科技公文

出自 MBA智库百科(https://wiki.mbalib.com/)

　　科技公文是指在科研、生产、基建等活动中使用的专门文书，包括文字材料、计算材料、图示、图表等。

　　1．科技报告。

　　(1)科技开题报告；

　　(2)研制进展报告；

　　(3)科技考察报告；

　　(4)测试报告；

　　(5)技术总结报告；

　　(6)申请鉴定报告；

　　(7)实验报告；

　　(8)生产使用报告。

　　2．技术鉴定证书。

　　3．发明申请书。

　　4．科技发明专利申请文件。

　　5．专利文献。

　　6．技术任务书。

　　1．科学性

　　科技文书要求写作具有科学性。首先，体现在指导思想和方法具有科学性；其二，体现在实事求是的工作态度上，要深入调查，从客观实际出发，做到材料真实、数据可靠确凿。

　　对科学性的理解，不能理解为“没有任何错误”。因为科学问题，不允许有任何错误，不但是不可能的，也是违背认识规律的。如撰写科学论文，并不是说论文的每一点都必须是正确的，因为科学理论的发展多是从假说开始的，有假说，也就必然会出现与客观规律不尽一致的地方，出现认识方面的错误，这需要在实践中加以验证、修正。假说的验证有时要经过相当长的历史过程，其间允许对同一问题产生不同的看法，产生不同的学术流派。因此撰写论文，应本着谦虚谨慎、实事求是的态度，这也是论文科学性的体现之一。对于报告类和说明类科技文书来说，也不可能没有一点缺陷。有的产品设计就是在原有基础上改进的，使所设计的产品更符合消费者的实际需要。

　　所以，科技文书的科学性，是指导思想、工作方法和工作态度在文章文风上的体现，要求朴实、严谨、不卖弄。

　　2．实用性

　　科技文书与现实发展有紧密联系，是记载和描述科学技术发展、产品更新换代、交流科技信息的重要工具，具有实用性的特点。将一项发明转化为产品，其发明的专业论文和专利申请书就具有鲜明的实用性；一篇经济论文，研究探讨了经济形势的发展，无疑对现实经济工作就会产生影响，因而不仅具有实用性而且具有现实性。

　　3．严谨性

　　科技文书具有严谨性。严谨性反映在表述上，就是用语准确，结构合理。在陈述概念时，经常采用定义的方式，严格界定概念的内涵，用划分的方式界定其外延。其结构具有逻辑性、系统性。严谨性反映在方法上，就是观点用事实说话，论证讲究方法。科技文书所使用的材料，多是通过调研、统计、实验等方式获得的，具有一定程度上的再现性，即可以用同样方式使过程重复出现，其材料具有真实性的特点。论证讲究方法，即材料必须能够支持观点，特别要注意运用反例验证，防止“以偏概全”。

　　公文的体式也称公文的格式。体式是公文的形体规范化、标准化的标志，也是公文语言的视觉表现，更是公文与其他文体(如科技论文、科技报告等)的根本区别之一。

　　科技公文格式是指公文的组成项目、标识位置以及书写、字体、用纸的规格和样式等。公文的格式要求，是为了保证文件结构的完善、识别标记的准确和文件的有效性以及便于处理工作和提高工作效率。

　　科技公文的组成项目主要包括：发文机关标识、发文字号、公文份号、秘级、签发、公文标题、主送单位、正文、无正文说明、附件、署名、印章、成文日期、发文说明、主题词、抄送机关、印发说明域等项目。

　　1．发文机关标识

　　发文机关标识有两种：一种是“固定格式公文”，即“机关名称+文件”形式，另一种称为“标明文种的公文”，由“发文机关名称+圆括号”组成，圆括号内为文种标称，如(报告)、(请示)等。其形式如：“中国人民解放军驻×××厂军事代表室()”，套红印制，中国人民解放军七个字为上四下三双行字。

　　按写公文的要求，使用这种标识时有两种规格。一种是向上级请示、报告工作，作上行文使用的格式，其特点是天头大，标题下方有一横线，横线右上方有签发、已阅位置，发文字号位于横线上、发文机关标识之下的左方；另一种是用于向下级和同级行文、作下行和平行文使用的格式，其特点是没有横线，天头较小，发文字号位于发文机关标识之左上方。

