職務說明書

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職務說明書(Job Description),也稱崗位說明書或工作說明書

目錄

什麼是職務說明書

  職務說明書是工作分析人員根據某項職務工作的物質和環境特點,對工作人員必須具備的生理和心理需求進行的詳細說明。它是職務分析的結果,是經職務分析形成的書面文件。

職務說明書的組成

  職務說明書由職務描述與職務規範兩部分組成,這類似蘇聯勞動心理學家編製出的職業圖譜和心理圖譜,職業圖譜是描述職業的社會經濟的、製造技術的、衛生保健等特征;心理圖譜分析了職業對於人的心理要求。職務說明書的精確與否將直接影響到職務分析的有效性。

  1、職務描述

  職務描述是經過職務分析收集資料後產生的。職務描述是說明某一職務的職務性質、責任權利關係、主體資格條件等內容的書面文件。

  2、職務規範

  職務規範是任職者任用條件的具體說明,二者結合起來構成了針對某一職務的完整、全面、詳細的職務說明。

  編寫職務說明書就是編製職務描述和職務規範兩個書面文件。職務規範集中於對任職人員的分析,職務描述側重於反映工作定向分析的結果,職務描述可用於設計業績評價形式,職務評價和建立報酬系統,能確定需要完成工作的教育和訓練,為設計適當的招聘、選擇、訓練和開發計劃提供依據。

  職位說明書根據用途不同有各種不同的標準,通常使用的是內部管理用途的職位說明書,但是烽火獵聘公司根據招聘市場的特點,提出了招聘用職位說明書的提法。內部管理用途的職位說明書的一般是下麵的有機組成部分構成的:

  一、 職位名稱。例如,拿人力資源部門的經理來說,以下簡稱HRM。職位名稱應該寫為經理

  二、 部門名稱。HRM的部門名稱應該寫為人力資源部。

  三、 任職人。要寫上任職人的名字。並要有任職人簽字的地方,以示有效性。

  四、 直接主管。HRM的直接主管應該寫為分管副總經理。要提供直接主管簽字的地方,以示有效性。

  五、 任職時間。任職時間也就是生效時間,一般也就是與勞動合同的時間一致。

  六、 任職條件。包括學歷要求,工作經驗要求,特殊技能等等。如HRM的特殊技能是指掌握現代人力資源管理運作模式,熟悉國內人力資源管理政策法規及人才市場動態等等。

  七、 下屬人數。指的是部門內所管轄的人數。

  八、 溝通關係。一般分為外部與內部兩個層面。如HRM的內部溝通有分管副總經理,部門經理員工。外部溝通有上級主管部門,所在城市人事勞動部門,各主要媒體或招聘網站,各主要培訓機構,應聘人員或同行,相關行業協會。

  九、 職位設置的目的。如HRM的職位目的為:根據公司戰略發展需求,設計運用人力資源管理模式和相關激勵政策,激發員工潛力,開發人才,實現人力資源開發在行業內具有市場領先者的目標。

  十、 行政許可權。指的是在公司所擁有的財務許可權和行政審批許可權等。

  十一、 工作內容和職責。這是職位說明書重之又重的地方,所耗費的筆墨也最多。包括了職責範圍與負責程度,衡量標準等。如HRM的職責包括這幾方面:組織體系與制度;培訓;人事考核績效評估;招聘;薪酬激勵政策;職位管理,部門管理與建設等等。

  十二、 能力要求與個性傾向與特征等。屬於個性化的東西,應該算是職位的修正要求吧。

  十三、 職業生涯發展規劃。包括職位關係與理論支持。職位關係又分為直接晉升的職位,相關轉換的職位,升遷至此的職位。理論支持是指學習和培訓所達到的相關要求。

職務說明書編製要點

  1、對職位的描述,不是任職者的現在工作

  2、不局限於現狀,著眼於組織設定崗位需要

  3、針對對崗位而不是人

  4、歸納而非羅列

  職位說明書一般用表單形式編製,通常分七大部分設計表單:

  1、基本信息:職位名稱,部門,直接上級,所屬下級,職責分析日期,編寫日期等;

  2、職位目的:對職位概述;

  3、職責和許可權:分主要職責許可權、相關職責許可權和臨時性工作;

  4、工作關係:分內部關係和外部關係,包括聯繫部門、人員;

  5、任職資格:包括教育水平、工作經驗、技能和水平、個性和品質等;

