网络财务系统

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什么是网络财务系统

  网络财务系统是实现财务信息的人机系统。它以电子计算机网络技术和现代信息技术为基础,以人为主导,充分利用计算机硬件、软件、网络通信设备以及其他办公设备,进行经济业务数据的收集、传输、加工、存储、更新和维护,最终达到提高企业效率和效益的目的。

  网络财务系统是一个人机结合的系统,它不但需要硬件设备和软件的支持,还需要人按照一定的规程使用它们对数据进行各项操作。对于网络财务系统而言,它的构成要素包括硬件、软件、人员、数据和规程等。

  另外,法令、条例和规章制度统称为计算机规程。一般来说,规程主要包括两大类:一类是指政府的法令、条例;另一类是维持系统正常运转的各项规章制度,如岗位责任制、操作管理制度、硬软件维护制度等等。

网络财务系统的内容

  网络财务软件是站在企业经营管理的角度设计,实现购销存业务、会计核算财务管理的一体化,提供事前计划、事中控制和事后分析手段,提供经营预测决策控制和分析手段,能有效控制成本经营风险,帮助企业提高竞争力的管理软件。

  网络财务系统的主要内容有:

  (1)实现供销存业务与财务一体化管理。执行采购业务时,相应的入库单自动生成,库存管理模块进行出入库等处理的同时自动进行存货成本核算,并将核算凭证转入总帐模块。依据一体化所带来的追踪朔源功能,完全可以实现从总帐到明细帐到凭证到原始单据的渗透查询,并完全实现财务处理与业务处理的同步进行。

  (2)成本控制的有效化。网络财务软件在成本数据归集方面,设计全面的数据自动源。成本管理的模块从存货核算工资管理固定资产管理和总帐中自动提取成本数据。每个成本期间数据都会同步自动产生。在成本计划方面,可以编制全面的成本计划,成本核算工作结束后,针对此计划成本差异分析结果就自动产生。在成本预测及分析方面,可以作出部门成本预测和产品成本预测。

  (3)财务运营风险的有效控制。网络财务软件通过实现财务业务一体化,使得任何一笔业务的发生会立即反映到财务帐上,从而真实地反映库存数量与库存成本的变动,并真实地反映分散在经销渠道上的库存信息和销售信息,从而更有效地控制经营风险。

  (4)提供企业级的分析决策信息。 网络财务软件是一个跨部门、跨区域应用的软件系统,系统内贮存了大量财务与业务信息,可满足用户全面了解企业现状、发展前景和经营风险的需要,并为管理者提供科学的预测分析和决策分析。

网络财务系统的特点

  (一)信息共享化

  由于网络财务系统的强大后盾是发达的网络系统,其各个子系统之间既相互独立,又协同处理会计事项,共享信息资源,实现了网络分布式并发处理,因此由其形成的企业集团财务信息可以共享。

  (二)信息及时化

  在网络财务系统中,财会人员可在一个开放的财务网络上处理各项财务事项,而几乎所有的财务处理工作的方式与手段都将发生根本的变化,如将改变过去财务人员独立和封闭的工作方式,可进行网上财务审批、在线审计、在线会计教育、在线资金调度、在线系统维护、在线咨询、在线版本升级等。

  (三)信息集成化

  网络财务系统在实现网络管理以及财务功能的同时,集成了许多相关功能,如:网上结算,网上催账、网上支付、网上询价、网上采购、网上销售、网上报送、网上银行、网上理财、网上报税缴税、网上保险网上证券投资、网上外汇买卖、网上财务信息查询等。

  (四)信息多样化

  网络财务系统采用在线管理和集中管理模式,能够实现企业的整体管理,网络消除了物理距离和时差概念,高效快速地收集数据,并对数据进行及时处理和分析,同时能够实现业务协同、动态管理、及时控制、科学预测,使企业实现决策科学化、业务智能化,使企业充分利用信息,提高投资回报率,保障企业在有序的智能化状态下高速发展。

