现金长短款

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什么是现金长短款

  现金长短款是指在盘点和核对库存现金时,发现的除挪用现金、白条顶库、超限额留存现金等情况以外原因的现金日记账余额与库存现金数额不符。

现金长短款的会计处理

  企业每日终了结算现金收支、财产清查等发现的现金短缺或溢余:

  (1)如为现金短缺,接应由责任人赔偿的部分,借记“其他应收款、现金”科目,按实际短缺的金额扣除应由责任人赔偿的部分后的金额,借记“管理费用”科目,按实际短缺的金额,贷记“现金”科目。

  (2)如为现金溢余,按实际溢余的金额借记“现金”科目,按应支付给有关人员或单位的部分贷记“其他应付款”科目,按实际溢余的金额超过应支付给有关人员或单位的部分后的金额贷记“营业外收入”科目。

  注意:小企业没有设置“待处理财产损溢”科目,财产损溢不通过“待处理财产损溢”科目核算。

  [例]①某小企业在现金清查时,发现现金溢余400元,经查有350元为多收A公司货款,其余50元原因无法查清,经批准冲减管理费用。

  借:现金  400

    贷:其他应付款——A公司  350

      管理费用  50

  ②某小企业在现金清查时,发现库存现金短缺300元。经查明,上述现金短缺是由出纳人员责任造成的,应由其赔款并收到赔款。

  借:其他应收款——现金短款  300

    贷:现金  300

  借:现金  300

    贷:其他应收款  300

现金长短款的形成原因[1]

  1、人员素质。人员素质可以分为品德素质与能力素质。对员工进行良好的政治思想教育和有保障的生活工作环境是品德素质提高的关键,作为防止恶意长短款事件的最后屏障,出纳员能否坚持原则,抵制长短款现象,就显得举足轻重。其次是出纳人员能力素质要进一步提高,尽量要采取措施治理出纳岗位从业人员年龄老化、学历较低、文化素质较差的现象。再次要加强出纳人员的学习和培训,进一步提高其业务素质。

  2、社会法治环境。社会法治环境在这里主要是指法治对于社会人法人和经济行为的干预和管理。如果法治环境不能够正确疏导和保证人对于利益的追逐(例如保护人的合法收入和有效的打击非法收入犯罪),会进而导致人们的急功近利思潮蔓延和一种世纪末心态。当“今朝有酒今朝醉”、“过把瘾就死”占据主流意识,成为行为动机的时候,任何法律制度无异于与虎谋皮。

  3、信用社内控制度。简单的说,信用社自身内控制度的健全严密程度直接影响长短款现象产生的成本。例如现金双人(双机)复核制度、现金碰库制度、定期查库制度、现金的库存限额制度、监控摄像设备的应用、管理上的连带责任制度、对违规违纪违法行为的查处打击力度等等,直接关系到出纳人员能否产生长短款现象的概率。

  4、信用社经营理念。在以利润最大化为中心的经营理念指引下,金融企业的一切决策都导致人力、物力资源更多的投入到能产生最大化效益的领域。比如说相对于存款贷款等业务,出纳工作不能带来明显的效益。因此在许多人看来,出纳工作就显得不那么重要,就得不到应有的重视。

现金长短款的事前防范措施[1]

  该如何有效的防范出纳现金的长短款问题,在整个金融业包括我们信用社自身,都探讨了很多的办法。像前面提到的例如现金双人(双机)复核制度、现金碰库制度、定期查库制度、现金的库存限额制度、监控摄像设备的应用、管理上的连带责任制度、违规违纪违法行为的查处打击力度等等,它们的根本原理,都是采用增加风险成本的做法来达到控制长短款问题发生的目的。

  1、现金双人(双机)复核制度。按照我国于1988年3月30日由人民银行发布的《全国银行出纳基本制度》的规定,对复核制度做出了明确的阐述:一、双人临柜、双人管库、双人守库、双人押运;二、帐实分管、收付分开、交接清楚、责任分明;三、收入现金先收款后记账,付出现金先记账后付款,收购金银先收实物后付款,配售金银先收款后付实物,收必复点,付必复核;手续严密,数字准确。四、严禁挪用库存现金、金银;严禁白条抵库;坚持查库制度;做到帐实相符。五、维护国家利益银行信誉,坚持服务与监督并重。由这五条法律条例制订的规定,后来成为了全国出纳制度的基本原则。

  2、现金碰库制度。现金碰库制度是指在一个时点(一般为一个工作日终)由会计人员对出纳的现金库款进行复点,以确保现金与帐务核对准确。通过这一制度的实施,保证了一个会计期限内现金库款的完整。同时也起到了会计人员参与监督复核的作用。

  3、定期查库制度。这一制度通常由上级部门来组织实施。即通过对库存现金以定期和不定期的检查,促使现金库款保持其完整性,也能较好的防止内部作案现象的发生。

  4、现金的库存限额制度。现金的库存限额制度,开始的目的是为了提高货币资金的使用周转率,来提高经济效益。但通个这一制度,同时也能对内部现金管理者起到了制约防范作用。因为设置了库款限额以后,资金管理风险会降低,内部管理者的作案成本会增加,从而也能较好的保证资金的安全。