  6、考核指標,權重,薪資等級,職位發展方向;

  7、工作環境。

職務說明書的內容

  職務說明書不存在標準格式,所以每個組織的職務說明和內容都不相同,但是作為一般規律都應說明所執行的工作、職務的目的和範圍、員工為什麼做工作、做什麼工作及如何工作,參見表1:

  表1 招聘助理的職務說明書

職務頭銜:招聘助理
區域:
部門:人力資源管理部
分析時間:
職務陳述
在員工招聘、選拔、測量、定向、轉移、員工人力資源檔案的保存領域,完成專業的人力資源工作。在完成指派工作中有義務執行創造性的和獨立判斷。
基本功能

1、制訂招聘計劃,交主管人員審核
2、準備招聘文件和招聘廣告
3、檢查郵寄的申請書和履歷表初步篩選申請人
4、準備與安排面試
5、對申請人進行背景調查等甄別工作
6、在招聘方面與地區經理日常工作關係
7、評估招聘活動
8、執行由人力資源經理安排的有關事項

職務說明

1、大專或本科,人力資源管理,企業行政或工業心理學;或在經驗、教育、和訓練方面與此相同。
2、具備選拔和人事安排的知識
3、書面和口頭的表達能力
4、獨立計劃和組織自己活動的能力
5、人力資源電腦應用的知識

  多數職務描述有三個主要部分:職務頭銜、職務確定和職務責任。職務說明書應具備以下各項內容:

  1、職務的識別部分

  這部分位於職務說明書的首部,有識別和確定某項職務的作用。主要內容有職務頭銜、職務所在的部門、職務分析者及其向誰報告、最近修改職務說明書的時間和編號等等。其中職務名稱頭銜是其主要內容。

  職務頭銜是指對一組職位的稱呼,如軟體技術員、助理會計師等等。設定頭銜有幾個作用,第一頭銜名稱歸納職務活動的特點,對職務提示出一個整體概念以及職務的責任,如銷售員名稱會暗示該職務有銷售特征和責任;第二它對員工有心理上的作用,如將拉圾清掃工作稱為“清潔工程師”能提高這一職務在人們心中的地位;第三頭銜也可反映出該職務與其他職務的關係、處於何種級別水平等,如助理工程師、初級工程師、高級工程師的頭銜可說明職務的不同等級。

  2、功能部分

  功能部分是描述職務應完成的工作、任務和責任,說明工作活動本身的特性和進行工作的環境特性等等。這部分首先是確定組成職務的責任和任務。任務是指員工要完成的工作,或是製造產品或提供服務的行為。責任則是一系列主要任務的集合,職務的責任依據完成任務的花費的時間和重要性依優先次序排列。因此,有關職務責任說明通常按其重要的程度編寫。

  此外這部分說明勞動手段工作環境。勞動手段即工人用來執行職務的具體活動的機器、工具、設備和輔助裝置。工作環境是說明工作是處在何種環境狀態完成的,如在室內外、溫度、濕度,或是需站立、久坐、受電磁、噪音、有害氣體、傳染病等不良環境狀態。它是提供員工的工作環境方面的信息。

  3、職務說明部分

  這部分反映為取得成功的職務績效所需要的工人特性。通常是描述從事該職務的員工應該具備的經驗、教育和培訓等條件和特殊的知識、能力和技能等。

職務說明書的主要項目[1]

  (1)崗位基本信息。包括:崗位名稱;直接上級崗位名稱;所屬部門;崗位編碼;工資等級定員人數;崗位性質。同時也可選擇性地列出崗位分析人員姓名、人數和崗位分析結果的批准人等欄目。

  崗位名稱應標準化,以求通過名稱就能使人瞭解崗位的性質和內容,主要是命名準確、美化,切忌粗俗和冗長。

  (2)崗位職責概述。即用最簡練的語言說明崗位的性質、中心任務和責任。比如:

  總裁:受公司董事會委托,執行董事會的決策、決議,對公司生產經營實施全面的監控和最高行政管理

  經營計劃部部長:擬定公司中長期發展戰略及年度經營計劃,組織考核,對公司經營活動進行分析;組織部門職責範圍內的其他工作。

  人力資源部部長/經理:組織向各部門提供人力資源管理專業性服務,激發公司員工工作的積極性,使其工作績效不斷提高。

  技術裝備部部長/經理:負責公司年度生產業務計劃的編製、審核、綜合、平衡工作。

  (3)崗位職責詳述。這是崗位說明的重點之一,要逐項列出本崗位所應負有的職責。較為理想的格式是首先把崗位工作內容歸為幾個大類,然後再分點說明。

  (4)關鍵業績指標。這個內容指明各項工作內容所應產生的結果或所應達到的標準,以定量化為最好。最常見的關鍵業績指標有三種:一是效益類指標,如資產盈利效率、盈利水平等;二是營運類指標,如部門管理費用控制、市場份額等;三是組織類指標,如滿意度水平、服務效率等。

