危机沟通

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危机沟通(Crisis Communication)

目录

什么是危机沟通

  危机沟通是指以沟通为手段、解决危机为目的所进行的一连串化解危机与避免危机的行为和过程。危机沟通可以降低企业危机的冲击,并存在化危机为转机甚至商机的可能。如果不进行危机沟通,则小危机则可能变成大危机,对组织造成重创,甚至使组织就此消亡。

  危机沟通既是一门科学也是一门艺术,它可以取得危机内涵中的机会部分,降低危机中的危险成分。

  根据迈克尔·布兰德给出的理论,企业沟通的对象大概涵盖四大方面:被危机所影响的群众和组织、影响公司运营的单位、被卷入在危机里的群众或组织、必须被告知的群众和组织。依据此种划分,企业的危机沟通对象其实也就是企业的利益相关者,即投资者、企业员工工会、政府及社会中介组织、媒体、顾客、供应商经销商、竞争者等。企业如果不能够与它们进行很好的沟通,必然会产生不同类型的危机。

危机沟通的内容

  危机沟通包含两个方面的内容:一是危机事件中组织内部的沟通问题,二是组织与社会公众和利益相关者之间的沟通公关。概括来说,企业组织危机沟通的覆盖范围主要有:企业内部管理层和员工、直接消费者及客户、产业链上下游利益相关者、政府权威部门和行业组织、新闻媒体和社会公众等五类群体。

危机沟通十步骤

  步骤一:成立危机沟通小组

  公司应该选派高层管理者,组成危机沟通小组。最理想的组合是,由公司的首席执行官领队,并由公关经理和法律顾问作为助手。如果公司内部的公关经理不具备足够的危机沟通方面的专业知识,他可以找一个代理者或者独立的顾问。小组其他成员应该是公司主要部门的负责人,涵盖财务、人力资源和运营部门。

  步骤二:选定发言人

  在危机沟通小组里,应该有专门在危机时期代表公司发言的人。首席执行官可以是发言人之一,但不一定是最主要的。一些首席执行官是很出色的生意人,但并不健谈。形象沟通常常和事实沟通一样强有力。因此,沟通技巧是选择发言人的首要标准之一。

  步骤三:大力培训发言人

  以下两句话可以概括为什么企业需要训练发言人如何面对媒体。"我和一个不错的记者聊了一个多小时,而他却没有报道关于我公司的最重要的信息。""我经常在公共场合演说,所以面对媒体我没有任何问题。"

  第一句话说明,自以为知道如何对媒体讲话的经理人大有人在。第二句话说明,大部分经理人并不知道如何将"最重要的信息"传达给采访者。

  并且,分析家、机构投资者、个人持股者和其他重要投资者群体作为听众,与媒体一样会对来自你公司的信息产生误会或者曲解。所以,尽可能避免误解的发生是第一要务。举例来讲,曾经有一家运转完全正常、管理良好的公司,其价值20亿美元股票在一天之间下跌了将近25%,就是因为有报道说,一家著名的证券公司建议抛售这只股票,而事后该证券公司对此予以否认。当然,损失已经无法挽回了。

  因此,对发言人的培训,能让你的公司和职员学会如何妥善应对媒体,最大可能地使公众的说法或分析家的评论如你所愿。

  步骤四:建立信息沟通规则

  公司任何职员都可能最先获取与危机相关的信息。最先发现问题的也许是看门人、销售人员,也可能是出差在外的经理人。那么发现问题的人应该通知谁呢?如何找到他们呢?

  这就需要建立突发事件通信"树状结构图",并分发给每一个职员,该图可以准确说明面对可能发生或已经发生的危机,每个人应该做什么,与谁联络。除了有合适的主管人员之外,危机沟通小组中至少要有一名成员和一名候补成员应该在突发事件联络表中留下其办公室及家庭电话。

  步骤五:确认和了解公司的听众

  哪些听众与你的公司相关呢?大多数公司都会关心媒体、顾客和潜在消费者。个人投资者也可能包括在内。上市公司必须遵守股票交易信息规则,并要接受地方或国家法制机构的质询。