　　2．发文字号

　　发文字号由发文单位代号和发文顺序号组成。发文年度要写全称，并用方括号。发文代号没有具体规定，例如：用“厂军字第×号”代表，发文顺序数字前不再加0，用自然数排序，如[1993]厂军字第7号。若两个单位，如驻厂军事代表室与工厂联合行文时，发文字号有两种办法表示，一是用联字标一个号，如[1993]厂军联字第5号；另一种是分别标两个号，上下对齐排在规定位置，如[1993]厂质字第15号，[1993]厂军字第8号。

　　3．公文份号

　　公文份号是印刷份数的顺序编号，位于公文首页左上角，可用号码机打印。

　　4．秘级

　　按文件内容与保密法规分为“绝密”、“机密”、“秘密”，标注于公文首页右上角。

　　5．签发

　　上行文应在发文字号右侧(即横线右上方)标注“签发”公文者姓名，若需要，也可标注“已阅”者的姓名。

　　6．公文标题

　　标题应能准确、简要地概括主要内容，需要时还应标明发文单位和文种。标题在发文机关标识下方居中位置。

　　7．主送单位(台头)

　　主送单位是指收受、办理或执行公文的单位，位于公文标题左下方。

　　8．正文

　　正文是公文的主体，在主送机关下方另提行书写。

　　9．无正文说明

　　当公文正文结束语与公文署名、印章不在同一页时，在署名页左下方标注：“(此页无正文)”。

　　1O．附件

　　附件是指随文转发的文件、附表、图表等，如工作计划、提纲、报表等说明材料。附件是公文的组成部分，和公文本身有同样重要的作用。缺少了附件，会使公文缺少内容和说服力。在有些情况下(如转发性报告)，附件实际上成了公文的核心。附件可以是单位署名，也可以是个人署名，如某人受委托处理某个问题或考察结束写给单位的汇报，单位可以作为附件向上级机关报送。

　　公文如有附件，应在正文结束语之后、署名之前写明所附材料的顺序和名称，并将附件依次附在后面。如遇(此页无正文)标注时，附件列在(此页无正文)的下一行。有几件附件时，每个附件题目各列一行。

　　11．署名

　　署名即注明发文单位，一般是该单位全称。联合行文时，各有关单位联合署名。署名位于正文或附件的右下方。

　　12．印章

　　正式发送的文件都应当盖印。印章必须与署名、公文套红标识名称相一致。如果是代替用印，应在署名下方印一“代”字，用圆括号括住。

　　盖印应端正、清晰，盖于署名正中央，上不压正文，下不压成文日期。

　　13．成文日期

　　成文日期以领导批准时间为准，会议纪要以通过该文件的会议日期为准，有时也可以用打印日期。成文日期应完整写出年、月、日，标注在署名下方。成文日期用汉字写出。

　　14．主题词

　　公文应按有关规定标引主题词，其位置在成文日期下方，印发说明域横线的左上方。主题词使用黑体字。

　　在标引主题词时，应先进行主题分析，即通过阅审公文的标题、摘要或全文内容，分析出公文具有检索意义的主题概念(或称中心意思)，以及与这一主题概念密切相关的其他因素，在此基础上再查主题词表选词，将主题概念转换为表中的主题词，再将主题词印在公文印发说明域前的适当位置。

　　有几个主题词时，要考虑其概念组配，即组配的几个主题词之间，存在着概念相交或概念限定的关系，选用与主题关系最密切或最邻近的主题词进行组配，使组配的结果达到概念清楚、确切。选定的主题词应依公文所表达的主题内容依次标注。

　　15．公文印发说明域

　　这是公文的最后一个部分，包括抄送单位、印发说明、联系人等。通常在主题词下方的横线以下。通常这一部分最主要的是抄送单位，联系人及电话。印刷份数、印发说明、承办单位等可以不写。

　　除主送单位已有标注外，其他需要了解公文内容的上级、同级或不相隶属单位，均附于抄送单位之列。

　　以上是公文格式中各组成项目的说明。此外，公文用纸、字体规格也要按规定要求和国家有关规定办理。正文字体没有专门要求，但字号应依公文单位标识、标题、正文的顺序由大到小用字，或用字体区别。标点等应符合规定。

　　科技公文行文时。必须掌握以下原则。

　　1．要根据公文内容确定行文关系

　　公文分主送和抄送两种行文关系(在以前的规定中，还有抄报一类)。公文主送单位是行文的主要对象，也就是要求主办和答复该公文的承办单位，准确地确定主送单位是公文发出后能否得到及时办理的一个关键问题，主送单位应根据本单位的隶属关系和职权范围来确定，公文的主送单位一般只应是一个，主送单位过多会造成责任不明，本该甲单位处理的事情却把文件发到乙单位，那甲单位就无法办理，使办理的事情落空。