  值得註意的有兩點:關鍵業績指標最好同第三項的崗位職責詳述對應起來;各項指標最好能夠量化,從而有利於執行。

  (5)崗位關係。崗位關係描述包括:此崗位受誰監督;此崗位監督誰;此崗位可晉升的崗位;可轉換的崗位;可升遷至此的崗位;與哪些崗位發生聯繫及聯繫的密切程度;有時還應包括與企業外部的聯繫。

  (6)崗位環境。主要包括五個方面:

  • 工作場所,在室內、室外,還是其他的特殊場所;
  • 工作環境的危險性,說明危險性存在的可能性,對人員傷害的具體部位、發生的頻率,及危險性原因等;
  • 工作時間特征,如正常工作時間、加班時間等;
  • 工作的均衡性,即工作是否存在忙閑不均的現象及經常性程度;
  • 工作環境中的不良因素,即是否在高溫、高濕、寒冷、粉塵、有異味、雜訊等工作環境中工作,工作環境使人是否愉快。

  (7)任職資格條件。常見的任職資格條件有:

  • 學歷及專業要求;
  • 所需資格證書;
  • 經驗:一般經驗、專業經驗、管理經驗;
  • 知識:基礎知識、業務知識、政策知識、相關知識;
  • 技能要求:即完成本崗位工作所需要的專業技術水平;
  • 一般能力要求,如計劃、協調、實施、組織、控制領導衝突管理公共關係信息管理等能力及需求強度
  • 個性要求,如情緒穩定性、責任心、外向、內向、支配性、主動性等性向特點。

職務說明書的作用

  1、便於招聘和選擇員工,提供人力資源規劃、識別內部勞動力、提供公平就業機會和真實工作概覽。

  2、便於發展和評價員工,明確工作培訓和技能發展,新進員工角色定位職業生涯規劃甚至業績考核

  3、明確薪酬政策,崗位工資標準,公平報酬。

  4、在工作和組織設計方面,明確了權責和工作關係以及工作流程

  5.員工教育與培訓的依據

  6.為員工晉升與開發提供依據

職務說明書的寫作

  職務說明書的寫作應該使用簡潔的、直接的方法和語言,充分反映出職務的特征。

  在職務分析寫作過程中、應註意工人做什麼、如何做和為什麼要做三個方面的問題。工人做什麼,是以職務上所完成的體力活動和智力活動的有關說明來表示的;如何執行勞動活動指的是執行職務任務所採取的方法或程式,有體力活動和腦力活動兩種不同的程式;在考慮到職務的如何時,分析員應涉及下列問題:

  1、完成這項職務的所有任務,使用了什麼、工具材料和設備?

  2、是否還有其他沒有觀察到的工具、設備、材料?如有,他們如何工作?

  3、完成這項職務的所有任務,採用了什麼方法或過程?

  4、有沒有其他的方法或過程能完成的工作?具體在職務分析寫作中應考慮材料的組織,句子內容和結構以及語言的選擇。

  職務說明材料的組織,依賴於採用的職務分析方法和職務性質。在多數職務說明材料的場合里,信息可按有關的主要職務部分來組織,或按職務活動的進行順序來組織。在沒有其它任何合理的組織原則時,或按各種活動判斷出的重要程度,或按消耗於各種活動上的時間多少來排列敘述性信息。在某些構成的職務分析程式中,如包括一系列任務的任務清單,甚至可以按照這些任務所包含的各項“責任”組織。

  用於職務說明中的句子的內容,隨著所用方法的改變有著很大的不同。編寫職務的敘述材料時,分析員應該小心地選擇語言,選定的詞應當達到簡潔的同時,儘量減少用詞含糊。有關單詞使用的一般原則如下:

