知識歷程圖

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知識歷程圖(Knowledge Storyboard)

目錄

什麼是知識歷程圖

  知識稽核的最終結果就是明確企業知識管理需求,優勢,劣勢,機會,威脅以及風險,以便幫助企業找到知識管理的突破口。所以繪製知識歷程圖就是企業進行知識稽核的一個工具。這樣,我們可以對知識歷程圖做一個明確的定義:知識歷程圖(Knowledge Storyboard)是表示在企業的業務迴圈中,支持流程所需的知識以及參與其中的人的圖表。知識歷程圖就是從流程的角度對企業的知識進行細緻的梳理。知識歷程圖表示了所有支持某日常工作所需的知識信息及其參與人員,是連接知識內容和企業目標之間的橋梁,它描述了知識如何為企業創造價值,有效防止了把知識內容看成組織獨立、分離活動的錯誤認識。

繪製知識歷程圖的目的

  繪製知識歷程圖的主要目的就是對企業的知識進行稽核,所以瞭解知識歷程圖的前提是明確知識稽核的概念。知識稽核不同於以往的關於稽核的概念,它確切的說應該是對企業內部知識的展開地毯式的搜索,然後對知識進行一種定性的評估,找出能為組織創造最大價值的知識,信息和資料。通常的知識稽核關註以下幾個方面:

  • 企業的知識需求都有哪些
  • 企業目前擁有哪些知識,它們存在於企業的什麼環節,掌握在什麼人的手裡
  • 企業目前的知識缺口是什麼
  • 企業的知識是如何流動和轉移的
  • 人,技術和流程對於知識流動有什麼樣的推動或者抑製作用

繪製知識歷程圖的步驟

  通常繪製一個知識歷程圖需要經過四個步驟:

  1. 選擇一個企業內部的業務流程,並且瞭解該流程是如何運作的

  對於流程的選擇,需要考慮到公司的願景經營目標。如果企業的願景規劃強調的是提高客戶滿意度,那麼可以選取一個關於售後服務的流程作為切入點,瞭解瞭解企業售後服務的整個業務迴圈;如果公司的主要收入來自新產品開發,那麼可以著重於研發流程進行梳理。

  2. 將所選的流程分解為需要採取行動的一個個關鍵事件點

  這個步驟主要是幫助企業深入瞭解所選擇的流程具體是如何運作的,比如關於合同管理的流程,從最初的合同起草,審查到最後的履行,需要將每一個環節都詳細的列舉出來。

  3. 建立人與事件之間的聯繫,即找出每個事件點的相關人員

  找出相關的人員,主要指的就是對於在第二步中細分的每個工作程式,需要找出負責該項工作的人員以及具體的職責。

  4. 確定相關人員在該事件點所需的知識內容

  最後一個步驟,就是確定每個事件點所需的知識,最有效的一個方法就是直接和在第三步中確定的相關人員交談,或者設計一些調查問卷來協助確認知識點。

  通過對上述四個步驟的描述,繪製出來的知識歷程圖應該包括五個主要方面,參與的部門/人員,工作階段,需要的知識文檔,可以求助的專家和需要生成的知識文檔。我們可以發現,知識歷程圖就是一份構建人,流程與知識之間關係的藍圖,從而有效地防止了將知識游離於組織和流程之外的錯誤認識。

繪製知識歷程圖

  下圖1就是一張知識歷程圖的示例。知識歷程圖是一份構建知識、流程與人之間關係的藍圖,它描繪出這四項要素之間的相互關係——顯示“誰”、“何時”需要“什麼”信息和知識。繪製這樣一張知識歷程圖,我們需要四個步驟:確定業務運作的流程;確定關鍵事件點;建立人員、事件之間的聯繫;加入知識內容。

  Image:知识历程图示例.jpg

知識歷程圖和知識網路圖

  知識歷程圖展示的是人,知識,流程之間的關係,是按著時間順序將知識點進行梳理;而知識網路圖是將知識歷程圖中找出的點以網狀圖的形式建立其相互之間的關係,沒有體現時間性。可以說知識網路圖是將企業各個業務的知識歷程圖之間建立其聯繫。

  無論是使用知識歷程圖,還是使用知識網路圖,主要的目的都是希望能夠明確企業知識管理的現狀,以及亟待改進的地方,可以是企業明確將來知識管理的發展方向,從而真正做到在適當的知識在適當的時候傳遞給適當的人。

知識歷程圖和SIPOC圖

  知識歷程圖是借鑒了SIPOC圖的思想,在此基礎上發展起來的。SIPOC是Suppler供給,Input投入,Process過程,Output產出和 Customer客戶首寫字母的縮寫,最早是用在6Sigma中DMAIC(Define定義、Measure測量、Analyze分析、Improve 改善和Control控制)的Define定義階段,通常是用來顯示業務流程中的重要活動或者企業流程中的次級流程的方法,它的好處是有助於界定流程的界限和構成要素。知識歷程圖中的參加部門/人員,需要的知識文檔,工作過程和需要生成的知識文檔可以分別對應與SIPOC圖中的供應商,投入,過程和產出。

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