职务说明书

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(重定向自工作说明书)

职务说明书(Job Description),也称岗位说明书或工作说明书

目录

什么是职务说明书

  职务说明书是工作分析人员根据某项职务工作的物质和环境特点,对工作人员必须具备的生理和心理需求进行的详细说明。它是职务分析的结果,是经职务分析形成的书面文件。

职务说明书的组成

  职务说明书由职务描述与职务规范两部分组成,这类似苏联劳动心理学家编制出的职业图谱和心理图谱,职业图谱是描述职业的社会经济的、制造技术的、卫生保健等特征;心理图谱分析了职业对于人的心理要求。职务说明书的精确与否将直接影响到职务分析的有效性。

  1、职务描述

  职务描述是经过职务分析收集资料后产生的。职务描述是说明某一职务的职务性质、责任权利关系、主体资格条件等内容的书面文件。

  2、职务规范

  职务规范是任职者任用条件的具体说明,二者结合起来构成了针对某一职务的完整、全面、详细的职务说明。

  编写职务说明书就是编制职务描述和职务规范两个书面文件。职务规范集中于对任职人员的分析,职务描述侧重于反映工作定向分析的结果,职务描述可用于设计业绩评价形式,职务评价和建立报酬系统,能确定需要完成工作的教育和训练,为设计适当的招聘、选择、训练和开发计划提供依据。

  职位说明书根据用途不同有各种不同的标准,通常使用的是内部管理用途的职位说明书,但是烽火猎聘公司根据招聘市场的特点,提出了招聘用职位说明书的提法。内部管理用途的职位说明书的一般是下面的有机组成部分构成的:

  一、 职位名称。例如,拿人力资源部门的经理来说,以下简称HRM。职位名称应该写为经理

  二、 部门名称。HRM的部门名称应该写为人力资源部。

  三、 任职人。要写上任职人的名字。并要有任职人签字的地方,以示有效性。

  四、 直接主管。HRM的直接主管应该写为分管副总经理。要提供直接主管签字的地方,以示有效性。

  五、 任职时间。任职时间也就是生效时间,一般也就是与劳动合同的时间一致。

  六、 任职条件。包括学历要求,工作经验要求,特殊技能等等。如HRM的特殊技能是指掌握现代人力资源管理运作模式,熟悉国内人力资源管理政策法规及人才市场动态等等。

  七、 下属人数。指的是部门内所管辖的人数。

  八、 沟通关系。一般分为外部与内部两个层面。如HRM的内部沟通有分管副总经理,部门经理员工。外部沟通有上级主管部门,所在城市人事劳动部门,各主要媒体或招聘网站,各主要培训机构,应聘人员或同行,相关行业协会。

  九、 职位设置的目的。如HRM的职位目的为:根据公司战略发展需求,设计运用人力资源管理模式和相关激励政策,激发员工潜力,开发人才,实现人力资源开发在行业内具有市场领先者的目标。

  十、 行政权限。指的是在公司所拥有的财务权限和行政审批权限等。

  十一、 工作内容和职责。这是职位说明书重之又重的地方,所耗费的笔墨也最多。包括了职责范围与负责程度,衡量标准等。如HRM的职责包括这几方面:组织体系与制度;培训;人事考核绩效评估;招聘;薪酬激励政策;职位管理,部门管理与建设等等。

  十二、 能力要求与个性倾向与特征等。属于个性化的东西,应该算是职位的修正要求吧。

  十三、 职业生涯发展规划。包括职位关系与理论支持。职位关系又分为直接晋升的职位,相关转换的职位,升迁至此的职位。理论支持是指学习和培训所达到的相关要求。

职务说明书编制要点

  1、对职位的描述,不是任职者的现在工作

  2、不局限于现状,着眼于组织设定岗位需要

  3、针对对岗位而不是人

  4、归纳而非罗列

  职位说明书一般用表单形式编制,通常分七大部分设计表单:

  1、基本信息:职位名称,部门,直接上级,所属下级,职责分析日期,编写日期等;

  2、职位目的:对职位概述;

  3、职责和权限:分主要职责权限、相关职责权限和临时性工作;

  4、工作关系:分内部关系和外部关系,包括联系部门、人员;

  5、任职资格:包括教育水平、工作经验、技能和水平、个性和品质等;

  6、考核指标,权重,薪资等级,职位发展方向;

