程序化管理

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程序化管理(Programmed Management)

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什么是程序化管理

  程序化管理可以定义为,对于按照工作内在逻辑关系而确定的一系列相互关联的活动所实施的管理方式。通常,程序化管理要说明进行某种活动或完成某项工作的内容、操作方法及其相应的规则系统和前后衔接递进关系,甚至也可以包括运营结果的前反馈机制。管理者一般把反复出现的业务编制成具有相对确定性的程序,执行人员只要按照编好的程序去做,就能得到较好的效果。程序化管理存在于一切活动中,科学地{5j定程序,有助于提高效率。

程序化管理的产生及演变

  早在1776年,亚当·斯密在其《国富论》一书中就描述了大头针的生产制造过程,并将其划分为大约18道工序,这是最早从社会分工的角度对程序化管理问题所进行的研究。

  在科学管理阶段泰勒、吉尔布雷思夫妇、巴思等人通过大量的试验,从工作环境条件、机器设备的使用、工人操作方法等方面研究了生产过程的标准化问题。这些研究为实施程序化管理提供了客观依据。更进一步,亨利·福特创造的汽车生产流水线,将标准化、程序化与机器体系有机地结合在一起,为程序化管理运用于大机器的生产过程开了先河。

  进入现代管理阶段,虽然出现了许多不同的管理学派,但各个学派都很重视程序化管理在企业管理中的重要性。管理程序学派代表人物哈罗德·孔茨等人认为,管理是一种程序和许多相互关联着的职能。决策学派创立者赫伯特·西蒙提出了程序化决策的概念,并就决策的程序进行了深入地研究。

  经验主义学派创始人德鲁克将目标管理程序划分为:制定组织的整体目标和战略;在经营单位和部门之间分配主要目标;各单位的管理者和他们的上级一起设定本部门的具体目标;部门的所有成员参与设定自己的具体目标,管理者和下级共同商定如何实现目标的行动计划;实施行动计划;定期检查目标的进展情况,并向有关单位和个人反馈相关信息;基于绩效的奖励并促进目标的实现。

  数理学派代表人物伯法等人认为管理的程序就是提出问题并阐述问题,即对其中所有的要素进行清楚地表述和解释;通过建立数学模型,对问题的各种不同要素用一组变量的函数关系来表示;检查模型及其解的实际意义;对所求解进行控制,从而制定出这样一套规则,即当变量与函数发生某些变化时,应该对方案采取什么样的调整措施,以保证各种变量和关系都不扭曲变形;最后使方案付诸实施。这一阶段程序化管理的特点是:程序化管理作为一种基础性的管理工作在企业生产管理中得到了广泛的应用,并从生产管理领域拓展到了企业整体运营领域;电子计算机的出现和应用,使程序化管理步入科学化的阶段,MISCIMS等程序化管理研究的新成果被广泛地应用到了管理实践当中去,所有这一切,都在相当大的程度上提高了企业的管理效率

  现代管理虽然强调战略管理人本管理,但并不否认以标准化程序化为核心的基础管理工作存在的必要性,相反,如果没有坚实、稳固的基础管理工作,则战略管理和人本管理就会成为无源之水,是根本不可能得以实现的。

程序化管理的作用

  程序化管理的目的在于通过程序化管理,规范各类人员的行为,加强企业的基础管理工作,为企业战略管理和实施人本管理奠定坚实的基础;提高企业运营过程的合理性和规范性,使企业在组织经济活动的过程中能够更高效地支配自己所拥有的经济资源,以适应激烈的市场竞争的要求。具体作用有:

  1.明确职责权限,规范各类人员行为

  实施程序化管理的关键是要制定科学、合理、规范且符合实际的工作程序,在工作程序中,应该明确规定该项工作的具体任务、职责权限、方法及工作程序。一般情况下,岗位人员应当严格按照规定的方法、程序去履行自已的职责,完成自己的工作任务。这样,一方面可以防止越权行为的发生,从而在一定程度上排除企业运作过程中发生混乱的可能;另一方面,可以减少企业管理过程中发生推诿和扯皮现象,发生无人负责的‘‘权力真空”区域等问题。

