纵向信息

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什么是纵向信息

  纵向信息指从纵的方向,向上或向下传递的信息,把不同级别、不同层次的管理机构通过信息联系起来,形成纵向信息流。它可以区分为自上而下和自下而上的两种形式。自上而下的沟通亦称为下行沟通,指组织内部同一系统内的较高层次人员对较低层次人员的沟通,如命令的传达、计划的布置和程序规则的颁布等。自下而上的沟通亦称上行沟通,指组织内部同一系统内的较低层次人员向较高层次人员的沟通,如请示、汇报、要求和意见申诉等。

纵向信息基础[1]

  目标管理的指导原则之一是使每一个管理者都承担帮助上级实现目标的责任。换句话说,每一个管理者在他的上级的目标中,都有他的一部分活动。因此,中层经理如果想对实现上一级目标有所帮助,就必须知道关于这些目标的情况。为此,每一个上一级主管,在他的下级主管开始考虑他们目标之前,最低限度应向他们提供下列情况:

  1、上一级目标;

  2、目标阶段的主要重点;

  3、环境因素以及编写目标和计划所需的基础和各种假设;

  4、编写和提出目标和计划的基本规则。

  (一)提供上一级目标

  提供给下级财务管理人员的目标,在一般情况下,是上级已经建立起来的目标。举例来说,下列管理人员可能得到如下一些目标:

Image:管理人员得到上一级目标.png

  图1 管理人员得到上一级目标


  存在的问题是公司最高目标沿组织结构应下达到哪一等级最好?我们的建议是把上一级的目标作最广泛的下达,而不是有限的下达。

  (二)提供重点

  在推行目标阶段内,下级对上一级重点目标的范围和重要性,从目标本身常常不能一眼就看出来。上级最好随目标附上一份目标阶段内重点目标的清单。以下是一份只按主题分类的重点目标清单,这是某公司提供给管理人员作指导用的重点目标。

  • 提高市场渗透力
  • 不丧失市场地位
  • 改善采购工作
  • 提高安全性
  • 培养管理人员
  • 平衡进行订货
  • 对管理人员的工作评价

  (三)提供环境因素和假设最简单的环境分析,是在通过研究可能影响公司活动的外部因素和环境后得出的。这种研究主要是针对工业经济总的发展的估计,其中包括工业的增长,消费者的需要,以及经济状态等因素。

  假设则是对当前某些外部因素的估计。对于这些因素,公司通常很少有左右的能力,相反,它们对公司的活动可能有较大影响。这里要注意的是,在设立和分解目标的流程图中,“假设”会出现两次:分别出现在步骤1和步骤6。两处的基本区别是:步骤1中的假设是广泛的、总的假说,在共同关心的事物上,对各级中层经理起指导作用,如通货膨胀问题。而步骤6中的假设是指具体的假设,主要适用于编写目标的管理人员,如人事经理所需要的关于人力供应的假设。管理人员利用所有这些假设作为编写目标的基础。可能包括:通货膨胀将以x%继续提高;借人资金将占Y%;政府颁发了不利于利润的法律等。

  环境分析以及对重要假设的说明一般应集中准备。常常由经济学家或计划主任承担这项工作,并向下级主管下达,供他们使用。

  (四)提供基本规则

  下列就是中层经理设定目标和计划的主要指导原则,包括:对所有符合条件的一切项目提供资金;不增加基本人员;所有计划都包括意外事故因素。

  这些基本原则如何指导中层经理呢?举第二条“不增加基本人员”为例。这一条告诉中层经理,不要浪费宝贵时间制定要求额外增加人员的目标。这样一来,他可以集中精力来制定真正有效的目标。

  第1步,主要是建立一个信息基础,在此基础上中层经理才能进一步编写目标。可以说,这一步骤有助于中层经理使目标在纵向上保持和谐一致。

纵向信息的特点[2]

  这类信息的特点是系统性和计划性强,受国家宏观经济的控制和制约,它反映我国零售市场的社会主义性质。这类信息对于零售企业来说,内容是相当丰富的.如党的政策和国家的法令,审计监督物价管理的原则,方法和措施,国家的利改税政策,信贷政策商品供应政策以及上级管理部门对企业的考核指标,等等。

  纵向结构又称金字塔形结构。这种结构的特点是组织中的阶层较多而每一阶层的人数却较少,管理幅度较窄,可对下属实行严密监督,宜于实行集权化管理,纵向管理可用表来表示:

Image:纵向信息交流.png

  图2 纵向信息交流

纵向信息的联系[3]

  纵向信息联系组织设计应该有助于合门和雇员之间的沟通,这对实现组织的整体任务是必须的。这种联系被定义为组织要素之间的沟通和协调的程度。纵向联系用来协调公司上层和下层间的活动。较低层级的雇员应该依据上层目标进行工作,上层的管理者应该了解下层的工作活动和完成情况。组织可以运用各种各样的结构策略来实现纵向的联系,包括层级的处理、规则与程序、计划和日程、增加层级的职位和级别,以及正式的管理信息系统

  1、层级的处理

  第一个纵向的策略是层级,或者称为命令链,如图2中所示的线。如果一个问题出现而雇员无法解决,可以向上一层提交。问题得到解决后,其答案再传回下—层级。组织图中的直线恰恰如一种沟通渠道

  2.规则和计划

  第二个联系策略是运用规划和计划。对于与经常反复的问题或决策,可以简历规则或程序,是雇员知道在和其管理者无法直接沟通时如何对应。规则提供了一种标准的信息资源,使得雇员能够协调工作而不需对每一项工作都进行实际沟通。计划也可以给雇员提供稳定的信息。应用最广的计划是预算。有了计划周密的预算方案,较低层级的雇员便可以运用其享有的资源独立的开展工作。

  3.增加层级职位

  当许多问题出现时,仅仅运用计划和层级处理,管理者将难以应付。在成长或变化的组织中,可能会需要附加纵向的联系、在纵向层级上增加职位便是一种方法。某些情况下,安排一个助手将有助于一个“超负荷”的管理者。在另一些情况下.可能会在权力直线上增加一些职位。这些职位将减小管理跨度,鼓励进一步的沟通勺控制。

  4.纵向信息系统

  纵向信息系统足针对不断增长的纵向信息柞量的另一个战略。纵向信息系统包括分送给管理者的定期报告、书面信息和以计算机为基础的沟通。信息系统使层级之间的上下沟通更为有效。例如:Microsoft公司首席执行官BillGates通过其公司的电子邮件系统勺属下进行定期的沟通。他每天要处理一打的个人信息:在Xerox公司,每月要对大约40000名顾客进行民意调查,所得数据经过汇总、概括,然后传达给卜层管理者。

  结构机制可以实现纵向的联系和协调,如图3中所概括;这种结构机制描述管理者在设计组织时可以进行的选择基于组织的协调需要,图中的一些联系可能将会被用到。

Image:纵向联系和控制机能的层次.png

  图3 纵向联系和控制机能的层次

参考文献

  1. 刘轶骅,王蔚红编著.中层经理手册.哈尔滨出版社,2006年07月第1版
  2. 秦凤翔.西主经济思想库 第四卷 经营·管理篇.经济科学出版社,1997年02月第1版.
  3. (美)达夫特(Daft,R.L.)著 李维安等译.组织理论与设计精要.机械工业出版社,1999年10月第1版.
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