬性的同時,更具有一般檔案的共同屬性。因此,人們首先還是將科技檔案作為檔案來加以認識和對待的,科技檔案工作首先也還是一種檔案工作。無論是從科技檔案管理學的理論中還是從科技檔案工作的實踐中都可以看出這一點。例如,在科技檔案管理學的理論研究中,在研究科技檔案的本質屬性時,首先應明確它作為檔案的本質屬性——原始記錄性,然後再突出其自身的特質。在確定科技檔案工作的基本原則時,首先也應全部反映一般檔案工作的原則,即集中統一管理、保證科技檔案的安全、完整,以及檔案的有效利用,然後才是根據科技檔案的特點,保證科技檔案的系統性和成套性。
在科技檔案工作的實踐中,也隨處可見一般檔案工作的實踐經驗、理論對科技檔案工作的影響和指導。人們採用一般檔案工作的基本思路,將科技檔案工作看作一個由若幹相互聯繫、相互作用的業務環節組成的、具有一定結構和功能的有機整體,將科技檔案工作分為科技檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計和提供利用等環節,在各個具體的環節中,也吸取了一般檔案工作的經驗和可取的做法。在此基礎上,才能根據科技檔案自身的特點,科技檔案的產生、形成規律以及生產、科研工作的實踐需要,切合實際地開展各環節的工作。
所以,科技檔案管理學是對檔案學理論的繼承吸收和引申發展,它以檔案學的理論知識為指導,在科技檔案工作的實踐中,逐漸形成自己的專業理論知識體系。這一方面用以指導科技檔案工作的實踐,推動科技檔案事業乃至整個檔案事業的發展,豐富檔案學的知識內容;另一方面,它又隨著科技檔案事業的發展而不斷地充實和豐富自身的內容。
科學學是一門把科學當作一種社會現象來研究的學科。科學學的研究對象是作為整體的科學及其與整個社會的關係。它不研究各門具體學科的理論和方法,而是把科學作為一個完整的體系來考慮,著重研究整個科學體系內部和外部的關係,並且把各方面的相互聯繫和相互作用有機地結合起來加以綜合分析。它不僅要分析研究科學技術的內部運動和發展規律,同時要廣泛地考察科學活動與各有關社會因素之間的相互作用,對科學內部運動和科學與外界的關係進行多方面、多層次的綜合研究。
作為一門元學科,科學學正處於蓬勃發展與分化時期,它與其他學科相互作用、相互結合,不斷產生出新的邊緣性的分支學科。科研管理學就是其分支學科之一。
科研管理學作為科學學的一個分支學科,它不是研究與科學有關的各種因素及其關係,而主要是通過對科學活動的特點和科學研究活動的規律的分析,探討如何才能對科學研究活動進行有效的管理,如何才能使社會的科學潛力和科學工作者的積極性得到充分的發揮,怎樣的科研組織方式更合理等問題,以不斷地提高科學研究的效率。
科技檔案管理學具有科研管理學的屬性,一方面是由科技檔案管理學的研究目的決定的,即讓科技檔案工作更好地服務於科研、生產活動,以提高科研、生產活動的效率。更重要的是,這也是由科技檔案管理學的研究對象——科技檔案和科技檔案工作的性質決定的。科技檔案產生於生產活動和科技活動當中,記述和反映人們認識自然、改造自然的各種活動,是一種科技信息及其載體。
科技活動具有繼承性的特點,任何一項科技活動都需要吸收和借鑒已有的科技成果。而科技檔案又具有知識儲備功能,它記載和存儲前人或他人的科技成果、工作經驗和其它有關的科技信息,對於人們進一步認識和探索自然具有啟迪和參考作用,是在各種科研工作、工程和產品設計工作以及其他科學技術活動中可供繼承和借鑒的必不可少的文獻材料。
科技檔案工作是伴隨著科研、生產活動同時產生的,又是繼續進行科研、生產活動的必要條件,這就決定了科技檔案工作的性質。
科技檔案工作是一種具有科技管理性質的工作,因為科技檔案工作已經成為各種科研、生產活動管理的不可或缺的一部分。在企事業單位中,它是生產、技術管理或科研設計管理的一部分;在城市建設管理部門,它是城市規劃、建設、管理的一部分;在其他專業技術部門,它是相關的專業技術管理的一部分。工程技術和科研人員在制定和研究技術規範、科研程式等技術工作中,註意了科技檔案的形成與管理,科技檔案工作者無不都是以自然科學技術的學科知識、技術規範為依據,來研究、論述科技文件的形成、管理、價值鑒定和開發利用的。
科學技術知識是研究科技檔案管理的理論依據,而科技檔案工作又是科研管理工作的組成部分。
它們密不可分的關係,在檔案學術研究成果中得到了充分反映。以科技檔案管理學的論著來說,王傳宇教授編著的《農業科技檔案管理概要》從章節設置、科技檔案的分類到檔案價值的判定、開發利用,都是以農業科學為基礎理論來加以論述的。這既是一本科技檔案管理著作,也具有農業管理著作的意義。
所以,科技檔案管理學主要是通過對各專業的科技、生產活動的特點和科學研究活動的規律的研究,探討如何對這些活動的知識產品或軟成果進行妥善保管和科學管理,如何盡最大可能地挖掘科技檔案中存貯的各種科技信息資源,其最終目的,是為各種科研、生產及其管理服務,為科研、生產活動提供可資借鑒的成果,使科研、生產的管理更加方便、科學,從而提高科研、生產活動的質量和效率。因此可以說,科技檔案管理學具有科研管理學的屬性,它是以特定的方法和角度對科技、生產領域的一個方面——科技活動的知識產品進行研究,探討其規律,以利於科研、生產活動的進行。