  7、工作环境。

职务说明书的内容

  职务说明书不存在标准格式,所以每个组织的职务说明和内容都不相同,但是作为一般规律都应说明所执行的工作、职务的目的和范围、员工为什么做工作、做什么工作及如何工作,参见表1:

  表1 招聘助理的职务说明书

职务头衔:招聘助理
区域:
部门:人力资源管理部
分析时间:
职务陈述
在员工招聘、选拔、测量、定向、转移、员工人力资源档案的保存领域,完成专业的人力资源工作。在完成指派工作中有义务执行创造性的和独立判断。
基本功能

1、制订招聘计划,交主管人员审核
2、准备招聘文件和招聘广告
3、检查邮寄的申请书和履历表初步筛选申请人
4、准备与安排面试
5、对申请人进行背景调查等甄别工作
6、在招聘方面与地区经理日常工作关系
7、评估招聘活动
8、执行由人力资源经理安排的有关事项

职务说明

1、大专或本科,人力资源管理,企业行政或工业心理学;或在经验、教育、和训练方面与此相同。
2、具备选拔和人事安排的知识
3、书面和口头的表达能力
4、独立计划和组织自己活动的能力
5、人力资源计算机应用的知识

  多数职务描述有三个主要部分:职务头衔、职务确定和职务责任。职务说明书应具备以下各项内容:

  1、职务的识别部分

  这部分位于职务说明书的首部,有识别和确定某项职务的作用。主要内容有职务头衔、职务所在的部门、职务分析者及其向谁报告、最近修改职务说明书的时间和编号等等。其中职务名称头衔是其主要内容。

  职务头衔是指对一组职位的称呼,如软件技术员、助理会计师等等。设定头衔有几个作用,第一头衔名称归纳职务活动的特点,对职务提示出一个整体概念以及职务的责任,如销售员名称会暗示该职务有销售特征和责任;第二它对员工有心理上的作用,如将拉圾清扫工作称为“清洁工程师”能提高这一职务在人们心中的地位;第三头衔也可反映出该职务与其他职务的关系、处于何种级别水平等,如助理工程师、初级工程师、高级工程师的头衔可说明职务的不同等级。

  2、功能部分

  功能部分是描述职务应完成的工作、任务和责任,说明工作活动本身的特性和进行工作的环境特性等等。这部分首先是确定组成职务的责任和任务。任务是指员工要完成的工作,或是制造产品或提供服务的行为。责任则是一系列主要任务的集合,职务的责任依据完成任务的花费的时间和重要性依优先次序排列。因此,有关职务责任说明通常按其重要的程度编写。

  此外这部分说明劳动手段工作环境。劳动手段即工人用来执行职务的具体活动的机器、工具、设备和辅助装置。工作环境是说明工作是处在何种环境状态完成的,如在室内外、温度、湿度,或是需站立、久坐、受电磁、噪音、有害气体、传染病等不良环境状态。它是提供员工的工作环境方面的信息。

  3、职务说明部分

  这部分反映为取得成功的职务绩效所需要的工人特性。通常是描述从事该职务的员工应该具备的经验、教育和培训等条件和特殊的知识、能力和技能等。

职务说明书的主要项目[1]

  (1)岗位基本信息。包括:岗位名称;直接上级岗位名称;所属部门;岗位编码;工资等级定员人数;岗位性质。同时也可选择性地列出岗位分析人员姓名、人数和岗位分析结果的批准人等栏目。

  岗位名称应标准化,以求通过名称就能使人了解岗位的性质和内容,主要是命名准确、美化,切忌粗俗和冗长。

  (2)岗位职责概述。即用最简练的语言说明岗位的性质、中心任务和责任。比如:

  总裁:受公司董事会委托,执行董事会的决策、决议,对公司生产经营实施全面的监控和最高行政管理

  经营计划部部长:拟定公司中长期发展战略年度经营计划,组织考核,对公司经营活动进行分析;组织部门职责范围内的其他工作。

  人力资源部部长/经理:组织向各部门提供人力资源管理专业性服务,激发公司员工工作的积极性,使其工作绩效不断提高。

  技术装备部部长/经理:负责公司年度生产业务计划的编制、审核、综合、平衡工作。

  (3)岗位职责详述。这是岗位说明的重点之一,要逐项列出本岗位所应负有的职责。较为理想的格式是首先把岗位工作内容归为几个大类,然后再分点说明。

  (4)关键业绩指标。这个内容指明各项工作内容所应产生的结果或所应达到的标准,以定量化为最好。最常见的关键业绩指标有三种:一是效益类指标,如资产盈利效率、盈利水平等;二是营运类指标,如部门管理费用控制、市场份额等;三是组织类指标,如满意度水平、服务效率等。