网络财务系统在线处理机制

  网络财务软件不仅在内部实现数据一体化管理,而且营销服务方式也发生了改变。网络财务软件提供网络交易在线服务机制。

  1.电子化表单处理的电子票据应用。

  网络在线交易系统处理需要有一个进行交易的凭证。利用电子票据在网络上进行业务活动,实现业务活动的网络化、自动化管理。

  2.财务处理过程异地化。

  随着电子商务的发展,企业的定货、销售、信息收集与以往处理方式发生了很大变化,各种票单的传递转化为电子票据。网络财务系统不仅能够处理企业内部网络中的数据,而且能够接收、处理和发送Internet上数据、完成定单处理、货币结算和后序的财务处理工作。同时,还可以通过远程登录调用、操作财务系统的处理功能,完成远程执行处理,并同时得到处理结果。财务处理过程异地化,使企业财务处理的地域限制不再存在,传统面对面的管理方式不再是唯一模式,小企业变为大企业,桌面化转化为非桌面化的网络方式,企业处理的一体化、时效性得以实现。

  3.建立网络化的审计机制。

  随着信息技术的发展,利用网络通信系统,可实现帐务文件的在线式随机审计,即管理层或审计机构可以通过网上授权,提取被审单位的会计信息,审计经营单位财务数据的真实性和有效性。这种机制对各经营单位产生了严格地制约作用,更加有效地防范经营单位弄虚作假,推迟做帐等不良行为。实现联机方式下的在线式的随机审计,加强了监管力度,减少了人工审计过程中人为因素的干扰,审计的时点可由审计人员随机决定,而无需事先通知被审单位,同时大大降低了监管成本。为实现这种机制,就要求各经营单位使用具备规范标准的财务系统。这种规范标准决非是指哪一种或哪几种具体的财务系统,而是要求各种财务系统具有规范化标准的内核,尤其是具有规范化标准的数据。当然,审计人员应是被审单位财务系统的授权进入者。授权机制应安全、可行。

  4.建立财务信息的社会均匀共享机制。

  财务信息的公平、均匀共享是社会经济发展的必然趋势。企业尤其是股份制上市企业的财务报表和信息发布,是约束披露主体,严格执行会计准则,遵守会计法,体现大小股东权益,稳定股市,实现管理层有效监控的保证,也是对外开放,吸引投资先决条件

  网络财务系统应建立网上信息发布功能,实现网上的在线式披露机制。这一网上实现机制可以有效消除会计时滞造成的负作用,同时可降低信息披露成本,提高信息的完善程度,特别是能有效抑制在会计报表上避重就轻、弄虚作假。网上披露机制无疑给投资者提供了较为公平、准确的信息获取途径,从而对推动信息披露的制度规范化和法制化起到积极的作用。实现网上的在线式披露机制,应有规范化的标准。规范化的内容包含会计基本信息源及处理结果的数据字典标准化描述,内核处理模块代码的完整性、准确性、安全性标准,并建立按基本功能规范要求对各种财务系统测试的数据。系统都应完成测试或满足测试要求后“上岗”运行。

应用网络财务系统的必要前提

  网络财务系统是以节约整个企业内部的财务资源为出发点,以充分实现整个企业内部的、全面及时的管理以及企业与外部环境的无缝连接为目标,从而使企业实现管理信息化的电算化系统。但是,要实施这样一个系统需要一个良好的、规范的经济环境市场环境,需要企业内、外部各方面的支持。

  (一)网络经济的崛起及电子商务的迅速发展与普及是实现的基础

  网络经济是作为建立在计算机网络基础上并由此产生的一切经济活动的总和。根据网络时代的“梅特卡夫规律”一一网络经济的收益与网络上的节点数的平方成正比,当传统经济以匀速增长的时候,网络经济正在加速增长,其形成的规模效益远远超过传统经济。网络经济是从以产品为中心到以客户为中心的服务经济,是端到端的、开放的、网络化的直接经济模式,它将导致市场与行业的重构。网络经济中将会有更多的网上企业、网际企业以及虚拟企业的出现,在网络经济下,电子商务将成为企业的基本运作模式。由于电子商务需要企业有基于网络的财务系统,即采用网络财务来经营管理,因此,电子商务的迅速普及必然推动网络财务系统的出现和发展。