  1、寧用簡單的而不用牽強的單詞,限制使用不精確的的單詞。

  2、寧用具體的而不用抽象的單詞。

  3、寧用單純的而不用迂迴的單詞。

  4、寧用短的而不用長的單詞。

  5、有限制地使用形容詞。

  6、只有讀者能瞭解時才使用有特別重要的技術術語,否則應避免或給以說明。

職務說明書的編寫要求[1]

  • 清晰。整個崗位說明書中,對工作的描述清晰透徹,任職人員讀過以後,可以明白其工作內容,無需再詢問他人或查看其他說明材料。避免使用原則性的評價,專業難懂辭彙須解釋清楚。
  • 具體。在措詞上,應儘量選用一些具體的動詞,如“安裝”、“加工”、“傳遞”、“分析”、“設計”等。指出工作的種類,複雜程度,需任職者具備的具體技能、技巧,應承擔的具體責任範圍等。一般來說,由於基層工人的工作更為具體,其崗位說明書中的描述也更具體、詳細。
  • 內容可根據崗位分析目的進行調整,可簡可繁。
  • 為建立企業崗位分析系統,須由企業高層領導、典型職務代表、人力資源管理部門代表、外聘的崗位分析專家與顧問共同組成工作小組或委員會,協同工作,完成此任務。

職務說明書 案例分析:

案例一:理貨員的職務說明書[2]

職位名稱理貨員職位代碼  所屬部門  
直接上級業務代表、市場督導專員直接下級  薪金標準
職位概要:對商品進行出樣、陳列、標價、補貨等工作,維護企業產品的終端形象。
工作內容
工作職責計劃階段執行階段檢查階段改進階段
營業前1.全面掌握商品上架陳列的基本原則和方法;2.熟練地掌握商品產地、用途、性能、特征、使用方法等知識;3.其他相關技巧1.打掃責任區域內的衛生;2.檢查購物籃、車;3.檢查勞動工具;4.查閱交接班記錄。1.檢查工作做得是否標準化和規範化;2.檢查工作中的失誤與差錯。1.調整與完善管理過程的規範性;2.總結經驗,提升自我。
營業中1.巡視責任區域內的貨架,瞭解銷售動態;2.根據銷售動態及時做好領貨標價、補貨上架、貨架整理、保潔等;3.協助顧客、做好服務工作,如回答顧客詢問、接受顧客批評和建議等;4.協助其他部門做好銷售服務工作,如協助收銀、排除設備故障
營業後1.打掃責任區域內的衛生;2.檢查購物籃、車;3.檢查勞動工具;4.整理商品單據,填寫交接班記錄。
權力
對商品進行出樣、陳列、標價、補貨等工作,維護企業產品的終端形象。
工作協作關係
內部協作關係銷售部、市場部等職能部門和各職能領導。
外部協作關係商超、賣場等。
考核指標
任務的完成情況、服從安排、遵守制度、人際能力、專業知識及技能等。

案例二:財務經理的職務說明書[3]

職位名稱財務經理職位代碼  所屬部門財務部
職系職等職級  直屬上級財務總監
薪金標準填寫日期  核准人
職位概要:
  主持公司財務預決算、財務核算、會計監督財務管理工作;組織協調、指導監督財務部日常管理工作,監督執行財務計劃,完成公司財務目標
工作內容:
  1.根據集團公司中、長期經營計劃,組織編製集團年度綜合財務計劃和控制標準;
  2.建立、健全財務管理體系,對財務部門的日常管理、年度預算資金運作等進行總體控制;
  3.主持財務報表及財務預決算的編製工作,為公司決策提供及時有效的財務分析,保證財務信息對外披露的正常進行,有效地監督檢查財務制度、預算的執行情況以及適當及時地調整;
  4.對公司稅收進行整體籌劃與管理,按時完成稅務申報以及年度審計工作;
  5.比較精確地監控和預測現金流量,確定和監控公司負債和資本的合理結構,統籌管理和運作公司資金並對其進行有效的風險控制
  6.對公司重大的投資融資併購等經營活動提供建議和決策支持,參與風險評估、指導、跟蹤和控制;
  7.參與確定公司的股利政策,促進與投資者的溝通順暢,保證股東利益的最大化;
  8.與財政、稅務、銀行證券等相關政府部門及會計師事務所等相關中介機構建立並保持良好的關係;
  9.向上級主管彙報公司經營狀況經營成果財務收支及計劃的具體情況,為集團高級管理人員提供財務分析,提出有益的建議。
任職資格:
教育背景
  ◆會計、財務或相關專業本科以上學歷。