  你要有他们完整的联系方式,如邮寄地址、传真和电话号码簿,以便在危机时期与之迅速地联络。此外,你还要知晓每个人希望寻求何种信息。

  步骤六:预先演练

  如果你想抢先行动、未雨绸缪,那么就要把危机沟通小组集中起来,预先讨论如何应对所有潜在危机。这种做法有两个直接的好处。首先,你可能会意识到,完全可以通过对现有运营方式加以改动,来避免一些危机的发生。第二,你能够思考应对措施,最好和最坏的打算等等。有备而战总比被动应付要好得多。

  当然,在一些情况下,你已经知道危机即将发生,因为你正在引发危机---比如,公司裁员或者进行大规模收购。要是这样的话,你甚至可以在危机发生前就进行以下第七至第十步。

  步骤七:进行危机评估

  没有充分认识情况就仓促做出回应,是典型的"先打后问"的情况,应该避免这类事件的发生。但是如果你已经首先完成了以上六个步骤,你的危机沟通小组就很容易成为信息的接收端,进而就可以决定做出何种应对措施。

  因此,你无法预先完成本步骤。如果事先没有准备,你的公司将推迟做出应对的时间,要等到公司员工或者匆忙招募来的顾问人员一一完成以上一至六步。此外,一个匆忙建立起来的危机沟通战略和工作小组的效率是非常低的,与预先计划好并且经过演练的情况无法相比。

  步骤八:确定关键讯息

  你已经明了你的听众正在寻求何种信息。现在,你希望他们对此危机情况有何认识呢?要做到简单明了,给每个听众的主要讯息不超过三条,也许还需要为具有专业素养的听众提供相应的信息。假设一个在可疑情况下发生死亡的事件,如果供退休人员使用的器材出了问题,你需要向听众提供的关键讯息可以包括:

  我们对人员死亡的悲剧深感遗憾,我们正在与警方及验尸官全力合作,以确认死亡原因。我们公司有极好的安全纪录,符合所有保障健康和安全的规则要求。我们会及时向媒体提供最新的消息。

  步骤九:决定信息沟通方式

  进行危机沟通的方式有很多,对于公司的职员、客户、潜在的主顾和投资者,你可以亲自向他们简要介绍情况,也可以将讯息以邮件、通讯或者传真的方式发送给他们。

  对于媒体,要向其提供新闻稿和解释信,或者让其参加公司举行的一对一的情况介绍会或新闻发布会。选择的方式不同,产生的效果也不同。因此,公司里必须有一个专家熟知每一种方式的优缺点。

  步骤十:安全渡过难关

  无论危机的性质如何,无论消息是好还是坏,也无论你准备得如何认真、做出的应对如何谨慎,总有一些听众的反应与你的愿望背道而驰。该怎么办呢?很简单:

  客观看待这些听众的反应。是你的错吗?还是他们一厢情愿的理解?

  判断再一次沟通是否能改善他们对公司的印象。判断再一次沟通是否会恶化他们对公司的印象。判断进行再一次沟通是否有意义。

  缺乏计划,会导致控制损失所需的时间和成本增至两倍或者三倍。延迟也可能带来无法挽回的损害。相反的是,建立应对未来危机情况的模式和运作基础,只需要好好计划一次,并且不断稍加更新即可。换句话来说,危机沟通计划是一种成本相对较低的办法,它可以避免将来花费更高的代价和面对更大的烦恼。

危机沟通的战术

  就危机的沟通战术方面,福莱灵克公关咨询公司特别情况小组发明的一个简单公式:(3W+4R)8F+Vl或V2。该公式被公关界称为危机公关成功的“金科玉律”。

  3W

  3W是说在任何一场危机中,沟通者需要尽快知道三件事:

  • 我们知道了什么(What did we know)
  • 我们什么时候知道的(When did we know about it)
  • 我们对此做了什么(What did we do about it)

  寻求这些问题的答案和一个组织做出反应之间的时间,将决定这个反应是成功还是失败。

  如果一个组织对于它面临的危机认识太晚,或是反应太慢,那它就处在一个滑坡上,掌控全局会变得极为困难;如果不能迅速地完成3W,它将会无力回天。对于沟通者来说,信息真空是你最大的敌人,因为总有人会去填充它,尤其是竞争对手

  4R

  4R是指在收集正确的信息以后,就该来给这个组织在这场危机中的态度定位了:

  • 遗憾(Regret)
  • 改革(Reform)
  • 赔偿(Restitution)
  • 恢复(Recovery)

  换句话说,与危机打交道,一个组织要表达遗憾、保证解决措施到位、防止未来相同事件发生并且提供赔偿,直到安全摆脱这场危机。很显然,这并不是一个声明或者一个行动就能取得所有“4R”的。相反,我们需要把4R当做一个过程来执行。

  8F

  8F则是沟通时应该遵循的8大原则。

  • 事实(Factual):向公众沟通事实的真相。
  • 第一(First):率先对问题做出反应,最好是第一时间。
  • 迅速(Fast):处理危机要果断迅速。
  • 坦率(Frank):沟通情况时不要躲躲闪闪,体现出真诚。
  • 感觉(Feeling):与公众分享你的感受。
  • 论坛(Forum):公司内部要建立一个最可靠的准确信息来源,获取尽可能全面的信息,以便分析判断。
  • 灵活性(F1exibility):对外沟通的内容不是一成不变的,应关注事态的变化,并酌情应变。
  • 反馈(Feedback):对外界有关危机的信息做出及时反馈。

  V1和V2

  如果3W、4R和8F都做得正确了,你的组织在危机中会成为V1,即“勇于承担责任者(Victim)”的形象便凸显出来。这个结果很不错,公众会认为你很负责任、会想尽办法解决问题并且让他们满意。相应地,他们会对你从轻处罚或抱怨,甚至还可以原谅你。

  相反,如果你不能做好3W、4R和8F,你很可能会被当做V2,即“小丑和恶棍”(Villain)的形象。公众将认为你的行为和言辞避重就轻、不上心和不负责任。这反过来最终会导致雇员意志消沉、股东抗议、顾客投诉、管理层动荡等不良后果。

典型案例:奔驰汽车被砸事件

  2002年沸沸扬扬的"砸奔驰事件"在国内外凡响不小。从2001年12月中旬到2002年3月下旬,在整整三个多月的时间里,中国的媒体几乎都被发生在武汉的“砸奔驰”车事件所深深吸引,并为之进行了连篇累牍的报道。武汉一位姓王的先生买了奔驰后,发现车子存在故障,多次与奔驰公司交涉要求换车遭到拒绝,王先生一怒之下决定砸了奔驰汽车。这是奔驰在中国被砸的第二辆车。之后,又陆续有北京、深圳的消费者表示也要将“百病缠身”的奔驰车砸掉。在这一事件过程中,还先后出现了武汉“老牛拉奔驰游街”、深圳“纤夫”拉奔驰的“奇景”。该事件甚至引起德国本土媒体的关注,法兰克福评论报记者专程采访了被砸奔驰车车主并发表《王先生和他的奔驰车》的报道。

  令人遗憾的是,奔驰公司在这一事件中的表现与其作为国际知名品牌的形象严重不符。奔驰公司多次就砸车事件发表声明,所有声明都含有对消费者的指责,并对消费者行为做了令人难以接受甚至反感的定性。第一辆奔驰被砸后,奔驰公司的声明是:"极端的、没有必要的行为"、"非理性的而且无意义的举动"、"不必要且侵害我公司的权益的行为"。几顶大帽子盖下,又没有实质性的解决措施,连旁观者都看不下去。在第二辆奔驰被砸后,奔驰的指责几乎升级为外交恐吓:"希望王先生的行为不会给正在进行国际化的中国造成不良影响。"

  在危机事件中完全不从他人角度考虑,既没有任何承担责任的姿态表示,又拒绝与消费者和公众进行坦诚沟通,奔驰给人的联想只有店大欺客和蛮横自负。一个明显的公众沟通败笔便是:奔驰公司没有派专业公关人员及公司管理层出面与消费者进行充分沟通,而改由专业技术人员和法律人员与消费者接触。在其发布的多份声明中,不是生硬的专业技术词语,就是运用法律词语对用户无端指责和威胁,使公司很快在公众中形成难以磨灭的傲慢自负的形象,结果使自己为解决这一事件做的很多努力都付诸东流。

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评论(共1条)

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王冰 (Talk | 贡献) 在 2014年6月2日 16:28 发表

我国危机沟通问题研究成果可以在哪找到啊 ?????急!!

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