  (二)企业管理信息化

  长期以来,由于技术水平的限制,如何加强企业整体的内部会计控制和实现有效管理一直是一个难题。特别对于那些子公司和下属机构多,并且子公司和下属机构从事多样化行业的集团企业来说,更是一个突出问题,所以迫切需要能解决诸如合并会计报表、分析财务状况等这些具有处理远程数据、分析存储数据功能的财务系统。此外,现代企业的管理,各部门之间、各种业务之间在分工上进一步细致的同时,相互之间的关联却是越来越紧密,运作也是更加精密。而企业管理信息化建设往往将财务作为切入点,因为财务部门是企业的核心,财务信息化程度完善了,才能带动其他部门顺利地实现信息化。但要实现网络财务系统,就要求网络技术不能单独片面地针对于各个单一部门,即企业所选择的网络方案中财务系统能和其他各业务部门管理系统做到全面协同,以实现企业财务、业务的一体化。这是企业选择网络方案的基本前提。

  (三)质量可靠、具有国际竞争实力的软件及软件商

  财会软件是实施网络化会计信息系统的基本构件,也是实施的关键所在。因为作为网络化财会软件具有投资大,风险大的特点,一旦系统运行不畅,将使企业在经济上遭受损失:另外,网络化财务是通过网络对企业各部门、各环节进行全面细致的管理,将企业整合成一个密不可分的整体,如果软件质量性能不可靠或不稳定,将影响电子商务的正常运作,甚至会使整个企业运营陷入瘫痪,给企业带来巨大损失。考虑到软件产品更新换代迅速和可靠性的问题,软件维护工作是非常有必要的,这就对软件商的售后服务提出了较高的要求。目前,我国己加入了WT0,这对国内众多的财务软件和软件商而言,既是机遇更是挑战,如何提高软件质量,增强竞争能。力是软件商迫切需要解决的问题。

  (四)培养一批高素质的应用人才

  新的环境对应用人才提出了新要求。首先,网络化会计信息的传递与处理均要通过对计算机的操作来完成,这就要求会计人员既是一名出色的计算机操作员,又是一名高水准的会计师并能熟练掌握各种会计软件的操作:此外,Internet上的公司多数是国际企业间的相互合作,涉及不同的语言、商务、会计处理方法和社会文化背景,这同样要求网络会计人员必须熟悉国际会计和商务惯例,并具有较为广博的国际社会文化背景知识。其次,网络化会计信息系统的实施需要管理人员具备更高的管理水平和技术水平,管理人员的素质决定了网络会计信息系统应用的质量和效率,为此,企业应培养自己的软件开发和维护力量,使应用系统更加适合本企业的实际情况,并使之更趋完善,也使企业可以在应用网络系统中不过分依赖软件商。

  (五)建立健全网络化会计信息系统的安全保护措施

  既然网络的特点之一就是资源与信息的共享,那么企业的商业机密的安全及系统安全的可控性是网络化建设中的重点。所以,如何做到财务数据在网络上安全传递,是软件商最为关心的问题,也是用户备加关注的。企业应根据自身的特点,建立全方位的安全保护措施:(1)强化内部控制。完善的内部控制可有效地减轻由于内部人员道德风险、系统资源风险和计算机病毒所造成的危害。但就目前的电算化会计信息系统实施内部控制的情况来看,许多企业对内部控制认识不是,控制措施不力,致使应用系统中安全隐患较多。在网络环境下,由于其开放性,它的系统风险比目前的电算化会计系统更大,因此尤其需要加强内部控制。(2)采用先进的技术手段加以防范。技术是保证系统安全的另一个重要手段,当前常用的方法有:防火墙,旨在防范黑客入侵和非关联方侵害;加密技术,是一项行之有效的安全措施,企业可根据需要在会计信息的披露阶段使用,可有效地防止关联方和非关联的道德风险;数字签名,通过数字签名能够实现对原始信息和关联方身份的鉴别,有一定的公正性;(3)完善和积极实施安全协议。安全协议是指国际组织为保证互联网运行安全而制定的相关安全规范,这些安全协议规范了关联双方行为,促进了网络财务系统的发展。

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