组织过程资产

出自 MBA智库百科(https://wiki.mbalib.com/)

组织过程资产(Organizational Process Assets)

　　组织过程资产指一个学习型组织在项目操作过程中所积累的无形资产。组织过程资产的累积程度是衡量一个项目组织管理体系成熟度的重要指标，项目组织在实践中形成自己独特的过程资产，构成组织的核心竞争力。

　　组织过程资产是执行组织所特有并使用的计划、过程、政策、程序和知识库，会影响对具体项目的管理。组织过程资产包括来自任何(或所有)项目执行组织的，可用于执行或治理项目的任何工件实践或知识，还包括来自组织以往项目的经验教训和历史信息。组织过程资产可能还包括完成的进度计划、风险数据和挣值数据。组织过程资产是许多项目管理过程的输入。由于组织过程资产存在于组织内部，在整个项目期间，项目团队成员可对组织过程资产进行必要的更新和增补。组织过程资产可分成以下两大类:^[1]

• 过程、政策和程序；
• 组织知识库。

　　第一类资产的更新通常不是项目工作的一部分，而是由项目管理办公室(PMO)或项目以外的其他职能部门完成。更新工作仅须遵循与过程、政策和程序更新相关的组织政策。有些组织鼓励团队裁剪项目的模板、生命周期和核对单。在这种情况下，项目管理团队应根据项目需求裁剪这些资产。

　　第二类资产是在整个项目期间结合项目信息而更新的。例如，整个项目期间会持续更新与财务绩效、经验教训、绩效指标和问题以及缺陷相关的信息。

　　组织过程资产主要包括但不限于以下内容：

• 项目组织在项目管理过程中指定的各种规章制度、指导方针、规范标准、操作程序、工作流程、行为准则和工具方法等。

• 项目组织在项目操作过程中所获得的经验和教训，其中既包括已经形成文字的档案，也包括留在团队成员脑子中没有形成文字的思想。

• 项目组织在项目管理过程中形成的所有文档，包括知识资料库、文档模板、标准化的表格、风险清单等。

• 项目组织在以往的项目操作过程中留下的历史信息。

　　组织过程资产由两类构成：

　　一、组织指导工作的过程和程序：

• 组织的标准过程，例如标准，政策（如安全和健康政策），标准产品和项目生命周期，质量方针和程序（如过程审核，目标改进，检查清单，以及应用于组织中的标准化过程定义）

• 标准化的指导方针，工作结构，提案评价标准，以及工作状况测量标准

• 模板（如风险模板，工作分解结构模板，项目进度网络图模板）

• 为了满足项目的特殊要求，组织标准过程中采用的指导方针和标准要作适当的修剪

• 组织通讯需求（如明确可用的通信技术，被许可的传播媒体，录音记录和安全需要）

• 项目收尾的指导方针或需求（如最终的项目审计，项目评价，产品确认和认可标准）

• 财政控制程序（如时间报告，必要的花费和支出复核，会计法规，标准合同规定）

• 问题和缺陷管理过程定义了问题和缺陷控制、鉴别、处理决定和活动条目跟踪

• 变更控制过程，包括了修改正式的公司标准，政策，计划，过程（或任何项目文档）。以及批准和生效任何改动时遵循的步骤

• 风险控制过程，包括风险种类，确定概率及其后果，以及概率和后果的矩阵。

• 批准和发布工作授权的程序

　　二、存储和检索信息的组织公用知识库：

• 过程测量数据库是用来收集和提供测量过程和产品的数据

• 项目文件（如范围，成本，质量基线，执行情况测量基线，项目日历，项目进度网络图，风险登记，计划应对活动，以及定义风险影响）

• 历史信息和来自知识库的教训（如项目报告和文档，项目收尾信息和文件，跟以前所有项目选择和执行情况有关的信息，以及风险管理努力的信息）

• 问题和缺陷管理数据库，包含了问题和缺陷的状态，控制信息，问题和缺陷解决方案和行动结果

• 结构管理知识数据，包含了对所有正式的公司标准、政策、程序和任何项目文档的释义和基线

• 财政数据库，包含诸如劳动时间、花费成本、预算和任何项目费用超支的信息

　　组织过程资产来源于所有参与项目的组织以及所有项目，来自于能够帮助项目成功的任何同项目有关的资产。这些资产既包括正式和非正式的计划、方针、程序和指导原则，也包括组织在项目中吸取的教训和历史信息。

