议付单证

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什么是议付单证

  议付单证是指生成所有收款时所需的单据,并可同时记录佣金的支付情况与各项费用,方便成本核算

议付单证的分类[1]

  议付单证大致可分为以下七类:

  第一,用以结汇的金融单证,主要指商业汇票

  第二,表明货已按合同信用证要求售予买方的单证,如商业发票;

  第三,表明货己发运的单证,如提单、装船通知等;

  第四,表明货物已保险的单证,如保险单、凭证等;

  第五,商检单证。如质量、重量、数量证明书,卫生检验证书,价值证明书,产地证,消毒证书,熏蒸证明等;

  第六,受益人证明、申明等;

  第七,表明货物品质的单证,如由中华人民共和国国家质量监督检验检疫部门签发的品质检验证书。

常见的议付单证[2]

  货物装运之后,出口商即应该按照信用证的规定,准备各项议付所需单证,常见的议付单证有:

  (1)汇票(bill of exchange;draft)。

  (2)商业发票(commercial invoice)。

  (3)装箱单(packing list)。

  以上(1)~(3)由受益人自行制作。

  (4)提单:在CIF条件之下,出口商应该在支付运费之后,向船公司领取提单。

  (5)保险单:在CIF条件下,出口商应负责投保,并提供保险单(insurance policy)或保险凭证(insurance certificate)。

  (6)原产地证明书(certificate of origin):若信用证规定应提供原产地证明书的,则出口商应向签发机构申请。目前国内核发原产地证明书的单位是中国国际贸易促进委员会

  (7)领事发票(consular invoice):若进口国规定货物输入必须附有领事发票的,则出口商应向进口国驻出口国领事申请特定格式的领事发票,或要求在有关货运单据上签证

  (8)海关发票(customs invoice):若进口国规定货物输入必须附有该国特定格式的海关发票,则出口商应购买空白格式的该国海关发票,自行填制。

  除以上各项单证外,信用证也可能要求提供重量尺码证明(weight/measurement certificate)、公证报告或检验证明(certificate of inspection)等其他单据。

议付单证的工作要求

  议付单证是外贸出口的一项重要工作。出口商品转化为外汇是通过议付单证收汇付诸实现。买方是凭卖方发货后提交的议付单证付款,卖方则必须完全按买方开来信用证或合同等的条款要求提交议付单证。一字之差即可遭致国外银行和买方拒绝收单付款,造成卖方经济损失。要搞好这一工作,必须抓住以下几个主要环节:

  一、严格审核信用证,及时修改不能接受或模棱两可、含混不清的条款为搞好议付单证实现安全迅速收汇扫除障碍。

  二、严格按信用证条款要求,准确及时制单是搞好议付单证实现安全迅速收汇的基础。

  三、严格按信用证条款要求,全面审核单证是搞好议付单证安全迅速收汇的重要保证。

信用证议付单证的审核

  单证的审核是对已经缮制,备妥的单据对照信用证(在信用证付款情况下)或合同(非信用证付款方式)的有关内容进行单单,单证的及时地检查和核对,发现问题,及时更正,达到安全收汇的目的。

  一、单证审核的基本方法:

  1.纵向审核法

  是指以信用证或合同(在非信用证付款条件下)为基础对规定的各项单据进行一一审核,要求有关单据的内容严格符合信用证的规定,做到“单,证相符”。

  2.横向审核法

  在纵向审核的基础上,以商业发票为中心审核其他规定的单据,使有关的内容相互一致,做到“单,单相符”。

  二、单证审核的重点

  (一)综合审核的要点:

  检查规定的单证是否齐全包括所需单证的份数.

  检查所提供的文件名称和类型是否符合要求.

  有些单证是否按规定进行了认证.

  单证之间的货物描述,数量,金额,重量,体积,运输标志等是否一致.

  单证出具或提交的日期是否符合要求.

  (二)分类审核的要点:

  1.汇票

  汇票的付款人名称、地址是否正确;

  汇票上金额的大、小写必须一致;

  付款期限要符合信用证或合同(非信用证付款条件下)规定;

  检查汇票金额是否超出信用证金额,如有信用证金额前有“大约”一词可按10%的增减幅度掌握;

  出票人受款人付款人都必须符合信用证或合同(非信用证付款条件下)的规定;

  币制名称应信用证和发票上的相一致。

  出票条款是否正确如出票所根据的信用证或合同号码是否正确。

  是否按需要进行了背书

  汇票是否由出票人进行了签字。

  汇票份数是否正确如“只此一张”或“汇票一式二份有第一汇票和第二汇票”

  2.商业发票

  抬头人必须符合信用证规定;