  2.有利于调动员工的积极性

  由于程序化管理任务明确、权责清晰,所以,只要是自己职责范围内的事情,就不能等待别人去处理,原则上也无需请示自己的上级机关。这样一来,各个岗位上的人员,就有一个明确责权范围,任何问题也就有一个确定的“管理域”。每个岗位工作人员既然有了明确的责任和权限,也就拥有了较强的自主意识,同时对于管理工作也就有了相对较高的积极性和主动性。这就使得所有的岗位工作人员,在遵循基本方法和程序的基础上,都能够发挥自身的能动性和创造性,从而最终达到调动一切资源,富有成效地开展工作的目的。

  3.有利于提高劳动生产率

  在程序化管理的过程中,明确了完成工作任务的具体方法和程序,并力求使其标准化。岗位人员采用标准化的工作方法和程序,就会最大限度地减少不必要的重复劳动,减少由于工作方法不当而造成的损失,同时,也会在一定程度上降低劳动强度,最终达到提高劳动生产率的目的。

  4.为绩效考核标准的制定提供依据

  绩效考核在企业管理过程中,既是一个很重要的问题,也是一个比较难处理的问题。说它重要是因为,绩效考核是员工奖惩的依据,从而也是企业激励全过程的一个重要基础;说它困难是因为,企业通常缺少一个操作性较强的绩效考核的衡量标准和尺度,考核操作的随意性强,考核结果往往缺乏客观性,考核非但达不到预期的目的,往往导致更多的负面效应,以至于挫伤员工的工作热情和积极性。而在程序化管理中,绩效考核标准的制定是以程序中规定的经过细化了的工作任务、岗位责任为依据,这使企业制定的考核标准具有了一定的客观性、合理性和可操作性,消除了绩效考核过程中曾经普遍存在的随意性,甚至也消除了影响考核结果公正性的各种可能的随机因素,使得绩效考核真正成为提升企业管理水平和推动企业发展的内在动力。

  5.有利于提高管理效率

  在实际工作中,管理者遇到的大多数问题都是重复出现的例行性事件,经过认真地总结,就可以把如何处理这些问题的措施加以程序化,凡是程序规定自己职权范围内的事情,岗位工作人员就可以全权处理,没有必要事事请示上级,这样做的好处在于能够节约时间、减少管理机构和相应的管理人员,降低经营成本,提高管理效率。

  6.为战略管理和人本管理创造条件

  推行程序化管理之后,岗位工作人员各负其责,从而使高层管理人员可以从大量的事务性工作中解脱出来,集中精力去考虑企业的长远发展战略,为企业实施战略管理创造了条件。

  人本管理的核心就是重视人,关怀人,充分尊重人的价值,最大限度地满足人的各个层面的需求,并通过这样一种方式,达到调动人的积极性和发挥人的创造性的目的。程序化管理强调上级不能随便干预下级职权范围内的事情,这就体现了程序化管理是在尊重人的价值、充分信任岗位工作人员的基础上进行的。程序化管理要求对岗位工作方法、使用的设备、工作程序和环境等因素进行改进,消除种种不合理因素,把最好的因素依照某种最合理的方式组合起来。这不仅可以提高企业的运行效率,而且能够满足企业员工对工作环境和工作条件方面的更高要求。

程序化管理的运作

  虽然目前在发达国家的企业中广泛地应用程序化管理,但在我国企业界特别是一些中小企业仍然没有推行这一规范的管理模式,原因是多方面的,但其中最为主要的因素是在我国关于程序化管理的系统性研究很少,所以企业还没有意识主动采用程序化管理,因此我们很有必要对程序化管理的运作加以研究,以促进程序化管理工作在我国企业中广泛开展,起到提升管理水平的作用。

