项目信息管理规划

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什么是项目信息管理规划[1]

  项目信息管理规划就是确定项目利益相关者的信息交流和信息需求,确定谁需要信息、需要什么信息、何时需要,以及如何将信息分发给他们。

  虽然每个项目都需要沟通项目信息,但信息需求和传播方式差别很大。确认项目利益相关者的信息需求和决定满足需求的适当方式是项目获得成功的重要因素。

项目信息管理规划内容[2]

  项目信息管理规划应包括下列内容:

  (1)与项目组织相适应的信息流通系统。

  (2)信息中心的建立规划。

  (3)项目管理软件的选择与使用规划。

  (4)信息管理实施规划。

项目信息管理规划的依据[1]

  (1)组织信息管理基础与环境。组织现有的信息管理基础与环境包括:组织人员整体素质与信息技术操作技能水平;现有的信息管理规定与程序;现有的信息管理基础设施(计算机、存储体系、网络、通信方式等)。

  (2)沟通需求。

  (3)沟通技术。

  (4)制约因素和假设前提。

项目信息管理规划的方法与过程[1]

  (1)项目信息管理方法与工具

  1)项目利益相关者分析。信息管理规划的主要方法是项目利益相关者分析。通过分析各项目利益相关者对信息的需求,以形成一个对他们信息需求和信息来源的逻辑的看法,并为满足他们的需求找到来源。该分析应考虑适于项目需求的方法和技术,为项目的成功提供所必需的信息,并且应避免将资源浪费在不必要的信息或不恰当的信息技术上。

  2)项目管理软件

  3)基于互联网的项目信息门户技术(PIP)。

  (2)项目信息管理规划过程

  1)根据项目信息管理战略确定项目信息管理的目标与方针。

  2)信息需求分析。通过项目信息需求分析得出项目利益相关者信息需求的总和。确定项目信息需求的依据是:■组织机构图

  ■项目组织与项目利益相关者的职责关系;

  ■项目中涉及的学科、部门与专业;

  ■何时、何地及何人参与项目某一部分等计划及物流因素:

  ■内部信息需求;

  ■外部信息需求(包括媒体、政府监管部门等);

  ■项目利益相关者信息。

  3)确定实现信息需求的信息管理计划。

  4)确定信息管理程序。项目信息管理程序是一系列规章制度和相应执行流程的组合,它是保证项目团队成员和利益相关者放弃原有信息管理习惯,采用新信息管理系统的一系列约定,以及对相关责任和义务的确认和承诺。包括但不限于:

  ■对信息管理确保项目成功的重要性、必要性和紧迫性达成共识的协议文件:

  ■信息管理组织机构的设置及权限;

  ■信息主管(CIO)的职责、选拔及任命程序;

  ■各团队成员、各利益相关者在信息管理工作中所承担的责任与义务;

  ■各类信息、文件的查询和分发计划(含范围、权限控制及保密措施):

  ■信息分类编码、文件格式标准等标准的选用及变更控制程度;

  ■项目管理软件数据库软件、操作系统等工具的选用及变更控制程序;

  ■项目信息管理系统效能评价指标及评价程序;信息系统验收方法与程序;

  ■信息、文件的分布存储、建档管理程序;

  ■岗位变动和人员变动时信息资源移交管理程序;

  ■信息及网络使用安全管理程序;

  ■信息、文件的采集、报送、分发流程及变更控制管理程序。

  项目经理可以直接组织制定信息管理程序,也可以由项目经理任命的信息主管(CIO)组织起草相关程序交项目经理签发实施。

  信息管理程序可以借鉴或沿用项目团队利益相关者中原有的程序,也可以外包给专业组织来制定。

项目信息管理规划的结果[1]

  信息管理规划的结果主要是形成一份沟通管理计划,它提供下列内容:

  (1)收集和归档的结构。收集和归档的结构详细规定用来收集和储存各类信息的方法。采用的过程应涵盖对之前已公布材料的更新和发送。

  (2)发送结构。发送结构详细地规定信息(状况报告、数据、进度、技术资料等)将流向何人以及用何种方式(书面报告、会议等)来传递。此种结构必须与项目组织图表、定义的责任和报告关系兼容。

  (3)被发送信息的说明。被发送信息的说明包括格式、内容、详细级别、使用的协议及定义。

  (4)进度安排。说明何时进行某种沟通。

  (5)评估信息的方法。

  (6)随着项目的进展,修订和提炼沟通管理计划的方法。

参考文献

  1. 1.0 1.1 1.2 1.3 中国项目管理知识体系(修订版).电子工业出版社,2008.9.
  2. 建设工程项目管理规划与组织.中国计划出版社,2007.1.
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