范围定义

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范围定义(Scope Definition)

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什么是范围定义

  工程项目范围定义就是把项目的可交付成果(一个主要的子项目)划分为较小的、更易管理的多个单元。

范围定义的目的

  (1)提高费用、时间和资源估算的准确性;

  (2)确定在履行合同义务期间对工程进行测量和控制的基准,即:划分的独立单元要便于进度测量,目的是及时计算已发生的工程费用;

  (3)明确划分各部分的权力和责任,便于清楚地分派任务。

  一个项目在不同的阶段,可能存在不同的合同类型,如咨询服务合同、工程地质勘察合同、工程设计合同、施工承包合同等。每一种合同要求承包人提供的服务内容各异,合同履行期间应根据双方签订的合同,对这些服务内容进行管理。因此工作范围的定义就显得非常重要。

  恰当的工作范围定义对成功地实施项目非常关键,反之,则可能由于工作内容不清,不可避免地造成变更,导致项目费用超支,延长项目竣工时间,以及降低生产效率和挫伤工作人员的积极性。

范围定义的结构

  1.工作分解结构

  工作分解结构定义了工程项目的全部范围,未包括在工作分解结构中的工作则不属于该项目的工作范围。工作分解结构中的级别越低,对项目可交付成果的描述越详细。

  可交付成果的含义是可以将该项工作独立委托给一个组织实施,在这种情况下,该组织可将此项可交付成果作为子项目再细分,并将有关工作列人其项目规划和进度计划中。

  根据工作分解结构可以将项目划分为多个相对独立的合同(我国也称为标段),单独对外发包。

  2.更新的工作范围文件

  参与项目的各方均可采用上述范围定义的方法,用于项目各阶段的工作范围定义和控制。一般的程序是先有一个初步的项目范围描述(工程项目最早期的涉及项目范围的文件就是业主需求文件),再采用工作分解结构方法定义项目工作范围,最后更新描述工作范围的文件。

范围定义的依据

  1.业主需求文件

  业主需求文件是定义项目范围最重要的依据。其主要描述拟建项目所具有的性质和规模,建成后必须满足的使用功能,以及项目主要的构成单元。如一个项目的构成单元可能包括生产工艺、办公、仓储厂内运输等。

  2.项目约束条件

  项目约束条件是指限制项目团队做出决策的各种因素,包括项目内部的制约因素和项目外部的制约因素。例如:预算费用是一种内部约束,项目管理班子必须在预算范围内,决定项目的工作范围、职员招募和安排项目进度;而国家的政策法规则是来自于项目外部的制约因素。尤其注意:当在某一合同下实施项目时,合同中的一些规定会对项目的范围定义具有相当重要的影响。

  3.项目其他阶段的结果

  已经完成的各个阶段的结果可能会对项目的范围定义产生影响。如项目建议书可行性研究的影响,而可行性研究的结果,又会对工程项目的设计产生影响。

  4.历史资料

  借鉴其他项目范围定义方面的经验,避免犯类似错误。这些已完成的工程项目,在进行范围定义方面所发生的错误、遗漏以及造成的后果等资料,会对新项目的范围定义产生积极的影响。

  5.各种假设

  假设是指对项目实施过程中的某些不确定性因素,出于项目计划目的假设为真的或确定的因素。如受到某种资源的影响而无法确定项目的具体开始日期时,项目团队可先假定一个开始日期。但必须注意,这种假设一般会有一定的风险。

范围定义的方法

  一般采用工作分解结构(WorkBreakdownStructure,WBS)对工程项目的范围进行定义。

  (1)工作分解结构的概念。工作分解结构是一种层次化的树状结构,是以可交付成果为对象,将项目划分为较小和更便于管理的项目单元,一直将可交付成果分解到工作包和作业小组,每下降一个层次意味着对项目工作更详细的说明。通过控制这些单元的费用、进度和质量目标,使它们之间的关系协调一致,从而达到控制整个项目目标

  不同的可交付成果会有不同层次的分解,为了达到易于管理的目的,有些可交付成果可能只需分解到第二层次,有些则需要分解到更多层次。

  工作分解结构可以满足各级别的项目参与者的需要。工作分解结构可与项目组织结构有机地结合在一起,有助于项目经理根据各个项目单元的技术要求,赋予项目各部门和各职员相应的职责。同时,项目计划人员也可以对WBS中的各个单元进行编码,以满足项目控制的各种要求。

  例如,对大型工程项目,在实施阶段的工作内容相当多,其工作分解结构通常可以分解为六级。一级为工程项目;二级为单项工程;三级为单位工程;四级为分部分项工程;五级为工作包;六级为作业或工序。

  第一级工程项目由多个单项工程组成,这些单项工程之和构成整个工程项目。每个单项工程又可以分解成单位工程(第二级),这些单位工程之和构成该单项工程。以此类推,一直分解到第六级(或认为合适的等级)。

  一般地,前三级由业主做出规定,更低级别的分解则由承包商完成并用于对承包商的施工进度进行控制。工作分解结构中的每一级都有其重要目的:第一级一般用于授权,第二级用于编制项目预算,第三级编制里程碑事件进度计划,这三个级别是复合性的工作,与具体的职能部门无关。再往下的三个级别则用于承包商的施工控制。工作包或工作应分派给某个人或某个作业队伍,由其唯一负责。

  工作分解结构将项目依次分解成较小的项目单元,直到满足项目控制需要的最低层次,这就形成了一种层次化的“树”状结构。这一树状结构将项目合同中规定的全部工作分解为便于管理的独立单元,并将完成这些单元工作的责任赋予相应的具体部门和人员,从而在项目资源与项目工作之间建立了一种明确的目标责任关系,这就形成了一种职能责任矩阵。

Image:矩阵管理方法示意图.jpg

  (2)工作分解结构的目的。将整个项目划分为相对独立的、易于管理的较小的项目单元,以定义项目工作范围,这是WBS的最主要目的。

  (3)工作分解结构的作用:

  ①将项目划分为多个合同,对外发包;

  ②向与项目有关的组织和个人分配任务;

  ③对项目费用和时间进行控制,即对每一活动做出较为详细的时间、费用估计,并进行资源分配,形成进度目标和费用目标,以便实施目标控制;

  ④确定项目需要完成的工作内容。

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