  签发人必须是受益人;

  商品的描述必须完全符合信用证的要求;

  商品的数量必须符合信用证的规定;

  单价价格条件必须符合信用证的规定;

  提交的正副本份数必须符合信用证的要求;

  信用证要求表明和证明的内容不得遗漏。

  发票的金额不得超出信用证的金额,如数量、金额均有“大约”,可按10%的增减幅度掌握。

  3.保险单据

  保险单据必须由保险公司或其代理出具;

  投保加成必须符合信用证的规定;

  保险险别必须符合信用证的规定并且无遗漏;

  保险单据的类型应与信用证的要求相一致,除非信用证另有规定,保险经纪人出具的暂保单银行不予接受;

  保险单据的正副本份数应齐全,如保险单据注明出具一式多份正本,除非信用证另有规定,所有正本都必须提交;

  保险单据上的币制应与信用证上的币制相一致;

  包装件数、唛头等必须与发票和其他单据相一致;

  运输工具、起运地及目的地,都必须与信用证及其他单据相一致;

  如转运保险期限必须包括全程运输;

  除非信用证另有规定,保险单的签发日期不得迟于运输单据的签发日期;

  除信用证另有规定,保险单据一般应作成可转让的形式,以受益人为投保人,由投保人背书。

  4.运输单据

  运输单据的类型须符合信用证的规定;

  起运地、转运地、目的地须符合信用证的规定;

  装运日期/出单日期须符合信用证的规定;

  收货人和被通知人须符合信用证的规定;

  商品名称可使用货物的统称。但不得与发票上货物说明的写法相抵触;

  运费预付或运费到付须正确表明;

  正副本份数应符合信用证的要求;

  运输单据上不应有不良批注;

  包装件数须与其他单据相一致;

  唛头须与其他单据相一致;

  全套正本都须盖妥承运人的印章及签发日期章;

  应加背书的运输单据,须加背书。

  5.其他单据

  如装箱单、重量单、产地证书、商检证书等,均须先与信用证的条款进行核对,再与其他有关单据核对,求得单、证一致,单、单一致。

  三、常见差错

  汇票大、小写金额打错;

  汇票的付款人名称、地址打错;

  发票的抬头人打错;

  有关单据如汇票/发票/保险单等的币制名称不一致或不符合信用证的规定;

  发票上的货物描述不符合信用证的规定;

  多装或短装;

  有关单据的类型不符合信用证要求;

  单单之间商品名称/数量/件数/唛头/毛净重等不一致;

  应提交的单据提交不全或份数不足;

  未按信用证要求对有关单据如发票/产地证等进行认证;

  漏签字或盖章;

  汇票/运输提单/保险单据上未按要求进行背书;

  逾期装运;

  逾期交单。

  四、有问题单据的具体处理

  对有问题的单据必须进行及时更正和修正。否则,将影响安全收汇。在规定的效期和交单期内,将有问题的单据全部改妥。

  有些单据由于种种原因不能按期更改或无法修改,可以向银行出具一份保函(通常称为担保书),保函中交单人要求银行向开证行寄单并承诺如果买方不接受单据或不付款,银行有权收回已偿付给交单人的款项。对此银行方面可能会接受。不过最好不要这样做。因为出具保函后,收不到货款的风险依然存在。同时要承担由此产生的其他费用。交单人向银行出具保函一般应事先与客户联系并取得客人接受不符单据的确认文件。

  请银行向开证行拍发要求接受不符点并予付款的电传(俗称“打不符电”)。有关银行在收到开证银行的确认接受不符单据的电传后再行寄送有关单据,收汇一般有保证,此种方式可以避免未经同意盲目寄单情况的发生。但要求开证行确认需要一定的时间同时要冒开证行不确认的风险并要承担有关的电传费用。

  改以托收方式。由于单据中存在不符点,原先信用证项下的银行信用已经变为商业信用,如果客人信用较好且急需有关文件提取货物,为减少一些中间环节可采用托收方式。

  上述各项措施主要是从有效控制货物所有权的前提下,以积极,稳妥的方式处理不符合有关规定的单据,避免货款两空情况的发生。因为只要掌握了代表物权的运输单据,买方就不能提取货物的.如果买方仍然需要这批货物,那么买方也会接受有不符点的单据的。这里必须切记的是,不符单据是有很大风险的,对不符单据的接受与否完全取决于买方。

参考文献

  1. 秦超,张廷海主编.进出口贸易实验教程.天津大学出版社,2009.08.
  2. 张彦欣,卓小苏,杨楠楠编著.国际贸易操作实务.中国纺织出版社,2009.07.
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