  5、监控摄像设备的应用。像前面提到的几种带有复核性质的制度,都是在一个时点内对出纳现金库款实施监督,但现代化的监控摄像等电子设备的应用,为对出纳库款的实时监控创造了可能。通这近年来监控摄像设备在出纳工作领域的应用,较大程度上的减少了各种性质的长短款问题,也为事后监督提供了详实依据,同时也是对出纳监控管理的发展趋势。

  6、管理上的连带责任制度。因为各个岗位的设置与组织核算的会计主体是一个整体,岗位与岗位之间的联系本身就具有相互制约,相辅相承的关系,这就是连带责任制度建立的理论依据。我们信用社实际工作中,通过将主任、会计、出纳等相互关联的岗位人员通过签订协议的形式相互连带,可以起的牵制和化解出纳长短款风险的作用,也增强了风险产生的成本。

  7、对违规违纪违法行为的查处打击力度。如果对产生恶意性质的长短款问题的相关人员,从重从严的进行处罚,会促使会计制度的谨慎经营原则得到强化。无论是对非法侵占、不正当所得还是直接挪用等行为的相关人员都会出于对其惩戒力度的畏惧,而不愿冒着被打击的风险,从而增强风险产生的成本。

  除了这些内控制度以外,在经营管理方面,仍有许多做法需要关注。

  1、相关人员的管理和教育。员工是组织的基本单位,如果对员工的管理不严格,对其思想动态不了解,设置再好的内控制度也有被冲破的可能。对于库款来说,出纳人员就是库款管理直接责任人和杜绝长短款风险的最后一道防线。所以挑选政治素质过硬、业务精良、责任心和原则性强、吃苦耐劳的人员充实出纳岗位就是用人的关键。其次,会计人员和相关关联岗位人员对出纳工作的密切配合也极关重要,特别是主任对出纳工作的支持和理解也是避免各种长短款问题的用力保障。

  2、谨慎经营原则。谨慎经营原则在出纳工作中应该表现为抵制各种白条抵库、垫收垫支、空收空存的行为。联社作为信用社的行业管理部门,应该在谨慎经营原则上发挥作用。特别是对诸如空收利息、垫付红利、预收本息等等账务不能及时入账的问题提出解决方案,进行清理规范;对按月收息、贷款发放的时间做出制度安排,避免帐务积压;对发现有长短款问题的单位和个人要加大打击力度,做到警钟长鸣。

  3、黄、赌、毒和第二职业的危害。黄、赌、毒和第二职业对安定职工思想,促进业务发展具有极强的破坏作用。它使得整个组织人心浮动、军心不稳,激励人们追求低级和奢糜的物质文化。出纳人员直接就与钱打交道,相对其他人来说,违法犯罪和拥用库款,出纳人员具有最便利的条件。所以在这一点上,应该严格执行省联社十条禁令的准则,对重要岗位人员出现有黄、赌、毒和第二职业的行为,应该坚决制止和杜绝。

现金长短款的事后处理办法[1]

  在发生长短款问题后,对于处理的方法,基本上可以概括为两种:

  1、法律条例的处理方法。

  《全国银行出纳基本制度》就对银行业出纳工作的差错处理做出了明确的规定。其第二十八条规定:提高出纳工作质量,正确处理错款事故,关系到维护国家利益和保护出纳人员积极性等问题。各行一旦发生差错,要及时查找,力求挽回损失,对确实无法挽回的错款,须在认真调查的基础上,分别不同性质区别对待,正确处理。一、一般技术性错款处理。出纳人员在工作中确属技术原因,发生现金差错确实无法查清的,应对有关人员进行教育,使其吸取教训改进工作,错款按审批权限报损或收益;二、责任性错款处理。对工作不负责任、有章不循或违反劳动纪律发生的差错,数额较大,造成一定影响,要追究经济责任或给予适当行政处分。由于领导违反制度造成的错款事故,要追究领导责任。三、性质不明错款的处理。如错款性质当时不能明确时,要继续清查,不能草率处理。错款按有关规定,长款列入“暂收款”,短款列入“暂付款”科目待查,不得空库。四、对于监守自盗,贪污盗窃等违法行为,应追回赃款,并视情节轻重给予行政处分或追究刑事责任。本条例为我们信用社制订自身的内控制度提供了法律依据,各种处理方法基本上都援引了本法的处理原则。这对指导、管理长短款问题是必不可少的。

  2、实际管理中的处理。

  相比较《全国银行出纳基本制度》对于待查性质长短款用其他应收付款的处理方法时,在实际工作中的处理有所不同。“长款归公,短款自赔”一直是实际出纳工作中对长短款问题的处理方法。这样的处理,出于维护会计核算的统一完整性而制订,也是人对事物认识的局限性来决定的。在这一点上,我们可以通过一些方法和技术突破我们的认识,也就是说,“长款归公,短款自赔”虽然是一种纪律,但对于个案,我们仍要认真分析,探究技术和方法来加以区别对待。例如2004年温泉信用社马桥分社发生的杨家权案件就充分的说明了这一点。当时,由于马桥分社出纳钞箱中无缘无故的短款一万元,在多方查找未果的情况下,由出纳赔偿现金一万元。事后,在不长的时间内,马桥分社的出纳钞箱中又无缘无故的短款一万元,这才引起了大家对“短款自赔”的怀疑。进而移交公安侦察部门,查出的结果是杨家权利用保卫副科长的身份在守库过程中套开钞箱盗取所致。

参考文献

  1. 1.0 1.1 1.2 陈翔.出纳现金长短款的管理.
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