  值得注意的有两点:关键业绩指标最好同第三项的岗位职责详述对应起来;各项指标最好能够量化,从而有利于执行。

  (5)岗位关系。岗位关系描述包括:此岗位受谁监督;此岗位监督谁;此岗位可晋升的岗位;可转换的岗位;可升迁至此的岗位;与哪些岗位发生联系及联系的密切程度;有时还应包括与企业外部的联系。

  (6)岗位环境。主要包括五个方面:

  • 工作场所,在室内、室外,还是其他的特殊场所;
  • 工作环境的危险性,说明危险性存在的可能性,对人员伤害的具体部位、发生的频率,及危险性原因等;
  • 工作时间特征,如正常工作时间、加班时间等;
  • 工作的均衡性,即工作是否存在忙闲不均的现象及经常性程度;
  • 工作环境中的不良因素,即是否在高温、高湿、寒冷、粉尘、有异味、噪声等工作环境中工作,工作环境使人是否愉快。

  (7)任职资格条件。常见的任职资格条件有:

  • 学历及专业要求;
  • 所需资格证书;
  • 经验:一般经验、专业经验、管理经验;
  • 知识:基础知识、业务知识、政策知识、相关知识;
  • 技能要求:即完成本岗位工作所需要的专业技术水平;
  • 一般能力要求,如计划、协调、实施、组织、控制领导冲突管理公共关系信息管理等能力及需求强度
  • 个性要求,如情绪稳定性、责任心、外向、内向、支配性、主动性等性向特点。

职务说明书的作用

  1、便于招聘和选择员工,提供人力资源规划、识别内部劳动力、提供公平就业机会和真实工作概览。

  2、便于发展和评价员工,明确工作培训和技能发展,新进员工角色定位职业生涯规划甚至业绩考核

  3、明确薪酬政策,岗位工资标准,公平报酬。

  4、在工作和组织设计方面,明确了权责和工作关系以及工作流程

  5.员工教育与培训的依据

  6.为员工晋升与开发提供依据

职务说明书的写作

  职务说明书的写作应该使用简洁的、直接的方法和语言,充分反映出职务的特征。

  在职务分析写作过程中、应注意工人做什么、如何做和为什么要做三个方面的问题。工人做什么,是以职务上所完成的体力活动和智力活动的有关说明来表示的;如何执行劳动活动指的是执行职务任务所采取的方法或程序,有体力活动和脑力活动两种不同的程序;在考虑到职务的如何时,分析员应涉及下列问题:

  1、完成这项职务的所有任务,使用了什么、工具材料和设备?

  2、是否还有其他没有观察到的工具、设备、材料?如有,他们如何工作?

  3、完成这项职务的所有任务,采用了什么方法或过程?

  4、有没有其他的方法或过程能完成的工作?具体在职务分析写作中应考虑材料的组织,句子内容和结构以及语言的选择。

  职务说明材料的组织,依赖于采用的职务分析方法和职务性质。在多数职务说明材料的场合里,信息可按有关的主要职务部分来组织,或按职务活动的进行顺序来组织。在没有其它任何合理的组织原则时,或按各种活动判断出的重要程度,或按消耗于各种活动上的时间多少来排列叙述性信息。在某些构成的职务分析程序中,如包括一系列任务的任务清单,甚至可以按照这些任务所包含的各项“责任”组织。

  用于职务说明中的句子的内容,随着所用方法的改变有着很大的不同。编写职务的叙述材料时,分析员应该小心地选择语言,选定的词应当达到简洁的同时,尽量减少用词含糊。有关单词使用的一般原则如下:

  1、宁用简单的而不用牵强的单词,限制使用不精确的的单词。

  2、宁用具体的而不用抽象的单词。

  3、宁用单纯的而不用迂回的单词。

  4、宁用短的而不用长的单词。

  5、有限制地使用形容词。

  6、只有读者能了解时才使用有特别重要的技术术语,否则应避免或给以说明。

职务说明书的编写要求[1]