  程序化管理的运作需要一定的环境条件及其运行规范,具体包括前提条件,运行程序图及其说明。

  1.前提条件

  (1)适当的集权分权。程序化管理运作的前提条件之一就是适当的集权与分权,要求各级管理者既充分信任其下属的能力又尊重上级的权威,从制度的角度严格规范各级管理者的行为,制定岗位工作职责和相关的管理制度,明确责任权限,上级不能随意干预下级职权范围内的事情,下属也不可越权行事。努力做到不同层级上的管理者各负其责的同时,加强他们之间的沟通联络,达到协调行动,规范管理的目的。

  (2)工作分析。工作分析也是程序化管理必不可少的前提条件。工作分析主要解决两个方面的问题,一是可以将管理工作分为例行性工作和例外性工作,程序化管理的重点就是将那些经常、反复出现的工作编制成相应的程序,管理者按照规定的程序操作即可;对于偶然的、不经常出现的关乎企业整体运行的问题,则要采取非程序化管理的方式去解决。二是明确提出岗位工作任务、职责权限以及本岗位同其他工作岗位的关系,将岗位工作进行必要的分解,为推行程序化管理提供依据。

  2.程序化管理运行图

  在明确各级各类管理者职责任务及其隶属关系的基础之上,按照“权力线”的内在逻辑关系绘制程序化管理运行图。程序化管理运行图的绘制实质上是一种严密的逻辑思维的展开过程,把同一工作岗位上的各种不同的工作内容按照先后逻辑关系进行排列,一步一步推理绘制而成。整个绘制过程十分复杂,要求绘制人员既了解这些工作的具体内容和程序,又必须懂得管理学经济学逻辑学等相关学科的基本知识。

  3.程序化管理运行图的运作说明

  程序化管理运行图的运作说明,就是要具体说明每项工作由谁负责,经由什么样的组织审批程序后谁来执行等一系列问题。有了这个说明,岗位工作人员不但清楚了自己的工作任务、职责权限,而且明白了自己的“管理行动线路”,避免了管理的盲目性,有利于提高管理效率。例如某油井区“生产用料的筹备及仓储管理程序”运作说明:

  生产用料的筹备及仓储管理程序:

  (1)生产用料的筹备程序。由材料员根据生产建设计划编制生产建设用料计划草案,经由经营组组长复核、区主管经营领导审核上报上级主管部门批准后,由经营组负责从厂里领取材料

  (2)生产用料的入库程序。生产用料入库应当由经营组委派专人,会同材料员一起来完成此项工作,认真做好材料的入库验收登记工作。在验收过程中 如果发现物资品种、规格型号不符、数量短缺、溢出、物资损坏、变质及技术资料不全等现象,应做好记录,并通知有关人员进行查找、兑换、退货等。材料验收登记包括材料名称、规格、数量、质量等级等。登记表格一式两份,经营组办公室和材料员各持一份。材料登记时要按照其价值、用途等标准进行分类登记,登记表要有验收人员验收、经营组组长复核、区经营主管领导审核的签字。

  (3)库存管理。材料入库后,材料员要对所有材料进行分类、定点存放,加强防潮、防盗、防火工作,定期盘点存货。

  (4)生产用料的领用程序。生产用料必须坚持先计划、后预算、再领用的原则。生产用料领用时,必须由井区材料员填写领料单,并加盖材料员的私人印章,按照材料金额大小由有关领导签字后,方可发行材料。及时做好领用材料的登记、归档工作。

  程序化管理的运作是一项复杂、细致的系统工程,它不但要求不同层级的管理者各负其责,相互协调,而且要求各职能部门密切协作,只有这样才能将程序化管理贯彻落实到底。

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归因者 (Talk | 贡献) 在 2016年4月27日 21:37 发表

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