　　抄送单位是指和公文有关的单位，也就是协助承办或者需要知道了解公文内容的单位。确定抄送单位要考虑确有需要，否则不但不解决问题，还会影响别人的工作，抄送的目的不是要求这些单位办，而是告知这些单位，这是和主送单位的区别所在。

　　常用公文中。“请示”只送与内容有关的单位，一般不抄送，“报告”、“会议纪要”除主送外，还可报抄有关单位，特别是总结经验一类的报告，可以让更多单位了解推广，“函”一般抄送上级机关。

　　2．联合行文

　　联合行文是有工作关系但互不隶属的同级单位(或相当同级的单位)共同承办对双方都有关系的事情时使用，对驻厂军事代表室，如共同报价，联合反映同一问题，或上报对某一问题的协商结果等，一般和工厂联合行文。

　　联合行文多用于“请示”和“报告”，其主送单位可能是一个(多用于“请示”)，也可能是双方各自的上级(多用于“报告”)，有的联合行文是上级指定的，有的是双方自愿写的，联合行文可以写双方的共同认识，也可以写双方的不同认识或者分歧点。

　　联合行文的公文标识是双方名称的并列，分别盖印，可共同编号，也可分别编号，联合行文的抄送单位由行文双方各自确定，其原则与上述相同。

　　3．公文一般不得越级行文

　　“请示”的公文也应逐级上报。因特殊情况必须越级行文时。应说明理由并抄报被越过的单位。

　　“请示”只报上级主管单位。不得多头上报。必须报两个以上单位的应同时分送。

　　公文是机关的行文，一般不直接上报领导个人。

　　4．称谓

　　行文时。对主送、报送的单位的称谓必须正式规范。具体明了。

　　科技公文写作时一般要经过写作前的准备、精心拟题、严密安排正文三个过程。

　　(一)写作前的准备

　　科技公文写作前的准备是写好科技公文的重要工作。它一般包括：

　　(1)了解将要叙述内容的全过程。了解全过程，就是通过对全过程的了解，进行全面考虑，以便正确、准确地起草文件。

　　(2)掌握有关政策。起草文件必须在国家或军队有关方针、政策指导下，为实现既定目标起草行文。如：要起草某新产品申请设计定型的请示报告，就要先学习《军工产品定型工作条例》。与条例的各项规定进行对照，该向哪级定委申请就向哪级定委申请。

　　(3)业务技术知识的准备。在起草文件时，一定要了解有关业务知识，以免出现业务、技术内容方面的错误。

　　(4)选好文件种类和名称。对文件的种类、名称要选择适当，否则会影响到收文机关对文件意图的准确理解。例如向上级机关请示工作，只使用“报告”这一名称，就会使收文机关误认为不需答复，以致延误时机，影响对文件的及时处理。因此，必须要用“请示”或“请示报告”，又如，同不相隶属的机关联系工作，不能使用“指示”、“批复”、“批转”一类名称。一般来说，文件名称的选择要考虑本单位的职权范围和所处的位置，又要考虑发文与收文机关的关系，还要考虑发文的具体目的和要求，使文件名称能概括表明文件的性质、发文意图，并符合发文机关的地位。

　　(二)精心拟题

　　标题的作用在于使收文机关能尽快地了解文件的主要内容，而不需要读完全文才清楚其内容。同时，好的标题还便于文书人员登记、分送、阅读、批办、整理立卷和查找。

　　1．标题的组成

　　标题组成有四种形式：

　　(1)发文单位+事由+文件名称。如：总参兵种部关于组织整理历史资料的通知；中国人民解放军驻XXX厂军事代表室关于购置计算机的请示报告等。

　　(2)发文单位+文件名称。如：中国人民解放军空军装备部XXX军事代表局通知等。

　　(3)事由+文件名称。如：关于XXXX发射制导装置设计定型申请报告；关于XXX炮弹出现近弹问题的联合请示报告。

　　(4)文件名称。如：《布告》、《报告》。

　　从实践经验来看。以采用第一和第三种形式拟写标题为好，事由清楚，便于使用。若科技文件都采用第二、第四种方式，不仅事由不清，而且在归档后的目录上，全是“报告”、“通知”，就无法区别不同的文件了。