  • 清晰。整个岗位说明书中,对工作的描述清晰透彻,任职人员读过以后,可以明白其工作内容,无需再询问他人或查看其他说明材料。避免使用原则性的评价,专业难懂词汇须解释清楚。
  • 具体。在措词上,应尽量选用一些具体的动词,如“安装”、“加工”、“传递”、“分析”、“设计”等。指出工作的种类,复杂程度,需任职者具备的具体技能、技巧,应承担的具体责任范围等。一般来说,由于基层工人的工作更为具体,其岗位说明书中的描述也更具体、详细。
  • 内容可根据岗位分析目的进行调整,可简可繁。
  • 为建立企业岗位分析系统,须由企业高层领导、典型职务代表、人力资源管理部门代表、外聘的岗位分析专家与顾问共同组成工作小组或委员会,协同工作,完成此任务。

职务说明书 案例分析:

案例一:理货员的职务说明书[2]

职位名称理货员职位代码  所属部门  
直接上级业务代表、市场督导专员直接下级  薪金标准
职位概要:对商品进行出样、陈列、标价、补货等工作,维护企业产品的终端形象。
工作内容
工作职责计划阶段执行阶段检查阶段改进阶段
营业前1.全面掌握商品上架陈列的基本原则和方法;2.熟练地掌握商品产地、用途、性能、特征、使用方法等知识;3.其他相关技巧1.打扫责任区域内的卫生;2.检查购物篮、车;3.检查劳动工具;4.查阅交接班记录。1.检查工作做得是否标准化和规范化;2.检查工作中的失误与差错。1.调整与完善管理过程的规范性;2.总结经验,提升自我。
营业中1.巡视责任区域内的货架,了解销售动态;2.根据销售动态及时做好领货标价、补货上架、货架整理、保洁等;3.协助顾客、做好服务工作,如回答顾客询问、接受顾客批评和建议等;4.协助其他部门做好销售服务工作,如协助收银、排除设备故障
营业后1.打扫责任区域内的卫生;2.检查购物篮、车;3.检查劳动工具;4.整理商品单据,填写交接班记录。
权力
对商品进行出样、陈列、标价、补货等工作,维护企业产品的终端形象。
工作协作关系
内部协作关系销售部、市场部等职能部门和各职能领导。
外部协作关系商超、卖场等。
考核指标
任务的完成情况、服从安排、遵守制度、人际能力、专业知识及技能等。

案例二:财务经理的职务说明书[3]

职位名称财务经理职位代码  所属部门财务部
职系职等职级  直属上级财务总监
薪金标准填写日期  核准人
职位概要
  主持公司财务预决算、财务核算、会计监督财务管理工作;组织协调、指导监督财务部日常管理工作,监督执行财务计划,完成公司财务目标
工作内容:
  1.根据集团公司中、长期经营计划,组织编制集团年度综合财务计划和控制标准;
  2.建立、健全财务管理体系,对财务部门的日常管理、年度预算资金运作等进行总体控制;
  3.主持财务报表及财务预决算的编制工作,为公司决策提供及时有效的财务分析,保证财务信息对外披露的正常进行,有效地监督检查财务制度、预算的执行情况以及适当及时地调整;
  4.对公司税收进行整体筹划与管理,按时完成税务申报以及年度审计工作;
  5.比较精确地监控和预测现金流量,确定和监控公司负债和资本的合理结构,统筹管理和运作公司资金并对其进行有效的风险控制
  6.对公司重大的投资融资并购等经营活动提供建议和决策支持,参与风险评估、指导、跟踪和控制;
  7.参与确定公司的股利政策,促进与投资者的沟通顺畅,保证股东利益的最大化;
  8.与财政、税务、银行证券等相关政府部门及会计师事务所等相关中介机构建立并保持良好的关系;
  9.向上级主管汇报公司经营状况经营成果财务收支及计划的具体情况,为集团高级管理人员提供财务分析,提出有益的建议。
任职资格:
教育背景
  ◆会计、财务或相关专业本科以上学历。


培训经历:
  ◆受过管理学战略管理管理能力开发、企业运营流程、财务管理等方面的培训。
  ◆05年以上跨国企业大型企业集团财务管理工作经验,有跨行业财务工作经历者优先考虑。


