開放空間技術

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開放空間技術（Open space technology，OST）

　　開放空間技術簡稱OST，指的是：以開放性、自組織為特征的會議組織技術。是一個管理學概念，由美國學者哈里森·歐文於1983年提出。

　　相比傳統流程嚴格會議而言，OST會議儘可能減少控制規則，理念類似情景管理，通過營造良好討論氛圍，意圖讓參與者自組織，涌現出群體智慧。

　　OST已經被廣泛運用到100多個國家，使用場次數以萬計。

　　不管是哪一種討論方法，例如頭腦風暴、焦點討論法、世界咖啡匯談等，都有其基本元素。識別和把握基本元素，是採用特定討論方式能否成功關鍵。

　　OST至少有以下4個基本元素。

　　一是，圓桌溝通。

　　普通會議中，與會者像在電影院那樣排排坐，有明確邊界，有臺上和臺下之分，體現出不同權力等級。這會釋放明確信號，哪些人可以說話，哪些人只能聽話。

　　方桌開會，分隔界線有助於談判，但卻不利於真誠、開放和自由溝通。如果想要創造無界溝通，宜採用圓桌溝通，因為圓不分頭和尾，沒有高低，沒有可選邊際。

　　二是，最少干預。

　　OST意圖讓整個會議過程像人們呼吸一樣自然、有韻律，無需過多干預。也就是說，OST採用最少規則，不求控制，追求涌現，激發自發秩序。

　　歐文曾去西非賴比瑞亞巴拉馬小村落，採訪男孩成年禮。這個慶典每7年舉辦一次，持續4天，各種儀式與活動穿插其間。500人開心享受這個慶典，卻不需要多少管控，主要依靠每個人自我管理。

　　三是，議題佈告。

　　佈告欄歷史悠久，烙印在每個人經驗中，並不需要去特意解釋規則。OST通過建立議題佈告欄，可以直觀確認參會者對什麼議題感興趣。

　　不難想象，OST會場有多個議題佈告欄，每欄都列著多個議題。有些佈告欄圍觀人多，有些人少，這些都體現出不同程度興趣。

　　四是，觀點集市。

　　集市形態歷史可能更悠久，同樣不需要OST會議主持者過多解釋規則。OST會場中，當觀點集市開張，每個人都離開座位，在想參與討論議題上簽名，並交換議題與想法。

　　就好像我們逛集市，感興趣攤位多待，並與圍觀者交流，OST會場中，也採用有秩序方式，彙集參會者興趣和想法，輸入到電腦中，形成彙總報告，在會後分享給參會者。

　　基於以上4個基本元素，就可以搭建出OST骨架。在此基礎上補充血肉，OST就有條件正常運轉，達到預期集思廣益目的。

　　OST適用情境一般符合以下3個條件：

　　一是，目標是以創新方式解決某個問題；

　　二是參與者背景多元化，擁有不同觀點，想要改變；

　　三是，一般是實際議題，而且錯綜複雜。

　　OST不適用情境一般符合以下4個條件：

　　一是，會議時間少於3個小時，無法充分討論；

　　二是主題模糊，模糊問題只能得到模糊答案，只有設置參與者共同關心主題，才能激發大家參與熱情和行動意願；

　　三是預設答案，因為這會限制參與者參與熱情和思維；

　　四是，負責人想要掌控整個過程，這與OST宗旨相違背。

　　一般來說，如果主題具有討論必要性、能激發共同熱情、具有高度互動性和對參與者具有一定號召力議題，更有條件採用OST來組織討論。

　　識別OST基本元素後，我們就可以進一步理解OST流程，再借鑒運用。

　　第一步，會前準備。

　　準備一間主會議室，將一面空白牆作為議題公佈欄，這面牆儘量不要有門、窗帘、窗戶或者掛圖；準備支持分散討論空間和設備，例如桌椅、白板、便利貼、彩筆、膠帶等。

　　擺上電腦，讓報告產生過程成為會議一部分，及時將討論內容輸入電腦，而不是安排秘書來完成；擺上咖啡茶點，讓參會者隨時隨地想吃就吃，無需統一安排，因為靈感可能來源茶歇或者就餐時間。