　　2．拟写标题的要求

　　(1)简炼。标题不得过于冗长，使用语言不得过于繁琐。如：《关于XXX厂使用XX铜厂生产的铜材生产的XXX杀爆弹出现非金属夹杂的严重疵病处理的联合请示报告》。这个标题虽然事由清楚。但过于冗长(达50余字)。

　　语言也很繁琐。可改为：关于XXX厂生产的XXX杀爆弹弹带出现严重非金属夹杂问题的请示报告就比较好。

　　(2)明白。标题事由一定要写清楚，使收文机关一看就明白，便于处理，如：《关于申请解决计算机的请示》这个标题就不十分明白，因为“解决”这个词的含义不明确，是怎么个解决法?是让收文机关(主报机关)购置配发计算机，还是自购需要机关批准呢?从标题上就无法分清。因此，标题可改为：《关于申请购置计算机的请示》或《关于申请配发计算机的请示》。

　　(3)准确。准确包含两层含义：一是文件名称要准确，是“请示”就不能写成“报告”；二是事由的内容要准确，如《XXX航空火箭弹出现严重质量问题的请示》，因为质量问题的范围广，不指出是什么质量问题，读者全然不知，所以，标题必需准确，一目了然。

　　(4)注意标点符号的使用。标题一般不用标点符号，但有些文件标题不用标点符号，就会造成歧义和难读。

　　(三)严密安排正文

　　正文就是叙述文件的具体内容。是文件的主体和最重要的部分，正文写作有如下要求：

　　(1)政治上要合格。要求文件内容准确地体现党和国家的各项方针政策。

　　(2)业务上要科学。科技公文处处都涉及到科技知识，技术性、专业性很强，在写作中不能有错误。

　　(3)事实上要求实。文件内容一定要切合实际，实事求是地说明问题，以达到批准的目的。例如，军事代表在上报请示处理产品质量问题时，若将质量问题的严重程度夸大，不该牵连的批次也牵连进去，易使上级产生误解，一旦批复就将给国家财产造成不必要的损失。相反，若缩小质量问题的严重程度，避重就轻，该涉及的批次不涉及，一旦投入使用，将会贻误战机，造成严重的后果。

　　(4)文字要简明通顺。文字表达要求简单、明了、通顺，条理清楚，合乎语法和逻辑，用词准确，标点符号使用恰当。

　　科技公文具体写作过程包括：拟稿、定稿、打样、校对、签发、传阅、打印装订、分发八个阶段。

　　(1)拟稿。即公文起草，拟稿的文种和内容要求由单位主管决定。起草之前，要认真领会发文的目的、对象、具体内容和要求、依据。同时，还要对有关政策、指示和所反映的问题深入细致地了解，全面客观地反映实际情况，实事求是地提出解决问题的措施和建议。

　　(2)定稿。拟稿人在充分领会发文意图之后。经过认真起草和修改，达到：重点突出，观点鲜明；结构严谨，层次清楚；文字精练、通畅，用词准确、规范；篇幅力求简短的要求后，按规定格式打出初稿，交单位主管审核。经签字后送交打印，发文号要记入序号登记本、防止重号。

　　(3)批样。文件打出清样的目的是供校对，清样应按正式文件形式套用单位的标识，符合上行文、平行文格式。

　　(4)校对。校对的目的是消除差错，保证文件原稿的质量，清样校改后打出印样，印样校对是最后一次校对，尽量达到不删句、加句。如遇有加、删句时，改样后应再校一次。校对时，校样上需要改正的部分要用红笔牵出版心，不要在原文处添加更正符号。要用统一标准的校正符号，不要自造。

　　校对完毕付印前应做一次全面复查，从头至尾检查有无错漏，再签字付印。

　　(5)打印装订。打印应按规定份数打印，装订时，应在公文左侧装订，不得超越装订线。

　　(6)分发。对打印好的公文盖上公章，做好登记，按需要发往各有关单位，留原稿及1份～2份正式公文存档。

　　(7)公文中层次序数的编写。第一层为“一”，第二层为“(一)”，第三层为“1”，第四层为“(1)”。

　　(8)公文中的数字写法。成文日期、专用称谓、结构层次序数和词、词组、惯用语、修饰语，以及不确切代表数量含义的数字必须用汉字，其余均应用阿拉伯数字。

• 经济公文
• 会议公文
• 外交公文
• 军事公文
• 司法公文