培訓經歷:
  ◆受過管理學戰略管理管理能力開發、企業運營流程、財務管理等方面的培訓。
  ◆05年以上跨國企業大型企業集團財務管理工作經驗,有跨行業財務工作經歷者優先考慮。


技能技巧:
  ◆具有全面的財務專業知識、賬務處理及財務管理經驗;
  ◆精通國家財稅法律規範,具備優秀的職業判斷能力和豐富的財會項目分析處理經驗;
  ◆擅長資本運作,有證券融資以及兼併收購的實際經驗和綜合投融資方案設計能力,並有多次投融資成功經驗;
  ◆諳熟國際和國內會計準則以及相關的財務、稅務、審計法規、政策;
  ◆熟悉境內外上市公司財務規則,從事過兼併重組上市等相關項目的具體實施;
  ◆良好的中英文口頭及書面表達能力。


態度
  ◆為人正直、責任心強、作風嚴謹、工作仔細認真;
  ◆有較強的溝通協調能力
  ◆有良好的紀律性、團隊合作以及開拓創新精神

工作條件
  工作場所:辦公室。
  環境狀況:舒適。
  危險性:基本無危險,無職業病危險。
直接下屬_____________________  間接下屬______________________
晉升方向_____________________  輪轉崗位______________________

參考文獻

  1. 1.0 1.1 人力資源管理.第二章 工作分析 第三節 崗位分析的方法與崗位說明書.二、崗位說明書
  2. 《中國商貿》編輯部.理貨員的職務說明書[J].中國商貿,2005,(11)
  3. 姚裕群,劉家珉.第七章 需求崗位 就業市場與招聘.2007
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評論(共18條)

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119.86.166.* 在 2009年10月20日 18:02 發表

參見表在哪裡呢?

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Jiejie (討論 | 貢獻) 在 2009年10月21日 09:55 發表

119.86.166.* 在 2009年10月20日 18:02 發表

參見表在哪裡呢?

補充了一個表

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58.16.41.* 在 2010年12月22日 22:14 發表

我覺得職務說明書應該更實際點,比如說某公司的職務說明書範文。

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120.44.54.* 在 2011年1月6日 04:20 發表

應該有更具體的崗位描述

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Dan (討論 | 貢獻) 在 2011年1月6日 12:55 發表

120.44.54.* 在 2011年1月6日 04:20 發表

應該有更具體的崗位描述

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211.102.160.* 在 2011年5月7日 12:32 發表

簡潔明瞭·嚴謹可靠·

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125.39.110.* 在 2011年6月21日 22:56 發表

新手上路,我會好好學!

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218.201.253.* 在 2011年7月18日 13:49 發表

學到不少實用的知識點。

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180.119.48.* 在 2011年7月26日 21:05 發表

要好好學習崗位說明書

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223.167.88.* 在 2011年8月10日 21:13 發表

多謝了,不錯

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220.134.43.* 在 2011年8月12日 18:16 發表

請問誰應該負責寫職務說明書 ?人資還是上一級主管寫屬下的?謝謝 !

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119.130.192.* 在 2011年10月11日 18:12 發表

人資不可能寫的,他們不可能對每個部門的運作都瞭解!應是上一級的主管寫好後格式上由人資確認並存檔管理。

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59.54.70.* 在 2011年10月16日 14:40 發表

119.86.166.* 在 2009年10月20日 18:02 發表

參見表在哪裡呢?

看到這些覺得我們真要在學校好好學些東西了!

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14.114.5.* 在 2011年11月30日 15:29 發表

不錯

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61.155.65.* 在 2012年4月28日 11:51 發表

很好

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114.32.39.* 在 2012年10月23日 07:20 發表

覺得每個人都有想法l

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59.120.83.* 在 2013年6月30日 09:40 發表

119.130.192.* 在 2011年10月11日 18:12 發表

人資不可能寫的,他們不可能對每個部門的運作都瞭解!應是上一級的主管寫好後格式上由人資確認並存檔管理。

人資要會寫 如果對公司的部門不瞭解 那他就無法協助公司 只能做單純的行政事務 那這個人資只是行政部門

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219.131.122.* 在 2014年12月12日 10:31 發表

人資必須會寫,直接上級是總經理,有統籌管理整個公司的人力系統,對各個部門做什麼都不清楚,怎麼招聘、規劃、協助總經理進行分析崗位,保證公司穩定發展,從而達到企業經營目標?

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