　　对于各个组织而言，组织过程资产的重要性不言而喻，但同时由于组织过程资产种类的纷繁复杂，使得组织对组织过程资产的收集与沉淀需要进一步的整理与归纳，为组织的过程资产沉淀奠定基础。本文根据中国工商银行数据中心（北京）实际项目管理工作中的开展情况，对组织过程资产进行分类实践并加以总结。

　　一、组织过程资产的定位

　　组织过程资产包括在数据中心（北京）所有与项目有关的活动中，所产生的所有与项目以及项目管理有关经验及教训，但不限于各类项目以及项目管理过程涉及的交付件的最佳参考、各类项目的风险及问题的识别及应对方法、各类项目的技术以及管理方面的工作思路、各类项目的开展过程中在技术及管理方面遇到的突出问题及解决建议等。

　　组织过程资产为全中心的整体项目管理工作服务，主要面向项目经理及PMO（Project Management Office，项目管理办公室），与目前正在开展工作的关系有以下两类。

　　1.与项目管理最佳实践的关系

　　项目管理最佳实践是本年度数据中心（北京）PMO完成的一项指导项目经理等角色开展项目的重要工作，从项目经理、项目QA、项目管理员、审批经理等角色的视角展现中心项目管理工作领域中的良好做法，其中的项目经理视角、项目管理员视角的展现为上述两个角色的项目管理工作提供参考。

　　项目管理最佳实践是中心项目组织过程资产的重要组成部分，最佳实践中收录的各类良好做法、各类交付件范本参考均来源于优秀的组织过程资产，主要由项目经理以及PMO提供。

　　对于项目经理的具体项目管理工作而言，项目管理最佳实践是对项目组织过程资产的重要提炼与整合，并在其他专业组织过程资产的配合下一并辅助项目经理开展项目管理工作。

　　2.与各项目管理方法研究成果的关系

　　各项目管理方法的研究成果主要为项目经理的日常项目管理工作服务，通过对项目管理方法的不断丰富，进一步确保项目经理的项目工作能够有效开展。

　　各项目管理方法的研究成果及各方法的使用说明是中心项目组织过程资产的组成部分，主要由PMO提供。

　　二、组织过程资产分类建议及来源

　　1.分类建议

　　组织过程资产分类标准如下图所示，其中：组织过程资产红框部分主要面向项目经理使用；其他部分主要面向PMO使用。组织过程资产由PMO进行维护。

　　2.组织过程资产来源

　　组织过程资产来源主要包括以下几个方面：

　　（1）《项目管理系统使用指南》；

　　（2）《项目管理系统常见问题处理指南》；

　　（3）《项目管理最佳实践》；

　　（4）《怎样利用〈项目信息表〉对项目人力规模进行估算》；

　　（5）《怎样与QA一起完成质量保证工作》；

　　（6）《怎样全面开展项目沟通管理工作》；

　　（7）《怎样有效开展项目风险管理工作》；

　　（8）《项目一览表》；

　　（9）《项目人力资源档案》；

　　（10）专业评审系统，针对评审意见及建议，面向项目可行性报告、项目POD、项目方案/项目研究报告、项目计划、项目总结、项目外部技术资源申请材料、项目采购材料等；

　　（11）项目绩效良好率；

　　（12）项目文档退回记录、项目总行验收考核结果、项目报奖信息等；

　　（13）项目QA工作记录；

　　（14）《项目信息表》、《项目验收考核申请表》；

　　（15）项目例会材料及项目周报，如需求变更风险、采购风险、技术风险、人员风险、协调风险、依赖风险、外部协调风险、外部依赖风险、外部支持风险；

　　（16）项目例会材料及项目周报；

　　（17）项目例会材料及项目周报，如任务范围变更、新增子任务、子任务调整、子任务撤销、子任务范围调整、项目经理变更、专业经理变更、项目组成员变更、项目计划变更、里程碑变更、项目名称变更、项目合并变更、项目中止/撤销变更、应用名称变更等；

　　（18）《项目总结报告》，如项目采用的工作思路及方法、项目实施中遇到的问题及建议等。

　　三、组织过程资产维护方式

　　组织过程资产维护方式主要有以下两个方面：一是按组织过程资产分类标准在项目管理系统中的项目资产库中予以展现；二是将维护组织过程资产作为项目管理工作的重要环节，PMO按不同的项目工作阶段对信息进行整理收集，并在项目资产库中进行维护。

　　通过梳理、设计组织过程资产在实际项目管理工作中的分类标准以及各类组织过程资产的来源渠道，使得无论从组织的项目管理层面，还是从项目执行层面，对抽象的组织过程资产概念有了相对清晰、具象的认识，能够在一定程度上提升组织中关于组织过程资产沉淀的理解及执行力度，为组织的持续学习与发展奠定基础。