　　第二步，會議開場。

　　OST會議開場，包括6個環節。

　　①致歡迎詞。由團隊熟知人來歡迎大家很重要，便於建立讓團體感到安全空間。開場白宜簡短，幾句話就夠。

　　②聚焦團隊。這是調頻動作，讓所有人把註意力放到引導師身上，引導師與大家產生連接，做好啟動會議準備。

　　③陳述主題。清晰解釋會議目的，描述方式不能照本宣科，而要力求起到感召和激勵效果。OST運作憑藉責任連接熱情，如果未能喚起熱情，就不會有什麼效果。

　　④描述流程。解釋OST運作原理和可行性，提示任何人都可以提出能夠激發起其熱情和責任議題，他不必是專家，也不必做正式演講。然後議題人要擔起責任，主持他所提出議題，引導對該議題有相同興趣和關註人來參與，最後將討論結果輸入電腦。

　　⑤登記佈告。將所有人提出議題登記到佈告欄，避免喧嘩，要讓參會者清晰聽到每個人在宣佈議題與名字時的聲音，最好讓議題提出者將其名字寫到議題紙上，這樣有利於識別誰在做什麼，並建立承諾感。

　　⑥開放集市。當集市開張，每個人都離開其座位，走到牆邊，在想參與討論議題上簽名，並交換議題與想法。

　　第三步，維繫時空。

　　觀點集市開張後，就放手給參與者，引導師不再負責創建時間和空間，而是負責維繫時間和空間，相信參與者會形成自發秩序，把註意力放在隨機應變、提供支持上。在OST會議中，一個好引導師特征是：全然存在卻又絕對隱身。

　　第四步，分享討論。

　　主持議題者彙總所有討論成果後，逐一上臺分享。分享完成後，進入分組討論環節。引導師要提醒所有參會者聚焦在行動上，儘可能詳盡羅列每個行動步驟，將最重要的事拆解成各項可即刻實施行動。

　　第五步，結束會議。

　　引導師可以採用輪流發言方式，讓每個參會者分享自己收穫。具體做時，只要將話筒挨個往下傳就可以，當有人沒有話說時，也只需要跳過。要避免領導者進行獨裁式演講，除此以外皆可行。

　　以上是OST會議簡要流程，蜻蜓點水，希望我們有個整體感性認知。如下圖解是培訓師蘇平整理的OST流程，大同小異，可供參考。更詳細內容，我們有興趣，可以拓展閱讀原書，併在實踐中進行個性化修訂。

　　歐文歸納出OST4個原則和一個法則，以保障OST能正常運作。

　　第1個原則是，來的人都是對的。意思是，運用OST時，並不是有多少人來或者有誰來（就地位或者職位而言）才能算數，不用照顧誰或者在意誰，要相信每個人都能有所貢獻，互動與對話質量才是關鍵。

　　第2個原則是，任何當下發生事情都是當下所能發生的。意思是，要活在當下，無論發生什麼事情，我們都要繼續向前，準備好迎接驚喜。如果發現其他參與者思路與自己預期不同，應該以接受禮物心情來接納驚喜並記錄下來。

　　第3個原則是，該開始時就開始。意思是，無論何時開始都是對的，精神和創造力與時間無關。例如，時間表上規定下午3點開始討論，但對參與者真正有價值東西，未必就會在下午3點準時出現。如果預期結果沒有出現，則遵循前一項原則。

　　第4個原則是，該結束時就結束。意思是，如果預定時間沒有用完，而討論目標已經達成，就可以結束討論。如果時間已經用完，目標還沒有達成，可以繼續討論。

　　1個法則是雙腳法則，又稱流動法則。意思是，在會議過程中，任何人覺得自己在某個小組沒有學習產出也沒有貢獻時，必須去另外一個能讓自己有產出或者貢獻地方。

　　雙腳法則意圖起到以下4個作用：

　　①自我約束。堅信自己是唯一知道事實真相，不顧其他人感受或者需要的“自大狂”，在知道大家可以自由走動之後，就會因此而收斂。

　　②回歸責任。將每個人對學習和貢獻責任交到他們自己手上。是走動學習，還是繼續停留，是每個人自己選擇，其他人不會為你的選擇負責。

　　③創造蜜蜂。蜜蜂是指那些不停在各個小組之間穿梭的人，他們能為討論註入豐富而多元化內容。

　　④創造蝴蝶。蝴蝶通常從未真正參與任何一個小組討論，但他們展示自身“美麗”，吸引別人前來對話。

　　諸如此類要點相對抽象，最好學習方式其實是，先來一場小範圍OST體驗，從中感受，即便一開始有很多不完美，但只要能感受到OST亮點即好，再持續改良。

　　如是有實踐經驗後，還可以對比世界咖啡匯談等其它討論方式，看看存在哪些異同，從而精進自身會議組織能力。

• 哈里森・歐文.開放空間引導技術:集思廣益,解決衝突,達成共識,實現自組織的高效方法[M].電子工業出版社,2015