項目終止

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項目終止（project termination ）

　　項目終止是項目生命周期的最後階段的最後一步，它的出現標志著項目的目標已經實現，或是該項目的目標已不再需要或是不可能實現。無論哪一種情況出現，都表明該項目已經到達終點。

　　由於項目終止涉及到項目成功完成或失敗結束，因此對於整個項目管理具有重要意義。

　　確定項目的終止時機必須具備科學依據，當項17I應該終止而沒有終止或終止時間不適當時，會給項目投資方帶來巨大損失。因此，有必要研究項目終止的形式、因素、過程以及終止程式。

　　項目終止形式多種多樣，按照其終止結果，可以分為成功終止和失敗終止；按終止的程度，可以分為完全終止和部分終止；按終止的狀態，可以分為絕對終止、合成終止、自滅終止。

　　成功終止是指項目目標已經實現、項目成功完成而終止項目。以這種形式終止的管理信息系統項目將應用於相關組織機構中，項目組成員會有一部分成為管理信息系統運行過程中的管理者、維護者或參與者。

　　失敗終止是指已經可以確定項目目標無法完全實現，不得已而為之。對於項目的失敗終止，項目參與各方均必須為此付出代價。因此，在項目立項初期，就應該進行充分論證、分析各種風險以及估計項目成功實施的勝算、制定合理的項目實施計劃，儘可能地避免項目可能發生的失敗終止。

　　完全終止是指所有的項目活動全部停止，項目資源撤銷，項目組成員解散。導致項目完全終止的原因可能是項目成功終止，也可能是項目失敗終止。

　　部分終止是指項目的部分活動停止，原定項目計划進行大幅度的修改。項目的部分終止可能導致原項目的取消、新項目的形成，或者導致原定項目目標重新確定。

　　絕對終止是指項目一旦終止，則所有與項目有關的活動均需要終止，同時項目組也將解散，項目被完全取消。

　　合成終止是指項目在被終止時，項目已經被轉化為企業或組織的一個組成部分。在這種終止里，項目成員及所有資產可直接轉移給新成立的部門或子公司，同時，項目運作也相應地轉化為標準化的組織運作。

　　自滅終止是指項目通過自生自滅的方式最後終止，其特點是表現為一個逐漸終止的過程。自滅終止常見的方式是通過預算的縮減來逐漸終止項目。例如，在項目實施的過程中由於戰爭、政治、經濟等社會原因，導致沒有辦法維持項目的正常實施，但又不願意項目立即終止時，往往採取這種方式。

　　一般來說，項目完成後就要終止。當項目沒能正常實施直至結束，而採取終止形式進行終止時，說明項目進行中產生一些導致項目終止的因素。這些因素主要包括以下五個：項目的目標已經實現，項目的下一步進展已經很難或不可能獲得，項目被無限期地延長，項目所必需的資源被轉移出該項目，項目的關鍵成員離開項目組。這五個原因中有一個或一個以上存在時，就可能終止項目。

　　1．項目的目標已經買現

　　項目的實施是在時間、質量、成本三種因素的控制之下進行的，當由於某些因素的改變，導致項目提前得以實現的時候，可以根據實際情況對項目實施終止，以節約項目的資源投入。

　　2．項目的下一步進展已經很難或不可能獲得

　　在很多項目的實施過程中，可能會由於這樣或那樣的原因，導致項目無法進行。如，項目所在地發生影響到項目的戰爭，為保證人員安全和減少損失，項目被迫終止。再如，在項目實施期間，由於其中一個重要的投資方發生危機，預期投資的資金不能保證到位，這將直接導致項目由於缺少資金支持而被迫終止。

　　3．項目被無限期地延長

　　導致項目被無限期延長的原因往往以政治、戰爭等原因較為常見。業主常常是一方面由於無法再繼續進行項目實施，另一方面，業主又不願意終止項目，即希望影響項目實施的政策上的、戰爭威脅上的或經濟上的原因在一段時間後能夠有所緩和，這樣項目在間隔一段時間後，仍然可以繼續進行。

　　4．項目所必需的資源被轉移出該項目

　　有時候由於某些突發原因，使得正在應用於項目的某些資源被轉用到其他的方面。如，在項目發生地的國家宣佈進入緊急狀態，很多屬於戰備物資的鋼鐵、水泥等材料以及外匯等被國家徵用，這時項目因為物資和資金缺乏不得不宣佈終止。

