事務工程分析

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　　在工作的場所中，除了對原材料進行加工，使其發生物理或化學性質的改變外，數據記錄、信息傳遞、事故處理、工作安排、材料收發等事務性的工作也必不可少。而且，隨著自動化、機械化程度的提高，事務性工作所占的比重也越來越大。對貿易或服務類行業而言，這方面的情形尤其明顯。

　　事務性的工作往往涉及多人、多部門的配合，一般以文件、表單的傳遞來作為配合的信號或依據。許多公司在作業性改善方面花費了大量的精力，卻沒有註意到身邊許多事務性工作的不合理給公司帶來極大的浪費和損失。因此，以文件和表單的流動為中心展開調查，進而實施改善的事務工程分析也就成為一種必要了。

　　事務工程分析的記號與製品工程分析大致相同，另外增加了一些事務工程分析的獨特的記號，詳細如下表所示:

　　事務性的工作雖然不起眼，並不會對製品的性質產生直接的影響，但其重要性卻不可忽視。有時，一個信息傳遞的錯誤，比如材料清單寫錯或者生產計劃下達錯誤，可能給公司帶來重大損失乃至滅頂之災。從信息傳遞的角度而言應具備準確、及時、充分、便於處理的特點。事務工程分析的目的在於：

　　1.使事務作業標準化。把事務進行的流程圖、傳遞的表單、作業的步驟等——予以規範，可起到易於入門和防範錯誤的作用。這方面，可以參考本公司所出版的相關制度範本。

　　2.信息傳遞的快速化、準確化。充分利用科技手段對信息傳遞進行改善，儘可能不假人手完成信息傳遞。

　　3.去除多餘的表單文件，減少無效的事務工作。

　　要達到以上目的，就得對事務工作進行以下檢討：

• 是否有不必要的表單、文件？
• 在必要的時候、必要的地方能獲得充分的信息嗎？
• 是否花費很多時間在填寫表單、文件呢？
• 能否減少表單、文件的數量？表單、文件的格式能否更單純，更易於理解？
• 傳送的方法是否有問題？

　　從而找出事務工作執行中存在的問題點，實施改善，使其更為合理。

　　事務工程分析的具體做法與前面所介紹過的幾種工程分析類似，以下同樣以具體事例的展開來說明事務工程分析的具體做法。

　　事例背景：某公司的外加工品在入庫接收時，涉及的部門包括倉庫、採購、品檢、財務等，具體操作耗費的時間很長，中途的轉賬辦理也相當麻煩，現在試圖通過事務工程分析的方法來獲得改善。

　　1．展開預備調查

　　當問題點已大致確定，調查對象也明確時，應先展開預備調查。事務工程分析所涉及的項目與其他工程分析差異較大，具體可參考以下項目：

• 表單或文件的種類內容、頻度、張數。
• 有關聯的部署、有關聯的人。
• 表單、文件的流動與所需的時間。
• 表單、文件的填寫方法、填寫時機。
• 表單與事務運行的關係。

　　對於本事例而言，通過預備調查瞭解到，外加工品的入庫接收一般按以下程式操作：

• 外加工廠把貨品連同交貨單、收領單交付給倉庫管理人員。
• 倉庫管理人員在檢查完貨品數量後，在收領單上蓋收領章，返還給外加工廠。接著，把交貨單送到採購部，貨品送到品檢部。
• 採購部根據交貨單開出請檢單，由倉庫人員送到品檢部。
• 收到請檢單後，品檢人員開始檢查貨品。貨品檢查完以後，將貨品連同請檢單送到倉庫，請檢單的一聯送到財務部。
• 倉庫把貨品入庫整理，再依據請檢單在材料賬簿上記下賬目，保留一份請檢單，將另一聯送採購部保管。
• 財務部依請檢單記錄財務賬。

　　2．繪製事務工程分析表

　　依據預備調查所瞭解的情況，使用表10.1 所示的工程記號，繪製事務工程分析表。繪製事務工程分析表時，應儘量使擔當人員、表單的名稱、表單和作業或現或流動的關係、表單之間的關係明確化。

　　3．擬訂改善方案

　　針對以上分析，我們可以展開以下檢討：

• 各種表單真的必要嗎？張數、內容是否有問題？
• 表單的填寫是否費時費力？過賬、核對作業是否太多？
• 表單的流動順利嗎？是否有停滯的現象？
• 傳送方法有沒有可以改善的地方？
• 時機和現場作業配合得上嗎？

　　對本事例來說，通過檢討可以發現以下問題：

• 品檢人員在接到貨品之後還要等待請檢單方可執行檢查，造成時間浪費。
• 由採購部根據交貨單轉開請檢單，不僅耗時，而且易產生錯誤。

　　至於改善的方法，大家一致認為，應該把交貨單和請檢單進行合併，變為一式四聯的入庫檢驗單，各公司的交貨單一律廢止，統一使用本公司印刷的入庫檢驗單。這樣，可以減少很多中間環節的重覆操作。採購部不必根據交貨單填寫請檢單，財務部也不必核對請檢單和交貨單是否一一對應。

　　4．改善方案的實施與評估

　　事務作業的改善往往會涉及多部門或多人員的配合，所以改善的內容應多方探討，考慮各方面的意見。必要的時候還要實施教育訓練或召開說明會，做到眾所周知。改善方案付諸實施之後，應查看事務工作是否按照改善案的程式運行，以及改善的目的是否達到。比如：表單的數量是否如預想的減少，處理時間是否有所縮短，事務量是否相應減少。

　　當然，也應該檢查改善方案是否也相應地帶來一些副作用。比如給流程中的某些人員帶來工作的不便，或者使事務的周密受損。

　　5．改善內容標準化

　　事務工程分析的標準化與其他工程分析有所不同，因為事務工程的更改有牽一發而動的全身的特點，往往不會抱著“改改看”的態度進行更改，然後再逐步進行標準化。一般改善方案在形成過程中已經過多方探討，實施時為求統一步調，相應的標準化資料也已完成，事後的標準化僅僅是將暫行版改為正式版而已。

　　如今，辦公自動化使傳統的事務處理流程面臨很多挑戰，如何進行變革事務處理流程，是許多公司應直面的重要課題。