項目信息管理規劃

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　　項目信息管理規劃就是確定項目利益相關者的信息交流和信息需求，確定誰需要信息、需要什麼信息、何時需要，以及如何將信息分發給他們。

　　雖然每個項目都需要溝通項目信息，但信息需求和傳播方式差別很大。確認項目利益相關者的信息需求和決定滿足需求的適當方式是項目獲得成功的重要因素。

　　項目信息管理規劃應包括下列內容：

　　(1)與項目組織相適應的信息流通系統。

　　(2)信息中心的建立規劃。

　　(3)項目管理軟體的選擇與使用規劃。

　　(4)信息管理實施規劃。

　　(1)組織信息管理基礎與環境。組織現有的信息管理基礎與環境包括：組織人員整體素質與信息技術操作技能水平；現有的信息管理規定與程式；現有的信息管理基礎設施(電腦、存儲體系、網路、通信方式等)。

　　(2)溝通需求。

　　(3)溝通技術。

　　(4)制約因素和假設前提。

　　(1)項目信息管理方法與工具

　　1)項目利益相關者分析。信息管理規劃的主要方法是項目利益相關者分析。通過分析各項目利益相關者對信息的需求，以形成一個對他們信息需求和信息來源的邏輯的看法，併為滿足他們的需求找到來源。該分析應考慮適於項目需求的方法和技術，為項目的成功提供所必需的信息，並且應避免將資源浪費在不必要的信息或不恰當的信息技術上。

　　2)項目管理軟體。

　　3)基於互聯網的項目信息門戶技術(PIP)。

　　(2)項目信息管理規划過程

　　1)根據項目信息管理戰略確定項目信息管理的目標與方針。

　　2)信息需求分析。通過項目信息需求分析得出項目利益相關者信息需求的總和。確定項目信息需求的依據是：■組織機構圖；

　　■項目組織與項目利益相關者的職責關係；

　　■項目中涉及的學科、部門與專業；

　　■何時、何地及何人參與項目某一部分等計劃及物流因素：

　　■內部信息需求；

　　■外部信息需求(包括媒體、政府監管部門等)；

　　■項目利益相關者信息。

　　3)確定實現信息需求的信息管理計劃。

　　4)確定信息管理程式。項目信息管理程式是一系列規章制度和相應執行流程的組合，它是保證項目團隊成員和利益相關者放棄原有信息管理習慣，採用新信息管理系統的一系列約定，以及對相關責任和義務的確認和承諾。包括但不限於：

　　■對信息管理確保項目成功的重要性、必要性和緊迫性達成共識的協議文件：

　　■信息管理組織機構的設置及許可權；

　　■信息主管(CIO)的職責、選拔及任命程式；

　　■各團隊成員、各利益相關者在信息管理工作中所承擔的責任與義務；

　　■各類信息、文件的查詢和分發計劃(含範圍、許可權控制及保密措施)：

　　■信息分類編碼、文件格式標準等標準的選用及變更控製程度；

　　■項目管理軟體、資料庫軟體、操作系統等工具的選用及變更控製程序；

　　■項目信息管理系統效能評價指標及評價程式；信息系統驗收方法與程式；

　　■信息、文件的分佈存儲、建檔管理程式；

　　■崗位變動和人員變動時信息資源移交管理程式；

　　■信息及網路使用安全管理程式；

　　■信息、文件的採集、報送、分發流程及變更控制管理程式。

　　項目經理可以直接組織制定信息管理程式，也可以由項目經理任命的信息主管(CIO)組織起草相關程式交項目經理簽發實施。

　　信息管理程式可以借鑒或沿用項目團隊或利益相關者中原有的程式，也可以外包給專業組織來制定。

　　信息管理規劃的結果主要是形成一份溝通管理計劃，它提供下列內容：

　　(1)收集和歸檔的結構。收集和歸檔的結構詳細規定用來收集和儲存各類信息的方法。採用的過程應涵蓋對之前已公佈材料的更新和發送。

　　(2)發送結構。發送結構詳細地規定信息(狀況報告、數據、進度、技術資料等)將流向何人以及用何種方式(書面報告、會議等)來傳遞。此種結構必須與項目組織圖表、定義的責任和報告關係兼容。

　　(3)被髮送信息的說明。被髮送信息的說明包括格式、內容、詳細級別、使用的協議及定義。

　　(4)進度安排。說明何時進行某種溝通。

　　(5)評估信息的方法。

　　(6)隨著項目的進展，修訂和提煉溝通管理計劃的方法。