牛皮纸法

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牛皮纸法(Brown Papering)

目录

什么是牛皮纸法?

  牛皮纸法是用于过程分析的另一种方法。盖米尼咨询公司的管理咨询顾问奈尔·格拉斯在他撰写的《管理论丛》一书中,对这种方法进行了描述。

  牛皮纸法是确定某一过程真实状况的有效工具。当管理者试图对企业内部的过程流作出解释时,由于他们没有实际从事这些工序或任务的经验,因此往往将分析的终点定位于“应当怎样做”,而不是“实际需要做些什么”。这使得他们常常忽视了问题的根本目标,或漏掉了过程中能够得到改进的关键环节。牛皮纸法能够确保管理者准确无误地绘制出过程流。

牛皮纸图的形成步骤

  牛皮纸图的形成要经过以下步骤:

  1、 与一些和你要用牛皮纸法研究的过程的主要部分有联系的人进行面谈,以便了解流程中的主要活动、信息流、关系网、数量和指标等。将由此获得的对过程的粗略认识画在一张纸上。

  2、 在一面墙上贴一张大牛皮纸,通常约4-6米长,1-2米高。然后用“即时贴”自粘便条纸、纸和流程中的文件在牛皮纸上画出流程的草图。

  3、 邀请开始时面谈过的人来评论牛皮纸上的业务流程,检查你是否正确的表示了他们的描述,从而开始对改进业务流程中的什么地方有了一点初步认识。你可以把这些主意写在一种不同颜色的自粘便条纸上,突出表示出来。

  4、现在你已经准备好邀请在流程中工作或者受到流程影响的人沿着墙看一遍这张牛皮纸,一个人一个人的看可以,6-8人一组看也行,让他们提出自己想到的改进建议。再把这些意见用自粘便条纸添加上去。到此时为止,已经有几个人看过了这张牛皮纸,你通常也已经得到了至少50条意见。

  5、 最后,当你收集到了所有改进意见时,你可以用这张牛皮纸作为建立新业务流程的依据。

运用牛皮纸法的好处

  尽管看起来很简单,牛皮纸法却是让流程中各个层次上和各个群体中的人都参与分析和重新设计其工作方式的一种效率很高的方法。你通常可以把很复杂的过程变得很实在、很直观,使人能够用一种新角度看待这些流程,还能使他们必须改进什么才能改善这些流程。

  牛皮纸法的好处是,在作出昂贵的最终决策前,管理者可以通过让员工“走过新过程”的方式,检验各种改进措施的合理与否。

  牛皮纸使他们第一次直观地看到整个流程。由于职能部门或者地理因素形成的界限,他们以前只能了解流程中与他们直接相关的那一部分。因此,你把来自流程中各个环节上的人都聚集在牛皮纸前,就可以帮助他们对别人的运作问题多一点了解,让他们知道该怎样做才能使其他人的生活更简单一些。

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