团队沟通

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团队沟通缘起的背景

  随着全球信息化时代的到来,在经济信息化的强烈冲击下,传统的管理模式管理方法面临着巨大的挑战。为了摆脱传统管理模式所面临的危机,使管理更加适应经济和社会发展的需要,在二十世纪八九十年代,世界范围内掀起了一轮管理创新的热潮。由于企业的外部生存环境从根本上发生了改变,这就要求企业必须快速准确的对千变万化的市场做出反应,必须变大规模的福特制生产方式为灵活的弹性生产方式,变分工和等级为合作与协调,这样才能使员工的积极性充分调动起来,最大限度的发挥专业技能。自工业革命以来形成的传统的垂直功能化管理组织模式已经不再适应现在的市场环境,在这种情况下,一种全新的以团队为核心的企业组织结构应运而生,并迅速盛行起来。

  那么团队如此盛行,原因何在?事实表明,团队是组织提高运行效率的可行方式,它有助于组织更好的利用员工的才能,而且比其他形式的群体更灵活,反应更迅速。但是,团队还有另一方面的作用不可忽视,那就是他们在激励协调方面的作用:团队能够促使员工参与决策,增强组织的民主氛围,提高员工的积极性。团队所具有的种种优点是在很大程度上都取决于团队成员之间有效的沟通与协作

团队沟通理论的研究述评

  团队沟通是随着团队这一组织结构的诞生而应运而生。目前,团队是一种新型的企业组织模式,其产生时间不长,运作机制也不是很成熟,所以人们对团队中的沟通这一领域的研究还不是很深入,研究的专业论著也有限。在很早以前,人们就了解到有效群体沟通的巨大作用,50年前就有研究表明,合作性群体的绩效很高。在这里,简要的阐述几个有代表性的研究者的理论研究成果。

  1、对于工作团队的研究最早可追溯到二十年前的威廉·大内(William Ouchi)的《Z理论—美国企业界怎样迎接日本的挑战》。在这本书中,作者对曾使日本经济获得成功的“日本式”团队模式作了大量研究,并提出许多精辟的观点。他通过选择日、美两国的一些典型企业进行研究而得出结论,认为日本企业之所以会比美国企业成功是因为日本企业经营管理中形成了特有的“日本式” 团队精神:“我们是集体领导,我们是平等的。”他认为,形成这种团队的前提有三要素:信任、微妙性、人与人之间的亲密性。他强调人际关系的沟通技能,从而实现“日本式”的微妙管理。他还认为,现代沟通媒体不断增加,信息沟通相对容易,情感沟通却退居次要位置。团队内部的异质人群,更容易引起文化上的冲突,而难以调和。

  2、阿尔钦德姆塞茨团队生产理论。他们将研究的重点转向了企业的内部,提出了独具特色的团队生产理论。他们认为现代化的生产是多项投入的合作,任何成员的行为都将影响其他成员的生产效率,因此团队成员间的有效沟通对于提高企业的生产效率就显得尤为重要。他还认为有效的团队沟通是医治团队成员偷懒的有效防犯方法。

  3、美国的斯蒂芬·P·罗宾斯Stephen P.Robbins)在其《组织行为学》一书中指出:团队是指在特定的可操作的范围内,为实现特定的目标而合作的人的共同体。他认为团队内完美的沟通目标是可望而不可及的,而选择正确的通道,做一个有效的听众,运用反馈则有助于更有效的沟通。他强调了为了实现团队的目标,必须在团队内部进行有效的沟通。

  4、康青在其《管理沟通教程》一书中,给出了团队沟通的定义:“团队”,是指按照一定的目的,由两个或两个以上的雇员组成的工作小组。在这种工作小组内部发生的所有形式的沟通,即为团队沟通。他认为,现代管理越来越强调柔性管理,如果团队领导采用民主型的领导风格,则无疑会使团队沟通更加有效。

  5、美国的盖伊·拉姆斯登康纳德·拉姆斯登合著的《群体与团队沟通》一书是最具代表性的理论成果。本书的写作宗旨是“如何使你的团队群体变得有效”,具体从5个角度介绍了团队协作过程中履行任务和维持关系的理念、流程以及各种具体的方法。作者认为,团队的精髓在于团队中每个成员应该而且能够承担领导职能。行使领导职能的关键在于沟通。对于在创立、组建、发展团队进程中,如何营造积极的沟通氛围,怎样有效的开会,如何合理的解决问题,怎样提出有创意的对策,在群体协作进程中应该掌握哪些技巧,如何防范和处理团队协作中出现的问题等,作者都进行了全面的解释分析并提供了有效的方法。其主要创作思想包括:“一个合作型群体应整合为团队”,“每个成员都应肩负领导责任”,“被任命的领导不应仅仅是一名经理”,“团队是系统中的一个分系统”,“团队是一个小宇宙”,“团队系统中的伦理问题”等。