- (3)科技檔案管理學具有信息科學的屬性
信息科學以資訊理論和控制論為理論基礎,並與電子學、電腦科學和自動化技術相結合,包含有仿生學、人工智慧、系統工程等方面的內容,是一門以信息為對象,以研究信息本質及其運動規律為內容,以信息科學方法論為方法,以擴展人類信息功能為目的的科學。信息科學撇開對象的具體運動形態,把各種運動抽象成為一個信息轉換過程,實施從信息輸入、存儲處理、輸出信息、反饋的工作機制。它作為一門橫斷科學,既是多學科理論相互作用、相互滲透的產物,又發揮著一般科學方法論的功能,運用於越來越多的學科。
科技檔案管理學也具有信息科學的性質。因為如果我們將信息科學的研究對象——信息具體化,便可以發現科技檔案管理學的研究對象——科技檔案和科技檔案工作構成了一個信息系統。
各種科技檔案中存儲著各類科技信息,而科技檔案的產生、收集、整理、保管、鑒定以及開發利用過程便構成了信源——通道——信宿這樣一個完整的信息過程。因此,從信息科學的角度出發,便可認為科技檔案工作、科技檔案以及科技檔案周圍的環境構成了一個信息系統。對這樣的信息系統,科技檔案管理學的研究便可以立足於一個全新的高度,跳出科技檔案工作的具體細節,從信息的觀點出發,統攬全局。即從分析科技檔案的運動狀態和運動方式入手,考察科技檔案所存儲的科技信息的輸入、輸出渠道及方式,考察這些信息如何服務於科技、生產活動及其管理,以及後者對這些科技信息做出的反應、收集其反饋信息,以此探討信息輸入更合理的方式,根據反饋信息,尋求信息輸出的方式和內容,以求得最佳效果。
有了這樣的總體把握,再考察科技檔案工作的各環境的具體工作,探明各個前後相續的環節所包含的具體的信息運動過程,並對這一過程作出必要的定量分析和描述,以期建立一個完整的科技檔案信息模型,從而在整體上和邏輯上把握科技檔案及科技檔案工作的工作機制。
以前已經將系統論、資訊理論等方法用於科技檔案管理學的研究,但運用融系統論、資訊理論、控制論於一體的信息科學的眼光來完整地考察科技檔案及科技檔案工作,這方面的工作在科技檔案管理學的研究中還做得不多,只能作以上的粗淺設想。這是一個趨勢,這不僅是科技、生產活動對科技檔案工作的客觀需要,也是科技檔案管理學自身完善和發展的需要,是現代科學理論和方法的發展給科技檔案管理學的研究註入的新生力量。
- (4)科技檔案管理學是一門新興的應用型的邊緣性學科
邊緣性學科是兩三門學科相互作用、相互融合而形成的學科,其作用和結合的方式主要有兩種,一是在發生作用的各學科(原學科)的邊緣地帶,產生出一門新興學科,這門新學科帶有原學科的某種屬性。另一種是用一門或兩門學科的理論和方法,去研究另一學科的問題,以此產生出一門新學科,這種交叉學科的特點是研究對象屬於某一門原學科。
科技檔案管理學的產生就屬於後一種情況。科技檔案管理學的研究對象——科技檔案和科技檔案工作,究其本質是屬於檔案學的,而人們則更多地採用自然科學技術的理論和方法以及信息科學的方法論去研究它們,研究科技檔案的本質、特點、形成規律以及科技檔案的實體管理和開發利用,從而形成了科技檔案管理學自己的理論知識體系。
由於科技檔案管理學的研究對象和研究內容還屬於檔案學的範疇,所以,我們將它看成是檔案學的一門分支學科。
認識了科技檔案管理學的學科性質,既使我們認識了它自身所獨有的研究對象,也使我們全面瞭解了它與其他學科的區別和聯繫。我們認識其學科性質,是為了求得其更好的發展。在認識了其學科性質之後,就更有利於吸收和借鑒其他學科的研究成果,並可以恰如其分地對科技檔案管理學的發展做出預測,從而對科技檔案專業人員提出要求,以求科技檔案管理學能如期發展。
科學的性質決定其研究的方法論和所涉及的知識,科技檔案管理學也是如此。這就決定了科技檔案管理學的研究內容將隨著現代科學技術與生產方式的發展而發展,它也將因各種科學方法論的形成和發展而充實自己的方法論,從而提高其研究的水平,充實和豐富自己的理論知識體系。
在科技檔案管理學的理論研究方面,也應該更多地運用現代科學的方法論。例如,可以更多地採用三論——系統論、資訊理論、控制論來分析科技檔案工作及科技檔案這一信息系統。也應該更廣泛地將數學方法運用於研究,不僅是作一些簡單的科技檔案統計工作,更要將它引進更深入的研究工作。譬如,可以將數學方法結合現代化手段用於科技檔案價值的鑒定,應用模糊綜合評判的方法,根據科技檔案的價值因素建立相應的模型,使科技檔案價值的評估定量化,從科技檔案價值量的具體計算和比較中評定其價值的大小,從而確定保管期限的長短和去留存毀問題。可以編製相應的程式,用電腦進行價值量的計算。還可以運用數學的方法,結合信息科學的理論,從信息的觀點出發,根據用戶提出的要求,建立科技檔案信息模型,再通過模擬試驗和相應的科技手段來實現該模型,以達到設計和改造該信息系統、使之更好地服務於科技、生產實踐的目的。在目前和不久的將來,這些都是科技檔案工作的目標,指導著科技檔案工作的方向。
