項目範圍說明書

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項目範圍說明書(Project Scope Description)

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項目範圍說明書的概述

  在進行範圍確定前,一定要有範圍說明書,因為範圍說明書詳細說明瞭為什麼要進行這個項目,明確了項目的目標和主要的可交付成果,是項目班子和任務委托者之間簽訂協議的基礎,也是未來項目實施的基礎,以及項目監督進行核實,並且隨著項目的不斷實施進展,需要對範圍說明進行修改和細化,以反映項目本身和外部環境的變化。在實際的項目實施中,不管是對於項目還是子項目,項目管理人員都要編寫其各自的項目範圍說明書。

項目範圍說明書的內容

  具體來看,項目的範圍說明書主要應該包括以下三個方面的內容:

  1.項目的合理性說明。即解釋為什麼要實施這個項目,也就是實施這個項目的目的是什麼。項目的合理性說明為將來提供了評估各種利弊關係的基礎。

  2.項目目標。前面已經講過,項目目標是所要達到的項目的期望產品或服務,確定了項目目標,也就確定了成功實現項目所必須滿足的某些數量標準。項目目標至少應該包括費用、時間進度和技術性能或質量標準。當項目成功地完成時,必須向他人表明,項目事先設定的目標均已達到。值得註意的一點是,如果項目目標不能夠被量化,則要承擔很大的風險

  3.項目可交付成果清單。如果列入項目可交付成果清單的事項一旦被完滿實現,並交付給使用者——項目的中間用戶或最終用戶,就標志著項目階段或項目的完成。例如,某軟體開發項目的可交付成果有能運行的電腦程式、用戶手冊和幫助用戶掌握該電腦軟體的互動式教學程式。但是如何才能得到他人的承認呢?這就需要向他們表明項目事先設立的目標均已達到,至少要讓他們看到原定的費用、進度和質量均已達到。

項目範圍說明書的編製要求

  一般來說,項目範圍說明書要由項目班子來編寫,而且在編寫項目範圍說明書時,項目班子需要在實際工作中考慮限制或制約自己行動的各種因素。例如,準備採取的行動是否有可能違背本組織的既定方針。

  在編寫項目範圍說明書時必須有項目的成果說明書,以作為範圍規劃的前提依據。所謂成果,是指任務的委托者在項目結束或者項目某個階段結束時要求項目班子交出的成果。比如,對於某軟體開發項目來說,要求設計規劃部門交出全部開發的可交付成果。顯然,對於這些要求交付的成果都必須有明確的要求和說明。

  範圍說明書因項目類型的不同而不同。規模大、內容複雜的項目,其範圍說明書也可能會很長。政府項目通常會有一個被稱作工作說明書SOW)的範圍說明。有的工作說明書可以長達幾百頁,特別是要對產品進行詳細說明的時候。總之,範圍說明書應根據實際情況做適當的調整以滿足不同的、具體的項目的需要。

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