技能技巧:
  ◆具有全面的财务专业知识、账务处理及财务管理经验;
  ◆精通国家财税法律规范,具备优秀的职业判断能力和丰富的财会项目分析处理经验;
  ◆擅长资本运作,有证券融资以及兼并收购的实际经验和综合投融资方案设计能力,并有多次投融资成功经验;
  ◆谙熟国际和国内会计准则以及相关的财务、税务、审计法规、政策;
  ◆熟悉境内外上市公司财务规则,从事过兼并重组上市等相关项目的具体实施;
  ◆良好的中英文口头及书面表达能力。


态度
  ◆为人正直、责任心强、作风严谨、工作仔细认真;
  ◆有较强的沟通协调能力
  ◆有良好的纪律性、团队合作以及开拓创新精神

工作条件
  工作场所:办公室。
  环境状况:舒适。
  危险性:基本无危险,无职业病危险。
直接下属_____________________  间接下属______________________
晋升方向_____________________  轮转岗位______________________

参考文献

  1. 1.0 1.1 人力资源管理.第二章 工作分析 第三节 岗位分析的方法与岗位说明书.二、岗位说明书
  2. 《中国商贸》编辑部.理货员的职务说明书[J].中国商贸,2005,(11)
  3. 姚裕群,刘家珉.第七章 需求岗位 就业市场与招聘.2007
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评论(共19条)

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119.86.166.* 在 2009年10月20日 18:02 发表

参见表在哪里呢?

回复评论
Jiejie (Talk | 贡献) 在 2009年10月21日 09:55 发表

119.86.166.* 在 2009年10月20日 18:02 发表

参见表在哪里呢?

补充了一个表

回复评论
58.16.41.* 在 2010年12月22日 22:14 发表

我觉得职务说明书应该更实际点,比如说某公司的职务说明书范文。

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120.44.54.* 在 2011年1月6日 04:20 发表

应该有更具体的岗位描述

回复评论
Dan (Talk | 贡献) 在 2011年1月6日 12:55 发表

120.44.54.* 在 2011年1月6日 04:20 发表

应该有更具体的岗位描述

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211.102.160.* 在 2011年5月7日 12:32 发表

简洁明了·严谨可靠·

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125.39.110.* 在 2011年6月21日 22:56 发表

新手上路,我会好好学!

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218.201.253.* 在 2011年7月18日 13:49 发表

学到不少实用的知识点。

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180.119.48.* 在 2011年7月26日 21:05 发表

要好好学习岗位说明书

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223.167.88.* 在 2011年8月10日 21:13 发表

多谢了,不错

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220.134.43.* 在 2011年8月12日 18:16 发表

請問誰應該負責寫職務說明書 ?人資還是上一級主管寫屬下的?謝謝 !

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119.130.192.* 在 2011年10月11日 18:12 发表

人资不可能写的,他们不可能对每个部门的运作都了解!应是上一级的主管写好后格式上由人资确认并存档管理。

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59.54.70.* 在 2011年10月16日 14:40 发表

119.86.166.* 在 2009年10月20日 18:02 发表

参见表在哪里呢?

看到这些觉得我们真要在学校好好学些东西了!

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14.114.5.* 在 2011年11月30日 15:29 发表

不错

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61.155.65.* 在 2012年4月28日 11:51 发表

很好

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114.32.39.* 在 2012年10月23日 07:20 发表

覺得每個人都有想法l

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59.120.83.* 在 2013年6月30日 09:40 发表

119.130.192.* 在 2011年10月11日 18:12 发表

人资不可能写的,他们不可能对每个部门的运作都了解!应是上一级的主管写好后格式上由人资确认并存档管理。

人資要會寫 如果對公司的部門不了解 那他就無法協助公司 只能做單純的行政事務 那這個人資只是行政部門

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219.131.122.* 在 2014年12月12日 10:31 发表

人资必须会写,直接上级是总经理,有统筹管理整个公司的人力系统,对各个部门做什么都不清楚,怎么招聘、规划、协助总经理进行分析岗位,保证公司稳定发展,从而达到企业经营目标?

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117.136.79.* 在 2016年11月24日 10:31 发表

58.16.41.* 在 2010年12月22日 22:14 发表

我觉得职务说明书应该更实际点,比如说某公司的职务说明书范文。

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