　　5．項目的關鍵成員離開項目組

　　一個項目的實施除了必要的資金和物資投入之外，人力資源的投入也是一個很重要的方面，特別是對於管理信息系統這類技術含量高的項目，更是如此。也就是說，項目實施中的關鍵技術人員是舉足輕重的。例如，某公司承建的網路改造工程，由於核心技術人員的出走，該項目被迫終止。

　　除了以上所述五類導致項目終止的因素之外，還有項目目標和範圍定義不清楚；高層管理人員不支持；項目經理人選擇不當以及計劃和控制薄弱等其他方面的原因。通過這些分析可以看出項目終止的決定因素是比較複雜的，它包括政治方面、經濟方面、市場方面、人事方面以及其他一些方面的因素，經常是這些因素的綜合結果。因此在處理項目終止的時候，應綜合考慮這些決定因素，同時參考項目的實際情況，在定性分析的基礎上，做出項目終止的決策。

　　在項目的終止被確定以後，就將開始項目終止的具體實施過程。實際的終止過程可以是有計劃、有序地進行，也可以是簡單地立即執行，即立即放棄項目。通常為了使項目終止有一個較好的結果，特別是對一些較大的項目或有著較大影響的項目，有必要對終止過程制定計劃、編製預算，整理相關資料，作好相應的人員安排，並提交項目終止的詳細報告。

　　項目終止的實施是一個複雜的過程，除了對資金、物資進行必要的處理之外，還有許多需要處理的文檔資料。在項目終止過程中，項目終止負責人承擔著項目終止的責任，因此，他的工作情況如何直接關係到項目終止的最終效果。通常，項目終止負責人的職責有如下幾個方面：

　　(1)保證涉及項目終止的所有任務的完成。

　　(2)通知客戶項目完成情況，保證與客戶達成的各種協議的實施，各種涉及客戶的處理必須獲得客戶的認可。(3)監督項目有關賬目的結清，清理最終賬目。

　　(4)決定需保存的文檔(電子文檔、手冊、報告和其他文件)，保證有關文件存放在適當的地方並負責文件遞交給相應的文檔管理員保管。

　　(5)重新安置人員、物資、設備及其他資源。

　　(6)保證完成有關文檔，包括項目的最終評價並準備和提交項目終止報告。

　　在項目終止過程中，一項重要的工作就是提交項目終止報告。項目終止報告除了對項目進行評價、對項目終止的原因進行分析之外，還應對項目已經實施的全部過程進行記錄和分析，為項目成果投入運營以後的各項工作開展提供文本依據。

　　項目終止報告由項目終止負責入撰寫，主要包含如下幾方面的內容：

　　(1)立項原因和項目的整體概況。對項目的背景和立項情況做一個整體的介紹。

　　(2)項目的組織結構和主要責任人情況。在項目終止報告中，應列出詳細的組織結構圖和相應的人力資源配備情況，在此基礎上，還應列明主要責任人的職責情況。

　　(3)項目到終止時已實施的情況。在決定項目終止時，往往項目已經實施一段時間，因此在項目終止報告中應將項目已經實施的情況作系統而詳細的描述，為決策者對項目終止後的各種安排提供依據。同時在報告中，詳細說明項目已實施的情況，為項目終止後的各項工作管理提供依據。

　　(4)項目已實施部分的績效。對於項目而言，只要項目實施過，即使其實施了一部分也會產生一定的績效。對於不同項目，這種績效的大小也是不同的，甚至有可能是負面的。

　　(5)項目出現的問題分析及有關責任劃分。項目終止的原因很多，有項目外的原因，也有項目內的原因。對導致項目終止的原因應進行系統的分析，明確相關的責任和相應的責任人。

　　(6)對項目終止後的各項工作安排。其中包括：人事安排，各種資金、物資和文檔資料的交接情況等應做明確的說明。項目終止後將會產生大量的涉及資金、物資、文檔資料交接的問題，這些問題由於涉及人員較多，牽涉關係較複雜，因此，如何處理也是很複雜的。同時，在項目終止後，有關項目組人員的重新安排也是很重要的，應引起足夠的重視。

　　(7)正式宣佈項目即時完全終止。項目終止報告的最後提交，也就標志著項目的最後結束。