公文批办

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目录

什么是公文批办

  公文批办是指由机关(部门)领导人对公文办理提出最终处理意见的决策性活动。

公文批办的作用

  (1)批办是各级领导行使职权、履行职责的重要手段。任何管理活动中遇到的各种需要采取行动的问题,都首先依赖于各级领导的决策活动,这种决策活动贯穿于各项管理活动的全过程。批办公文正是这种决策活动的具体体现。领导通过对公文的批示,指出其采取行动的原则,提出解决问题的方法和措施,领导人在这一过程中既依法行使其决策权、处置权,同时又依法履行其职责,完成各项管理活动。

  (2)批办是领导人及时阅示重要收文,了解有关情况途径。各级领导人的首要任务就是要进行各种管理“决策”与“抉择”,它需要大量的信息。而批办公文,可以使领导人接触到来自不同单位、不同机关、不同人员的大批量的信息,为其正确的做出决策提供充分的广泛的数据信息支持。

  (3)批办有利于加强对公文办理的领导,防止失误,提高办文质量。批办工作直接关系到机关管理信息流的合理流动和畅通。批办对公文办理做出“终审判决”,是对拟办工作的把关,避免不应有的失误,保证办文、办事的顺利进行。

公文批办的原则

  批办工作中应遵循集中统一原则与分工负责制的原则。

  (1)集中统一原则,是指针对本机关重大的、涉及全局性的问题,应由领导集团全体成员集体讨论、通过,而后做出批办意见。目前,无论在国家机关,还是在企事业单位,即其他社团组织中,都实行少数服从多数,个人服从组织,下级组织服从上级组织的原则,以保持组织目标的准确和行动的一致。集中统一批办原则是机关实行民主集中制的领导原则的体现。

  (2)合理分工原则,是指不同组织机构层次的负责人,根据自身的职权范围,各负其责,各司其职地审批有关业务公文与行政事务性公文,不要代下级批办公文,尽量减少集体批办,对多头主送的来文,必须根据各位领导的分工,送交真正的负责人阅批。同时,对法定负责人已有合法、明确、有效批办意见的,不再送其他人重复批办。批办工作若无明显分工,各层次领导就会出现相互扯皮、推诿的混乱状态。因此,这一原则使各层次领导的批办工作分工明确,能够充分发挥各级批办人的工作积极性主动性创造性,又能使批办工作按时、按质、按量地完成分工批办任务,提高各级领导地工作效率

  集中统一原则和合理分工原则之间的关系不是机械的、绝对的,二者是辨证统一的关系。为避免失误,批办重要公文时可组织集体研讨或征询专家意见。单位法定的领导人必须勇于承担责任,不得事无巨细都要召开会议以征得各方同意,或者将一个机关的全部发文交由机关主要领导人来批办;不得对每发一份公文都由上而下或由下而上逐级批示,或者互相推诿,层层上交或下移矛盾,而应既有集中又有分工,彼此协调、互相监督和制约,来顺利完成批办工作。

  通常情况下,机关中各层次批办公文的具体分工如下:

  机关决策层由机关的正职领导或分管该项工作的副职领导负责批办,必要时,也可由被授权的综合办公厅(室)的负责人来批办。具体包括:本机关重要决策、全面重大工作的部署、规划,关于重要人事任免、调动和处理,行政法规、规章、重要问题的指示、批示、批复,关于重要问题、事故、案件处理的决定、重要会议的决议、纪要,本机关财务管理方面的重要决定、财务预(决)算。

  部门决策层由本部门的负责人批办。具体包括:本层次主管业务的规章制度、工作指示、决定,主管业务范围内有关问题、案件、事故以及人员的处理决定、批示、批复,部门工作方案、计划报告请示的批示、批复,事务性、临时性公文的审批与办理等。

公文批办的范围

  批办工作是有一定范围的,并非所有公文都需批办。如果将所有公文一律交领导批办,不仅会影响承办部门(人员)的主动性。而且势必导致领导人陷入“文山”之中,造成公文办理的积压和迟缓。反之,如果应交领导批办的公文而未交,或领导人一切任由下级处理,则会导致办文拖拉、扯皮,或等待观望,或各行其是,同时也削弱甚至放弃领导责任。因而,必须规定批办的范围。

  批办的范围主要包括:上级颁发的重要指示、决定、工作部署,针对本机关的批示、批复、通报等;平行或其他不相隶属机关重要的协调性工作的公文;下级机关重要的请示、报告等。

公文批办的方法

  批办属于决策性活动,是执行和实施各项管理活动的前提条件,批办意见直接影响公文办理的质量,直接关系着机关管理的效率。工作中,应准确、及时地批办公文:

  1.对于按常规传送的例行公文,如统计报表、临时性、事务性公文等,应在年初做一次性批办,以后来文依此办理,简化重复性批办手续;领导人因故(如出差、生病等)不能批办时,应及时委托或授权其他领导人批办,以免积压公文,影响运转。

  2.对于已有具体请示事项或拟办意见中已提出具体方案的公文,主批人应当明确签署意见,姓名和审批日期,其他审批人圈阅视为同意;没有请示事项的,圈阅表示已阅知。

  3.对于随机传送的非常规性公文,必须根据公文的内容,提出相应的、准确的批办意见:对需要贯彻执行的上级公文要提出贯彻执行的具体指施;对需要具体办理的公文应批示承办的部门及承办的要求与时限等;对需要两个或两个以上部门会办的公文,应批明主办单位与协办单位以及承办要求等;对需要问知的公文应批示传阅或传达的范围与时间。

  4.批办的意见应高度明确、肯定、具体,前后必须保持一致,批示的执行方案必须是切实可行的,应避免只阅不批,仅画圈而不签署意见,语言表达模棱两可、似是而非。批办的意见通常写为:“同意拟办意见”、“请××办理”、“请××审阅(阅示)、”“请××查复’等;或在确定承办部门的同时,对如何办理提出原则性的意见(要件、急件还应规定具体时限),并签署姓名与日期。

  5.批办意见应规范地书写在《公文处理单》的批办栏内,一般不要写在公文的白边区上(对呈请性的上行公文,必要时,可将批办意见工整地写在公文首页天头白边区,但必须预留出立卷时的装订位置),以保持公文的清洁与庄重,便于归档保存。

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