研究团队沟通的目的和意义

  沟通作为一种相互交换信息、交流情感手段,一直伴随着我们的成长。若管理是引导群体和个人一起完成组织目标的过程,沟通则是管理的灵魂。在管理过程中,无论是安排工作、化解冲突,还是进行计划控制,无不需要良好的沟通。一个优秀的管理人员必将其70%的时间用在与他人的沟通上。因此,无论管理组织还是团队,只有进行有效的沟通,才能打造出高效率的团队,从而显示出其在企业经营活动中的强大生命力。

  随着团队管理理论的发展与成熟,随着组织形式和组织活动内容的改变,团队管理的方法也必然随之改变。未来的管理方法的最大改变在于进行民主的管理,组织各类活动将更多的依赖说服教育,而非强制命令。每个团队成员都是组织的主人,他们将积极参加各类活动,进行自我控制,并为组织活动出谋划策,自觉的为实现组织目标而努力。因而,团队成员间的有效沟通就发挥出越来越大的作用,甚至于决定一个团队或一个企业的兴衰成败。所以说,进一步探讨和研究团队沟通时非常重要而有意义的。

知名企业的团队沟通技巧

  现代企业都非常注重沟通,既重视外部的沟通,更重视与内部员工的沟通,沟通才有凝聚力。以下是一些值得借鉴的好做法:

  1、讲故事

  波音公司在1994年以前遇到一些困难,总裁康迪上任后,经常邀请高级经理们到自己的家中共进晚餐,然后在屋外围着个大火境讲述有关波音的故事。康迪请这些经理们把不好的故事写下来扔到火里烧掉,以此埋葬波音历史上的“阴暗”面,只保留那些振奋人心的故事,以此鼓舞士气。

  相关阅读:团队沟通的艺术  管理沟通团队精神的养成

  2、聊天

  奥田是丰田公司第一位非丰田家族成员的总裁,在长期的职业生涯中,奥田赢得了公司内部许多人士的深深爱戴。他有1/3的时间在丰田城里度过,常常和公司里的多名工程师聊天,聊最近的工作,聊生活上的困难。另有1/3的时间用来走访5000名经销商,和他们聊业务,听取他们的意见。

  3、解除员工后顾之忧

  某航空公司总裁凯勒尔了解到员工最大的担心是失业,因为很多航空公司都是旺季时大量招人,在淡季时辞退员工。凯勒尔上任后宣布永不裁员。他认为不解除员工的后顾之忧,员工就没有安全感和忠诚心。从此,该公司以淡季为标准配备人员,当旺季到来时,所有员工都会毫无怨言地加班加点。

  4、帮员工制订发展计划

  爱立信是一个“百年老店”,每年公司的员工都会有一次与人力资源经理或主管经理的个人面谈时间,在上级的帮助下制订个人发展计划,以跟上公司业务发展,甚至超越公司发展步伐。

  5、鼓励越级报告

  在惠普公司,总裁的办公室从来没有门,员工受到顶头上司的不公正待遇或看到公司发生问题时,可以直接提出,还可越级反映。这种企业文化使得人与人之间相处时,彼此之间都能做到互相尊重,消除了对抗和内讧。

  6、动员员工参与决策

  福特公司每年都要制订一个全年的“员工参与计划”。动员员工参与企业管理。此举引发了职工对企业的“知遇之恩”,员工投入感、合作性不断提高,合理化建议越来越多,生产成本大大减少。

  7、返聘被辞退的员工

  日本三洋公司,曾经购买美国弗里斯特市电视机厂,日本管理人员到达弗里斯特市后,不去社会上公开招聘年轻力壮的青年工人,而是聘用那些以前曾在本厂工作过,而眼下仍失业的工人。只要工作态度好、技术上没问题,厂方都欢迎他们回来应聘。

  8、培养自豪感

  美国恩科公司创业时,工资并不高,但员工都很自豪。该公司经常购进一些小物品如帽子,给参与某些项目的员工每人发一顶,使他们觉得工作有附加值。当外人问该公司的员工:“你在思科公司的工作怎么样?”员工都会自豪地说,“工资很低,但经常会发些东西。

  9、口头表扬

  表扬不但被认为是当今企业中最有效的激励办法,事实上这也是企业团队中的一种有效的沟通方法。松下公司,很注意表扬人,创始人松下幸之助如果当面碰上进步快或表现好的员工,他会立即给予口头表扬,如果不在现场,松下还会亲自打电话表扬下属。

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